Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Laskentaa ja johdon ohjausta

Kirjoitettu 14.11.14
Esseen kirjoittaja: Jari Kovanen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Yrityksen laskentatoimi
Kirjan kirjoittaja: Seppo Ikäheimo, Sari Lounasmeri, Risto Walden
Kategoriat: 9. YPK:n ulkopuoliset, 9.03. Yrittäjyys

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

 

Yrityksen laskentatoimi kirja liittyy oppimateriaalina yliopiston laskentatoimen perusteet kurssiin, joten odotettavissa oli hyvin teoria painotteista luettavaa. Kirjassa käsitellään laskentatoimea rahoittajien näkökulmasta seka johdon päätöksenteon apuvälineenä. Rahoittajien laskentatoimen osiossa oli paljon hyödyllistä tietoa laskentainformaation rekisteröinnistä ja tilinpäätöksistä sekä tilinpäätösanalyysistä. Johdon laskentatoimen puolelta sai taas tähän tilanteeseen enemmän käytännöllistä tietoa ja joitain hyviä seuranta malleja.

Rahoittajien laskentatoimi

Rahoittajien laskentatoimi osiossa käsiteltiin kirjanpidollisia asioita sekä tilinpäätöstä ja sen analysointia. Tätä osiota lukiessani ja ensimmäistä kurssiin liittyvää tilinpäätöstehtävää tehdessäni sain myös huomata, että minusta ei todennäköisesti koskaan tule ainakaan kirjanpitäjää… No kuitenkin opin joitain kirjanpidon perusjuttuja kuten tileille kirjausta ja tilinpäätöksen rakennetta. Tilinpätöksen teko olisi seuraavana tehtävä listassa ja sekään ei älyttömästi houkuta mutta siitä varmasti tulevaisuudessa hyötyä koska se auttaa ymmärtämään mistä tilinpäätös koostuu ja mitä asioita siihen tulee. Tilinpäätösanalyysin osaamisesta on  varmasti hyötyä siinä vaiheessa kun omalla osuuskunnalla on ensimmäisen tilinpäätöksen aika.  Tlinpäätösanalyysin tunnusluvuista meille hyödyllisiä on ainakin yrityksen toiminnan laajuus ja sen kehityksen tunnusluvut, toiminnan kannattavuus ja sen kehitys sekä maksuvalmius. Näitä seuraamalla vaikka vuositasollakin nähdään hyvin mihin suuntaan meidän osuuskunta Stiimi on menossa.

Johdon Laskentatoimi

Johdon laskentaimi osiosta löytyi paljonkin hyödyllistä tietoa. Tosin näin oman toiminnan ollessa vasta hyvin alkuvaiheessa ei sieltä läheskään kaikkea saada vielä käyttöön mutta jotain varmasti hyödyllistä tietoa jo tähänkin tilanteeseen löytyy.

Johdon laskentatoimi on tiedon kokoamista, hallitsemista ja analysointia sekä jalostetun tiedon viestimistä organisaation sisällä sitä tarvitseville kohderyhmille, erityisesti johdolle. Tuotetun tiedon tavoitteena on organisaation ohjaus ja päätöksenteon avustaminen. Keskeistä on tiedon jalostaminen ja olennaisen raportointi ja tärkeimmät osa-alueet kustannuslaskenta, ohjaus ja päätöksenteko.

Kustannuslaskenta muodostaa yrityksen laskentatoimen perustan. Kustannuslaskennan keskeisenä tavoitteena on tuoda esille, miten erilaiset kokonaiduudet ovat kannattaneet. Kustannuslaskentaa käytetään eri tuotteiden tai tuoteryhmien kannattavuuden toteamiseen mutta sitä voidaan käyttää myös asiakkaiden kannattuuden mittarina ja omien osastojen kannattavuuden seurantaan. Stiimiin tästä voisi ottaa käyttöön esimerkiksi asiakkaiden kannattavuuden laskennan.

Yrityksen strateginen laskentatoimi

Strateginen laskentatoimi on keskeinen osa yrityksen pitkäntähtäimen ohjausta. Keskeisiä asioita tällä alueella ovat visio, strategia ja operatiiviset toimenpiteet. Yrityksellä tulisi olla visio eli toiminnan päämäärä, jonka tavoitteleminen tuo merkityksen koko yrityksen toiminnalle. Visio voi olla kaukana kirkkaana loistava tähti mutta parhaimmillaan se on käytännönläheinen asia jonka kaikki organisaation jäsenet ymmärtävät ja jota kohti kaikki pyrkivät yhteisin voimin. Strategia puolestaan kuvastaa yrityksen matkaa kohti tavoittelemaansa visiota. Matkalle on hyvä asettaa jotain välietappeja joiden kautta etenemistä on helppo seurata ja välietappen saavuttaminen auttaa myös motivoimaan jatkamaan matkaa kohti visiota ja tuo onnistumisen tunteen. Operatiiviset toimenpiteet ovat yksittäisiä askeleita kohti visiota joita strategian mukaan noudatetaan. Strategian viestiminen organisaatiossa on tärkeää kuten myös välitavoitteiden asettaminen ja niiden seuranta. Seuranta esimerkiksi neljännesvuosittain niin ei synny liian pitkää väliä. Mittareina voidaan käyttää esimerkiksi liikevaihtoa tai asiakasmääriä.

Tästä olisi hyvä ottaa kiinni Stiimin porukan kanssa vaikka alkuvuonna kun aletaan pääsemään pikkuhiljaa alun hämmennyksestä ohi. Treenien aiheeksi Stiimin visio ja siihen strategia, mietitään mihin suuntaan halutaan Stiimiä viedä ja mitä se vaatii, että sinne päästään. Minkälainen kuva Stiimistä halutaan antaa asiakkaalle tai muille yrityksille?

Budjetointi taloudellisen ohjauksen työvälineenä.

Budjetoinnissa määritellään minkälaista toimintaa tavoitellaan (määrällisesti ja laadullisesti) että mitä niin toimien on tavoitteena saavuttaa rahallisesti. Budjetti on toimintasuunnitelman numeerinen esitys jossa tulot ja menot esitetään yleensä kuukausi -, laji- ja vastuualuetasolla. Budjetti on olennainen osa monen yrityksen suunnittelu ja ohjausjärjestelmää. Budjetointi auttaa seuraavan vuoden tapahtumien ennustamisessa ja suunnittelussa, koordinoi organisaation eri osien toimintaa, viestittää tiedon suunnitelmista vastuualueiden johtajille (pääosin budjetointi prosessin aikana), motivoi johtoa ja työtekijöitä työskentelemään yrityksen tavoitteiden eteen, kontrolloi toimintaa sekä toimii johdon ja työtekijöiden suorituksen arvioimisen apuna. Budjetointia rakennettaessa on vaikea ottaa kaikkia alueita yhtä laajasti huomioon ja siitä johtuen meidänkin tehdessä tarkempaa budjetointia esille tulisi nostaa ne asiat jotka vaikuttavat omassa tiimissä eniten ja joista on tiimille eniten hyötyä. On olennaista, että budjetointi rakennetaan niin, että kaikki ymmärtävät sen samalla tavalla ja päämäärät ovat kaikille selviä. Tässä kohtaa siis merkittävään rooliin nousee tiimin kommunikaatio. Hyvän kommunikaation avulla pidetään koko tiimi ajantasalla ja sitä vaaditaan myös onnistuneeseen budjetointiin, jonka kaikki ymmärtävät. Budjetointi on myös hyvä motivointi keino.

Kirjasta löytyy mielenkiintoinen CASE – projektiyrityksien taloudellinen rullaava ohjausprosessi. Projektiyritykset toimivat usein erilaisilla ja vaihtelevilla aikatauluilla ja niiden toiminta ei rakennu kalenterivuoden mukaisesti. Useiden haastateltujen toimitusjohtajien mielestä vuosibudjetointi ja toiminnan tarkastelu 12 kuukauden pätkissä on keinotekoista, ei tarkoituksen mukaista. Jatkuvasti eteenpäin rullaavat ennusteet ratkaisevat tämän ongelman. Rullaavien ennusteiden avulla yrityksellä on jatkuvasti käytössään tilaukset, projektien etenemisen ja henkilöstön tarpeen vuodeksi eteenpäin osoittava arvio. Projektiyritykselle jatkuva tiedon saanti kentältä on tärkeää kuten myös työntekijöiden motivointi ja sitouttaminen. Jos vuosibudjetointi prosessista luovutaan ja siirrytään rullaavaan menetelmään, tulee henkilöstön kanssa käytäviin kehityskeskusteluihin kiinnittää entistä enemmän huomiota. Projektipäälliköt ja myyntihenkilökunta tekevät tuoreet ennustukset tulevia tilauksia, projektien tilannetta ja resurssien tarvetta koskien seuraavaksi vuodeksi joka kuukausi. Työtä ei koskaan aloiteta tyhjästä vaan käytännössä kyse on edellisellä kerralla tehtyjen ennustusten tarkentamisesta ja uuden kuukauden lisäämisetä loppupäähän. Lähimpien kolmen kuukauden osalta ennusteen tulisi olla hyvin tarkka ja realistinen, loppukuukaudet ovat arvioita.

Tämä saattaisi olla myös Stiimille toimiva ratkaisu koska meillä ei ole niin vakaata toimintaa ja toiminta pyörii juuri erilaisten projektien kautta. Budjetointi esimerkiksi vuosikolmanneksi aina eteenpäin jolloin lähin kolmannes olisi tarkka ja seuraavia kolmanneksien arvioitia päivitettäisiin kolmen kuukauden välein aina eteenpäin. Uskon, että näin saataisiin tarkkuutta budjetointiin ja sen seuraaminen helpottuisi. Vaikka budjetointia tehtäisiin useammin se olisi todennäköisesti mielekkäänpää ja helpompaa kuin koko vuodeksi kerralla tehtävä budjetointi.

Suoritusten arviointi ja palkitseminen.

Työntekijöiden palkitsemisesta tavanomaisen kuukausipalkan lisäksi maksettavin palkkion on tullut yhä yleisempää ja parhaimpien asiantuntijoiden saamiseksi ja pitämiseksi yritykset joutuvat turvautumaan yhä useammin uusiin palkitsemis menetelmiin. Suorituksen arviointiin ja suoritusten palkitsemiseen on kuitenkin tehtävä selvät seurantamenetelmät ja palkkiojärjestelmät. Epäselvä palkkiojörjestelmä pahimmillaan aiheuttaa vaan kateutta ja ruokkii salaliittoteorioita toisten henkilöiden suosimisesta. Hyvä palkkiojärjestelmä on kaikille selkeä ja tasa-arvoinen. Seurantamenetelmät tulisi olla myös hyvin ja selkeästi esillä. Palkkiojärjestelmä voidaan sitoa esimerkiksi suoraan tulokseen, jolloin tiettyyn tulokseen päästyään saa bonuksen. Kaikille reilua ja selkeää. Aivan toimintakelpoinen malli myös Stiimille käyttöön otettavaksi.

Kirjassa esiteltiin myös Benchmarking eli vertailun ajatus. Tätä menetelmää voidaan käyttää toiminnan ohjaamiseen ja sitä pidetään hyvänä työkaluna vaativien, mutta realistisien tavoitteiden asettamiseksi ja saavuttamiseksi. Avain kysymyksinä tässä on mitä verrataan, mihin verrataan ja miten verrataan. Tavoitteiden vaativuus riippuu pitkälti vertailtavasta yrityksesta ja sen tasosta jos halutaan olla markkinoiden paras niin vertailukohdaksi sen hetkinen paras yritys.  Sen jälkeen määritellään mitattavat tekijät ja vertailukohteet, aloitetaan suorituksien mittaaminen sekä vertailu organisaatiossa, että omassa tiimissä. Luodaan suunniteĺma vertailukohteen saavuttamiseksi ja ylittämiseksi. Sen jälkeen jäljelle jää tiimin sitouttaminen suunnitelmaan sekä suunnitelman toteutus seuranta. Yksinkertaisemmin voidaan todeta benchmarkingin vaiheiden olevan suunnittelu, tutkimuksen teko, analysointi ja toteutus. Benshmarking prosessi antaa vastaukset neljään kriittiseen kysymykseen : missä asioissa tulisi parantaa, kuinka paljon pitäisi parantaa, kuinka hyväksi voi tulla ja kuinka muutoksen voi tehdä.

Tästä tuli mieleen kun edellisissä treeneissä eräs osuuskunnan jäsen kertoi unelmakseen, että olisimme jossain vaiheessa parempi tiimi kuin räs toinen palkintoja raksapäivillä vienyt tiimi. Tälläiseen tavoitteen tavoitteluun benchmarking sopisi todella hyvin. Vertailukohteeksi toinen tiimi ja mittareiksi esimerkiksi tulos, asiakaskäynnit tai määrät jne. Vertailu olisi myös helppoa akatemian sisällä kun toimitaan hyvässä yhteishengessä niin toisilta varmasti saadaan aina tarvittavat tiedot. Benchmarking sopi hyvin vaikka useammankin tiimin väliseen vertailuun. Samalla se loisi hyvää kilpailuhenkeä eri tiimien välille ja toimisi varmasti monille hyvänä motivointi keinona. Bencmarkingiin pystytään myös helposti liittämään esimerkiksi yksinkertainen tulospalkkio järjestelmä jolloin se toisi taas lisää motivaatiota tavoitteiden saavuttamiseen. Varmasti käyttökelpoinen seuranta ja kehitysmalli!

Kirjassa todella paljon uutta tietoa ja varmasti hyödyllistä. Ajoittain aika jäykkää lukemista kuten yliopiston oppikirjoista arvata saattaa, mutta paljon tietoa ja hyviä seuranta malleja päätöksenteon tueksi. Mikäli talousasiat ja laskenta kiinnostaa yhtään niin kannattaa lukea.

 

 

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!