Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtuma on tilaisuus - tiimiakatemian synttärit, #tiimiakatemia25

Tapahtuma on tilaisuus – Tiimiakatemian 25-vuotissynttärit

Kirjoitettu 27.02.18
Esseen kirjoittaja: Iiris Nokka
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Vallo, Eija Häyrinen
Kategoriat: 1. Oppiminen, 2. Yhteisöllisyys, 2.1. Verkostot ja sosiaalinen pääoma, 2.3. Yhteisöllisyyden kehittämisen työkalut, 3.2. Yrittäjän taidot ja työkalut, 9.10 Tapahtumat

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tiimiakatemian 25-vuotissynttärit oli lähestymässä, kun kirjotin alkua tästä reflektiosta. Nyt se on kuitenkin ohi ja täydensin juttuja myös näin jälkikäteen mietittynä. Projekti alotettiin kesäkuussa 2017, joten on jotenkin hullua, että se on nyt ohi!

 

Tapahtuma on tilaisuus - tiimiakatemian synttärit, #tiimiakatemia25

 

TAPAHTUMAN PAIKKA, AIKA JA KESTO

 

Synttärithän piti tosiaan olla ensin Paviljongissa. Muutaman kymppitonnin menoerä pelkästä paikasta kuitenkin oli liikaa, jonka takia me kartotetttiin hirveesti muita paikkavaihtoehtoja. Ja ihan kun yllättäen, sellanen löytykin oman nokan edestä heh. Ja onneksi me päädyttiin tänne Piipun juurelle! Paikka oli tunnelmallinen, kotoisa 25-vuotissynttäreille ja tarjosi paljon vaihtoehtoja juhlia. Toisaalta, ongelmia ja selvitettävää oli jonkun verran vuokranantajan sekä JAMKin kanssa. Mutta tässä ollaan ja niistä selvittiin!

 

Tapahtuma on tilaisuus - tapahtuman järjestäminen, tapahtuma

 

Yhessä jutussa mentiin synttäreissä taas metsään: ne oli samaan aikaan yrittäjäjuhlien kanssa. Tai no, ei nyt ihan super metsään, mut aika lähelle kuitenkin. Yrittäjäjuhlat on tapahtuma, jonka kanssa meillä on jossain määrin sama asiakaskunta, jonka takia voisi viettää näitä juhlia eri päivinä. Ehkä ensi vuonna?

Ajankohtaa jumpattiin jonkun verran muutenkin, juurikin yrittäjäjuhlien takia. Loppupeleissä siinäkin ehkä jammailtiin ja pohdiskeltiin vähän liian kauan –ottaen huomioon että me silti päädyttiin samaan päivään yrittäjäjuhlien kanssa. Päätöksiä ni pääsee jutuissa eteenpäin!

 

 

KUTSU TAPAHTUMAAN

 

Tapahtuma on tilaisuus - Page 5

 

Kutsu voidaan lähettää kirjeitse, sähköpostitse, yksityisviestillä tai ihan jollain muulla tavalla. Sen tulisi avata tapahtumaa sen verran, että kiinnostus herää ja asiakas tuntee itsensä tervetulleeksi. Ennen varsinaista kutsua, suunnittelun alkuvaiheessa asiakkaille kannattaa lähettää save the date –kutsu, kun päivämäärä on lyöty lukkoon. Tällöin varmistetaan myös se, että innokkaimmat varaavat kalenteristaan tyhjää tilaa!  Näiden kutsujen lisäksi muutama päivä ennen juhlia on aika lähestyä asiakkaita ja kerrata tärkeät pointit tapahtumasta – lähinnä perusjuttuja. Samalla on aika innostaa ihmiset juhlatunnelmaan.

Vielä viimeiseksi, tapahtuman jälkeen on aika kiittää. Jälkimarkkinointi kuuluu markkinointiin, eikä täten tapahtuman hommat lopu heti tapahtumapäivään. Sen jälkeen on aika korjata jäljet (myös konkreettisesti siivota, jollei sitä ole ulkoistanut) ja muistuttaa vieraita siitä, kuinka mahtava tapahtuma olikaan kyseessä. Ehkä nostaa tapahtuman muistot esille esimerkiksi kuvien ja koontivideon merkeissä, muistuttaa että ensi vuonna juhlitaan taas!

 

 

OHJELMA

 

Tapahtumaa järjestäessä supertärkeää on käydä tapahtuma läpi asiakkaan silmin. Mihin hän jättää takkinsa, mistä tietää astua oikeasta ovesta sisään? Onko pöydässä lautaset viimisenä, vai olisiko helppo laittaa ne ensimmäisiksi, jotta ruokaa voi kasata lautaselle? Pieniä ja isompiakin asioita tulee mieleen tässä kohtaa. Ja kun tapahtuman palvelupolku käydään läpi, se kannattaa oikeasti kävellä läpi. Ringissä istumalla ei oikeaa tilaa osaa hahmottaa.

 

Tapahtuma on tilaisuus - Page 4

 

Tapahtuman palvelupolun lisäksi kannattaa luoda tapahtumaviikolle/päivälle aikataulut. Kuka on missäkin ja mitä hommia täytyy hoitaa? Excel toimi tässä oikein kätevästi. Uusi välilehti, uusi päivä.

Esiintyjät kuuluvat useaan tapahtumaan, niin myös meidän omaan. Henkilökunnan tavoin myös heidät on briiffattava. Meillä helpon teki tästä sen, että esiintyvä bändi oli entisiä Tiimiakatemialaisia, ja he todella tiesivät minkälaisesta porukasta on kyse. Ja kaiken lisäksi, johtuen ehkä akatemiataustasta, bändi oli tosi pidetty. Ja miten esiintyjistä pidettiin huolta tapahtuman ajan? Teknikot oli heitä varten, mutta toki jotain lisähuoltoa heitä varten olisi voinut miettiä.

 

 

TARJOILUT

 

Tarjoilulla puhun nyt sekä ruokailu- että juomatarjonnasta. Ja sitähän meillä oli molempia!

Ruokailu järjestyi meille Sodexon kautta, ja isona ilonaiheena huomasimme, että heidän ruokansa miellytti meidän asiakkaita erittäin hyvin! Se oli monipuolista, jopa joidenkin mieleen liian monipuolista (voiko tällaista ongelmaa edes olla?) Ruokavaliot oli huomioitu hyvin, ja menua oli suunniteltu useamman tapaamisen ajan. Henkilökunta ruokailuun tuli samaisen yrityksen kautta. Kaikki onnistui helposti, kun yksi yritys hoiti kaiken ruokailuun liittyvän.

 

Tapahtuma on tilaisuus - Page 2

 

Entäpä se anniskelu? Siitä voisikin jutustella pidemmän tovin. Aloitetaan työntekijöistä. Jos tapahtumaan on tulossa sekalainen seurakunta työntekijöitä, joista osalla on kokemusta ja osalla ei, kannattaa perehdytykseen panostaa. Siihen kannattaa varata aikaa ja varautua kertomaan kaikki oleellinen. Se me tässä opittiin. Meillä oli sekalainen seurakunta työntekijöitä ja liian vähän aikaa perehdytykseen, jota ei oltu suunniteltu. Katastrofin aineksia, muutama?

 

Anniskelussa muuten on tosi tarkat lupajutut, jonka lisäksi tarvitaan esimerkiksi baaritiski, juomat, baarimitat, lasit mihin anniskella, hinnasto, muutama kyltti ja ne työntekijät. Tarkkaa on myös se, mihin kaikki alkoholit päätyy ja mitä on ostettu sisään. Toisaalta siitä saa hyvää lisätuloa, mutta toisaalta se vaatii myös työtä.

 

 

TAPAHTUMAN YHTEISTYÖKUMPPANIT

 

Miä olin se, joka oli meidän tapahtumassa vastuussa kaikista yhteistyökumppaneista ja sponsoreista. Samalla vastasin myös siitä, että yhessä meidän tiimin Aleksin kanssa hankitaan koko Juhlaviikolle yhteistyökumppanit (Partuksen Heikin avustuksella).

Ja kuinka epämiellyttävä tää tehtävä olikaan. Ihan vaan sen takia, että menin huolella mun mukavuusalueen ulkopuolelle. Myyminen ei nimittäin ole lähellä sydäntä, enkä ollut tehnyt tällaista ennen. Meillä oli loppupeleissä kuitenkin kasassa lähes 20 000€ yhteistyökumppaneilta koko Juhlaviikolle. Mun mielestä tosi hyvin, vaikka tavotteesta jäätiinkin.

 

”LAINAUS Meillä on tarjota teille näkyvyyttä ja mainitaan teidän meidän nettisivuilla ja somessa”

 

Yllä oleva lainaus ei vakuuttanut oikeastaan yhtäkään yritystä. Yritys yritykseltä opin, että lähestyttävää yritystä kiinnostaa lähinnä, miten he hyötyvät tapahtumasta. Näkyvyyden hyötyä yritykselle on nimittäin vaikea todentaa. Yhteistyökumppanit haluavat jotain konkreettista tai spesiaalia näkyvyyttä: omia tuotteita tai mainosmateriaalejaan esille, itse tapahtumaan esittelemään yritystä, näkyvyyttä tuotteille tai vaikka erikseen suunnitellun tapahtuman osan heidän nimissään, heidän näköisenään. Ja mitä kaikki yritykset haluavat? Asiakkaita. Jos pystyt osoittamaan yhteistyöyrityksen saavan lisää asiakkaita, se on tuhannesti helpompi saada mukaan.

 

Yhteistyökumppanien hankkiminen tapahtumaan

 

Tapahtuma on tilaisuus - yhteistyökumppanit, tapahtuman järjestäminen

 

  1. Tutustu yrityksiin ja käytä kontakteja. Onko joku yritys tehnyt organisaatiosi tai yrityksesi kanssa yhteistyötä jo joskus aikaisemmin? Käytä kontaktisi ja pyydä apua, helpointa on lähteä liikkeelle tutuista yrityksistä.

 

  1. Luo selkeä tukimateriaali, jonka voit liittää jokaiseen sähköpostiin. Kerro tiivistetysti, mistä on kyse: tapahtuman kesto, asiakaskunta ja määrä, ohjelma, teema ja tapahtuman tavoite. Sen lisäksi voit liittää mukaan valmiiksi suunnitellut, suuntaa antavat yhteistyökumppanipaketit.

 

  1. Tukimateriaali auttaa, mutta todellisuudessa se on vain pohja, jonka päälle on helppo rakentaa vielä lisää. Personoi viesti yritykselle ja mieti vielä, mitä juuri tämä yritys voisi tapahtumastasi saada. Minkälainen yhteistyö heitä voisi kiinnostaa? Mieti vielä, kohtaako tapahtuman arvot yrityksen arvojen kanssa. Kokoa suora ehdotelma, josta yritys näkee heti, mitä se saa ja millä hinnalla.

 

  1. Kun ensimmäinen lähestyminen on tehty, soita perään tai lähetä lisätietoja sähköpostitse. Älä luovuta, jos et saa yritystä kiinni. Yritä kiteyttää asiasi, kertoa hyödyt yritykselle ja siten saada aikasi siltä, jota yrität tavoittaa.

 

Kehitettävää yhteistyökumppaneiden kanssa

 

Myös yhteistyökumppanit kaipaavat tietynlaista ”jälkimarkkinointia”.  Tai yhteistyökumppaneista huolehtiminen ei lopu heti, kun yhteistyösopimus on klousattu. Siitä se vasta alkaa. Tätä me ei hoidettu tapahtumassa hirveen hyvin. Osan kanssa asiointi sujui hyvin, mutta osa olisi kaivannut tapahtuman näkyvyydestä kuvia, joissa heidän tuotteet tai materiaalit näkyy. Miten me ei tajuttukaan ottaa sellasia? Learn by doing, heh.

Me mokattiin yhden yhteistyökumppanin kanssa ihan kunnolla, sillä me hukattiin heidän rollup. Eikä se hävittäminen sinällään ihan kamala juttu ollut, muttei me infottu siitä asiakkaalle heti kun asia tiedettiin. Sen lisäksi asiakas joutu tavottelemaan meitä liian monta kertaa, eikä hän saanut meitä kiinni. Lopulta soitto meni päävalmentajalle asti, että mistä nämä tyypit saa kiinni. Kuten useaa muutakin yhteistyökumppania, myös tätä rollup-katastrofia, oli kontaktoitu vain sähköpostitse ja puhelimitse. Seuraavan kerran jokaista isompaa yhteistyökumppania menen tapaamaan ihan kasvotusten. Mutta mihin tämä moka sitten päättyi? Me saatiin puhelimitse läksytystä, maksetaan niiden uusi rollup ja mennään pyytämään kasvotusten anteeksi.

 

 

TOISTUVA TAPAHTUMA -SIINÄ ON PUOLENSA

 

Tiimiakatemia on viettänyt syntymäpäiviään jo monet vuodet. Joinakin vuosina isosti Paviljongissa ja jonain vuosina taas vähän pienemmin enemmän oman porukan kesken. Jatkuvuuden takaamiseksi joka vuosi on jotenkin uudistuttava ja tarjottava jotain erilaista. Jokainen akatemialla opiskeleva käy synttärit pelkästään opinahjonsa aikana kolmesti, eikä tiimiyrittäjiä voi laskea ’varmoiksi asiakkaiksi’. Joka vuosi he on vakuutettava uudelleen.

Suurempi vakuuttamisen aihe on alumnit. Jotkut ovat käyneet synttäreillä heti ensimmäisistä juhlista alkaen, ja osaavat ainakin vaatia kaikenlaista. Osa taas on niin traumatisoituneita (tai mitä lie), että pelkkä yhteydenotto Tiimiakatemialta heihin on jo liikaa. Oman haasteensa juhliin tuo se, että osa on ensikertalaisia ja osa käynyt vaikka viidet synttärit.

 

Tapahtuma on tilaisuus - Page 6

 

Plussaa tällaisessa toistuvassa tapahtumassa on se, että edellisistä vuosista kannattaisi ottaa oppia. Missä on onnistuttu ja mikä ei ole mennyt niin hyvin? Minkälaisia tapahtuman menot ja kulut ovat olleet, miten markkinoinnissa on onnistuttu?

 

 

Summa summarum. Tapahtuma oli ensimmäiseksi tapahtumaksi oikein onnistunut. Asiakkaat tykkäsivät erityisesti teemahuoneista, bändistä, tunnelmasta ja koristeluista. Baariin ja vessoihin ei kertynyt kauheita jonoja, sisään tullessa ehkä niidenkin edestä. Naulakko romahti, mutta minkäs sille sitten teet. Niin paljon tapahtui, että olen onnellinen tämän ollessa nyt ohi. Ja toisaalta onnellinen, että tuli tehtyä.

 

Iiris Nokka

www.seiiris.fi

050 540 3390

Tagit: , , , , , , , ,