Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus

Kirjoitettu 01.12.19
Esseen kirjoittaja: Johanna Lamberg
Kirjapisteet: 2
Kirja: Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus
Kirjan kirjoittaja: Juhani Kauhanen, Arto Juurakko, Ville Kauhanen
Kategoriat: 1. Oppiminen, 3. Yrittäjyys, 3.2. Yrittäjän taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Etsiessäni kirjoja tapahtumatuotantoon liittyen paljastui minulle, että niitä löytyy yllättävän vähän. Löysin kuitenkin muutamia vaihtoehtoja, joista ensimmäinen oli Juhani Kauhasen kirjoittama ”Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus” vuodelta 2002. Ensimmäiset ajatukset kirjasta olivat, että nyt on vanha kirja ja kuinkahan asiat ovat muuttuneet jo 17 vuodessa tapahtumatuotannon parissa. Päätin kuitenkin lukea kirjan mielenkiinnosta ja sieltä tarttui loppujen lopuksi monia asioita tapahtumatuotantoon liittyen, mitkä pätevät ihan samanlailla tänä päivänä kuin 17 vuotta sitten.

Kirjassa käydään läpi, kuinka kokonaisuudessa järjestät tapahtuman alusta loppuun saakka. Tärkeimpiä aiheita kirjassa olivat projektin ideointi, suunnittelu, toteutus, budjetointi, neuvottelut ja sopimukset, markkinointi ja päättäminen. Haluan nostaa tähän esseeseen ne opit, mitä itse sain irti tästä kirjasta. Olen saanut Tiimiakatemian aikana toteuttaa jo useampaa tapahtumaa; JKL Drift King, juhlagaala, kahvitustilaisuudet, Tiimiakatemia 27 vuoden vuosijuhla. Haluan tehdä sitä jatkossakin niin isojen tapahtumien muodossa kuin myös yrityksille järjestettävien pienempien tapahtumien muodossa.

Voisin sanoa, että kaksi merkittävää tekijää onnistuneeseen tapahtumaan on hyvä suunnitelma ja tehokas projektiryhmä. Projektiryhmän täytyy tutustua ja tulla toimeen, jotta saadaan tehtyä tehokkaasti töitä. Suunnitteluvaiheessa kaikkien mielipide on tärkeä ja tarvitaan jokaisen ajatusta eri näkökulmien saamiseksi. Siksi ei pidä kiirehtiä ensimmäisissä suunnittelupalavereissa vaan antaa aikaa ajattelulle ja keskustelulle. Kun siirrytään toteutusvaiheeseen, on taas tärkeää, että jokaisella on yksi vastuutehtävä, johon keskitytään ja hoidetaan sitä. Kuten JKL Drift Kingissä olemme jakaneet vastuutehtävät selkeästi: Hanna toimii projektipäällikkönä, Arttu hoitaa markkinointia, minä toimin tapahtumakoordinaattorina eli vastaan tapahtumapuolesta, Annemari tekee graafista ilmettä ja Joona vastaa myynnistä. Mutta pointtina on se, että suunnitteluvaiheessa tarvitsemme jokaisen meidän mielipidettämme, jotta näkökulmat asioihin eivät jää liian suppeaksi.

Sain kirjasta hyvän menetelmän riskien kartoittamiseen ja arvioimiseen. Olen kokenut sen aina haastavaksi, kun eihän sitä voi ikinä tietää mitä tapahtumissa voi sattua. Riskit voidaan jakaa niiden ajoituksen mukaan edeltäviin, tapahtuman aikaisiin ja tapahtuman jälkeisiin riskeihin. Toinen vaihtoehto on jakaa ne asiaryhmittäin esimerkiksi seuraavanlaisesti:

  • Ympäristöriskit
  • Sopimusriskit
  • Sääriskit
  • Aikatauluriskit
  • Henkilöstö ja organisointiriskit
  • Taloudelliset riskit
  • Turvallisuusriskit

Jokainen asiaryhmä tulisi käydä läpi projektisuunnitelmaa tehdessä ja arvioita kuinka mahdollista se on kyseisestä tapahtumaa ajatellen. Ja miten arviointi sitten tapahtuu? Tämä taulukko menee varmasti käyttöön, sillä sen avulla pystyy arvioimaan riskin suuruuden.

Otetaan esimerkki: JKL Drift King järjestettiin viime vuonna Hipposhallin pihapiirissä. Aloitimme järjestämään tapahtumaa alkuvuodesta ja tapahtuma toteutettiin kesäkuun 29.päivä. Aikatauluriski oli mahdollinen viime vuonna. Arvioidaan asteikolla 1-5 kuinka todennäköistä on, että emme ehdi tehdä kaikkea tarvittavaa tai emme saa yhteistyökumppaneita tarpeeksi, kun aloitimme niin myöhään. Olisin viime vuonna antanut arvioksi 4, sillä yhteistyökumppaneiden hankinnan suhteen oltiin myöhässä liikkeellä. Tämän jälkeen arvioidaan asteikolla 1-5 kuinka suuri taloudellinen merkittävyys sillä on tapahtumaan. Olisin sanonut viimevuodelle että 2. Se ei ollut sen enempää kuitenkaan, kun suurin osa tuloista tuli lippumyynnistä. Nämä kaksi arviota kerrotaan keskenään, jotta saadaan lopullinen tulos eli 4×2=8. Lopullinen tulos on 8 aikatauluriskille.

Yli 15 pistettä = riski eliminoitava eli toteutussuunnitelmaa muutettava ja riskiä oleellisesti alennettava

7-15 pistettä = suunnitelma riskin hallitsemiseksi tai alentamiseksi

6 pistettä tai alle = ei vaadi välittömiä toimia

 

Tämä oli siis ajateltuna viime vuoden tapahtumaan ja jälkikäteen ajateltuna, miten silloin olisi voinut toimia. Tänä vuonna emme ole tarkkaan vielä määritelleen riskejä tulevalle JKL Drift King -tapahtumalle, mutta olemme ainakin aikatauluriskin pienentäneet alle 6 pisteeseen, sillä aloitimme hyvissä ajoin tänä vuonna yhteistyökumppaneiden hankinnan suhteen.

Yhteistyökumppaneista tulikin mieleen, kun kirjassa kerrottiin, kuinka tärkeää on pitää yhteyttä heihin sopimuksen teon jälkeen. Minulla on oma kokemus viime vuoden JKL Drift Kingistä tähän. Olimme hankkineet tapahtumaan anniskelun ulkopuoliselta tekijältä. Olimme lyöneet kättä päälle, että he tulevat tekemään anniskelun tapahtumaan, mutta varsinaisen sopimuksen tekeminen jäi itse tapahtumapäivälle. On hyvin tärkeää muistaa allekirjoittaa sopimus ajoissa jo ennen tapahtumaa! Lisäksi täytyy pitää yhteyttä yhteistyökumppaneihin sopimuksen tekemisen jälkeen esimerkiksi laittamalla tapahtumapäivän aikataulu heille. Meidän virheemme vuoksi, kun emme olleet laittaneet tarkkaa aikataulua tapahtumapäivästä, saapuivat anniskelusta vastaavat henkilöt 2 tuntia myöhässä avaamaan anniskelun. Myös tapahtuman jälkeinen yhteydenpito on hyvinkin tärkeää. On hyvä käydä keskustelua, miten tapahtuma ja yhteistyö onnistui kummankin osapuolen mielestä.

Kokonaisuudessaan kirja muistutti tärkeistä asioista tapahtumatuotantoon liittyen, mutta antoi myös uutta tietoa. Seuraavaksi otankin lukuun hieman uudemman painoksen kuin vuodelta 2002, jotta saan vielä tämän päivän tietoa ja tarinoita tapahtumanjärjestämisestä!

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!