Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tulokseen tiimityöllä

Kirjoitettu 10.02.13
Esseen kirjoittaja: Essi Ruuskanen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tulokseen tiimityöllä
Kirjan kirjoittaja: Karl-Magnus Spiik
Kategoriat: 1. Oppiminen, 1.2. Oppimisen taidot ja työkalut, 2. Yhteisöllisyys, 2.2. Tiimityön taidot ja työkalut, 4. Johtaminen, 4.5. Projektien johtaminen

Tulokseen tiimityöllä, 5.0 out of 5 based on 1 rating
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)

When the best and the brightest come together, the possibilities are endless.

Kokeilen nyt jotain uutta. Perinteisesti kirjaa lukiessani kirjoitan muistiinpanoja sitä mukaan, kun ajatuksia herää. Esseeni koostuvat omasta suhtautumisestani kirjan teorioihin ja miten voisin soveltaa niitä projekteihin, tiimin kehittämiseen, omaan toimintaani ja niin edelleen. Koin tämän tyylin toimimattomaksi, sillä kirjoitin vain ja ainoastaan siitä, miten asiat on kirjassa esitetty. Tällä kertaa kirjoitin ylös asioita, joihin haluan saada teoriatietoa ja mahdollisia vinkkejä toimintamme parantamiseen jo ennen kuin avasinkaan kirjan ensimmäistä sivua. Nyt minulla on päämäärä. Ennen kuin aloitin Karl-Magnus Spiikin kirjan Tulokseen tiimityöllä lukemisen, kirjoitin ylös seuraavia kysymyksiä:

  • Miten tehostaa Million tiimityöskentelyä?
  • Miten pystyisimme tiiminä toimimaan yhtenäisemmin ja kehittämään itsellemme toimivamman tavan työskennellä isommalla kokoonpanolla?
  • Kuinka voisimme tehostaa projektijohtamista?
  • Millaisia työvälineitä ja teorioita tarvitsemme tavoitteiden saavuttamiseksi?

Lähdin miettimään, millainen on ollut Million tapa työskennellä ensimmäisen puolen vuoden aikana. Olemme hyvin spontaani tiimi, joka lähtee rohkeasti kokeilemaan uusia haasteita lyhyelläkin varoitusajalla. Haluamme saada perusasiat kuntoon nopeasti, jotta saisimme yrityksemme toiminnan käyntiin mahdollisimman tehokkaalla aikataululla. Teemme paljon asioita fiiliksen mukaan, jolloin projekteihin lähteminen tapahtuu kunnianhimoisesti ja intoa puhkuen, hyvällä asenteella höystettynä. Mutta riittävätkö innovatiiviset ideat ja herkulliset tavoitteet toimivaan työskentelyyn? Ei. Koen suurimmaksi haasteeksemme suunnitelmallisuuden puutteen. Lähdemme ehkä turhan rohkeasti havittelemaan haastavia asiakkuuksia liian nopealla aikataululla. Monesti temmellyksessä kattavat projektisuunnitelmat uupuvat, joka vaikuttaa työn tehokkuuteen. Lähdin hakemaan kirjasta hyviä vinkkejä ongelmien ratkaisuun sekä konkreettisia apuvälineitä, joita voimme hyödyntää tiimityöskentelyssä. Sainko niitä? No kyllä. Itse kirjan sisältö oli melko samanlaista kuin muissakin tiimikirjoissa, mutta koin kirjan lopussa olevat liitteet todella hyödyllisiksi tulevaisuuden Milliota ajatellen.

”Kaaoksessa saadaan paljon aikaan, mutta riskit ovat suuret ja tuloksia on vaikea ennustaa.” Tämä kuvaa mielestäni tiimimme tilannetta. Kuten monet tiimimme jäsenet sanovat ”Meillä vallitsee sellainen hallittu kaaos.” Spiik kertoo, kuinka kaaoksen sisällä vallitsee kuitenkin looginen järjestys, jota emme välttämättä itsekään vielä ymmärrä. Esimerkiksi joidenkin järjestämiemme tapahtumien suunnittelun loppuvaiheessa projektiryhmien keskuudessa on vallinnut pieni paniikki, jolloin epäillään koko tapahtuman onnistumista. Loppupaniikissa asiat kuitenkin järjestyvät oletetulla tavalla, vaikka usko on meinannutkin loppua. Onko meillä kuitenkin alitajunnassa looginen järjestys hoitaa asiat kunnialla, vaikka aika ja resurssit tuntuvatkin loppuvan kesken?

Olemme käyneet muutamia kertoja treeneissä läpi isompia projekteja koko tiimin kanssa, jolloin projektiryhmä on saanut todella paljon hyödyllisiä vinkkejä projektissa etenemiseen. Ihmettelen, miksemme tee tätä useammin, sillä olisi todella hyödyllistä käydä Million jokainen projekti läpi yhdessä. Olemme toimineet projektiryhmiemme keskuudessa melko itsenäisesti, jolloin emme saa tarpeeksi erilaisia näkökulmia asiakkuuteen. Emme välttämättä pyydä tarpeeksi apua tiimin muilta jäseniltä, vaan yritämme ensin selvitä haasteista projektiryhmän kesken. Luin kirjasta hyvän esimerkin, jonka avulla jokainen tiimimme jäsen pääsisi varmasti eteenpäin tekemisissään. Esimerkiksi treeneissä voisimme käydä kierroksen, jossa

  1. Jokainen kertoo, keneltä haluaisi saada jonkin neuvon ja mihin tilanteeseen.
  2. Sitten neuvoja annetaan.
  3. Seuraavalla kerralla voi jokainen kertoa, kenelle haluaisi antaa neuvon.
  4. Sitten ne annetaan.
  5. Mikäli tiimi on suuri, sovitaan kahden tai kolmen hengen pienryhmistä, jotka esimerkiksi 10 minuutin ajan antavat ja pyytävät toisiltaan neuvoja.

Eräs toinen asia, johon ainakin itse kaipaan kehittymistä, on projektiryhmien selkeämpi tehtävänjako. Meillä ei ole koko tiimille yhteistä tapaa johtaa projektiryhmää, jolloin kenelläkään ei ole tiettyä roolia projektin etenemisessä. Projektipäällikkö on yhteydessä asiakkaaseen ja hoitaa yleistä viestintää projektiryhmän kesken. Monesti se jää tälle tasolle. Haluaisin panostaa enemmän projektijohtamiseen, joten kaipasin siihen selkeämpää ohjeistusta itselleni. Kirjassa oli uuden tiiminvetäjän muistilista, jota sovelsin projektijohtamiseen tiimissämme seuraavasti:

Kaikki edellä mainitut haasteet johtuvat siitä, että Millio ei ole vielä kehittänyt tarpeeksi kattavia, yhteisiä pelisääntöjä. Järjestämme pian synnytyksen, jonka aiheena on Million kevät 2013. Toiveena on, että saisimme kehitettyä toiminnastamme yhtenäisemmän, jolloin kenelläkään tiimimme jäsenellä ei ole sellainen olo, ettei tiedä mitä pitäisi tehdä. Aloitimme tammikuussa kattavampien projektisuunnitelmien ja asiakaskäyntien agendojen teon, jotka ovat toimineet hyvin. Tavoitteena on jatkaa tästä vielä pidemmälle ja luoda Milliolle omat strategiat ja esitystavat synnytyksiin, tarjouksiin, asiakaskäynteihin, projektisuunnitelmiin, palavereihin ja niin edelleen. Tällöin on myös helpompi valvoa oman työmme tulosta ja kehittää jatkuvasti toimintaamme parempaan suuntaan.

Kirjan takana olevissa liitteissä oli heti ensimmäisenä tiimisopimus. Tiimisopimus auttaa tiimiä toimimaan itseohjautuvammin ja selkeyttämään yhteistä tavoitetta, jonka jokainen on allekirjoittanut. Tiimisopimus räätälöidään tiimille sopivaksi yhdessä, jolloin jokainen pääsee vaikuttamaan sen sisältöön. Mielestäni olisi hienoa, jos Millio kehittäisi itselleen tiimisopimuksen. Tiimisopimus selkeyttäisi valtavasti tiimin tarkoitusta ja päämäärää, joka ei jäisi kenellekään epäselväksi. Se motivoisi tiimiämme toimimaan yhteisillä pelisäännöillä ja loisi yhteenkuuluvuutta.

Kirjan esimerkki tiimisopimuksesta

  1. Tiimin nimi:
  2. Sopimusosapuolet (esim. tiimin jäsenet, lähin esimies ja johdon edustaja):
  3. Tiimin tarkoitus:
  4. Asiakkaat (ulkoiset ja sisäiset) ja yhteydenpito heihin:
  5. Vastuualue (vastuualueet, yhteiset/erilliset) ja valtuudet:
  6. Tiimin palvelut ja tuotteet:
  7. Tiimin tavoitteet ja mittarit:
  8. Tärkeimmät aineelliset resurssit:
  9. Henkiset (aineettomat) resurssit:
  10. Palkkaus- ja kannustinjärjestelmät:
  11. Miten tiimin vetäjä valitaan ja kuka hän on:
  12. Tiimisopimus tehdään vuodeksi kerrallaan ja päivitetään toimintasuunnitelman ja budjetoinnin yhteydessä. Sopimus voidaan päivittää myös silloin, kun markkinoilla tai organisaatiossa tapahtuu tai on tapahtunut oleellisia muutoksia.
  13. Tämä sopimus on tehty vuodelle…
  14. Allekirjoitukset:

 

Mitäkö käytäntöön? No kaikki. Aion käyttää kirjan yhteydessä olevia liitteitä apunani jatkossa, sillä niiden avulla ajatukset selkeytyvät ja pystyn helpommin ratkaisemaan ongelmia, arvioimaan oma-aloitteisuuttani, projektijohtamista, palavereja, tiimityöskentelyä ja vaikka mitä.

Stay tuned, Millio 2.0 coming soon!

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!