Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Pidä projekti hallinnassa

Kirjoitettu 10.11.13
Esseen kirjoittaja: Niko Eskelinen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Pidä projekti hallinnassa
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 1. Oppiminen, 1.2. Oppimisen taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Pidä projekti hallinnassa – Kai Ruuska

Olen lähtenyt useampaan projektiin mukaan heti ensimmäisien kuukausien aikana täällä Tiimiakatemialla. Parin viimeisen viikon aikana on tuntunut, etten enää saa pidettyä projekteja järkevästi hallinnassa. Kulutan aikaa töiden tekemiseen, mutta silti ajankäyttö ei ole tehokasta. Asiaan minkä voisin hoitaa 15 minuutissa, meneekin tunti.

Päätin etsiä YPK:sta kirjan, mikä voisi auttaa ongelmani kanssa. Kirjan nimi oli aika osuva ja oikeastaan valitsin kirjan sen nimen takia. Tämä oli ehkä virhe, koska nimi ei todellakaan aina kerro mitä kirja sisältää. Lähinnä lähdin hakemaan kirjasta vinkkejä ajankäyttöön ja projektityöskentelyyn.

Kirja antaa vinkkejä suuremman organisaation projektityöskentelyyn, missä projektityöskentely ei ole joka päivästä. Sellaiseen organisaatioon luultavasti itsekin jossain vaiheessa ajaudun, mutta tällä hetkellä projektityöskentely on lähes päivittäistä. Loppujen lopuksi sain parhaimmat vinkit projektipäällikkönä olemiseen.

Projektipäällikkö – projektin kulmakivi

Todella nopeasti on huomannut, jos projektilta puuttuu projektipäällikkö ei asiat tunnu oikein etenevän suuntaan tai toiseen. Mielestäni meidänkin tiimissä on vähän pakoiltu vastuunottamista ja projektipäälliköksi alkamista. Enemmän mennään ”tehdään yhdessä” – meiningillä, mutta jossain vaiheessa se pysäyttää projektin, koska ei ole ketään kuka sitä vetäisi. Ehkä se pelottaa, onhan projektipäälliköllä monta osaamisaluetta mitkä pitäisi olla hallussa kuten:

  • Projektityön luonteen ymmärtäminen
  • Viestintätaidot
  • Päätöksentekokyky
  • Muutosten hallinta
  • Suunnittelu – ja aikataulutustekniikat
  • Kustannusten arviointi – ja seurantamenetelmät

Lisäksi on osattava delegoida. Se on projektipäällikölle välttämätön taito.

Siltikin, näitä taitoja ollaan opettelemassa tai kehittämässä, joten kaikkien pitäisi mennä pelottomasti eteenpäin ja ottaa haaste vastaan.

 

Ajankäyttö – ei kipuu ei hyötyy

Jollakin tapaa sain myös vastauksen polttavimpaan kysymykseen: Miten pidän projektini järkevästi hallinnassa?

Itselleni hyödyllisin tapa olisi luultavasti projektien tarkka määritelmä ja aikataulutus. Voisin esimerkiksi tehdä joka viikolle ”markkinointisuunnitelman” – tyylisen viikko kohtaisen suunnitelman, mitä teen minäkin päivänä ja mihin projektiin liittyen. ”Ei kipuu ei hyötyy”  eli siihen suunnitelmaan on sitouduttava ja käytettävä hoidetavalle asialle varattu aika tehokkaasti! Ettei 15 minuutin hommaan mene se tunti.

 

Viestintä – elintärkeää

Yli puolet johtamisen ongelmista projekteissa liittyy tavalla tai toisella huonosti hoidettuun viestintään. Tähän saimme törmätä tiimin kanssa kuin laiva kallioon. Tiimiä ei kukaan selvästi johtanut ja viestinnästä ei ollut sovittu tarkkoja sääntöjä, joten viestintä tökki pahasti molempiin suuntiin, niin yksilön viestiminen tiimin suuntaan ja tiimin viestiminen yksilön suuntaan, joka johti yhden tiimiläisen sekä koko tiimin epävarmaan ja tiedottomaan oloon. Oli hieno huomata, kuinka aikuismaisesti ja positiivisella asenteella homma hoidettiin kuntoon vaikka on vasta reilu kaksi kuukautta yhdessä tehty töitä. Luihunen/Scando mikä lie tulee olemaan, tää on silti Akatemian historian kovin tiimi, josta huokuu tiimihenki ja tekemisen meininki. Me tehdään asiat omalla tavalla ja tiedän, että se näkyy myöhemmin tuloksissa. Mennään helposti yli miljoonan liikevaihdon!

 

Koppeja omaan tekemiseen

  1. Rohkeasti vastuunottajaksi ja usko omaan osaamiseen
  2. Omien tekemisten suuntaa antava aikataulutus, johon sitoudun
  3. Oman viestinnän parantaminen à esimerkkinä muille hyvästä viestinnästä

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!