Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tee, toimi, saa aikaan

Kirjoitettu 16.01.21
Esseen kirjoittaja: Alpertti Korhonen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tee, toimi, saa aikaan
Kirjan kirjoittaja: Ria Parppei
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Aloitin lukemaan kirjaa luullen, että se olisi joku perusselfhelp kirja how to get shit done, mutta se olikin täynnä uutta teoriaa toimeenpanon taidosta – volitiosta, josta en ollut koskaan kuullutkaan. Tee, toimi, saa aikaan:sta sai oppeja niin itselle kuin myös johtamiseen ja tästä kasaantui aika hajanainen soppa. Bear with me.

 

Selkeä fokus vähentää turhien asioiden tekemisestä muodostuvaa työtaakkaa. Kun ymmärtää, miten voi vaikuttaa oman työskentelyn lähtökohtiin ja itse suoritukseen, hallinnan tunne lisääntyy, joka vähentää stressiä. Näin toimeenpanon taidon kehittyminen tehostaa työskentelyä ja tavoitteiden saavuttamista lisäten samalla työhyvinvointia ja jaksamista.

 

*Koskaan en ajatellutkaan, että pelkkä motivaatio ei riitä, vaan automaattisesti valittanut siitä.*

Pelkkä motivaatio ei yksin riitä tavoitteen ja tulosten saavuttamiseksi. Tarve on myös volitiolle, eli toimeenpanon taidolle. Motivaatio on innostuksen tila – toimeenpano on taito.

 

Kirjassa mainittiin esimerkki, joka mielestäni oli helposti verrattavissa Sawaken viimevuotiseen tavoitteiden asettamiseen. Saatiin uudet, hienot ja kunnianhimoiset tavoitteet asetettua ja kaikki ovat innoissaan sekä motivoituneina alkamassa hommiin. Kuitenkin viikon tai kahden jälkeen kukaan ei muista enää tavoitteista hölkäsen pöläystä ja ihmiset palaavat takaisin aikaansaamattomiin rutiineihinsa. Näin ainakin omalla kohdallani kävi enkä usko, että olen yksin. En tehnyt oikeastaan yhtään askelta uutta suuntaa kohti. Virheellisesti näissä tilanteissa luullaan, että motivaatio on hiipunut vaan ei. Motivaatiota kyllä piisaa, mutta minulta (meiltä) puuttuu sitoutuminen ja taito keskittyä olennaisiin tehtäviin, joilla todella on merkitystä tavoitteiden saavuttamisen kanssa. Kaikki hieman mielenkiintoisemmat asiat puskee tärkeiden tehtävien ohi ja koska tärkeät tehtävät on kuitenkin tehtävä jossain vaiheessa, ne kasaantuu ja johtavat vähenevään hallinnan tunteeseen, stressiin ja loppuhätäilypanikointiin.

 

Volitio sen sijaan ilmenee työskentelyn konkreettisena aloittamisena ja tekemisen systemaattisena jatkamisena tavoitteen saavuttamiseen asti. Motivoitunut innostumisen tila itsessään ei vielä saa aikaan tekemistä tai tuota tuloksia.

 

Organisaation kannalta ongelmia voi syntyä silloin, kun työntekijän kiinnostus ja fokus ovat enemmän toiminnassa ja työn sisällössä kuin tavoitteen ja tulosten saavuttamisessa. Ongelma kertautuu, jos tiimissä työskentelee paljon vahvasti oppimisorientoituneita ihmisiä. Esimerkkinä ovat sellaiset luovat ja innovoivat ihmiset, jotka innostuneena keksivät uusia ideoita, mutta niiden toteutus ja liittyminen organisaation tavoitteisin jää taka-alalle.

Vaikka ihminen olisi vahvasti motivoitunut, mutta häneltä puuttuu toimeenpanon taito, päämäärä jää usein puolitiehen. Vastaavan tilanteen voi kohdata silloin, kun henkilö päätyy yrittäjäksi tekemällä intohimoisesta kiinnostuksen kohteesta tai harrastuksesta itselleen elinkeinon. Tällöin tavoitteena on usein tiedostamattakin halu saada vain toteuttaa itseään eikä varmistaa taloudellista tilannetta itsensä elättämiseksi. Tätä tiimissäkin esiintyy loppujen lopuksi aika paljon, itseni mukaan lukien, että pysytään vain mukavuusalueella ja tehdään vain niitä projekteja, mitkä on kivoja.

 

Muistiinpanoihin olin kirjoittanut taulukon kohdalle, joka erotteli motivaation ja volition, että minulta puuttuu volitio! Itseasiassa tuosta merkinnän kirjoittamisesta lienee melkein kuukauden päivät, joten nyt en allekirjoittaisi tuota niin helpolla. Tai ainakin minulla on jonkinlainen alkuinnostuspöhinä käynnissä. Liisan sparrailut on saanut ihmeitä aikaan ja nykyään teen

tavoitteen kannalta tärkeitä, mutta ei niin mielenkiintoisia tehtäviäkin, sitoudun tavoitteen saavuttamiseen, saan aloitettua sekä vietyä tehtäväni loppuun. Toivottavasti I keep my shit together.

 

Tavoitteellista työskentelyä voi ohjata harvemmin esiintyvä välttämissuuntautuminen. Välttämissuuntautunut henkilö, kuten minä aika usein, pyrkii välttämään sellaisia tilanteita ja tavoitteita, jotka altistavat hänet epäonnistumisen mahdollisuudelle. Tällöin on tyypillistä epäonnistumisen tai kasvojensa menettämisen pelko, jolloin huomio keskittyy tehtävän tekemisen ja yrittämisen sijaan siihen, miten voisi välttää epäonnistumisen. Välttämiskäyttäytyminen pohjautuu usein heikkoon itseluottamukseen ja epäilyyn omasta suoritukseen. Tämä ilmenee työhön ryhtymisen viivyttelynä tai kokonaan välttelyllä. Tähän

 

Jonkinlainen sparrauskeskustelu on tavallista yrityksissä ja eikös ihan meidänkin tiimissä silloin tällöin, ehkä kerran vuodessa? Toimeenpanon tehostamiseksi tapahtuvan valmentavan vuorovaikutuksen sisällyttäminen näihin keskusteluihin auttaa johdettavaa kirkastamaan fokusta ja pysymään oikeassa suunnassa. Jos keskusteluvälit ovat lyhyemmät, niin väliin tulevat tekijät eivät ehdi sotkea fokusta tai laskemaan työvirettä paljoakaan. Säännöllinen, valmentava vuorovaikutustekniikalla käyty sparrauskeskustelu on tehokkaan toimeenpanon juuri.

 

Jos kysyy henkilöiltä ”ymmärsitkö asian?” ja vastauksena tulee joota, niin eihän sinulla todellisuudessa ole mitään hajua onko henkilö todella ymmärtänyt asian sillä tavalla kuin olet sen itse ajatellut. Kysymyksen muuttamalla muotoon ”miten ymmärrät asian?”, saa vastaukseksi juuri sen mitä tarvitseekin kuulla ja miten henkilö on asian ymmärtänyt. Avoimet kysymykset auttavat myös vastaajaa jatkamaan keskustelua asioista, joista hän tarvitsee vielä tarkennusta.

 

Kuulemma kirjan mukaan yleisimpiä valmennusdialogin rakenteita on GROW-malli, joka ohjaa dialogia tavoitteesta toimeenpanoon. Se muodostuu sanoista goal, reality, options ja way forward/wrap up. Keskustelu avataan tavoitteiden määrittämisellä keskustelulle tai keskustelussa olevalle tehtävälle. Tämän jälkeen kartoitetaan nykytilanne ja selvitetään lähtökohdat tavoitteeseen työskentelylle. Kun tavoite, mittarit ja lähtökohta on määritelty, on seuraavana aika tarkastella toimintavaihtoehtoja, eli mitä tulisi tehdä päästääksensä nykytilanteesta tavoitteeseen. Valmentavan vuorovaikutuksen tarkoitus on saada johdettava itse pohtimaan omia toimintavaihtoehtoja ja keksimään uusia, aikaansa mieleen tulemattomia tapoja. Kun keksii itse, yksilön ajattelu kehittyy ja on myös innokkaampi sitoutumaan tapoihin. Etenemisvaiheessa on tarkoitus toimintapäätösten jälkeen varmistaa ensimmäinen tai seuraavan stepin ottaminen kohti toteutusta. Jopa ensimmäisen työstepin kirjoittaminen ylös lisää todennäköisyyttä tavoitteen saavuttamisessa.

 

Kohta onkin oppimissopimuksen tekeminen edessä, niin joutuu pohtimaan tavoitteita taas enemmän ja vähemmän. Syksynä en saanut tehtyä oppimisopimusta, niin seilailin syksyn ilman tavoitteita tai suuntaa ja se oli kyllä sen mukainenkin. Kirjassa oli muutamia hyviä oppeja tavoitteisiin, kuten tavoitteen tarkoituksenmukaisuuteen on olemassa tavoitetesti SMART, jonka kirjaimet muodostuvat hyvän tavoitteen ominaisuuksista. Sanat ovat spesific, measurable, archievable, realistic/relevant ja timebound. Eli hyvä tavoite on täsmällinen, mitattavissa, saavutettavissa, realistinen tai relevantit, sekä aikaan sidottu.

 

Työntekijän tavoitteissa on yleensä kolme tasoa, joilla niitä on hyvä tarkastella. Tasot ovat tulos-, suoritus- ja kehitystavoitteet. Ylimpänä tavoitehierarkiassa on tulostavoite. Tulostavoite on yleensä rahamäärällinen, kuten Sawakellakin on progressiivinen itseasiassa liikevaihtotavoite(?). Tulostavoite on normaaleissa organisaatioissa sellainen, ettei normaali työntekijä kykene siihen vaikuttamaan. Tulostavoitteeseen voi rinnastaa myös muita määrällisiä tavoitteita kuin rahamäärä. Tulostavoitteet täyttyvät konkreettisten työn kautta, joten niiden saavuttamista varmistavat työsuoritteet tarvitsevat omat tavoitteet, eli suoritustavoitteet. Suoritustavoitteet ovat suuntaviivoina toimintasuunnitelmalle, eli mitä tehdään, milloin, kuinka paljon tai usein. Jos suoritustavoitteisiin ei päästä, pitää miettiä mitä tehtävä enemmän tai eri lailla, että tavoite saavutettaisiin. Kehitystavoitteilla ohjataan nykyhetken toiminnan parantamista, että tulevaisuudessa vaadittavaa osaamista. Konkreettisten kehitystavoitteiden asettaminen on tärkeää lyhyen, kuin myös pitkän tähtäimen suunnittelussa. Nykyhetkeen tarkoitetulla kehittymisellä turvataan tulostavoitteen toteutumista parantamalla työsuoritusta. Tulevaisuuteen viitatuilla kehittymistavoitteilla varmistetaan riittävä osaaminen ja yrityksen kilpailukykyä.

 

Kirjassa oli listattu kysymyksiä tavoitteiden sisäistämisen varmistamiseksi ja tavoitteeseen sitouttamiseksi. Kaksi näistä kysymyksistä kolahti kunnolla ja ne olivat ”mikä on eri tavalla/muuttunut, kun olet päässyt tavoitteeseesi?” ja ”mistä olet valmis tarvittaessa luopumaan tämän tavoitteen saavuttaaksesi?”.

 

Omaa toimintaa rajoittavat uskomukset juontavat juurensa omiin kokemuksiimme, joiden kautta luomme joko yhden kokemuksen perusteella yleistettävää todellisuutta tai luomme vain oletuksista faktaa. Nämä uskomukset vähentävät luottamusta omaan pystyvyyteen. Oh my. Esimerkiksi tämän päivän kuvauksissa jälkikäteen huomasin yhdessä key clipissä focuksen olevan vähän hako teillä ja oli kyllä maani myynyt olo ja fiilis, että aina käy näin, vaikka näin ei todellakaan ole.

 

Moitteettomiin suorituksiin ja täydellisyyteen pyrkivät ihmiset (hello, right here) ovat usein ankaria itselleen, ja heillä on usein kykyjään heikompi suoritusitsetunto. Työyhteisössä tulisi nähdä tällaisten todellinen voimavara organisaatiolle, ja (esimiesten) tulisi tukea heidän itseluottamuksensa kehittämistä. Mitäs ihmettä tämä Sawakessa voisi tarkoittaa, koko tiimi myisi videoita? Aika kaukaa haettu, mutta voisihan joskus jonkun myyntipäivän vaikka pitää I guess.

Myös valmentavalla vuorovaikutuksella ja sparrauksella on iso merkitys itseluottamuksen vahvistamisessa sekä kehittämisessä. Minäpystyvyys kehittyy esimerkiksi johdonmukaisen palautteen avulla, kun palaute eritellään ja kohdistetaan tarkasti tehtyihin töihin ja suoriutumisiin. Uusiin tehtäviin valmistautuessa voidaan tsempata muistelemalla aiempia suorituksia, joissa on onnistuttu.

 

Miettimällä seuraavan työviikon tärkeimmät tavoitteet ja niihin liittyvät työsuoritukset, kehitämme omaa ajattelua havaitsemaan ne seikat, jotka ovat olennaisia tavoitteiden saavuttamiseen. Toistamalla suunnittelua viikoittain ja päivittäin olennaisten seikkojen havainnointi kehittyy ja helpottuu. Suunnittelu auttaa tavoitteiden pilkkomista riittäviin osiin ja voi myös tutkia aikataulun realistisuutta. Johdonmukainen suunnittelu auttaa kontrolloimaan omaa työtaakkaa, joka lisää hallinnan tunnetta. Tätä olen Liisan sparrauksien innoittamana tehnyt ja on ollut kyllä järkyttävän suuri apu.

 

Pelkästään motivaatio ja siihen liittyvät sisältyviä toimintahaluja ja aikomuksia ylläpitämällä ei varmisteta työhön ryhtymistä tai tavoitteen saavuttamista. Työvireen syntyminen ja ylläpito vaatii tavoitteeseen sitoutumista ja itseluottamusta. Tavoitteen saavuttamisen ja toimeenpanon kannalta näiden edellytysten täyttyminen tekee eron motivaation ja toimintaa synnyttävän työvireen välille. Ihminen voi olla motivoitunut ilman toimeenpanon edellytyksiä, jolloin innostus ja halu voivat olla vahvoja, mutta mitään konkreettista ei saa aikaan. Tällaisen passiivisen motivaation syynä voi olla kolme asiaa: Tavoitteeseen sitoutumine puuttuu, itseluottamuksen puute ja vahva sisäinen motivaatio ja perfektionismi. Kun tavoitteeseen sitoutuminen puuttuu, on työn alla oleva tavoite innostava ja mielenkiintoinen, mutta sitä ei koeta henkilökohtaisesti tarpeeksi merkittäväksi itselle, jotta sitä priorisoitaisiin ja siihen sitouduttaisiin. Itseluottamuksen puuttuessa, voi usko omiin kykyihin olla niin olematon, että epäonnistumisen pelossa ei uskalleta edes aloittaa työn suorittamista. Vahva sisäinen motivaatio ja perfektionismisyys aiheuttaa sen, että ei pyritä johdonmukaisesti organisaatiolle tärkeään tavoitetta saavuttamaan, vaan keskittyy työssä kehittymiseen ja virheettömään suoritukseen. Nämä kolme syytä ovat suurimpia sille, miksei motivaatio muutu tekemiseksi.

 

Simppeli käytännön keino tehokkaaseen toimeenpanoon: Joskus jonkun valtavan työtaakan aloittaminen voi olla todella hankalaa. Taakan aiheuttama hallitsemattomuuden tunne lisää välttämissuuntautumista ja työn aloitusta. Kun valtava työtaakka ja tavoite pilkotaan pienempiin osiin, hallinnan tunne kasvaa ja aloittaminen helpottuu huomattavasti. Näin on ainakin tehtävä vuoden 2019 Iron Drift King-videolle, jota olen miettinyt ties kuinka kauan, että se pitäisi leikata, mutta työmäärä on hirvittänyt. Pitää suunnitella ja pilkkoa työ sopiviin pieniin paloihin ja edistää videota systemaattisesti hiljalleen.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!