Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Viestinnän prosessointi

Kirjoitettu 27.11.13
Esseen kirjoittaja: Mikko Palomäki
Kirjapisteet: 2
Kirja: Viestinnän prosessointi - Koreografia kaaokselle
Kirjan kirjoittaja: Nina Korhonen & Reetta Rajala
Kategoriat: 3.3. Yrityksen roiminnan kehittäminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Päätin nyt markkinointi- ja viestintäsolun jäsenenä ottaa käteeni ensimmäisen viestintää koskevan kirjan, joka osoittautui varsin hyödylliseksi teokseksi. Kirja antaa hyvin uudenlaisen näkökulman viestinnän roolista osana organisaation toimintaa. Kirja käsittelee hyvän viestinnän kulmakiviä sekä viestinnän prosessointia ja sen hyötyjä organisaatioille.

Hyvin viestivän organisaation viestinnässä on kirjan mukaan vähintään mietitty seuraavat asiat:

1. Viestinnän roolit määritelty, myös viestintäyksikön ulkopuolella
2.Viestintäyksikkö toimii osana liiketoimintaa ja liiketoiminta ymmärtää viestinnän osakseen
3. Viestintästrategia määritelty, dokumentoitu ja jatkuvasti käytössä
4. Viestinnän suunnittelu osana liiketoiminnan suunnittelua ja jokapäiväistä toimintaa
5. Organisaatiossa osataan viestinnän perusasiat eli kanavarakenne, viestien laatu ja sidosryhmäanalyysi.

Viestinnän kehittäminen lähtee yksilötasolta yksinkertaisista asioista. Yleensä ensimmäinen kehitettävä asia organisaatioiden viestinnässä on yksinkertaisesti viestinnän määrä eli tietoa ei jaeta tarpeeksi kollegoille, tiimille tai esimiehille. Toinen asia on tietysti viestinnän laatu, jokaisen kannattaa miettiä miten saan viestini paremmin perille. Kolmantena aktiivisuus viestien vastaanottajana eli viitseliäisyys käydä infotilaisuuksissa ja lukea uutiskirjeet ym. Eli jokainen on vastuussa paitsi tekemisistään myös viestinnästä yksikön sisällä. Sen lisäksi esimiesten tulee viestiä asioista tarkemmin alaisilleen ja ymmärtää viestintä vastuunsa

Sitten tulee vasta viestintäyksikön rooli. Viestintä yksikön tulee toimia yhdessä muun johdon kanssa. Kirjan mukaan menestyvässä organisaatiossa viestintäyksikkö tuo viestinnän osaksi liiketoimintaa. Sen tulee ja organisoida ja suunnitella viestintää luomalla viestinnälle tavoitteet. Viestintästrategia kannattaa liittää osaksi liiketoimintastrategiaa.

Pitkään viestintää hoidettiin niin yrityksissä, kuin julkisessakin toiminnassa hektisesti ad hoc- periaattella sen enempää suunnittelematta, Aina viestintä ei kuitenkaan syystä tai toisesta toimi. Ratkaisuksi ongelmaan kirjassa ehdotetaan prosessiajattelua viestintään. Monelle käsite viestinnän prosessointi on tuttu, mutta harva tietää mitä se käytännössä tarkoittaa. Prosessointi on tavallaan vanhan ajattelutavan vastakohta. Käsite on vielä niin uusi, että sille ei ole vielä vakiintunutta määritelmää. Kirjoittaja määrittelee sen näin:

”Viestinnän prosessointi on toistuvien viestintätoimintojen dokumentoimista prosesseiksi. Viestinnän prosessoinnissa toiminnon vaiheet kuvataan ja niille määritellään tehokas järjestys, vaiheiden vastuulliset kirjataan ja toiminnon yksityiskohdat määritellään. Prosessien määrittely ja kuvaaminen tehostaa viestinnän tekemistä, parantaa viestinnän laatua ja lisää viestinnän tekemisen mielekkyyttä. Samoilla resursseilla saadaan aikaan enemmän ja laatu paranee. Lisäksi prosessien avulla saadaan johto ja operatiivinen taso viestintätoiminnon ulkopuolelta sitoutumaan viestinnän suunnitteluun ja toteutukseen. Tämä tapahtuu ottamalla johto ja operatiivinen taso osaksi prosessia ja sitouttamalla heidät jo prosessin suunnitteluvaiheessa.”

Viestinnän osa-alueista prosessointi lienee helpointa aloittaa sisäisestä viestinnästä, koska mitä paremmin organisaatio viestii työntekijöilleen sen paremmin se yleensä myös motivoi ja sitouttaa työntekijöitä. Samoin talousviestintä selkenee prosessoimalla. Ulkoisen viestinnän prosessointi vie aikaa, mutta se yleensä maksaa itsensä takaisin yhtenäisempänä linjana ja parempana mediasuhteena. Etenkin yrityksen identiteetti eli kaikki näkyvät visuaaliset elementit, kuten nimi, logo, toimitilat, värit, esitteet ja pukeutuminen on helppo prosessoida antamaan yhtenäinen kuva yrityksestä. Imago sen sijaan on vaikeampi.

Koska yrityksemme on pieni, niin en välttämättä näe suurta etua lähteä prosessoimaan kaikkea viestintää ainakaan heti. Mutta jatkossa siitä on todennäköisesti kuitenkin etua. varsinkin jos ja kun opiskelujen jälkeen toimin isomman yrityksen johdossa.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!