Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tuottajan käsikirja, Elina Saksala

Kirjoitettu 01.06.20
Esseen kirjoittaja: Carolina Tuomikorpi
Kirjapisteet: 3
Kirja: Tuottajan käsikirja
Kirjan kirjoittaja: Elina Saksala
Kategoriat: 2. Yhteisöllisyys, 4.4. Johtamisen haasteet, 4.5. Projektien johtaminen, 9.04. Johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tuottajan, mitä se tarkoittaa? Sanoisin lyhykäisyydessään moni alan osaajaa, joka huolehtii kokonaisuuden kasaamisesta ja loppuun viemisestä eli niin sanottu projektin johtaja.  Ala on valtava ja se hämmentääkin monia, koska suomessa käytetään vain yhtä sanaa tuottaja.  Tuottaja sanana ei avaa ollenkaan, millä alalla henkilö tekee työtä.  Tietenkin tässä tilanteessa sitä pitää itse osata kysyä. Tuottajat työskentelevät yleensä julkisyhteisöissä, kaupallisella alalla, mediassa, järjestöyhteisöissä, kustannusalalla ja taiteilijayhteisöissä.

Työ vaatii todella paljon itse tuntemista, itsensä johtamista, asioiden johtamista, ihmisten johtamista. Kirja oli hyvä herätys itselleni, koska olin järjestämässä festivaalia tälle kesälle, joka sittemmin peruuntui korona epidemian takia. Kumminkin mietin kahden muun projektin kautta, miten omat johtamisen taidot näkyivät itseni mielestä. On tullut paljon oivallettua, että projektin johtaja pitää olla koko ajan aikalailla saavutettavissa.  Kaikki asiat vaativat säännöllisyyttä, kuria, deadlinia. Ymmärsin näiden tärkeyden näissä pienemmissä projekteissa.

Kirjassa oli myös todella paljon kokeneiden tuottajien tarinoita, jotka inspiroivat jatkamaan kirjan lukemista.  Tarinat kertoivat eri tuottajien aloista, joista saikin enemmän käsitystä, mitä milläkin alalla tehdään ja miten.

Tuottaja on johtaja.  Tarkoitan tällä, että se on rooli mihin kasvetaan. Ei asema, mikä saadaan.  Ymmärsin kirjan kautta tämän tarkoituksen ja se on auttanutkin minua kasvamaan johtajaksi.  Johtajuus edellyttää itseni mielestä hyvää itsetuntemusta ja ihmisyhteisöiden dynamiikan tuntemusta.

Perinteinen johtaminen jaetaan kahteen osaan Ihmisten johtamiseen ja asioiden johtamiseen.  Jako ei ole itsestäni niin selvä se on oikeastaan aika väljä. Jos ihmisiä ei osata johtaa, niin ei asioitakaan tapahdu.  Roolit pitää jakaa selkeästi alussa, vastuu alueet ja rajoista pitää kiinni.  Jos yksikössä, esimies ohittaa tuottajan vastuu alueen on hyvin todennäköistä, että silloin on luottamuspula. Huomasin omassa projektissani jälkikäteen tämän luottamus pulan. Tämäkin syntyi, kun ei yhteen päivään ollut tavoitettavissa. Olisi pitänyt ilmoittaa tiimille, että muutto käynnissä. Omasta virheestä oppii parhaiten, onneksi maailma ei päättynyt tähän. Asia oli muutenkin sellainen, mikä olisi hyvin ratkennut seuraavana päivänä. Pahoittelin tilannetta ja homma hoitui sillä, nykyään olen vastuullisempi.

Käskyttävä ja kontrolloiva johtamistyyli johtaa vain heikompaan laatuun ja lepsumpaa suhtautumista tavoitteisiin. Luovan työyhteisön johtaminen edellyttää luottamusta.  Koen että oma tiimi on hyvin luova työyhteisö ja en usko, että käskyttävä tyyli sopisikaan tiimillemme. Meillä on toimivat pelisäännöt esimerkiksi avoin keskustelu, ilmapiiri rehti. Ainoana ongelmana koen, ettei meillä ole selvää päämäärää välitavoitteita tai pitkän ajan tavoitteita.

Kirjasta löytyi todella hyvä neuvo siihen, että johtajan pitää käyttää aikaa tiimin jäsenten kuuntelemiseen. Oikeus tulla kuulluksi lunastetaan tässä. Aito kuunteleminen, kannustaminen luo tiimille luottamusta ja turvallisuuden tuntoa. Mietinkin, että aika ajoin näitä voisi olla jopa enemmän Tiimiakatemialla kuin kerran vai kaksi vuodessa.

Hyvinä aikoina kun edetään suunnitelman mukaan suurempia ongelmia. Johtajan kannattaa satsata kannustamiseen, motivoimiseen, kehittämiseen ja luottamuksen kasvattamiseen.

Tiimin johtajan on hyvä ymmärtää, miten koota tiimi ympärille. Alussa monet aloittavat tuottajat tekevät sen virheen, että kokoavat tiimin lähipiiristään. Tässä kohtaa olisi hyvä miettiä, onko tapahtuman tai tuotannon kannalta kannattavaa.  Lähipiiri yleensä muodostuu samoista ajattelevista ihmisistä eikä muille näkökannoille, silloin jää tilaa tai löydy uutta näkökulmaa.

Miten sitten ryhmädynamiikka syntyy ryhmässä. Puhutaan eri vaiheista.

  1. Forming = Muotoutuminen
  • Muotuotumisen vaiheessa, jokainen etsii itsenäistä roolia ryhmässä. Vähän kuohuntaa ja etitään johto hahmoa.
  1. Storming = Kuohunta
  • Ryhmän sisällä voi olla vahvaakin kyseenalaistamista, sekä voi muodostua pieniä omia ryhmiä. Testataan toisten rajoja ja mielipiteitä tuodaan rohkeasti esille.
  1. Norming = Normiutuminen
  • Yhteistyö kehittyy, aletaan arvostaa toisiaan ja ilmapiiri paranee. Ihmiset alkavat, jopa joustamaan yhteisen hyvän vuoksi.
  1. Performing = Tehtävän suoritus
  • Vastuuta ja osaamista halutaan jakaa yhteisen päämäärän hyväksi. Kun turvallisuus lisääntyy, erilaisuutta aletaan sietää ryhmässä helpommin.
  1. Adjourning = Ryhmän hajoaminen
  • Kiitetään ja halataan, ollaan haikealla mielellä. Toisaalta ryhmä dynamiikka voi kesken projektin hajota tämä kertoo muutoksesta, milloin alkaa homma alusta.

 

On hauska lukea ja huomata, missä vaiheessa oma tiimi menee. Kuinka pitkällä ollaan ja mitä on vielä edessäpäin.  Puhutaan muutos vaiheista ja mitä se vaatii johtajalta. Eli kuinka tiimiä johdetaan muutosprosessin läpi. Eli työ hyvinvoinnista ja yhteistoiminnallisuudesta ei saa tinkiä. Koronan aikana tiimi on tehnyt oikean päätöksen sen suhteen, että olemme pitäneet päivä palaverit pakollisina ja huomannut sen positiivisen vaikutuksen.  Mitä enemmän vietetään aikaa, sitä paremmaksi tiimiksi tulemme.

Tuottajan palautteen anto pitää olla tasaista molemmin eli annetaan positiivista, sekä rakentavaa palautetta tasaisesti. Tämän merkitys on suuri tuottajan työssä, koska ihmiset haluavat saada palautetta työstään.  Puhutaan niin sanotusti asioiden ja ihmisten johtamisesta. Palautteella tähdätään parempaan laatuun ja parempaan vuorovaikutukseen työyhteisössä, motivaatioon.

Olemme juuri käyneet tiimin kanssa palaute treenit läpi, joka vei tiimiä ja yksilöä hurjasti eteenpäin. Uskon, että tulemme pitämään näitä jatkossakin, koska se mahdollistaa jokaisen yksilö tasolla kehittymisen hyvään suuntaan.

Tuottajan tuotekehityksessä, mitä sitä voidaan hyödyntää alalla. Sanotaan, että monet kulttuuri alan ihmiset ovat saaneet suuren avun siitä tv tuotannossa. Puhutaan niin sanotusti voisiko asiat tehdä toisin.  Voisiko tv tuotannon aloittaa toisella tavalla esimerkiksi pimeä katsomo.

Voisimmeko tiimin kanssa aloittaa välillä chek-outis:ta ja päättää treenit chek-in:iin. Mielenkiintoinen havainto, voisi katsoa olisiko tunnelma hieman erilainen.

Tuottajan projektinhallinta, mitä se tarkoittaa. Itselleni selkein kuva on, että ota kaksi askelta eteenpäin ja kolme askelta samaan aikaan taaksepäin. Tämä mielikuva siis kertoo lyhykäisyydestään, että moni asioita menee samaan aikaan päällekkäin ja niihin pitää osaa vastat nopeasti. Projektit ovat kumminkin kertaluontoisia hankkeita ja niille on rajattu tietty määrä henkilökuntaa, rahaa.

Projektin hallinnassa on kymmenen vaihetta:

  1. Tavoitteiden asettaminen = mitä, minne, milloin, kenelle, resurssit
  2. Aikataulutus = suunnittelu, toteutus vaiheittain, lomat
  3. Vaiheistaminen ja organisointi= välitavoitteet, tarkistuspisteet, vastuuhenkilöt
  4. Riippuvuuksien hallinta = työvaiheiden keskinäiset riippuvuudet, toimitusajat, logistiikka
  5. Resursointi = työsuunnitelma, osaava henkilökunta, tarkennettu budjetti
  6. Roolitus ja delegointi = optimaalinen työnjako, vahva johtaminen, delegointi
  7. Riskien hallinta = turvallisuus, likviditeetti, sopimukset kuntoon, tavoitteessa pysyminen
  8. Sisäinen viestintä = tiedon kulku, tiedotus, raportointi
  9. Tiedotus ja markkinointi = markkinointisuunnitelma talousarvioineen, brändinhallinta, kohderyhmät, oikea-aikaisuus
  10. Aloitus- seuranta ja ohjaus-lopetus = innostava aloitus, selkeä lopetus, palautus, kiitokset ja karonkka

Kun katson näin jälkikäteen projektin kymmentä vaihetta ja enkä päässyt vielä tänä kesänä toteuttamaan festivaaliani. Varmistuin vielä enemmän siitä, että olen oikeaan suuntaan menossa elämässäni.

Mietitään kumminkin hetki markkinointia, mitä se tarkoittaa tuottajan työssä? Sanoisin, että tuottaja luo otolliset olosuhteet muiden toiminnalle ja eliminoi esteitä eli puhuu paljon.  Mikä on jo itsessään markkinointia, sekä viestintää.

Markkinoinnissa on hyvä, miettiä: Mitä me olemme? Mihin me pyrimme? Keitä me olemme? Kysymykset auttavat havainnoimaan, minkälaisen brändin kanssa haluamme luoda.  Tärkeä on myös ajoitus, milloin markkinointi materiaali julkaistaan.

Tuottajan työhön kuuluu myös hallintovastuu eli hakea rahoitus projekteihin ja miettiä minkälainen on hyvä apu- raha hakemus.  Mihin olemme hakemassa rahaa?  Mitä, keitä se koskee, millä aikataululla hanke on tarkoitus toteuttaa ja missä. Hakijan on hyvä laatia itselleen tästä pieni projektisuunnitelma.

Apu rahoja hakiessa, kannattaa myös tarkkaa tutustua niiden säännöksiin, ettei tule yllätyksenä. Hyvä raha hakemus on lyhyt ja ytimekäs. Hyvänä esimerkkinä on istua hetki käsittelijän penkkiin.

Olen kanssa miettinyt, että tekisin kuituhampusta dokumentin. Tämä pieni sarja kertoisi suomessa työskentelevistä maatalousyrittäjistä, jotka yrittävät uudistaa suomen maanviljelystä kuituhampulla.  Kirjan luku siis todella tuli tarpeeseen, koska se auttoi ymmärtämään enemmän tv- tuotannon puolta.

Talousosaaminen ja budjetointi on tärkeää kokonaisuus tuottajan työssä, jotta niissä pysytään.  Neuvottelutaidosta on hyötyä tuottajan ammatissa, sattuneiden erimielisyyksien takia. Tällöin on helppo löytää kummallekin osapuolelle tyydyttävä ratkaisu. Sopimukset ovat hyvä tehdä kaikkien osa puolten kanssa ja sopimukset pitää olla kohtuullisia molemmille osapuolille. Tällöin säästytään isoimmilta ongelmilta.

Kirja oli hyvä kertausta itselleni, koska aikaisemmista tuottajan opinnoista oli jo aikaa. Kirja tarjosi hyvää muistiin palautusta.  Suosittelen kirjaa muillekin alasta kiinnostuville.

 

Projektitoimisto Sawake Osk.

Carolina Tuomikorpi

0405148833

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!