Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Viestintäpäällikön aakkoset

Kirjoitettu 22.11.15
Esseen kirjoittaja: Claudia Kalin
Kirjapisteet: 3
Kirja: Brändikäs, Esiinny eduksesi
Kirjan kirjoittaja: Lisa Sounio, Bill McGowan & Alisa Bowman
Kategoriat: 2.1. Verkostot ja sosiaalinen pääoma, 2.2. Tiimityön taidot ja työkalut, 6.3. Brandi ja mielikuvien kehittämisen työkalut, 8.3. Havahtuminen - ihmisenä kehittyminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Minut valittiin vähän aikaa sitten Driimin viestintäpäälliköksi. Olin sitä oikeastaan jo syksyn alusta lähtien myllyttänyt, eikä kilpailevaa ehdokastakaan sitten löytynyt. Ajatus tästä pestistä muotoutui kesän aikana, kun projektipäällikkönä tapahtumaprojektissa huomasin hoitavani eniten viestintää ja se tuntui luontevalta. Seuraavaksi piti lähteä miettimään, mitä lupauksia ja tavoitteita minulla olisi tulevaan kauteen. Näistä kirjoista yksinään ei olisi kauheasti hyödyllistä tekstiä irronnut, mutta nyt käytän niitä tukena ”Viestintäpäällikön aakkosiin”.

Innostus

Tärkeimmän tavoitteeni kerroin tiimille valitsemishetkellä. Oikeastaan vetäisin sen päästäni, sillä en ollut ihmeemmin valmistautunut, mutta satuin osumaan oikeaan ajatukseen.

Saada koko tiimi innostumaan toiminnastamme niin, että sitä halutaan kuuluttaa kaikkialle.

Sillä se nyt vaan on fakta, että jos on itse todella innostunut siitä mitä tekee, haluaa sen jakaa muillekin. Nyt tuntuu, että tehdään kyllä hienoja juttuja, mutta meitä vaivaa sellainen häveliäisyys, ettei kehdata intoilla ulospäin. Tämän asenteen muuttamisessa on haastetta, mutta onhan tässä vuosi aikaa sitä työstää. Brändikkäässä kerrotaan, etteivät isotkaan markkinointibudjetit auta, ellei riittävä määrä ihmisiä talon sisällä koe osallisuutta projektiin. Tiedän, että kaikille meistä esim. some ei ole mitenkään luonteva kanava, mutta kyllä porukka pitäisi silti saada aktivoitua ja innostettua. Se ei edesauta pelkästään viestintää vaan siitä saa energiaa koko toimintaan. Asiakaskäyntikin menee varmasti sata kertaa paremmin jos asiakas huomaa, että olet itse innostunut toiminnastasi.

Turina

Ja tärkeää ei ole pelkästään se, että energia välittyy talon ulkopuolelle, vaan sitä tarvitaan myös sisällä. Brändikkäässä puhutaan turinataloudesta vähän toisessa yhteydessä, mutta olen samaa mieltä: positiivista ja innostavaa turinaa on oltava toimistolla. Tähän vähän pohjaavat mielestäni Monday Meetimme ja Scrumi- aamut. Alun perin niiden tarkoitus oli vain saada ihmiset toimistolle ja lisätä toistemme tapaamista. Nykyään kuitenkin koen, että tärkeintä on se, että näemme sillä porukalla, mikä paikalla on ja otamme aamustamme hetken aikaa siihen, että höpöttelemme toisillemme. Toki juuri sovimme, että Monday Meeteissä (joiden agenda on asiapitoisempi muutenkin) täytetään viikon yhteiset tehtävät scrumboardille ja niitä sitten seurataan muina aamuina. Kuitenkin haluan saada ihmiset ymmärtämään, ettei enää ole niin realistista, että kaikki on aina paikalla ja pystymme käymään tiukan asiapitoisen setin. Toki syksymme on ollut erityisen sirpaleinen, mutta kyse ei ole ollut siitä, että ihmiset jäisivät heikon tekosyyn varjolla kotiin.

Vapaasta höpöttelystä sitä paitsi seuraavat yleensä parhaat ideat. Harvemmin ne syntyvät ihan itsestään omassa päässämme, vaan silloin kun juttelee toisten kanssa tai vain kuuntelee toisia. Ja tietenkään tämä ei koske pelkästään omaa tiimiä, vaan pitää höpötellä ristiin rastiin akatemialla. Mihin tietysti ristipölytys perustuu. Ja jonka seuranta on meillä muuten ihan retuperällä.. Yksi asia, johon puuttua..
Me ollaan välillä aikalailla lukkiuduttu omaan koloomme ja tiimiiimme. Ja Brändikästä lainaten: investoi ihmissuhteisiisi. Kaikki meistä haluaa valmistuttuaan omata hyödyllisiä kontakteja, mutta se ei onnistu jos ollaan käännytty vain sisäänpäin. Ja kontakteja ei saa pelkästään asiakaskäynneiltä vaan ihan yhtä lailla jonkin toisen tiimiyrittäjän tunteminen voi olla tulevaisuudessa hyvinkin hyödyllistä.

Sosiaalinen media

Sitten rakas some.. En todellakaan ole mikään somen rakastaja, eikä sen käyttö ole minulle niin luonnollista ja helppoa. Kuitenkin olen pala palalta sitä opetellut. Aloin hallinnoida Driimin Instagramia, kun huomasin olevani tilanteissa, joista olisi kiva kertoa muillekin, mutta toista dokumentoijaa ei ollut paikalla. Myöhemmin tein itsellenikin tilin. Nyt sen käyttö on jo aika luontevaa, vaikka kaikkea potentiaalia ei tietenkään ole vielä hyödynnetty. Nyt viimeisimpänä opettelin Snapchatin käytön, kun teimme rekryryhmän kanssa Tiimiakatemialle oman tilin. Se tuntuu vieläkin vieraalta, mutta tein samalla myös oman, jotta oppisin sen käyttöä kuten tein Instankin kohdalla. Vanha tuttu Facebook taasen tarjoaa sivun ylläpitäjälle mainioita seurantatyökaluja, ja niistä sainkin innoituksen some- tavoitteeseeni:

Oppia rakastamaan tilastoja ja muuttaa ulkoinen viestintä yhtä konkreettiseksi kuin talous.

Matleena kysyi hyvän kysymyksen kun höpisin somestamme: onko siitä todellista hyötyä firmallemme, muuttuuko se rahaksi? Jäin pohtimaan vastausta aika pitkäksi aikaa, mutta jossain vaiheessa näitä kirjoja tajusin sen. Some on meillä siksi, että harjoitellaan ja opetellaan sen käyttöä. Me ollaan täällä oppimassa, Driimi on meille alusta kokeilla kaikkea. Ihan yhtä lailla harjoitellaan dialogia treeneissä. Eli meidän somen perimmäinen tarkoitus ei ole muuttua rahoiksi, vaan sen tarkoitus on mahdollistaa meille kokeilut. Ja katsoa miten ne toimii. Koska some on nykypäivää ja varmasti enenevässä määrin tulevaisuutta, on sitä osattava käyttää.

Toki itseä on alkanut ärsyttää huomattavasti oman keskittymiskykyni heikentyminen, mistä syytän pääasiassa somea. Brändikkäässä tätä kutsutaan ”jatkuvan pilkotun huomion probleemaksi”. Ja toisessa kirjassa kerrotaan, että kun ennen ihminen pystyi keskittymään keskimäärin 12 minuuttia, on nyt 5 minuuttia realistisempi. Silti koen, että tähän on vain totuttava. Ja jokainen voi omalla tahollaan pohtia omaa somen käyttöään. Ei kukaan pakota olemaan puhelimessa kiinni koko ajan. Kun oppii sujuvaksi julkaisujen tekijäksi, vie yhden firman päivityksen teko pari minuuttia ja sitten voi jatkaa muita hommia.

Sisäinen viestintä

Tässä kohtaa en aio puhua meidän Whatsapp-ryhmistämme tai vastaavista, sillä niistä olen jo joskus kertonut. Nyt puutun siihen, miten suullinen viestintä toimii välillämme. Miten puhumme toisillemme, kuinka hyvin kuuntelemme toisiamme ja annamme ideoille tilaa. Esiinny eduksesi kirjan kannessa sanotaan se, minkä näen Driimin ideaalina tilanteena.

”Oikeat sanat, oikeaan aikaan, oikeassa paikassa.”

On outoa, jos jokainen ei haluaisi tavoitella tuota tilannetta. Ei se tietenkään ole pysyvää, mutta se on hieno tunne, kun edes joskus kokee sanovansa juuri ne sanat, joita toinen kaipaa. Ja toinen hyvä lause kirjasta: ”Elämämme ratkaisevina hetkinä tulokset riippuvat yleensä enemmän siitä, mitä sanomme, kuin siitä mitä teemme.” Onneksi juuri puhumista, kuuntelemista ja itsensä ilmaisua saamme harjoitella täällä joka ikinen päivä.

Ensimmäinen asia, joka minua on alkanut ärsyttää arjessamme, on alas ampuminen. Tuntuu, että monesti ihmisten ensireaktio johonkin on epäuskoinen katse ja sitten suora sanallinen torjunta. Miksi ihmeessä? Se on pahuksen lannistavaa sille, joka asian on heittänyt ilmoille. Haluaisin kehittää meille ilmapiiriä, joka on vastaanottavainen. Toki kehittämistä on jokaisen omassakin ilmaisussa. Esiinny eduksesi kirjassa kerrotaan, että kaksi kolmasosaa ideoista hylätään siksi, että ne viestitään heikosti, eikä siksi, että ne olisivat huonoja. Ja toinen huomio: ihmiset, jotka viestivät tehokkaasti, ovat selkeästi tuottavampia. Näistä esimerkkinä toimii asiakasaamupalamme. Teemu ja Olli olivat suunnitelleet sen keskenään ja tehneet alkuvalmistelut. Lopun aikaa oli vain odoteltu, että kaikki olisivat kasassa, jotta he voisivat kertoa meille muille suunnitelmistaan. Kuitenkin kyseinen ajankohta oli juuri sellainen, että monet huitelivat jossain. Itse esimerkiksi olin Budapestissa. Pyysimme itse viestintää sitten esim. faceen, kun tapaaminen ei järjestynyt. Tätä ei tapahtunut, ja lopulta olimme tilanteessa, että muutama päivä ennen aamiaista kävimme sitä läpi treeneissä ja homma oli vielä ihan levällään. Syy: Teemu oli kokenut, ettei meitä kiinnosta kuunnella ja me muut olimme luulleet, että homma on kasassa, kun siitä ei kuulunut mitään. Ratkaisu: parempi viestintä! Viestejä pukkaa meille nykyään joka tuutista, joten omien tiimiläistenkin huomion saamiseen joutuu näkemään hiukan vaivaa.

Viestinnän kehittämisen työkaluna olen jo kauemmin haaveillut treenien kuvaamisesta. Silloin saisin jälleen kerran viestintää konkreettiseen muotoon. Kuinka monta kertaa torjutaan idea, kuinka paljon positiivisia puheenvuoroja, kuinka paljon negatiivista? Kuinka monta kertaa sanotaan ei, kuinka monta kertaa kyllä? Täytyy vielä miettiä käytännön järjestelyt kuntoon, mutta tämä on yksi asia, jonka haluaisin toteuttaa.

Palaute

Asia, joka on oleellinen osa viestintätaitoja. Ai että, olen useimmiten aina innostunut palautekeskusteluista, vaikka tiedän, että ne ovat joskus ahdistavia. Silti saan itse niistä aina niin paljon. En ole akatemiaa ennen saanut koskaan kunnolla palautetta, ainakaan vertaisiltani. Olemme tähän asti pitäneet Driimissä palautekeskustelun kaksi kertaa vuodessa. Oikeastaan sen huomaa kun taas on sen aika: ihmisiin alkaa olla patoutuneena sanomista, joita ei ole jostain syystä ehtinyt, uskaltanut tai jaksanut mainita. Kahteen kertaa olemme käyttäneet cool wall- tekniikkaa, joka on toiminut kyllä hyvin, mutta tällä kertaa haluaisin kokeilla jotain erilaista.

Googlettelin tuossa vähän palautetekniikoita, ja kehitin niistä oman mallin:
Jokainen valmistautuu etukäteen ja miettii jokaiselle muutaman kehun ja muutaman kehityskohdan. Sitten treenitilanteessa istutaan lattialle (tuntuu kotoisan hyvältä ajatukselta, helpottaa ilmapiiriä?) ja käydään ihminen kerrallaan läpi. Joku aloittaa keskustelun ja palautteen vastaanottaja kuuntelee, kuten cool wallissakin.

  1. Kehut.
  2. Kehityskohdat.

Vastaanottaja saa kertoa ajatuksiaan, ja lopuksi keskustellaan yhdessä:

  1. Miten voisi kehittää osa-alueita, joista sai palautetta?

Näin saadaan palautteestakin vähän konkreettisempaa ja ratkaisukeskeistä. Lisäksi voisimme kokeilla aikakehyksen rajaamista kuluneeseen puoleen vuoteen; kertoa konkreettisista tilanteista, joissa on pitänyt/ei ole pitänyt toisen toiminnasta.

Hienoa olisi jos palautteesta saisi osan arkeamme. Että kaikki voisivat luontevasti heitellä toiselle kehuja tai kehitettävää toimistolla. Siinä on kuitenkin vielä vähän kirittävää. Mutta Brändikkäässä todetaan mielestäni hyvin: Tee yksi ihme päivässä; kannustamalla tekee ikimuistoisia ihmeitä halvalla.

 

Yhteenvetona vielä Clasu the viestintäpälen ajatukset tulevasta vuodesta:

  • Somen muuttaminen numeroiksi, analysointi: kuka meitä seuraa, kuinka monta julkaisua, per kk
  • Kaikille Linkedin + Driimille oma
  • Palautekeskustelun kehittäminen
  • Treenien kuvaaminen à analysointi
  • Esiintymiskoulutusta

Kysyttävää muilta:

  • Mitä kehityskohtia löydät sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä?
  • Mikä innostaisi sinua viestimään?
  • Mitä odotat minulta?

 

Loppuun vielä osa-alueesta, jonka kaikki tietävät kuuluvan dialogin periaatteisiin, mutta joka silti tuppaa joskus unohtumaan viestinnästä. Kuunteleminen. Itse olen akatemialla opetellut puhumaan, mutta kuuntelu on asia, jossa olen kokenut aina olevani hyvä. Luulen, että se on yksi syy siihen miksi moni luottaa minuun ja kehuu ihmissuhdetaitojani.

”Viisaus on palkinto siitä, että olet koko elämäsi kuunnellut, silloin kun olisi tehnyt mieli puhua.” – Doug Larson

”When you are speaking you only repeat the things you already know but if you’re listening you might learn something new.”

Toki opimme treeneissä koko ajan kuuntelemaan, mutta sitä pitää myös pysähtyä ajattelemaan. Se ei ole vain sitä, että et puhu toisten päälle tai, että odotat vuoroasi hiljaa. Pitää kuunnella aktiivisesti. Kuunteleminen antaa mahdollisuuden pohtia, mitä itse sanoo seuraavaksi, Esiinny eduksesi kirjakin toteaa. Ja oleellistahan keskustelussa ei ole se, että jokainen sanoo vuorollaan mielessään olevan asian, tarkoitus on punoa ajatuksista yhtenäinen ketju. Eli pitää olla valmiina muokkaamaan puheenvuoroaan toisten puheiden pohjalta. Riitatilanteethan ovat usein sellaisia, että kukaan ei kuuntele ketään, sanotaan vain mikä on mielenpäällä, eikä sillä ole mitään väliä mitä toinen sanoo.

Parhaat keskustelijat ovat erittäin hyviä kuuntelijoita ja heillä on kolme harvinaista ominaispiirrettä:

  • Kiinnostus: tarkkaavaisuus ja innokkuus, kuule oikeat asiatà hyödynnä
  • Anteliasuus: tiedustele toisten mielipiteitä, kysy kokemuksia, mieti heidän eriäviä mielipiteitään äläkä torju heti
  • Vaatimattomuus: nöyryys

Nämä ovat Esiinny eduksesi kirjan esittelemät kohdat, joita pyrin itse noudattamaan.

Näillä eväin siis lähden kehittämään niin Driimin kuin omaakin viestintää. Ja tätä esseetä ja kirjoja käytän pohjana kun esitelmöin tiimille viestinnästä ja kerron heillekin aakkoseni.

 

 

Tagit: , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!