Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtuman elementit

Kirjoitettu 11.12.16
Esseen kirjoittaja: Janita Mikkola
Kirjapisteet: 1
Kirja: JAMK Opinnäytetyö: Kuinka järjestää onnistunut henkilöstöjuhla?
Kirjan kirjoittaja: Linnea Häyrinen
Kategoriat: 9. YPK:n ulkopuoliset, 9.10 Tapahtumat

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Luin tiimiakatemialaisen Linnea Häyrisen opinnäytetyön “Kuinka järjestää onnistunut henkilöstöjuhla?” valmentajani Riikan suosituksesta TeamUp 2017 -tapahtuman järjestämistä ajatellen. Opinnäytetyö oli hyvin asiapitoinen, ja sopii hyvin kaikenlaisten tapahtumien järjestämisen avuksi, ei vain yritysten henkilöstöjuhlia varten.

TeamUp 2017 on tapahtuma, jonka tavoite on tuoda yhteen Suomen tiimioppimista käyttävien akatemioiden tiimiyrittäjät sekä valmentajat. Kuten opinnäytetyössä todetaankin, tapahtumanjärjestämisen jännitys tiivistyykin juuri siihen yhteen hetkeen, kun tapahtuma toteutetaan (s.12). Ei ole toista tilaisuutta järjestää sitä, eikä sitä voi keskeyttää ja aloittaa alusta kuten vaikka elokuvan kuvauksia. Onneksi huolellinen varautuminen yllättäviin tilanteisiin voi pelastaa tilanteen kuin tilanteen.

Linnea esittää kolme strategista kysymystä (s.13), joista muodostuu idea – se punainen lanka, jonka ympärille tapahtuma rakennetaan.

Miksi? (Tavoite ja viesti)
Mitä? (Missä ja milloin, lähtökohdat)
Kenelle? (kohderyhmä)

TeamUp -tapahtuman kohdalla olemme mielestämme vastanneet näihin kysymyksiin esitteessä, jota olemme kutsutuille akatemioille jakaneet:

teamup_pienijuliste1 teamup_pienijuliste2

Ensimmäisenä, kuten mihin tahansa projektiin, on tapahtuman tavoitteet asetettava kohdilleen. Näin tapahtumanjärjestäjä pystyy toteuttamaan kaiken tietäen päämäärän, jota kohti mennä. Kun tämän jälkeen tapahtumaa aletaan visualisoida ja suunnitella, on siihenkin hyvä olla jonkinlaisia ohjenuoria. Linnea on esittänyt sivulla 12 viisi periaatetta, jonka mukaan tapahtuma olisi hyvä suunnitella:

  1. Elementit – kaikki osaset, jotka rakentavat tapahtuman

Tämä kohta vähän hämmentää, sillä opinnäytetyössä sitä ei selitetä, mitä eri asioita tämä kohta sisältää muista alla listatuista kohdista. TeamUpin kohdalla arvelisin tämän tarkoittavan ison kaavan elementtejä, kuten järjestäjät, osallistujat, tapahtumapaikka ja ohjelma.

  1. Olennaiset asiat – mitä tarvitaan

TeamUpin suunniteltuun ohjelmaan liittyvät oleellisuudet, kuten puhujat, workshoppien pitäjät, tarvittava henkilökunta auttamaan päivän aikana, yhteistyökumppanit, ruokailu, ja niin edelleen.

  1. Ympäristö – paikka ja tyylit

TeamUp järjestetään Jyväskylän Tiimiakatemialla, Turbiinitalossa, jossa Suomen tiimioppimisvallankumous alkoi. Kaunis ja vanhaa henkeä huokuva tiilirakennus, jossa on symboliikkaakin mukana, sopii hyvin paikaksi tapahtumalle, jonka tavoitteena on tuoda yhteen Suomen tiimioppijat sekä valmentajat.

  1. Energia – luodaan mieliala

Tapahtuman yleisenergia luodaan ensin markkinoinnissa, ja seuraavaksi heti tapahtumapäivän alussa. Monet Linnean haastattelemista henkilöistä sanoivat, että voimakas ja spektaakkelimainen aloitus on tehokas tunnelman luoja ja tapahtuman käynnistäjä (s.36). Energia kuitenkin laantuu helposti, eli siihen tulee panostaa koko tapahtuman ajan, eikä vain alussa.

  1. Tunteet – luodaan tunteita

Tunteiden muodostaminen tapahtuman osallistujissa antaa mielestäni koko tapahtumalle sen merkityksen. Osallistuja saa mukaansa kokemuksia ja antaa hänelle syyn osallistua tulevaisuudessa uudestaankin. Tunteita voi luoda tarinoilla, joita voi esittää esimerkiksi performanssin tai videon välityksellä. Tapahtumassa soiva musiikki ja äänimaailma vaikuttaa myös paljon tunteiden ja tunnelman luomiseen. TeamUp -tapahtumassa tunteiden luominen pyritään synnyttämään puhujien ja workshop-pitäjien tarinoiden avulla, sekä yhteisöllisyyden voimalla jota haluamme synnyttää yhdessä Suomen akatemialaisten kanssa.

Opinnäytetyön parasta antia on sivulta 23 alkava aihe:

Asiakaskokemus ja elämystuotanto.

Tapahtuma on aineeton; siinä mielessä se on samankaltainen kuin palvelu. Osallistujalle jää käteen hänen oma kokemuksensa, eli kaikilla osallistujilla on tapahtuman onnistumisesta oma mielipiteensä (s.25). Siksi sen onnistumiseen kannattaa ehdottomasti panostaa.

Linnea on esitellyt lähteidensä avulla kätevän pyramidin asiakaskokemuksen muodostumisesta. Siihen kuuluu kolme asiakaskokemuksen kohtaa: toiminta, tunteet ja merkitys. Linnea on asettanut pyramidiin järjestämänsä henkilöstöjuhlan tavoitteet, mutta ne sopivat yhtä hyvin TeamUp -tapahtumalle:

asiakaskokemus

Linnea Häyrinen: Kuinka järjestää onnistunut henkilöstöjuhla?

Tapahtumaan liittyy elämys, ja elämykseen liittyy Tiimiakatemialta jo tutut Neljä E:tä, eli elämyksen neljä ulottuvuutta:

elamys-4e

4E -mallin kohdat on mallinnoksessa kirjoitettu sinisellä. Tutummin englanniksi: Education, Entertainment, Escapism ja Esthetics.

TeamUp -tapahtuma on suunniteltu erityisesti oppimista ja verkostoitumista varten (Education), mutta tottakai viihteellisyyden on tarkoitus kulkea käsi kädessä tapahtumassa, jotta osallistujat viihtyvät. Luotamme paljon siihen, että iso osa viihteellisyydestä muodostuu uusien ihmisten tapaamisesta, mutta sekään ei tapahdu itsestään. Olemme projektiryhmän kanssa suunnitelleet osallistavia workshoppeja, joissa vuorovaikutusta tapahtuu järjestetysti vapaan verkostoitumisen lisäksi. Workshopit pidetään aiheista, jotka tuovat ajankohtaista sisältöä liittyen mm. liiketaloudellisiin aiheisiin ja itsensä kehittämiseen.

Viihteellisyyden (Entertainment) luominen on TeamUpin suunnittelussa vielä toistaiseksi jäänyt vähän taka-alalle, mutta koska ohjelmarungossa on jo paljon workshoppia, iso osa viihteellisyydestä tulee väliohjelmasta ja innokkaasta juontajasta (tai seremoniamestarista, jonka roolista voi lukea Linnean opinnäytetyöstä enemmän). Toistaiseksi TeamUp -tapahtuman ensimmäiselle illalle on suunniteltu saunailtaa, ja toiselle päivälle Tiimiakatemian vuoden kovimmat bileet, Rakettipäivä!

Escapism tarkoittaa pakoa todellisuudesta – tämänkaltaiset kokemukset aiheuttavat paljon enemmän uppoutumista ohjelmaan kuin oppiminen (education) ja viihde (entertainment) (s. 27). Eskapistista kokemusta on helppo vahvistaa jonkinlaisella teemalla, joka toistuu tapahtuman yksityiskohdissa; paikan koristelussa, äänimaailmassa, puvustuksissa ja ohjelmassa. Varsinaista teemaa TeamUpille ei tällä hetkellä ole vielä vahvistettu, mutta ainakin Rakettipäivän yhteyteen semmoinen varmasti rakennetaan.

Esthetics eli taiteellisuus ja ympäristön esteettisyys vaikuttavat suuresti elämyksen kokemiseen. Niille Jyväskylän ulkopuolelta tuleville TeamUp-osallistujille, ketkä eivät ole vielä Tiimiakatemialla käyneet, pelkkä rakennus voi huokua jo tietynlaista esteettisyyttä ja tunnelmaa. Mutta haluaisimme tietysti tarjota esteettisen elämyksen myös omille akatemialaisillemme, eli koristeluihin täytyy panostaa siltikin. Luulen, että lähinnä haluamme ympäristön näyttävän siistiltä ja tervetulleelta, emmekä keskity samankaltaisiin showelementteihin kuin esimerkiksi Tiimiakatemian 24h-showssa yleensä.

Lähteidensä avulla Linnea on tiivistänyt 4E:tä käteviksi kysymyksiksi (s. 28), jotka varmasti auttavat TeamUp -tapahtumankin kohdalla miettimään kokonaiselämystä:

Mikä asia voidaan tehdä houkuttelevaksi, jotta asiakas haluaa vain olla? (Esthetics)

Kun vieraat ovat paikalla, mikä saa heidät menemään yhdestä todellisuudesta toiseen? Mitä heidän tulisi tehdä? (Escapism)

Oppiminen vaatii yksilön osallistumista; Minkälainen vuorovaikutus ja aktiviteetit auttavat heitä etsimään tiettyjä tietoja ja taitoja? (Education)

Minkälainen viihde auttaisi vieraita nauttimaan tilanteesta vieläkin enemmän ja tekevän heidän ajastaan vieläkin hauskempaa? (Entertainment)

Lopuksi, moniaistisuus eli kaikkien ihmisen aistien huomioon ottaminen tapahtuman järjestämisessä tulee ilmi opinnäytetyöstä moneen otteeseen. Kaikki aistiärsykkeet tulisi olla suunniteltu vahvistamaan haluttua teemaa, ja tarkoituksellisesti tempaisemaan osallistuja mukaan tapahtumaan. Värit, tuoksut, valaistus, äänet ja musiikki – nämä kaikki on otettava huomioon. Kuitenkin liika on liikaa kaikessa, sillä liika härväily voi viedä fokuksen liikaa pois tapahtuman päätavoitteesta.

Linnean opinnäytetyöstä sai hyviä apukysymyksiä ja apua rungon ja toteutuksen toimivuuteen liittyvissä asioissa. Näillä mietteillä eteenpäin kohti TeamUp -tapahtumaa 16.-17.3.2017!

Janita Mikkola

Osuuskunta Wedia
janita@wedia.fi
puh. 040 521 2920

www.TeamUpJKL.fi

Tagit: , , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!