Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Muistan, että toimintahäiriö -kirjaa on suositeltu eri tahoilta luettavaksi koko tämän ensimmäisen vuoden ajan. Kirjan lukeminen edistää Mahtian toimintaa, sillä kirjan luettua ja sen ajatusten synnytettyä muille, olemme saavuttaneet Tiimin oppimisprojekti -täpän. Myös toinen tiimiläisistäni on lukenut kirjan ennen minua. Näin yhteistyöllä luomme kattavan kokonaisuuden kirjan annista myös muulle tiimistämme, molempia nimittäin varmasti puhuttelee eri asiat.

Toinen meistä teetti treeneissä jo aikaisemmin tiimillemme toimintahäiriö -testin, jonka tulokset saivat meidät hieman mietteliäiksi.  Toimintahäiriöitä näytti olevan paljon. Tuodessamme kirjan opit muille tiimissämme, keskitymme varmasti näiden esiin tulleiden toimintahäiriöiden korjaamiseen. Itse olen sitä mieltä, että toimintahäiriö -testin pohjalle on hyvä lukea kirja tai kuunnella kirjailijan Patrick Lencionin esiintyminen NBF:ssä. Näin vasta pääsee jyvälle testin ja sen kysymysten perimmäisistä ajatuksista.

Joka tapauksessa, testi oli hyvä ja kirja sitäkin parempi. Se havahdutti monissa kohdissa ajattelemaan erilaisia tilanteita. Kirja eteni tarinanomaisesti, joka auttoi paremmin ymmärtämään toimintahäiriöitä käytännön kautta. Itse työskennellessä ryhmässä, olipa se joukkue, työympäristö tai vaikka koulun ryhmätyö -tilanne, en välttämättä näe tilanteita niin selvästi. Kun kirja etenee kerronnallisesti, olet ikään kuin sivustaseuraajana, kärpäsenä katossa, tämän fiktiivisen johtoryhmän työskentelyssä. Niinpä näet epäkohdatkin selvemmin, kuin silloin kun olisit itse osana sitä.

Ehdottomasti Viisi toimintahäiriötä tiimissä oli sovellettavissa osuuskuntamme työskentelyyn, mutta paljon imin tietoa myös yleiseen esimiestyöhön. Miksi olen joskus kokenut, että joku työpaikka on mukava ja homma toimii? Miksi taas toisessa ympäristössä sitoutuminen on niin paljon heikompaa? Miksi työhön ja työkavereihin sitoutuminen on ylipäätään tärkeää?  Miten onnistuisin siinä, että jokainen tiimin osanen tekisi työnsä parhaalla mahdollisella tavalla yhteisen päämäärän eteen?

 

1. Luottamuspula – haavoittumattomuus

 

Ensimmäinen kohta on tiimityön perusta. Patrick Lencion kuvaa toimintahäiriöt kolmion muotoon ja jakaa sen viiteen osa-alueeseen. Tämä ensimmäinen on aivan pohjalla eli suurimpana tekijänä. Luottamuspula syntyy, kun tiimiläiset eivät tunne toisiaan. Se syvenee, kun tiimiläiset eivät pysty puhumaan toisilleen suoraan. Jokainen pelkää omia epäonnistumisiaan ja omia heikkouksiaan, sen pelossa, että toiset suuttuvat ja tuomitsevat. Tiimiläiset pelkäävät myöntää oman haavoittuvaisuutensa. Sen vuoksi kukaan ei oikein pysty olemaan avoin tai rehellinen tiimille. Kun tiimiläiset myöntävät omat huolenaiheensa ja heikkoutensa pelkäämättä rangaistusta niistä työskentely yhdessä on helpompaa.

 

Kuinka toimia selvitäkseen luottamuspulan toimintahäiriöstä?

Luottamuksen saavuttamiseksi on annettava jotain itsestään. Tähän palataan kerta toisensa jälkeen, olipa kyse myyntityöstä tai ryhmähengen rakentamisesta. Sinun on annettava jotain itsestäsi ansaitaksesi toisen osapuolen luottamuksen.

Jo ensimmäisessä oppisopimuksessa annettiin joitain apukysymyksiä, jotka voivat auttaa kysymyksessä ”Missä olen ollut?”. Uskon sille olevan tarkoitus tiimin alkumetreillä. Menneisyyden kautta pystyy luomaan käsitystä koko persoonasta ja herättelemään luottamusta, ehkä löytämään jotakin yhteneväisyyksiä ja yhteenkuuluvuutta. Tässäkin tiimiytymisen peruspilarissa annettiin muutamia kysymyksiä avuksi, kuten:

  • kotipaikkakunta
  • montako sisarusta
  • lapsuusajan harrastuksia
  • suurin haaste kasvuvuosina
  • ensimmäinen työpaikka.

En vieläkään muista kuulleeni näitä kaikilta tiimiläisiltäni. Ehkä meidän Mahtiassakin olisi syytä tutustua vielä paremmin?

On äärimmäisen tärkeää miettiä, mitkä ovat jokaisen henkilökohtaisen vahvuudet ja heikkoudet. Eikä niin, että joku toinen sanoo, mitä ne ovat vaan niiden on tultava omasta suusta. Erityisesti johtajien on tärkeä tunnustaa omat heikkoutensa ensimmäisseksi. Toisen heikkous saattaa hyvinkin olla toisen vahvuus ja niinhän tiimi toimii, yksilöt tasapainottavat toisiaan.

Heikkouksissa ja vahvuuksissa on hyvä antaa tilaa myös jokaisen omalle persoonalle. Itse olen hyvin avoin, kerron paljon elämästäni ja olen muutenkin usein äänessä. Olen sinut vahvuuksieni ja heikkouksieni kanssa ja koen etteivät ne tuota minulle ongelmaa. Tiedän myös, ettei kaikki persoonat ole yhtä avoimia. Jollekin saattaa olla tosi vaikea tutustua uusiin ihmisiin tai luoda luottamuksellista suhdetta. Jotain toista saattaa puolestaan kauhistuttaa käsilaukkuni, siellä on kynät sekaisin ja purkkapussi levinneenä, tai se, miten työskentelen – missään ei ole mitään järjestelmällisyyttä. Paitsi kalenterissa. Se, mitä yritän tässä sanoa, on se, että hyväksytään toisemme sellaisena kuin olemme. Asetutaan toistemme rooleihin ennen kuin arvostelemme tai tuomitsemme työskentelytapoja. Jokaisella on omat vahvuutensa ja heikkoutensa ja jokainen on tiimissä tärkeä.

Persoonallisuustestit ovat yksi tärkeimpiä työvälineitä luottamuksen saavuttamisessa. Tekeminen on paljon helpompaa, kun tietää, miten kukin ihmistyyppi toimii. Tärkeää on muistaa myös yhdessä tekemisen tärkeys. Ole läsnä ja kuuntele.

 

2. Konfliktien pelko – Keinotekoinen sopusointu

 

Seuraavana toiseksi suurin porras eli konfliktien pelko. Tämä kohta on se, joka osuu ja uppoaa minuun ehkä eniten. Olen avoin ja iloinen, olen kaikkien kaveri ja toivon, että kaikilla on hyvä olla. Siksipä minulle on luontainen tapa myös vältellä konflikteja, olipa kyse tiimistä, kaverisuhteista tai työympäristöstä.

 

Konfliktien pelko on jatkumoa luottamuspulasta. Jos emme luota toinen toisiimme, emme uskalla ilmaista omaa mielipidettämme eli väittää vastaan. Pelkäämme, että tapahtuu jotain kauheaa; joku lähtee, suuttuu tai loukkaantuu verisesti. Kirjassa ei yllytetä kinaamaan mitättömistä pikkujutuista vaan ilmaisemaan henkilökohtaiset mielipiteemme ja perustelemaan väitteemme.

 

En jostain syystä osaa nähdä, miten meillä menee Mahtian kanssa konfliktien saralla. Vaikka en pidä konflikteista, koen että dialogiimme on helppo heittää omat kommenttinsa ja mielipiteensä. Sen sijaan omassa yrityksessäni on mukana vahvoja naisia ja olen ennen kirjan lukemista pelännyt tulevia yhteenottoja, etenkin kun minun itseni on pidettävä paletti koossa. Kirjan luettuani olen lähinnä innoissani kohtaamaan konfliktit ja väittelytilanteet, sillä tiedän, ettei niistä tarvitse kenenkään pahoittaa mieltään. Aion jatkossakin kannustaa ihmisiä puhumaan avoimesti ja ilmaisemaan mielipiteensä suoraan toiselle, näin vältytään ylimääräiseltä mielipahalta ja selän takana puhumiselta, joka mielestäni on naisille vielä yleisempää kuin miehille.

 

Kuinka toimia selvitäkseen konfliktien pelon toimintahäiriöstä?

Penkominen. Pengo vaikeita asioita ja aiheita. Pakota tiimisi puhumaan hankalistakin jutuista. Anna reaaliaikainen lupa väittelyihin ja konflikteihin. Yhteisesti voisi esimerkiksi sopia, että palaverit ovat näitä tilanteita varten. Siellä on lupa väitellä asioista, asiat saavutetaan päätökseen, eikä palaverin jälkeen ole tarvetta puida niitä enää.

 

3. Sitoutumisen puute – Tulkinnanvaraisuus

 

Viidestä toimintahäiriöstä keskimmäinen on sitoutumisen puute. Sitoutumisen puute ja tulkinnanvaraisuus linkittyy vahvasti edelliseen toimintahäiriöön. Jos joku tiimin jäsen kärsii konfliktin pelosta eikä tuo mielipidettään esille ennen lopullista päätöksentekoa, hän ei todennäköisesti toimi päätöksen mukaisesti, kun kokee että tehty päätös on huono tai ettei häntä ole kuunneltu. Väittelyn avulla saadaan varmasti paras mahdollinen tulos, kun pystytään näkemään kaikki erilaiset vaihtoehdot. Jokaisen on tuotava mielipiteensä esille. Tämä on juuri se kohta, jossa konfliktinpelkoinen viimeistään ymmärtää konfliktien tärkeyden tiimityöskentelyssä.

 

Kun jokainen on ilmaissut oman kantansa ja asiasta on väitelty, syntyy päätös. Ilman näitä vaiheita päätös saattaa jäädä kokonaan tekemättä. Toisinaan voisi sanoa, että huonokin päätös on pahempi kuin ei päätöstä ollenkaan. Sitoutumisen puute saattaa johtaa asioiden vetkutteluun ja juurikin siihen, että palaverista toiseen junnataan samojen asioiden kimpussa. Yksikään ei saa kokea, että palaverit olisivat hukkaan heitettyä aikaa ja pelkkää asioiden pyörittelyä.

 

Kuinka toimia selvitäkseen sitoutumisen puutteen toimintahäiriöstä?

Viestintä on äärimmäisen tärkeässä roolissa tiimissä kuin tiimissä. Jokaisen on sitouduttava yhteiseen tiimiin, olipa se sitten joukkue, johtoryhmä tai osuuskunta. Viestintähenkilöt on määriteltävä selkeästi, kuka ilmoittaa, mitä, miten ja kenelle. Jos viesti katkeaa tai on epäselvä, sitoutumattomuus on taattua.

Päätöstentekoon on asetettava takarajat ja keskusteluissa kuullaan ja kuunnellaan jokaista osapuolta pelkäämättä konflikteja. Mikäli päätöksenteko on joskus erityisen vaikeaa, kannattaa miettiä kauhuskenaariota eri vaihtoehdoista, mahdollisia varasuunnitelmia niiden varalle ja sitä, mikä olisi pahinta mitä voisi lopulta tapahtua väärän päätöksen tehtyä.

 

4. Vastuun välttely – Alhaiset laatuvaatimukset

 

Olemme tilivelvollisia toisillemme siitä, että tiedämme mitä teemme ja mitä muut tekevät. Näin valvomme korkeita suoritus- ja käytösvaatimuksia. Esimerkkinä: miten voimme kohdella asiakkaita tasavertaisesti tiimin tai yrityksen brändin mukaisesti, jos emme tiedä, miten toinen sen tekee? Yhden lusmuilu aiheuttaa helposti eripuraa tiimin sisällä. Mikäli huomaamme epäkohdan, siitä on pystyttävä avoimesti mainitsemaan toiselle pelkäämättä vastareaktiota. Tässä taas palaamme kolmion ensimmäiseen palkkiin. Meidän on pystyttävä luottamaan toinen toisiimme siten, ettei toinen loukkaannu palautteestamme, vaan kääntää sen voitoksi seuraavaan haasteeseen. Palautteen antaja on myös tärkeässä roolissa, miten ilmaista itseään rakentavasti. Meidän on opittava antamaan ja vastaanottomaan palautetta tekemästämme työstä.

 

Osuuskunta Mahtia on paininut näiden asioiden kanssa alusta saakka. Olemme päätyneet tuntiseurannasta tulosseurantaan. Excel -taulukko kertoo esimerkiksi asiakaskäyntien, tarjousten ja liikevaihdon määrän jokaisen henkilökohtaisessa sarakkeessa. Lisäksi määrittelemme viikottain tärkeimmät tavoitteet seuraavalle viikolle, sekä sen, miten edellisellä kerralla asetetut tavoitteet ovat täyttyneet. Olen tyytyväinen tilanteeseen, jossa tekemistä seurataan. Palautetta ei tosin ole kenellekään vielä niiden pohjalta annettu…

 

Kuinka toimia selvitäkseen vastuun välttelyn toimintahäiriöstä?

Ensinnäkin, johtajan on tärkeä puuttua heti tilanteisiin, kun joku lipsuu yhteisistä suoritus- ja käytösvaatimuksista. Tavoitteet ja laatuvaatimukset on oltava kaikille selvät ja julkiset. Jos tai kun tavoitteita on useita, jokaiselle voi olla oma vastuuhenkilönsä. Vastuuhenkilön ei ole tarkoitus hoitaa kaikkea yksin vaan tarkkailla, määritellä ja kertoa muille, miten pärjätään. Tavoitteista luodaan ja tuodaan esille säännöllisesti yksinkertaisia katsauksia edistymisestä. Samalla annetaan palautetta muille tiimiläisille, miten kukin on suoriutunut joko kirjallisesti tai suullisesti.

 

”Jos kaikki on tärkeää, mikään ei ole.”

 

5. Tulosten huomiotta jättäminen – Asema ja ego

 

Viimeisimpänä, muttei suinkaan vähäisimpänä… Päinvastoin kolmion kärjellä on yksi suurimpia rooleja tiimin toiminnassa. Kuten jo aikaisemminkin totesin, tiimi koostuu yksilöistä ja jokaisella on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Ihanteellista olisi tilanne, ettei yksittäisille egoille jäisi tilaa, vaan kaikilla siintäisi kirkkaimpana yrityksen yhteinen focus. Jos jokainen tavoittelee vain omaa etuaan, ei voi edes puhua tiimistä.

 

Kuinka toimia selvitäkseen vastuun välttelyn toimintahäiriöstä?

Keskitytään yhdessä yhteisiin päämääriin, tavoitteisiin ja tuloksiin. Julkinen tulosten ilmoittaminen lisää yhteisen päämäärän kirkastumista.

Mahtiassa meillä on käytössä viikkopalaverien yhteydessä pidettävä talouscheck, tosin tuloksia ei mielestäni analysoida riittävästi seurantataulukon kanssa. Mistä syntyy kauppaa, mistä seuraa tulosta, miksi asiakaskäynnit näyttävät toisilla nollaa? Aion omassakin yrityksessäni tuoda talousasiat nähtäväksi muulle henkilökunnalle, joka on käsittääkseni harjoittamallani toimialalla melko harvinaista. Epätietoisuus aiheuttaa ikäviä puheita ja epävarmuutta muissa. Mielestäni tietoisuus taloudesta lisää yhteen hiileen puhaltamista, kun näkee konkreettisesti missä myynnit menevät. Se on kaikkien yhteinen etu, jos firmalla menee hyvin. Aion myös tulevaisuudessa palkita hyvistä myynneistä siihen osallistuneita ja asettaa realistisia tavoitteita tekemistä ohjaamaan.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!