Tehosta projektityötä -Johda hanketta 80/20 -periaatteella

Tehosta projektityötä antaa ohjeet projektin läpiviemiseen. Kirjassa käsitellään projektin johtamisen eri vaiheita tavoitteen asettamisesta projektin lopettamiseen ja jälkihoitoon. Pääkohdat on koottu omiksi luvuikseen, joita ovat: päämäärä, ihmiset, keskittyminen, vuorovaikutus, muutokset, ongelmat ja jatkuva parantaminen. Kirjan lukemalla saa yleiskuvan projektin läpiviemisestä ja projektin johtamiseen vaikuttavista seikoista. Mihinkään osa-alueeseen ei mennä kovin syvälle. Teos onkin yleisluontoinen ja selkeä esitys projektin läpiviemisestä.

Kirjassa käsitellään myös 80/20 periaate. Sen mukaan jotkut asiat merkitsevät toisia enemmän, ja siksi tulisi keskittyä ydinasioihin. Pareton periaateen mukaan missä tahansa ilmiössä 80 % seurauksista johtuu 20 %:sta syitä. Toisin sanoen 20 % ponnistelusta tuo 80 % tuotoksesta. Pääasia on päämäärän selkeys, ei yksityiskohtien hallinta. Projektipäällikön tärkeimpiin tehtäviin kuuluukin päämäärän ja tavoitteiden kirkastaminen. Hänen tulee edistää sitä, että muut tekevät oikeita asioita.

Projektin vaiheita ovat:

1. Käynnistys (päämäärät ja tavoitteet)
   1. Tavoitellun lopputuloksen sisältö paremmuusjärjestyksessä, riskit
   2. Projektin kokonaisluokan hahmottaminen ja aikataulu.
2. Suunnittelu (työnjaon suunnittelu ja aikataulutus)
   1. Tehtävien jakaminen pienempiin osiin, tehtäväjärjestys ja aikataulutus,
   2. Työkuvaukset -muuttuvat kustannukset -budjetti,
   3. Halliintokäytännöt
3. Suoritus ( toiminta)
   1. Lähtöpalaveri
   2. Viikkopalaverit -> tavoitteiden kirkastaminen
   3. Laadun tarkkailu
4. Valvonta (raportointi)
   1. Aika, raha, lopputulos, toiminta
   2. Muutosten hallinta, ongelmatilanteiden selvittäminen
5. Lopetus (aikaansaannosten luovuttaminen asiakkaalle)
   1. Jatkohoito
   2. Oppimista edistävät projektiryhmän sisäiset arvioinnit
   3. Asiakkaan haastattelu

Projektityökaluja:

PERT (-verkko tai -juna)

Gant -kaavio

WBS

Pistetaulukko

Muistilista projektin johtoryhmän agendan luomiseen:

1. Edellisen kokouksen pöytäkirja
2. Sovittujen tehtävien tilanne
3. Projektin tilanne
4. Riskit (esim. Swot -matriisi)
   1. Mitä hyviä suorituksia meillä on, mitä sisäisiä vahvuuksia?
   2. Mitä sisäisiä heikkouksia meillä on ja miten voimme kiertää tai eliminoida ne?
   3. Mitä ulkoisia mahdollisuuksia meillä on, kuinka pääsemme niihin käsiksi?
   4. Mitä ulkoisia uhkia ja riskejä on näkyvissä? Mitä niille on tehtävissä?
5. Ongelmat
   1. Ykkösluokan virheet ja ongelmat (katastrofit) -pakko tehdä jotain heti
   2. Kakkosluokan virheet ja ongelmat (haitalliset, mutta eivät estä etenemistä) -puuttumisen ajankohta päätetään erikseen.
   3. Kolmosluokan virheet ja ongelmat (häiritseviä, mutta ei merkittävää haittaa) -siedetään, kierretään ja korjataan myöhemmin.
6. Muutokset
   1. Kuka muutosta tarvii ja miksi?
   2. Kustannus ja arvioitu valmistumisaika
   3. Miten vaikuttaa projektin aikatauluun?
   4. Koituuko muita kuin toteutuskustannuksia?
   5. Voiko muutoksen jättää toteuttamatta tai toteuttaa myöhemmin?
7. Muut asiat
8. Yhteenveto uusista asioista
   1. Lupaukset siirtyvät tulevissa kokouksissa seurattavien tehtävien listalle.
9. Yhteenveto päätöksistä

Neuvottelussa on tärkeää:

• Erottaa ihmiset ja ongelmat
• Keskittyä molempien intresseihin
• Etsiä vaihtoehtoja
• Käyttää objektiivisia kriteerejä

Taivuttelun periaatteet:

• Vastavuoroisuus
• Johdonmukaisuus
• Sosiaalinen hyväksyttävyys
• Pitäminen
• Auktoriteetti
• Niukkuus