Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

7 Steps to the Perfect Event

Kirjoitettu 14.02.18
Esseen kirjoittaja: Aatu Jaanson
Kirjapisteet: 1
Kirja: How to Organise the Perfect Event
Kirjan kirjoittaja: Chris Powell
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Chris Powell on itse oppinut tapahtuma expertti. Kokemuksensa hän on kerännyt yli 20 vuotisen uransa aikana ja kiteyttää sen nyt videolla 7. askeleen prosessiin, jolla voit tehdä tapahtumastasi paremman. Kuunnellessani hänen puhetta mieleeni juolahti peilata hänen kokemuksiaan projektiryhmäni kokemuksiin T4L:n innovoinnissa ja toteutuksessa.

 

Ensimmäisenä steppinä on Purpose/tarkoitus. Mikä on tapahtuman tarkoitus? Kenelle tapahtumaa tehdään ja miksi? Ketä sinne tulee ja mistä he tulevat? Videolla Powell kertoo, että ensin kannattaa aloittaa pienellä markkinatutkimuksella, jota hän kutsui videolla termillä Pre-event market research. Tämä oli meillä T4L:ssä hyvin halussa, sillä se kenelle ja miksi tapahtumaa teemme oli hyvin selvä jo projektiryhmään hakiessa, ainakin minulle.

 

Toisena steppinä oli luoville henkilöille hyvin sopiva Presentation/esittely. Tässä stepissä on tarkoitus ajatella kuin vieras tapahtumassasi, mitä siellä tulisi olla, että viihdyt, miten asiat pitää olla järjestetty, että se toimii parhaalla mahdollisella tavalla. Myös What if-brainstorming toimii hyvänä työkaluna. Tämänlainen innovointi on ainakin omasta mielestäni hauskaa, sillä tässä vaiheessa ei vielä tarvitse ajatella kuinka toteutettavissa ideat ovat. Tärkeintä on, joka tapauksessa, että suunnittelussa on asiakas keskiössä.

 

Kolmantena steppinä löytyy Planning/suunnittelu, jossa tarkoituksena on suunnitella lopputuote mielessä, listataan asiat mitä tapahtuma vaatii projektiryhmältä ja luodaan projektisuunnitelma. Budjetti pitäisi laskea, päättää tarvitaanko yhteistyökumppaneita, mitä yhteistyökumppaneita tarvitaan. Raha on tässä kohdassa tärkeässä roolista, ja siitä tulee puhua budjettia laskettaessa, yhteistyökumppaneiden kanssa ja projektiryhmän kesken, jotta ei tule yllätyksiä sitten myöhemmin. Tässä kohdassa Powell myös kertoi, että mitä enemmän hän käyttää aikaa ja näkee vaivaa tapahtuman suunnitteluun, sitä paremmin hän nukkuu. Nukkuminen ei nyt itselleni ole yleensä ollut ongelma, mutta täytyy kyllä todeta, että mitä paremmat suunnitelmat oli, sitä paremmin asiat tuli hoidetuksi suunnitellulla tavalla.

 

Neljännestä kohdasta puolestaan löytyy Places/paikat. Tämän kohdan tärkeimpänä päämääränä on löytää tapahtumalle paikka. Ensin aloitetaan luomalla raamit mitä tapahtuma edellyttää tapahtumapaikalta, tämä tehdään muun muassa siksi, että varsinkin kun ollaan isompaa tapahtumaa tekemässä, voidaan nämä raamit antaa tapahtumapaikkoja välittävälle ulkopuoliselle yritykselle, joka sitten etsii tapahtumallesi paikan niiden raamien puitteissa. Tämä oli meille helppoa, sillä tapahtumapaikaksi päätettiin Tiimiakatemia jo hyvin varhaisessa vaiheessa. Tiimiakatemian tilat myös palvelivat hyvin tapahtumamme tarkoitusta.

 

Viidentenä tulee Programme/ohjelma. Tässä vaiheessa tulisi taas ottaa se asiakas keskiöön. Pohtia millainen ohjelma ja sisältö palvelee asiakasta parhaalla mahdollisella tavalla. Täytyy muistaa ensimmäisen kohdan pohdinnoista, kuka se asiakas taas on ja mistä hän on kiinnostunut. Tällä luodaan tapahtumalle sen arvo. Tässä olimme T4L:n kanssa ehkä vähän hakoteillä, sillä meidän ohjelmamme pyrimme tekemään mielenkiintoiseksi, mutta oppimisen kannalta asiat olivat joko entuudestaan tuttuja tai liian hankalia ja laajoja omaksua siinä hetkessä.

 

Kuudes kohta on Promotion/markkinointi. Tämä on tapahtumia luodessa yksi tärkeimmistä kohdista. Sulla voi olla maailma paras tapahtuma, mutta jos kukaan ei ole kuullut siitä, niin ei siellä myöskään ketään ole. Powell kertookin videolla, että 15-20% tapahtuman budjetista pitäisi olla markkinnointiin. Tärkeää on, että tapahtuman verkkosivut ovat aktiiviset, sillä näin hakukoneet poimivat niitä hakutuloksiinsa, tapahtumasivut esimerkiksi facebookissa pomppaavat riittävän(päivittäin) usein ihmisten uutisvirtoihin. Markkinoinnilla luodaan ihmisille se syy osallistua ja halu tulla. Sen tulee olla monipuolista ja koukuttavaa. Parhaan tuloksen markkinoinnista saa, kun tekee kunnollisen markkinointisuunnitelman ja seuraa markkinoinnin tuloksia.

 

Seitsemäntenä ja viimeisenä on Production/tuotanto. Tämän vaiheen alkamisen huomaa viimeistään siitä, että stressi alkaa tuntua ja päivistä alkavat loppua tunnit kesken. Ja näinhän se meni meilläkin, stressi alkoi osalla jo paljon aikaisemmin, mutta viimeisellä viikolla kun itse tapahtumaa parsittiin kasaa monista eri osasista. Ajoittain tuntui, että päivästä loppuu tunnit kesken, mutta toisaalta ei niitä hommia paljoa aikaisemminkaan olisi voinut tehdä, kuten esimerkiksi koristelu, joka oli aikaa vievä ja koska tilat piti olla toimintakuntoiset mahdollisimman pitkää, ei sitä voinut tehdä ennen kuin vasta viimeisinä päivinä. Tässä tärkeää on luoda ajolista ja aikataulu, milloin mitäkin pitää olla tehtynä ja jos mahdollista niin määrittää vastuu henkilö joka kohdalle ja näin tehtiin myös T4L:n kanssa ja itse tapahtuma päivänä ja edeltävinä päivinä ei mitään suurempia kriisejä nähty.

 

T4L:n kanssa emme näitä kohtia oikein tässä järjestyksessä edenneet, mutta kaikki stepit kyllä löytyivät projektistamme. Toki jos nämä asiat olisi tiennyt etukäteen niin projekti olisi voinut sujua vieläkin paremmin.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!