Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtumia pukkaa

Kirjoitettu 01.11.15
Esseen kirjoittaja: Claudia Kalin
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Vallo, Eija Häyrinen
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.5. Projektien johtaminen, 6. Markkinointi, 6.6. Markkinoinnin käsikirjat projekteihin

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tähän mennessä on tullut oltua mukana jo useammassa tapahtumaprojektissa, joten eiköhän se ole aika kirjoittaa niistäkin. Olen ollut projektipäällikkönäkin kahdessa: Jamkin orientaatioiltapäivässä sekä IOD Budapestissa. Lisäksi olen ollut tekemässä joulutapahtumaa, joka nyt siirrettiin ensi vuoteen. Muutamissa pienemmissäkin tilaisuuksissa olen ollut jollain tavalla mukana ja loppua ei näy. Tapahtumat ovat siinä mielessä hyviä projekteja, että niissä on selkeä loppu. Tietää koko ajan mitä kohti kaikki vääntö kulkee. Ja kaipa tarvitaan myös tietynlaista ihmistä, että lähtee tekemään tapahtumia. Kirja ainakin väittää, että laiska ihminen ei pärjää. Ja se on kyllä totta, että on oltava periksiantamaton, jotta jaksaa nähdä vaivaa tarpeeksi. Mutta mielestäni se on aika pitkälti kiinni siitä kuinka sitoutunut on. Ja itselläni tulee vahvasti esille se, että jos jotain on annettu tehtäväksi, niin se kyllä tehdään. (Siinä ongelmat sitten tuleekin, kun pitäisi vain ihan itse patistaa itseään tekemään jotain..) Lisäksi kirja kertoo paineensietokyvyn olevan tärkeä ominaisuus, ja se on kyllä itsellä varmaan kehittynyt ihan hyvin. Ennen kirjoitin työhakemuksiin, että stressinsietokykyä löytyy, sillä olen selvinnyt ylioppilaskirjoituksista. No nyt voin sanoa, että olen vetänyt kahden tuhannen ihmisen tapahtumaprojektin.

 

Miksi?

Oikeastaan hyödyllisin asia, mitä tästä käsikirjamaisesta kirjasta sain, oli onnistuneen tapahtuman tähti. Sitä pystyy soveltamaan hyvin moneen muuhunkin. Se muodostuu kahdesta kolmiosta: strategisesta ja operatiiviisesta.

tapahtuma on tilaisuus.kuva

 

Kolmioista yhdessä muodostuu sitten kaikin puolin onnistunut kokonaisuus. Ja kaikista tärkein kohta löytyy strategisesta kolmiosta: Miksi? Miksi tapahtuma tehdään? Miksi uurastat? Mikä on tavoite? Sanoisin, että jos näille kysymyksille ei rauhassa varaa aikaa projektiryhmän kanssa niin pieleen menee. Jamkin tapahtumaa tehdessä juuri tämä kysymys söi välillä paljon motivaatiota. Me teimme tapahtumaa, koska se oli toimeksianto. Muuten sitä tehtiin lähinnä siksi, että niin on aina tehty, se on perinne Jamkissa. Ja kuten kirjassakin sanotaan, se ei ole koskaan hyvä syy. Itse opiskelijana eli kohderyhmänä näki tapahtumassa jo etukäteen niin paljon epäkohtia, että oli vaikeaa tsempata itseä ja toisia viemään tapahtuma läpi. Parempaan lopputulokseen olisi päästy jos Jamkin pään kanssa olisi päässyt jo aikaisemmin keskustelemaan tapahtumasta ja useammin. Toki meille sitten muodostui tapahtumaan jonkinlaiset omat kärjet, jotka ohjasivat toimintaa: ryhmän sloganina oli ”mahdottomasta mahdollista” ja tapahtuman pääasiana oli meillä informatiivisuus, niin että opiskelijalle jäisi jotain käteen tapahtumasta.

Ekoteko joulutapahtuman viimeisimmässä palaverissa päätimme laittaa tapahtuman jäihin ja jatkaa sitä seuraavana vuonna. Toin silloin esille juuri nämä kolmiot. Kaikki muut kohdat toimivat todella hyvin; oli tehty asiakasprofiileja, jaettu ja sisäistetty roolit kunnolla jne. Mutta se mikä uupui, oli yhteinen selkeä visio siitä, miksi tapahtumaa ylipäätään tehdään. Kaikilla oli vain tietty mielikuva päässään, mitä haluaa, mutta yhteisesti ei oltu mietitty syvempää merkitystä. Nyt meillä on sitten aikaa miettiä sitäkin. Kirkastaa, mitkä ovat muut tavoitteemme kuin rahalliset. Mikä on se kokonaisuus, jonka haluamme tarjota asiakkaillemme?

”Jos vastausta näihin yksinkertaisiin kysymyksiin ei löydy, kannattaa unohtaa koko tapahtuma.”

 

Epäonnistunut vs. onnistunut

Liian usein ei siis käytetä tarpeeksi aikaa tapahtuman tavoitteen miettimiseen, ja lopputuloksena on epämääräinen tilaisuus. Tästä ehkä viimeisimpänä esimerkkinä on syksyllä ollut opiskelijayrittäjyystapahtuma Fall up, joka järjestettiin Helsingissä. Puitteet olivat hienot, tapahtuma oli loppuunmyyty ja ohjelmakin kiintoisaa. Silti minulle ei jäänyt oikein mitään käteen tapahtumasta. Ohjelma sujui moitteetta, mutta selkeä epäkohta oli ruuhkaisuus alussa ja lopussa. Alussa oli yhteistyökumppaneiden pisteitä ja piti päästä verkostoitumaan, mutta paikka oli niin tukossa, ettei siellä mahtunut liikkumaan. Lopussa taas piti päästä ruokakojuille, mutta jonot olivat järkyttävät ja osasta oli ruokakin loppunut. Varsinaisesta ohjelmasta pidin vain Ilkka Paanasen puheesta, se oli innostava. Muuten tuntuu, että oli vain haluttu järjestää vimpan päälle tapahtuma, mutta ei oltu niin mietitty, että mitä asiakas saa. Istuimme penkissä monta tuntia tauotta, seisoimme jonoissa ja matkustimme ees taas useita tunteja. Alun perin taisin lähteä tapahtumaan sillä ajatuksella, että pääsen verkostoitumaan. Kuitenkaan tapahtumassa ei ollut mitään mahdollisuuksia sitä tehdä. Markkinoinnissa olisi pitänyt siis selkeämmin tuoda esille tapahtuman tarkoitus. Totuudenmukainen vastaus kysymykseen miksi.

Vastakohtana voin käyttää tältä syksyltä toista tapahtumaa, Feminaaria. Se on taas viime ajoilta parhaita tapahtumia, jossa olen käynyt. Joka ikinen yksityiskohta oli mietitty ja ekstraakin lisätty. Tapahtuman nimessä jo viitattiin seminaariin, joten lähdin sinne kuuntelemaan innostavia puhujia. Niiden lisäksi pääsimme hyvin suunniteltujen pöytäkeskusteluiden avulla tutustumaan uusiin ihmisiin, oli ruokaa, musiikkia ja tuote-esittelyjä. Lisäksi pääsimme tapaamaan ProAkatemialaisia liittyen Vihreä Joulu- tapahtumaan. Tapahtuma siis ylitti odotukseni. Pohjatyö oli selkeästi tehty tarkasti ja meille asiakkaille oli tehty selväksi mikä on tapahtuman tarkoitus, mitä halutaan viestiä.

Kirjasta löytyvän kuvan mukaisesti kaikki meni nappiin.

5bc87c70-641c-40f3-ae23-8065a0cb8d38

Oikeastaan tapahtuma oli siis kuin suoraan kirjasta: oli yksityiskohtia ja yllätyksellisyyttäkin, jotka kirjan mukaan viimeistelevät tapahtuman. Ei voi muuta kuin hattua nostaa. Annoinkin projektiryhmälle niin kirjallista kuin suullista palautetta, sillä se oli todellakin ansaittu.

 

Palaute

Tuosta onkin hyvä jatkaa puhumalla lisää palautteesta.

”Tapahtuma on aikaa ja rahaa vievä hanke, eikä sellaiseen kannata ryhtyä huvin vuoksi.”

Tämän takia siis kerätään palautetta. Ei voi olla niin, että uurastetaan monta kuukautta jonkin parissa ja sitten se vain on ohi. Jamkin tapahtumassa keräsimme palautetta usealta taholta: opiskelijat (asiakkaat), yhteistyökumppanit (asiakkaat), esittelijät (henkilökuntaa), tutorit (henkilökuntaa). Palaute oli todella tärkeää varsinkin jatkon kannalta, seuraavia tekijöitä ajatellen, mutta oli se meillekin tärkeää. Pitkän puurtamisen jälkeen varsinkin positiivinen palaute oli mahtavaa. En koskaan unohda kuinka sain henkilökohtaista palautetta facebookiin heti tapahtuman jälkeen eräältä tutorilta. Muuten palaute tosiaan oli tärkeintä toimittaa eteenpäin Jamkille, sillä he ovat kuitenkin vastuussa tulevista tapahtumista. Monet palautteet toimivat hyvänä pohjana myös sitten palautepalaverissamme. Silloin pureuduimme pintaa syvemmälle ja aloimme viimein miettimään sitä merkitystä. Onko orientaatioiltapäivää järkeä edes järjestää? Tai voisiko sitä muuttaa ihan erilaiseksi?

Pidin kovasti näistä keskusteluista, sillä olimme etukäteen jännittäneet aika paljon, millaista ryöpytystä tulemme saamaan. Palaverin alku olikin hieman jäinen, mutta ihmisiä piti vain kannustaa puhumaan ja kommentoimaan jälkimotorolaamme. Ja tässä kohtaa olen kyllä kirjan kanssa eri mieltä; se väittää, että kirjoittaessa ihminen usein sievistelee ja puhuessa sanoo suorempaan. Kyllä me kirjallisena saimme paljon tylympää tekstiä kuin kukaan olisi koskaan kehdannut päin naamaa sanoa.

palautekuva

palauteluva2

palautekuva3

Loppujen lopuksi jäi kuitenkin hyvä fiilis; asiat saatiin päätökseen ja käteen jäi jopa rahaakin.


Projektipäällikkö hoitaa

Tosiaan kahteen tapahtumaan olen päätynyt projektipäälliköksikin. En koe itseäni ensisijaisesti johtavana tyyppinä, joten näistä pesteistä olen saanut elintärkeää kokemusta. Eniten päällikön tehtävässä on ehkä jännittänyt se, että ei ihan tiedä mitä kaikkea siihen rooliin kuuluu. Mutta se on aina muotoutunut projektin myötä ja omaan ainakin yhden tärkeän vahvuuden: kokonaisuuksien hahmottaminen on minulle aika helppoa.
Kirjassa nämä mainitaan projektipäällikön tärkeimmiksi tehtäviksi ja voin ne kyllä allekirjoittaa:

  • suunnitelmien syntymisestä ja toteutuksesta huolehtiminen
  • budjetointi
  • seuranta
  • koordinointi
  • sataprosenttinen sitoutuminen

Jamkin tapahtumassa huolehdin lähes kaikesta viestinnästä. Koska minä olin se, joka tiesi eniten, oli loogista, että hoidin sitä. Loppujen lopuksi siihen meni vähän liikaakin aikaa, joihinkin viesteihin olisi ollut kiva jos olisi voinut laittaa sihteerin vastaamaan.. 😀 Kirjassakin kerrotaan, että viestintä kuuluu oleellisesti projektipäällikön tehtäviin. Kuuluu huolehtia, että kaikki saavat oleelliset tiedot. Välillä tuskastutti kun ihmiset halusivat tietää asioita, jotka eivät koskeneet heitä. Pidin tarkoituksella kokonaisinformoinnin minimissään, jotta kaikkien ei tarvitse stressata joka asiasta.

Viestintäkanavina olivat:

  • sähköposti (joka suuntaan)
  • palaverit (JAMK, projektiryhmä)
  • briiffaukset (tutorit, esittelijät)
  • some (Driimin viestintä, projektiryhmä)

 

Delegoinnissa minulla olisi ollut parantamisen varaa. Vasta loppupuolella onnistuin paremmin. Meillä oli kyllä selkeät roolit, mutta lopussa ymmärsin antaa kaikenlaisia tehtäviä myös toisille. Budapestin reissussa onnistuin jo paremmin. Siellä ryhmäni sanoi etukäteen selkeästi, että he haluavat, ettei projektipäällikkö tee kaiken maailman pikkuhommia vaan keskittyy kokonaisuuteen. Vaikka ensin tuntui tyhmältä vain pönöttää ympäriinsä, niin lopulta tajusin, että juuri sitä minun kuuluu tehdä. Sanoa jollekin ”tee tuo, hoida tuo” jne. Katsoa yläpuolelta, että kokonaisuus toimii. Se oli loppujen lopuksi sitä, mitä toiset kaipasivat, että joku huolehtii koko paletista.

Välillä IOD:ssä oli kuitenkin hankalaa pitää pakka kasassa, koordinoida, kun ei itsekään tiennyt, miltä kokonaisuuden tulisi näyttää. Ja aikaa oli niin vähän, että piti vain tehdä. Moni tuntui tuskastuvan, mutta minä uskoin siihen, että kunhan asioita vain tapahtuu koko ajan niin kyllä se siitä, asia kerrallaan. Välillä olisi kyllä tehnyt mieli ryömiä johonkin koloon, kun ihmiset ympärillä olivat niin stressaantuneita ja itse piti pysyä tyynenä.

 

Sitten tapahtumapäivänä päällikön hommiin kuuluu huolehtia läpiviennistä ja kellotuksesta. Tapahtumissa oleellisiin papereihin kuuluu ajolistan teko. IOD:ssä sen rustaaminen oli todella tärkeää. Sen avulla pysyttiin aikataulussa pienistä kömmähdyksistä huolimatta, ja koska jaoin sen kaikille, oli koko henkilökunta kartalla päivän kulusta. Jamkin tapahtumassa taasen oli kyllä ajolista, mutta ei ollut varasuunnitelmaa. Ei ollut kiireessä tullut ajateltua, mitä tehdään jos kaikki meneekin pieleen. Niin isossa tapahtumassa improvisointi ei toimi kovin hyvin, tuli huomattua. Meitä edeltävä ohjelma, lukuvuoden avajaiset, viivästyi puoli tuntia syöden leijonanosan koko tapahtuma-ajastamme (puolitoista tuntia). Jouduimme lennosta vaihtamaan koko ajatusta. Selvisimme sinänsä, mutta henkilökunta (esittelijät ja tutorit) olisi pitänyt päästä infoamaan kunnolla; mikä on toimintasuunnitelmamme jos aikataulu pettää.

”Hyvällä projektipäälliköllä on aina takataskussa varasuunnitelma”

Tässä tapauksessa taskussa oli lähinnä hyvät hermot ja hyvä projektiryhmä.


Projektiryhmä

Jamkin tapahtumassa oli todella itseohjautuva ryhmä. Olen siitä kirjoittanutkin, kuinka projektia tehdessä ei tarvittu niin paljon johtamista, sillä tiimini toimi hyvin oma-aloitteisesti. Miia ja Matleena ovat kumpikin ahkeria ja periksiantamattomia. Hommat rullasivat siis aika omalla painollaan. Toki tässä varmasti auttaa se, että vietämme myös paljon vapaa-aikaa yhdessä, joten tunnemme toisemme jo hyvin. IOD:ssä taas oli täysin vieras ryhmä, ei oltu ennen työskennelty yhdessä. Lisäksi mukana oli budapestilaiset, joiden kanssa piti toimia vielä vieraalla kielellä. Siksi vähän hermostutti etukäteen olla johtajana. Ja siinä olivat reissun haastavimmat hetket: miten puhua ja johtaa vieraita ihmisiä?
Meitä Suomen porukkaa kuitenkin auttoi se, että vietimme kaiken ajan aika tiiviisti yhdessä, silloin tutustuimme paremmin. Lisäksi ryhmään oli hakeutuneet oma-aloitteiset ihmiset, joten hyvin selvittiin. Ja huomasin, että ainakin osa kertoi suoraan tuntemuksistaan, mikä helpotti minua paljon.
Budapestilaiset olivat auttavaisia, ja tekivät hommia kun olivat paikalla. Eniten heidän kanssaan työskentelyä haittasi viestinnän vähyys. Ei tullut noudatettua kirjan erästä tärkeää ohjetta: kerro, kerro, kerro. Toki kielimuuri vaikeutti hieman, mutta yksinkertaisesti emme nähneet tarpeeksi, jotta olisimme päässeet höpöttelemään kaikesta. Ja yhteinen aikataulutus puuttui: kaikki menivät miten sattuu ja me aloimme ärsyyntyä, kun teimme vikana iltana suurimman osan hommista yksin. Täytyi siis luottaa viimeisenä iltana Facebookiin, jonne heitin kaiken maailman infot tulevasta päivästä. Loppujen lopuksi tapahtuma onnistui, sillä kaikesta tuosta huolimatta meno tapahtumapäivänä oli hyvin ammattimainen. Kaikki tekivät, vaikkeivat olleet välttämättä aivan kartalla. Paineen alla tuppaa tulemaan hyviä tuloksia. 😉

 

Sen olen oppinut projektipäällikkyydestä, että ei tarvitse tietää kaikkea, mutta minä olen se, joka pysyy tyynenä ja esittää tietävänsä. Se rauhoittaa muita. Pidin esim. IOD:ssä tehtävien jaon aamulla, vaikka ei minullakaan ollut kunnolla hajua mitä kaikkea vielä pitäisikään tehdä. Jonkun oli kuitenkin tehtävä se, jakaa tehtävät ja lopuksi vielä kohottaa työskentelymielialaa kunnon ta-spirit huudolla. Samaa vaati Jamkin tapahtuma, kun kaikki kusee, minä olen se, joka hymyilee ja vastaa rauhallisesti. Tapahtuman ollessa käynnissä on turha ruveta hyppimään seinille.

Kirjan oppien mukaan tapahtumajärjestämistä oppii vain tekemällä: käymällä tapahtumissa ja järjestämällä niitä. Tästä vaan kohti seuraavia tapahtumia, kokemusta on jo vähän kertynyt..

 

Tagit: , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!