Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tiimimme talous

Kirjoitettu 12.05.18
Esseen kirjoittaja:
Kirjapisteet: 2
Kirja: käytännön kirjanpito
Kirjan kirjoittaja: soile tomperi
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Akatemialla koen teorian opiskelun toisinaan haastavaksi. Toki, kun kirja ja projekti sattuvat yhteen, oppiminen on todellakin tehokasta: sitä, mitä kirjasta luet, pääsee suoraan testaamaan käytännössä, ja tämä auttaakin akatemialaisia saamaan paremman käsityksen asioista kuin pelkästään teoriaa pänttäämällä. Myös motivaatio oppimiseen voi olla parempi, kun nähdään miten opittu tieto vaikuttaa suoraan projektin etenemiseen ja myös tulokseen, tuloksen ollessa parhaimmillaan riihikuivaa rahaa firman tilille.

Kuitenkin tällä on myös kääntöpuoli; monesti asiat on opittava “kantapään kautta”, ja kaikkea hyödyllistä tietoa ei välttämättä ole heti käsillä kun projekti aloitetaan. Tämä kehittää toki tiedonhakutaitoja, joka onkin tärkeää, mutta entäs aiheet kuten sijoittaminen, pankkitoiminta, kirjanpito ja niin edelleen. Nämä ovat asioita joita on vaikea liittää mihinkään projektiin tai jopa tiimin toimintaan. Vaikka opiskelemmekin asioita ns. “tiimiä varten”, on yrittäjälle tärkeää ymmärtää mm. pankin toimintatapoja ja kirjanpitoa. Kirjanpitokin tietty koskee tiimiä, mutta se on vain kylmää faktatietoa: minulle tuottaa haasteita kirjoittaa siitä kovin lennokkaita ajatuksia jotka tiimiä auttaisivat. Koitan tässä reflektoinnissa käsitellä hiukan kirjanpidon teoriaa ja sudenkuoppia, sekä erikseen tiimimme taloudellista osaamista ja sääntelyä.

 

Mihin kirjanpitoa tarvitaan?

Kirjanpito voidaan jakaa sisäiseen ja ulkoiseen kirjanpitoon. Ulkoinen kirjanpito on kaikkia yrityksen ulkopuolisia toimioita varten: lainaa haettaessa pankki haluaa tietää yrityksen taloudellisen tilanteen ja maksukyvyn, ja mahdollinen sijoittaja haluaa tietää mikä on yrityksen käypä arvo. Verottaja on erityisen kiinnostunut yrityksen rahavirroista. Tästä johtuen ulkoinen kirjanpito on tarkkaan säännöstelty ja laissa määrätty. Tämä voi sisältää yksityiskohtia kuten mille päivälle laskut kirjataan kirjanpitoon, varaston inventointia ja monia muita säännöksiä.

Tämä kaikki on tarpeellista, jotta saadaan luotettavaa tietoa firman tilanteesta. Puutteellisesti hoidettu kirjanpito voi vääristää esimerkiksi yrityksen arvon tai verovelat. Esimerkiksi yrityksellä voi olla kiinteistöihin tai kalustoihin merkittyjä omaisuuksia, joiden arvo on kirjanpidossa uudenveroista lähellä, vaikka olisivat todellisuudessa purkukuntoisia, ja täten yritys näyttää paperilla varakkaamalta kuin on. Tai yrityksen pankkitili voi näyttää jollakin hetkellä olevan 10 000 euroa plussalla, mutta puolet tästä on alv-velkaa, ja toinen puoli menee pian hankittavaan kalustoon.

Jotta firmassa vältyttäsiin kassakriisiltä ja voidaan arvioida yrityksen budjetin riittävyyttä, on erikseen myös sisäinen laskentatoimi/sisäinen kirjanpito. Tämä tarkoittaa yrityksen omaan käyttöön tuotettua tietoa, esimerkiksi tulevia menoja ja tuloja, arvioita projektikuluista ja niin edelleen. Kirjanpito tuottaa siis ulkoisten sidosryhmien lisäksi myös yrityksen johdolle muille näkymätöntä tietoa, jota käytetään päätöstentekoon. Tällaisia ovat mm. kassavirtalaskelma ja budjettilaskelmat, tuotteiden katelaskelmat, erilaiset kustannuslaskelmat ja niin edelleen.

Vaikka kirjanpito ulkoistetaankin käytännössä aina kirjanpitäjälle (ei välttämättä kaikista pienimmissä yrityksissä), niin on itse yrittäjällä tai johdolla syytä olla kirjanpidon perusajatukset hallussa. Tällöin kirjanpitäjältä voi sitten kysyä tarkennuksia ja mahdollisuuksia joita ei muuten tule mieleen! Esimerkiksi itse opin mm. että siirtämällä tavaroita yritykselle tai toiminimelle, voidaan se katsoa yksityissijoitukseksi, ja lisäksi vähentää firman tulosta. Voin siis laittaa esimerkiksi yli 1000e arvoisen puolijoukkuetelttani firman nimiin, koska käytän sitä tulonhankintaan. Firma saa tienata 1000e enemmän verottomana, ja voin ymmärtääkseni myös nostaa tuon 1000e firmasta myöhemmin ilman veroseuraamuksia. Tämä riippuu toki firmankin muodosta. Tällaisia asioita ei välttämättä muuten tule puhuneeksi kirjanpitäjälle.

Toinen iso oppi on, että mitenkä paljon halvemmaksi kaikki tulee firman kautta. Kaikki mitä ostat työkäyttöön, kannattaa ostaa firman nimiin, tai vähintään ilmoittaa verottajalle tulonhankintakuluna. En aiemmin ajatellut asiaa kummemmin, vaan maksoin useita opuksia tai muita työvälineitä omasta pussistani, mutta verrataanpa esimerkiksi kännykän ostamista joko palkallisena, tai toiminimellä firman käyttöön:

Työni arvo on 1500e. Tästä työnantaja vähentää erilaisia sivukuluja, ja maksaa minulle 1000e. Tästä summasta vähennetään ensimmäiset verot. Kun käteen jäävällä 800-900 eurolla (joillekin vielä vähemmän) marssin kauppaan, maksan toiset verot, eli arvonlisäverot kännykästä, 24%. 800 eurollani saankin lopulta vain 650 euron arvoisen kännykän itselleni, jonka sitten laitan veronvähennyksiin. Sitten sama homma toiminimellä: työni arvo on 1500e, jonka laskutan asiakkaalta. Ostan sillä rahalla kaksi 650e arvoista kännykkää ja vielä toimistotarvikkeet kaupan päälle, ja haistatan verottajalle paskat.

No ihan näin simppelisti se ei mene, joudun esimerkiksi maksamaan arvonlisäverot, mutta saan hyvittää ne omasta alv-velastani. Kuitenkin ero maksetussa summassa on melkoinen, eikä sitä tavallinen duunari tule ajatelleeksi. Kirjanpidon ja verotuksen ymmärtäminen mahdollistaa näiden asioiden vertailun

 

Talkootyöllä talkootulos: yhteiskassa?

 

“Omassa osuuskunnassamme pystymme tutkimaan taloudellista tilannettamme muun muassa taseen, tuloslaskelman, pääkirjan ja päiväkirjan avulla. Joulukuun loppuun mennessä liikevaihtomme oli reilut 7 000 euroa, josta puhdasta voittoa on pikkuisen reilu 6 000 euroa, liikevoittoprosentin ollessa noin 84. Prosenttina tämä olisi missä tahansa yrityksessä todella kova, mutta tämä johtuu suurilta osin siitä, että yrityksen tililtä ei ole maksettu kenellekään yhtään palkkaa tai päivärahoja”

 

Näin eräs tiimiläiseni kuvailee reflektoinnissaan kirjanpitoamme. Ihan näin mukavasti ei kuitenkaan ole; muut tiimiläisemme eivät kukaan ole nähneet pää- tai päiväkirjaa (joista kirjanpidon tapahtumat näkee joko ajallisesti tai tileittäin eriteltyinä), ja muutenkin olemme aika kujalla taloudellisesta tilanteesta tai kuluistamme. Emme tiedä tarkalleen, paljonko rahaa on tulossa, ja paljonko menossa. Tai no, tiedän ettei sitä ole kovin paljoa tulossa.

 

Taloudellinen seuranta ei siis ole… parhaimmillaan, mutta tällä ei ole tekemistä kyseisen tiimiläisen kanssa, vaan koko tiimin. Kukaan meistä ei ole oikein kysellyt tai selvitellyt enempää, emmekä ole sopineet kovin tarkasti rahankäytöstä. Toki, jos tarvitset projektiin rahaa, niin esität tiimille budjettilaskelman (joka voi olla hyvinkin alkeellinen), ja sen jälkeen kukaan muu ei taida seurata rahankäyttöäsi. Firmamme ja projektimme ovat sen verran pieniä, että erillisiä tilejä projekteille tuskin kannattaa harkita. Voisimme kuitenkin tehostaa seurantaa projektikohtaisesti, eli mitenkä tarkasti menot ja tulot toteutuvat milloinkin. Esimerkiksi . Toisinaan itseäkin kiinostaisi katsoa, mihin kaikkeen sitä rahaa oikein menee.

 

Osuuskuntamme rahavirrat ovat myöskin aika minimaalisia, ainakin verrattuna lennokkaisiin tavoitteisiimme. Yksi tavoitteemme vuodelle 2018 oli 250 000e liikevaihto, ja ensimmäisen 4 kk olemme päässeet kenties 15 000 liikevaihtoon. Tahti ei ole firmalle kummoinen, mutta toisaalta jos sitä tarkastelee talkootyön kannalta niin tulos on yllättävän hyvä. Vaihdammekin tiimin sisällä juuri GAP-järjestelmään, jolloin jokaisen tienaama raha joka ylittää tietyn pohjasumman, on hänen omassa “käytössään”. Uskon että tämä on hyvä muutos, koska vaikka olenkin ehkä ainut tiimissä joka on puhunut GAPin puolesta, on silti välillä ollut havaittavissa haluttomuutta työntekoon. Tiimin jäsenille saattaa mennä viikonloppu tai krapula etusijalle vaikka olisi töitä tarjolla, mutta toisaalta niin menee minullakin helposti jos työstä ei saa mitään kiitosta. Tiimistä lähtenyt jäsen nimitti tätä järjestälmää kerran “kommunismikassaksi”, ja se oli mielestäni ihan osuva nimitys, sillä se ei motivoi ketään tekemään töitä kovempaa kuin viereistä kaveria. Jos joku paiskiikin toista ahkerammin töitä, valuu hyöty näistä töistä yhtälailla tiimin laiskemmille jäsenille, eikä tämä ole omiaan motivoimaan 2-päivän duuniputkeen muiden pitäessä hauskaa. Tästä syntyi esimerkiksi tiimiakatemian syntymäpäivillä erikoinen tilanne: töissä ollessani tienasin rahaa yhteiskassaan, josta muut jäsenet maksoivat pääsymaksut ja juomia tapahtumassa; mitään erityistä hyötyä itselle ei ollut töissä olemisesta. Lopulta minun olisi ollut aivan sama olla juomassa yhteisestä kassasta lopputiimin kanssa.

 

Noh, oikeasti minulla oli hauskaa olla töissä, ja nautin tapahtumasta kovasti vaikka olinkin JV:n roolissa, kenties enemmän kuin jos olisin ollut vapaalla? Mutta pointti tässä oli tuoda tilanteen erikoisuus. Voiko oikea firma pyöriä tällä tavalla, jossa yksilöä ei palkita mitenkään suorituksesta, vaan odotetaan että kaikki tekevät työtä vain hyvää hyvyyttään parhaansa mukaan. Minulle on pari kertaa sanottu asioita kuten “me ollaan täällä duunissa”, ja “ollaan oikeissa töissä, ja pitää suhtautua sillä tavalla…(esim. työaikoihin)”. Tulee väkisin mieleen kuulemani sanonta; “työn ja harrastuksen ero on, että työstä saa palkkaa”. Yrityksemme toiminta onkin päässäni vaikuttanut hiukan harrastelulta.

 

En tiedä kannattaako minun kirjoittaa noin, koska tiimiläiset sitä varmasti kauhistelevat, niinpä pitääkin tarkentaa: En näe mitään ylitsepääsemätöntä ongelmaa, tai minulla ei ole mitään tätä “harrastelua” vastaan, vaan tykkään olla tiimissä ja tehdä hommia, mutta en vain kykene suhtautumaan siihen tällä hetkellä samalla vakavuudella kuin esimerkiksi töihini. Ja kyllä, otan tiimin asiat vakavasti, mutta töillä maksan asumiseni, ruokani, harrastukseni, ja ylipäätään elämiseni. Siksi kun työnteko ja tiimin vaateet kohtaavat, joudun laittamaan monesti työt etusijalle. Ja siksi myös tympäisee, kun joka sanoo että “olet täällä töissä”. No maksa sitten palkkaa prkl!

“No ei ole varaa maksaa”. Tästäkin puhuttiin, että firmalla ei ole rahaa maksaa jäsenille palkkoja. Näen ajatuksen kuitenkin päinvastoin: firmalla ei ole rahaa, koska emme maksa palkkoja. Kaikki raha mitä firmaan tulee, tulee jäsenten talkootyönä. Jos kuitenkin maksaisimme jäsenille palkkaa, niin kenties jäsenet innostuisivat tekemään enemmän rahaa firman kassaan. Hetki sitten sovittu GAP onkin hyvä esimerkki: jokaisen on tehtävä 300 euroa kuukaudessa, joka menee firman kuluihin. Ylimenevä osa jää jäsenen “omaan käyttöön”, eli hankintoihin tai palkanmaksuun. Jo tämä 300 euroa per jäsen on täyttyessään enemmän kun olemme aiemmin tienanneet, ja uskon että se on askel oikeaan suuntaan. Toki se tuo mukanaan omat haasteensa, kuten miten projektien palkat jaetaan, mutta tästä huolimatta koen itse että toiminta on jotenkin ammattimaisempaa, kun ei lähdetä siitä oletuksesta että kaikki työ on tehty tekemisen ilosta.

 

GAP – Jumalan kultainen lahja tiimiyrittäjälle?

Noh, olen puhunut gapin puolesta jonkin verran, varmaan tiimini kyllästymiseen asti. Pitää kuitenkin mainita myös kääntöpuolet; GAPissa on se vaara, että keskitymme liiaksi rahan tekemiseen. Voimme toki ajatella tätä työpaikkana (eikä niinkään oppilaitoksena), mutta onko silloin vaarana että alamme tehdä yksilöinä tylsiä rahantakomisprojekteja, miettimättä sen kummemmin tiimiä tai oppimistamme? Toki, kuten mainitsin, koen että GAPin käyttö “ammattimaistaa” toimintaa, ja toimimme enemmän kuin oikea firma, mutta kääntöpuoli onkin juuri tiimi ja oppiminen. Tiimiakatemian kiistaton etu jamkiin ja perinteiseen oppimiseen on mielestäni ajatustavan muutos, ei niinkään yksittäinen taito tai erikoistuminen. Pahimmillaan GAP voi rajoittaa tätä monipuolisuutta ja rohkeutta, sillä jos haluamme tehdä helppoa rahaa, istumme jypin kioskissa myymässä nakkimukeja 5 päivää viikossa. Tai no, jossain vastaavassa kun Jypillä ei ole pelejä.

Kun käytössämme on yhteiskassa, sen pitäisi myös yhdistää tiimiä tekemään enemmän yhdessä. Ja jos en itse ole jossain projektissa niin aktiivisesti mukana, vaikuttaa tulos kuitenkin minuun, eli kun p**** on osumassa tuulettimeen on minullakin syytä aktivoitua ja tehdä parhaani projektin pelastamiseksi. Kun tarkemmin asiaa pohdin, niin TEORIASSA yhteiskassa on tiimiyrittäjän täydellinen unelma (ainakin jos pohditaan sitä Patric Lencionen viiden toimintahäiriön kannalta): Se kannustaa ihmisiä vaatimaan toisilta tuloksia, seuraamaan toisten tekemistä, auttamaan toisia ja ylipäätään pitämään huolta yhteisistä asioista. Mutta kun mennään käytännön tasolle, on tämä melkolailla vaikeampaa. Yhteiskassaan rahan tekeminen voi olla heikko motivaattori, ja näkisin että sillon mennään enemmänkin tiimin “hitaampien” tai laiskempien tahdissa. Miksi kukaan tekisi enemmän töitä kuin vieruskaveri? No joo, ehkä silloin pitäisi motivoida vieruskaveri työskentelemään kovempaa, mutta kun tiimissä on ihmisiä hyvin eri lähtökohdista, tämä johtaisi käytännössä siihen että muutama jäsen tai esimerkiksi tiimiliideri joutuu paapomaan ja kaitsemaan hitaampia jäseniä jatkuvasti. Julmana riistokapitalistina uskonkin että paras on, kun jokainen saa työnsä mukaisen korvauksen.

Varsinkin kun tiimiläisten tilanteet ovat erilaiset: joku tekee tiimin ulkopuolella valtavasti töitä, ja joku keskittää kaiken aikansa vain tiimiin. Unelmatilanteessa kaikki tietty antavat täyden panoksensa, mutta emme elä täydellisessä maailmassa, ja kenties juuri GAPin tarjoama joustavuus tuntuu itselle hyvältä. Ei tarvitse vaatia muilta jatkuvasti panostamista, vaan jokainen tekee töitä sen mukaan paljonko haluaa ansaita. Toki tässäkin on tietty minimipanostus, mitä firma vaatii pyöriäkseen. Ja olemme tiiminä huomanneet, että toisilta asioiden vaatiminen on hyvin vaikeaa, kenties yksi vaikeimmista asioista tiimissä. Firmassa tasavertaiselta ihmiseltä, joka ei ole lupautunut tekemään jotain asiaa, on mahdoton vaatia tai pakottaa mihinkään. Tässä kohtaa tarvitaankin toistemme johtamista ja motivointia, ja ihmisen motivoiminen hänen omasta tahdostaan ja lähtökohdistaan onkin mielenkiintoinen aihe, jota en tässä ehdi käsittelemään. Kuitenkin tiimissä on ollut epätietoisuutta siitä, miten paljon töitä vaaditaan. Kesäksi tämä selkenee, kun jokaisella on yksi selkeä tavoite, 3×300€, ja kun se täyttyy niin homma on kunnossa.

Minä, kirjanpitäjä?

No ei ikinä! Kirjanpidon perusasioihin on mukava perehtyä, ja oman firman tai talouden lukujen pyörittely antaa tietyn tyydytyksen tunteen, mutta vieraan firman kirjanpitoa (tai varsinkaan useamman) minua tuskin kiinostaa pyörittää. Kirjanpito on kuitenkin tärkeä taito joka jokaisella vähänkään vakavammalla yrittäjällä pitää jollain tasolla olla hallussa. Toistaiseksi minulla on vain pintaraapaisu kirjanpitoon, ja uskon että selviäisin pienen toiminimen tai jopa osuuskuntamme kirjanpidosta, mutta toiminnan kasvaessa kirjanpidon ulkoistaminen on ehdottoman järkevää. Oma osuuskuntamme ulkoisti kirjanpidon alusta alkaen, mikä on järkevää. Aion kuitenkin perehtyä kirjanpitoon hiljalleen lisää, koska koen aiheen mielenkiintoiseksi ja tunnen että saan jatkuvasti uusia pointteja joita voi viedä heti käytäntöön.