Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tuottajat tuottaa

Kirjoitettu 07.11.18
Esseen kirjoittaja: Niko Nenonen
Kirjapisteet: 6
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus – tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen, Elämystuottajan käsikirja, Mitä, Miksi, Kuinka: Käsikirja tapahtumajärjestäjille, Festival and special event management
Kirjan kirjoittaja: Vallo H, Häyrinen E, Tarssanen S, Iiskola-Kesonen H, Allen J, O’Toole W, Harris R, McDonnel I.
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Kirjassa ”Tapahtuma on tilaisuus – tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen”, kirjoittajat Helena Vallo ja Eija Häyrinen avaavat sivuilla 108 ja 109 luomansa Onnistuneen tapahtuman mallin®.

 

ideatunnelma

Onnistuneen tapahtuman malli

Onnistuneen tapahtuman mallissa® kuvataan kaikki ne tapahtumatuotannon elementit, jotka pitävät tapahtuman kasassa onnistuneesti prosessin alusta loppuun asti. Mallin palat koostuvat kahdesta muusta kaavasta: Strategisen kolmion kysymyksistä, sekä operatiivisen kolmion kysymyksista. Seuraavaksi puretaan hieman mallin palasia

Miksi?

”on mietittävä tarkkaan, miksi tapahtuma järjestetään ja mitä organisaatio haluaa viestiä tapahtumalla tai tapahtumassa – – tapahtuman tavoitteen täytyy olla kirkkaana mielessä suunnittelun edetessä.”

Sitaatti on korostettu sen vuoksi, että tutkijan mielestä ”miksi?” -kysymys on tapahtuman järjestämisen perusta. Miksi juhlitaan? Miksi ostaisin lipun? Miksi juuri minä?
Järjestimme syksyllä 2018 Saunarekka 15V- juhlat. Juhlat järjestettiin nimensä mukaisesti juhlistamaan Saunarekan 15-vuotista taivalta matkan varrella kertyneiden ystävien ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Tapahtuman viestinnässä korostettiin alusta alkaen juhlan rentoa ”fiilistä”, sekä kannustettiin vieraita tulemaan juhlaan rennoin mielin. Näin saavutettaisiin juhlavieraiden keskuudessa keveä, juhlatunnelmaan kannustava ilmapiiri.

Millainen?

”Sisällön suunnittelussa kohderymän huomioon ottaminen on a ja o.” Sanovat kirjoittajat Vallo ja Häyrinen. Tapahtuman sisällön ja ohjelman valitseminen on tapahtuman järjestämisen yksi tärkeimmistä kysymyksistä tapahtuman viihtyvyyden takaamiseksi. On yleinen sanonta: ”Kaikille kaikkea on sama kuin ei kenellekään mitään”. Ohjelma tulee siis valita tapahtuman tavoitteissa asetettuun kohderyhm

ään tarkasti korreloiden.

Tutkimuskohteen tapahtumassa ohjelman suunnittelu oli ikään kuin syy eikä seuraus tapahtuman järjestymiseksi. Esiintyjäkaksikko Pasi&Anssi ovat nimittäin olleet jo jonkin aikaa Saunarekan yhteistyökumppaneita, kun puhelinkeskutelun yhteydessä tulivat puheeksi alustavasti suunniteltu Saunarekka 15V -juhlat, heitettiin keskustelussa ilmoille mahdollisuus niin kutsuttuun promokeikkaan esiintyjän puolesta. Innostuin tietenkin ajatuksesta, ja alkoi alkoi armoton kontekstin ja lisäohjelman muodostaminen juhlien ympärille.

Kenelle?

Kuten aikaisemmin aihetta sivuttiin, on kohderyhmän valinta tärkeää tapahtuman onnistumiselle. Kaikelle kaikkea on sama kuin ei kellekään mitään. Sanonta sopii tähänkin onnistumisen edellytykseen mainiosti.

Saunarekan juhlien kohderyhmä oli yksityistilaisuudelle tavanomaisen niukka. Juhliin kutsuttiin suhteellisen pieni joukko ihmisiä, jotka liittyivät jollain tavalla joko Saunarekan, tai Saunarekan yrittäjän lähipiiriin ja yhteistyökumppaneihin. Kohderyhmän iällä, sukupuolella tai millään muullakaan yksilöitä erottelevalla ominaisuudella ei tässä tapauksella ollut merkitystä.

Kuka?

Kuka tai ketkä tapahtuman järjestävät? Ketkä ovat tapahtuman vastuuhenkilöt? Niin kutsuttu ”vanhan liiton malli” tapahtumaorganisaatiosta on tiukan hierarkinen, kuten Hanna Iiskola-Kesonen esittää kirjassaan mitä, miksi, kuinka – Käsikirja tapahtumajärjestäjälle. Ylintä johtoa tällöin tapahtumatuotannossa pitää hallussaan normaalisti projektipäällikkö, jonka työnimi voi olla esimerkiksi päätuottaja, tapahtumapäällikkö tai muu vastaava.

 

 johtojohto
Kuvion malli ei kuitenkaan ole tänä päivänä se kaikkein käytetyin, saatika tehokkain organisaatiomalli. Nykyään työnteko on yhä enemmän yhteistyötä ja rentoa vuorovaikuttamista, jolloin vanhat hierarkiatasot eivät enää päde. Tämän vuoksi alapuolen mallin tapahtumaorganisaatio on nykyisin suosittu.


 

 päällikkö

 

Tapahtumaorganisaatio

Saunarekan juhlissa järjestäjäorganisaatio oli yksityistilaisuuksiin tavallisen niukka. Yrittäjä itse toimi tapahtuman projektipäällikkönä. Projektipäällikön lisäksi apua saatiin yrittäjän perheen eri jäseniltä, sekä yrittäjän ääni -sekä valotekniikan tuottajaystävältä.

Mitä?

Kysymykseen tulee liittää läheisesti myös jatkokysymykset ”missä?” ja ”milloin?” Järjestettäessä tapahtumaa tulee järjestäjän miettiä: ”millainen tapahtuma halutulle kohderyhmälle ja kulloisellekin tavoitteelle on oikea? – – Myös tapahtuman ajankohta ja paikka pitää päättää” Sanovat Vallo sekä Häyrinen kirjassaan.

Tutkimuskohteen tapahtuman paikka valikoitui sillä perusteella, että se oli lähellä yrittäjän kotipaikkaa. Paikan haluttiin lisäksi olevan rauhallisella paikalla, sekä lähellä tapahtumaa varten varattuja majoitustiloja.

Miten?

Tapahtumaprosessiin kuuluu Vallon sekä Häyrisen mukaan kolme vaihetta: Suunnitteluvaihe, toteutusvaihe sekä jälkimarkkinointivaihe. Tapahtuma tulee toteuttaa niin, että sen jokaisessa yllä luetellussa vaiheessa tulee ilmi tapahtuman idea sekä sen teema.

Idea ja teema

Onnistuneen tapahtuman mallissa® kaiken keskiössä ovat Idea sekä teema. Idea koostuu mallin strategisista kysymyksistä: Miksi, mitä ja kenelle. Teema taas koostuu mallin operatiivisista osista: Miten, millainen ja kuka.

Tapahtuman onnistumisen edelletys on se, että sekä idea että teema näkyvät ja kuuluvat tapahtumasta sen jokaisessa vaiheessa prosessin aikana. Saunarekan juhlissa ideana oli järjestää Saunarekan 15V -juhlat pienelle, tarkasti valikoidulle ryhmälle. Teemana tapahtumassa toimi monipuolisen ohjelman järjestäminen mahdollisimman elämyksellisesti. Tämän nitoi yhteen visuaalisesti yhteneväinen värimaailma niin markkinoinnissa kuin itse tapahtumapaikallakin. Tapahtuman markkinointinimenä toiminut ”Räntäbileet” taas antoi konseptille nimen sekä sielun.