Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Aatteita johtamisesta käytännössä

Kirjoitettu 22.02.13
Esseen kirjoittaja: J M
Kirjapisteet: 2
Kirja: Toimiva johtaminen käytännössä
Kirjan kirjoittaja: Fredmund Malik
Kategoriat: 2. Yhteisöllisyys, 2.4. Tiimiliiderinä ja -valmentajana toimiminen, 4. Johtaminen, 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Änärin synnyttämiä aatteita

Uutta johtoryhmää valittaessa muodostimme Innomolle vision, joka siis toimii käytännössä koko lopputaipaleemme vision, koska käsitys on
niin laaja, ettei sitä voi tavoittaa yhdessä vuodessa. Visiomme kuuluu näin: Innomo on Tiimiakatemian yhdessä tekevin tiimiyritys. Tuolloin vision oli tarkoitus olla vuodelle 2013, mutta tarkkaillessamme toimintaamme uuden johtoryhmän kanssa, olemme tulleet tulokseen, että tämä olisi sopiva visio koko lopputaipaleelle, jonka voisimme valmistumiseen mennessä tavoittaa.

Olemme saaneet suuren haasteen johtoryhmänä ohjata toimintaamme tätä visiota kohtaan. Olemme alkaneet pilkkoa tätä lausetta palasiin ja asettaneet meidän mielestämme sopivia välitavoitteita, jotta voisimme mahdollisimman hyvin onnistua. Taipaleen olemme jakaneet lukukausiin, eli keväät ja syksyt on erotettu toisistaan, jotta tavoitteita olisi helpompi asettaa. Aloitimme tammikuussa Innomon taipaleen lähes puhtaalta pöydältä, sillä meiltä on lähtenyt paljon tiimiläisiä ja porukkamme on vihdoin muovautunut luultavasti lopulliseen muotoonsa. Olen tuntenut hyvin ristiriitaisia tunteitani tullessani valituksi Innomon tiimiliideriksi. Meillä on suuri haaste saada yritystoimintamme liikkeelle ja tekeminen kunnolla vauhtiin. Näen, että ensimmäisen vuoden johtoryhmä onnistui tehtävässään muovata porukkamme kasaan ja ns. heikot lenkit lähtivät. Ainut jota jäin kaipaamaan on alusta, johon voisin peilata omaa johtajuutta, sillä johtoryhmämme oli hyvin erillään muusta tiimistä tuolloin. Tämä on nykyisen johtoryhmän tärkein haaste ja tavoite, siis saada johtoryhmämme lähelle tiimiä. Myös ensimmäiseltä vuodelta jäi tiettyjä asioita, joita olisimme voineet jo silloin luoda. Esimerkiksi vision asettaminen aiemmassa vaiheessa ja keskustelut siitä, mitä todella haluamme olla, olisi todella auttanut tätä vuotta ajatellen. Haasteemme on siis luoda perusta, jotta voimme alkaa johtamaan todellista toimintaa. Olemme kuitenkin hyvällä alulla ja olen varma, että onnistumme tässä.

Fredmund Malikin kirja antoi tukirankaa ajatuksilleni ja niiden viemiselle käytäntöön ja olemmekin käyneet jory-palavereita nyt pari tämän pohjalta. Kirja päätyi lukulistaani NJL:ssä käydyn reflektoinnin ansiosta ja yllätyin käytännön läheisyydestä kirjassa ja sain siitä monta suuntaa kehittää työkalut johtoryhmämme johtamiselle.
Innomo, Tiimiakatemian yhdessä tekevin tiimiyritys 2014

Oma näkemykseni visiostamme on, että tarvitsemme perustan ollaksemme oikea tiimiyritys. Meille täytyy syntyä tietyt arvot ja normit,
joihin koko porukka pystyy sitoutumaan. Nämä asiat on siis oltava arkipäiväämme, jotta tiedämme, että voimme luottaa toisiimme sekä vaatia
toisiltamme tiettyjä asioita. Kun nämä asiat ovat vielä toistaiseksi hukassa, syntyy välillemme välillä pahaa mieltä, koska epäilemme toisten sitoutumista yritykseemme. Työkaluina tähän haasteeseen aiomme pitää synnytyksen perustan luomisesta ja itse olen käyttänyt runsaasti aikaa tutkaillakseni toimintaamme mahdollisimman ulkopuolisesta perspektiivistä, jotta voisin tuoda esille jo olemassa olevia arvokäsityksiä. Teemme näitä arvoja ja normeja koskien uuden tiimisopimuksen, jonka toivon toimivan toimintamme runkona arjessamme.

Tuodaksemme johtoryhmän ajatukset mahdollisimman lähelle tiimiämme, jaoimme heti kevätkauden alussa koko Innomon soluihin.
Konkreettisesti se tarkoittaa sitä, että jokaisella ”päällikkyydellä” on oma solu, joka on niin oppimissolu kuin tehtäväsolu, joille on jaettu myös
vastuuta. Jokainen solu saa myös sekä keväältä, että syksyltä vastuukuukauden, jolloin erityisesti paneudutaan esimerkiksi sen alan kirjallisuuteen ja sen vaatimiin tehtäviin. Tässä haasteena on minulle tiimiliiderinä saada päälliköt johtamaan onnistuneesti niin soluja kuin vastuukuukausiaan sekä viestimään onnistuneesti solun ja joryn välillä. Solun tarkoitus on mahdollistaa johtamisen oppiminen käytännössä jokaiselle päällikölle, koska pienemmissä tiimeissä johtaminen välittyy helpommin. Solujen tarkoitus on myös lisätä yhteistyötä eri ihmisten välille ja niin, että koko tiimiyritys osallistuu mahdollisimman hyvin Innomon kehittämiseen ja päätöksentekoon. Näin myös johtoryhmän toiminta tulee lähemmäksi koko Innomoa. Esimerkiksi ongelmat on helppo tuoda soluihin käsiteltäväksi, koska niissä on vaihteleva ryhmä ja
monia mielipiteitä. Näin myöskään johtoryhmä ei erotu liikaa muusta Innomosta. Ratkaisuehdotuksia tekee niin solu kuin jory ja Innomo on taho, joka ratkaisee ongelman päätöksellään.

Kun perusta tämän vision mahdollistamiseksi on luoto, on tärkeä aloittaa ratkaiseva toiminta sitä kohti. Yhdessä tekeminen on yksi arvoistamme ja se näkyy esimerkiksi soluihin sitoutumisessa ja yhteisten myyntipäivien muodossa viikoittain. Nautimme yhdessä tekemisestä ja järjestämme esimerkiksi koulutuspäiviä myyntiä tai muuta aluetta koskien, jonne oletamme kaikkien osallistuvan. Oppien jakaminen soluissa ja treeneissä on myös tullut yhä tärkeämmäksi ja pidämme kerran kuussa oppeihin keskittyneet treenit, jonka ansiosta myös kirjojen luvun seuranta on helpottunut. Projektien eri vaiheiden vuoksi kirjan lukeminen ei aiemmin ole tuntunut tarpeelliselta välttämättä, mutta nyt on vähintäänkin vastuukuukauden aiheen vuoksi opittava jotain, joka tarkoittaa kirjojen lukemista tältä osa-alueelta. Myös solujen toiminnan
takaamiseksi on tärkeää, että tiimi lukee sen aihealueen kirjoja erittäin tarkasti, jotta solua voidaan kehittää.

Muutimme kevään alkajaisiksi kassajärjestelmämme muotoon 55/35/10. Tämä tarkoittaa sitä, että työskentelemme yhteiskassan eteen. Yhteiskassamme on tarkoitus taata meille mahdollisuus kehittää uusia projekteja ja ideoita ja kaikki projektit ovat tällöin Innomon omia. Viimeinen 10% menee investointipankkiin, koska tiimiyrityksellä on haave investoida tulevaisuudessa johonkin yhteiseen aiheeseen. Viime syksyn ajan toimimme 100% yhteiskassassa, mutta huomasimme, että se ei kannustanut kovia tekijöitämme laittamaan projekteja alkuun ja aloimme myös nirsoilla tekemisissämme. Kassajärjestelmä toi meidät yhteen, koska asioita oli aikaa miettiä, sillä toimintaa ei niinkään ollut. Nyt uskomme, että uusi kassajärjestelmä ponkaisee liiketoiminnallisen puolen kunnolla käyntiin. Myös tavoite siihen, että jokaisella olisi 2-3 projektia käynnissä yhtäaikaisesti, tuo tasaisuutta toimintaan. Pyrimme myös keräämään kesälle suunnatut rahat kevään aikana, jotta voimme käyttää kesäprojekteista tulevat tienestit investointipankkimme kartuttamiseen.

Lyhyesti käytännössä visiomme siis tarkoittaa sitä, että; projektimme on Innomon yhteisiä, tienaamme tavoitteen mukaisesti rahaa yhteiskassaan, pidämme yhteisiä myyntipäiviä tai koulutuksia yms., sitoudumme soluihin ja tiimisopimukseen. Uskon, että tavoitteen saavutettuamme olemme Tiimiakatemian arvostetuin ja yhtenäisin tiimiyritys.

Mittarit ja seuranta

Toukokuun lopussa kevään onnistuneet tavoitteet tarkoittaisivat sitä, että jokaisen Innomolaisen opintojenkirjaukset olisivat ajoissa palautettuna. Tämä on siis kevään päämäärämme. Tarkka taloudellinen tavoite on vielä seuraavien treenien haasteena ja onnistuneen tiimisopimuksessa pysymisen pitäisi tarkoittaa sitä, että saisimme kuukausittaiset palkkapäivät (syksyllä), koska olemme yhteiskassassa. Tällä hetkellä taloustilanteemme on se, että pakollisia menoja on kymmenien tuhansien edestä ja haluamme toteuttaa kesäprojektit, joten palkkapäivät on sovittu alkavan aikaisintaan syksyllä. Johtoryhmän tärkein tehtävä on siis saada tiimisopimuksemme rutiiniksi kevään aikana. Treenit tulisi myös muuttaa enemmän liiketoiminnalliseen kehitykseen ja oppia niin projekteihin kuin muuhun liiketoimintaan haetaan kirjojen ja pölyttämisen avulla. Myös koulutusohjelmien oppeja tulemme käsittelemään enemmän kuin aiemmin. Projektien kannattavuutta
mittaamme junateorian avulla ja vaadimme jokaiseen projektiin tavoitteet, jotka tuodaan esille toimistoomme.

Mittarien seurantaa helpottaa tiimisopimukseen sovitut tavoitteet, joita ovat esim. asiakaskäynnit, ristipölytykset, kirjapisteet ja työtunnit. Näiden seuraamiseksi pidämme kuukautiset kerran kuukaudessa, jossa tarkastelemme työtunteja tarkemmin google driveen asetetun työtuntiseurannan pohjalta ja keskustelemme niiden ”järkevyydestä” dialogin kautta treeneissä. Myös muut tiimisopimuksen kohdat käymme läpi kuukautisissa kohta kohdalta ja keskustelemme niistä dialogin avulla. Samalla kuukautisiin tuodaan palautekeskustelu, jonka avulla voimme kehittää eritoten seurantaa ja johtoryhmän toimintaa yhä paremmaksi.

Tiimiyrityksen kehittymistä olemme päättäneet seurata puolen vuoden välein ja mahdollisesti useamminkin. Uskomme johtoryhmän kanssa, että muutoksille ja päätöksillä on kannattavaa antaa aikaa toteutua käytäntöön ja tämän vuoksi kuukausittainen mittaaminen täpityksen muodossa ei ole järkevää. Käytämme siis täpitystä mittaamaan kehitystämme kaikilla osa-alueilla ja esimerkiksi kevään tavoitteena on olla 10 täppää toukokuussa. Yksilöiden kehitystä pääsemme tarkemmin seuraamaan kehityskeskusteluilla, jotka nekin niin ikään toteutamme kerran puolessa vuodessa. Tällöin myös henkilökohtaisella tasolla on helppo seurata yksilöä ja antaa palautetta molemmin puolin jos tuntuu ettei kaikki ole kunnossa. Johtoryhmäämme koskien kirja antoi mielestäni täydellisen rungon monipuoliseen johdon hallitsemiseen ja etenkin viimeisin steppi kolahti ja kovaa;

Runko johtoryhmälle:

  1. Kokous
  2. Raportti (jokaisesta jory-palaverista)
  3. Työn suunnittelu ja tehtävän valvonta
  4. Henkilökohtaiset työmenetelmät
  5. Budjetti ja budjetointi (tp ja ap yhdessä)
  6. Suorituksen arviointi (mittarit ja seuranta)
  7. Järjestelmällinen jätehuolto

Järjestelmällinen jätehuolto oli kohta, johon erityisesti kiinnitin huomiota, koska se ei ole ollut aiemmin itsestäänselvyys toiminnassamme. Kannamme Innomona paljon turhaa mielipahaa sekä arkeamme jarruttavia tekijöitä, jotka koemme ”pakollisiksi” kuten myyntipäivät. Vaikka henkilökohtaisesti koen myynnin opettelemisen tärkeäksi osa-alueeksi (koska se on jokapäiväistä ihmisen elämässä) ei se selvästi ole vielä selviö kaikille Innomossa. Uskon, että aika ja asian oivaltaminen auttaa asiaan tulevaisuudessa ja voimme tehdä uusia muutoksia tätä koskien kun olemme valmiita tähän. ”Jätehuolto” olisi tärkeä tehdä useita kertoja vuodessa ja ajatella niin projektien kuin muun tekemisen kohdalla, onko kaikki tekemisemme ajankohtaista ja tarpeellista. Tämä olisi kaikkien syytä tehdä myös päivittäisessä elämässään turhien ajatusten ja murheiden karsimiseksi.

Arvojen kautta johtaminen

Kun tulin valituksi Innomon uuteen johtoryhmään, päätin, että johdatan alkajaisiksi tiimimme siihen tilanteeseen, että johtaminen on edes mahdollista. Tämä tarkoittaa siis hyvän perustan luomista. Kun uusi johtoryhmä kasattiin, oli selvää, että joukko on eri taustoilla varustettu ja
dynamiikan oli löydyttävä, jotta voisimme pelata yhteen hiileen. Dynamiikka on alkanut muodostua säännöllisten viikkopalavereiden ansiosta ja nyt haluamme saada Innomon perustan kuntoon.

Arvojen kautta johtaminen on itselleni hyvin tärkeää. Arkeni toimii myös hyvin rutiininomaisesti ja itseni johtaminen on omasta mielestäni
kunnossa. Näin kuitenkaan ei ole 13 henkilön tiimissä, jossa on paljon eri taustoilla ja elämäntilanteilla varustettuja henkilöitä. Olisimme
ihanteellisessa tilanteessa jos saisimme luotua yhteiset arvot ja normit, joihin jokainen meistä pystyy sitoutumaan. Olisi ihanteellista myös, ettei tiimiyrityksestämme eroaisi enää tästä eteenpäin henkilöitä muista kuin pakottavista syistä, jotka eivät siis riipu meidän toiminnastamme. Tämän vuoksi oikeiden arvojen löytyminen on tärkeää ja niiden on tärkeä olla jokaiselle sopivat. Tiettyjä edellytyksiä kuitenkin on pakko olla, kuten opintojen kirjaukseen tarvittavat vaatimukset, koska tällöin jo sitoutuminen Tiimiakatemialla olemiseen on vaakalaudalla.

Esimerkiksi tässä arvo ja tavoitekeskustelussa olen kysellyt mentoriltani neuvoja ja keinoja ratkaisua nopeuttaakseni. Hän ei ole tiimiyrittäjyyttä vastaan vaan arvostaa tietyiltä osin tapaamme toimia, mutta hänen mielestään muutos ei ole mahdollinen esimerkiksi heidän yrityksessään, koska takana on 25 vuotta ja toiminta on vakinaistunut. Itse taas en usko tähän ollenkaan. Vaikka tiimiyrittäminen ei olisi mahdollista heidän yrityksessään, olen täysin sitä mieltä, että toimintatapoja ei ole myöhäistä muuttaa. Varsinkin kun yritys on keskikokoa ja alaisia on noin 40. Heidän asioihin sen enempää paneutumatta otan yhden asian esimerkiksi heidän toiminnastaan. Heillä on mielestäni toimiva työtiimi, mutta muutokset on vaikea saada läpi alaisille. Tämä taas johtuu siitä, että mentorini ottaa liikaa vastuuta yrityksestä eikä jaa taakkaansa muualle kuin perheelleen. Kun päätökset tulevat yläpuolelta ja ne tuodaan esille ”pakottavassa” muodossa kuukausipalaverissa, voi olla varmaa, että muutoksen hyväksymiseen alaisilla menee KAUAN. Luin juuri kirjan koskien tätä aihetta ja se antoi esimerkin poliiseista, joilla on todella korkearakenteinen konserni, mutta pala palalta ja yksikkö yksiköltä muutos olisi mahdollinen. Uskon, että voin olla apuna myös mentorilleni, koska hän on itsekin sanonut tarvitsevansa kipeästi muutoksia omaan toimintaansa. Ihanteellinen tilanne olisi jos mentorointi olisi molemminpuolista. Tärkeintä olisi kuitenkin, että hän toteaisi itsensä valmiiksi muutokselle, koska vasta silloin muutos voi alkaa.

Tästä siis yhteenvetona tärkein päämääräni tiimiliiderinä on se, että Innomo tekee tiimiyrityksen kannalta ratkaisevat päätökset. Välillä myös vähäpätöisiä asioita on pakko päättää esimerkiksi johtoryhmän tai solun kesken, mutta nämä eivät tule olemaan ratkaisevia päätöksiä. Johtoryhmä ja solut ovat sitä varten, että siellä voidaan tehdä ratkaisevia ehdotuksia, mutta ne on aina myytävä tiimille, jolloin Innomo on vastuussa päätöksestä. Päätösten on myös oltava arvojemme mukaisia ja itselleni on tärkeää pitää koko Innomo hereillä silloin jos päätös tuntuu menevän arvojemme ulkopuolelle. Kirjoitin kirjasta itselleni kalenteriin ylös ihanteellisen rungon, jota pyrin noudattamaan arvojemme perusteella;

  1. Tavoitteista huolehtiminen
  2. Organisointi
  3. Päätöksenteko
  4. Valvonta
  5. Ihmisten kehittäminen ja tukeminen

Toivon Innomon olevan jokaiselle tiimiläiselle tukiranka ja mahdollisuus kehitykseen. Haluan myös panostaa Innomon henkilöiden suhteisiin
niin töissä kuin töiden ulkopuolella ja tämän vuoksi myös virkistyspäiviä on järjestetty muutama vuoteen. Pyrimme kuitenkin aloittamaan virkistyspäivätkin yhteisellä työnteolla, koska olemme parhaimmillamme täydessä työntouhussa. Esimerkiksi maaliskuussa pidämme mökkimyynnin päiväseltään ja illalla on aikaa rentoutua. Ystävyyteen ei voi pakottaa, mutta henkilökohtaisten asioideni vuoksi tunnen olevani kiitoksen velkaa Innomolle, koska olen saanut kasvaa ja selvitä ongelmistani heidän henkisellä tuellaan. En tiedä missä olisin ilman tätä porukkaa. Luultavasti samassa tilanteessa, jossa velloin pari vuotta, koska en ollut valmis muuttumaan. Innomossa toimiminen avasi silmät sille, mitä todella haluan ja nyt olen menossa hyvää vauhtia sitä kohti. Toivon, että voin olla samanlainen tuki myös muille tiimiläisillemme ja auttaa heitä parhaani mukaan.

Mitäs nyt?

Näiden änärin synnyttämien ajatusten jälkeen toimme opit ja aatteet käytäntöön Innomon synnytyksen myötä. Synnytys koski siis Innomon lopullista visiota, missiota ja arvoja. Saimme päivän aikana aikaan roolituksen ja osan arvoista, mutta pian tämän jälkeen ymmärsimme taloustilanteemme heikkouden. Olemme nyt pohtineet ja käsitelleet kassaamme ja joutuneet tekemään radikaalin päätöksen työnteon merkeissä. Myös visiomme alla tulemme keskittymään seuraavan vuoden ajan liiketoiminnalliseen puoleen pääasiassa, mutta kaikessa työssä kiinnitämme huomiota yhdessä tekemiseen. Oppimisen merkitys on hetken aikaa taka-alalla ja tämän vuoksi korostamme toiminnassa yksilön vastuuta. Joudumme myös jakamaan taloudellisen tavoitteen ainakin vuodeksi henkilökohtaisiin viikkotavoitteisiin, jotta saamme kassatilanteemme tasattua.

Kirjasta sain hyviä steppejä viedä Innomoa kohti tätä liiketoiminnallisempaa suuntaa. Niistä tärkeimpänä;

Tehokkaan johtamisen työkalut:

  1. Tulossuuntautuneisuus
  2. Osa kokonaisuutta
  3. Vähään keskittyminen
  4. (Vahvuuksien hyödyntäminen)
  5. Luottamus
  6. Positiivinen ajattelu

Tämän rungon avulla lähdemme joryn kanssa tukemaan muutostamme kohti tasaista kassavirtaa ja isoa toimintamuutosta kohti. Vahvuuksien hyödyntämisen otamme organisoinnissa huomioon, mutta tällä hetkellä keskitymme rahan tuottamiseen keinolla millä hyvänsä. Emme kuitenkaan unohda käynnissä olevia kehittäviä projekteja, mutta vaadimme kuitenkin ohella tasaisen kassavirran tuomista Innomolle. Kassan tasaaminen tarvitsee nyt kaiken huomiomme.

Emme kuitenkaan unohda positiivista asennetta ja nautimme tehdessämme työtä yhdessä.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!