Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Ajanhallintaa ja tehokkuutta

Kirjoitettu 10.12.14
Esseen kirjoittaja: Eetu Huosianmaa
Kirjapisteet: 3
Kirja: 7 habits of highly effective people
Kirjan kirjoittaja: Stephen Covey
Kategoriat: 4. Johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

 

Riikka-valkku aka Master of Puppets veti meille ajanhallinta treenit tässä taannoin, kun ilmeni että porukan tehokkuus otti osumaa aika raskaasti aikataulutuksen ja yleisin projektihallinnan puutteiden vuoksi. Tässäkin opuksessa sivuttuja keinoja nousi esiin. Erityisesti ajanhallinnan neliömalli kolahteli siinä mielessä, että kaikessa yksinkertaisuudessaan se on silti mielestäni ehkä yksi vaikeimmista työkaluista käyttää tehokkaasti. On vaikeaa asettaa tärkeysjärjestykseen ja priorisoida asioita, jotka ovat tavallaan toisiensa vastakohtia. Uni vs. valvominen ja työaika vs. vapaa-aika, ovat hyviä esimerkkejä tästä. Hankalaa sanon minä. Kirjoitellaan siis ajanhallinnan ja tehokkuuden näkökulmasta, sekä sisällytetään 7 habits of highly effective people tähän tekstiin.

 

Tärkeä ja kiireellinen.

Tähän luokkaan kuuluvat asiat tulee lähes poikkeuksetta hoidetuksi ja toisaalta on ehkä helpointa määrittää ne tehtävät, jotka lokeroituvat tänne. ”3. Put first things first.” Iltapäivän asiakastapaaminen, lapset täytyy hakea hoidosta puolentunnin sisään.. ilman pienintäkään priorisoinnin taitoa tämän luokan asiat tulee hoidettua ennen TV:n katselua. Usein stressaavia, mutta tärkeytensä takia eustressiä eli ns. hyvää draivia ja tekemistä aiheuttavaa stressiä synnyttäviä tehtäviä. Ainakin näin henkilökohtaisella tasolla. Itelle tiukat aikataulut nimenomaan tärkeiden asioiden suhteen ovat tosi jees. Asiat jäävät usein ”viimeiseen päivään” ja kun ne tämän lokeron asiat ovat jo valmiiksi tavallaan siinä pisteessä niin ne tulee hoidettua alta pois hyvinkin tehokkaasti.

Tärkeä ja ei-kiireellinen.

Oispas mukavaa jos kaikki asiat saisi tungettua tähän lokeroon. Uskon ainakin henkilökohtaisesti saavani parhaita tuloksia siten, että teen jonkin asian valmiiksi ”1. Be proactive.” jo tässä lokerossa ja toteutan sen siirryttyä kiirrellisten tärkeiden alueelle. Hyvin valmisteltu on puoliksi tehty, sanoi moni tyyppi joskus. Tosiasiassa hyvin valmisteltu on varmaankin noin 80% tehty. Tykkään suunnitella vimosen päälle ennen tekemistä ja ehkä siksi nautinkin tämän luokan asioista eniten, näin työmielessä ainakin. Suunnittelemalla on myös mahdollista ”4. Think win-win.”, joka on eittämättä bisnesmaailmassa otollinen tilanne molemmille osapuolille. Case-Jyväs-Parkki näin omasta elävästä elämästä erimerkkinä. Harrastuksien, pitkäntähtäimen projektien ja monien muiden tänne lokeroituvien asioiden lisäksi on yksi ehkä pitkällä aikavälillä tärkein ns. tärkeä ja ei-kiireellinen asia: Itsensä kehittäminen. ”7. Sharpen the saw.” Ei aiheesta kuitenkaan sen enempää, sillä siitä tulee tekstiä toisen reflektion verran.

Ei-tärkeä ja kiireellinen.

Turhauttavat asiat joita on vaan pakko hoitaa, mutta ei välttämättä voi edes välttää. Sähköpostit ja nukkuminen ovat hyviä ja erilaisia esimerkkejä näistä. Haluaisin toki ettei näitä tähän lokeroon istuvia asioita olisi juuri edes olemassa, mutta minkäs sille voi kun nukkuakin täytyy. Kuitenkin näistä ei-tärkeistä ja kiireellisistä tehtävistä on suositeltavaa päästä eroon mahdollisimman tehokkaasti ja siksipä onkin tämän varmistamiseksi tärkeää ”2. Begin with the end in mind”. Tämän viisauden loppu voi tarkoittaa tässä tapauksessa esimerkiksi takarajaa tai lopputulosta johon on päästävä tietyssä ajassa. Ei-tärkeissä asioissa on hyvä asettaa vaatimustaso joka on itselle riittävä siihen että tehtävä on ”suoritettu”. Tämän vaatimustason asettavat tärkeys ja kiire. Näin ollen mikäli aikaraja on tunninpäästä täytyy hoitaa hommaa täysillä siihen asti ja sen jälkeen antaa asian olla. That’s it, koska ei se niin tärkeä asia ollut.

Ei-tärkeä ja ei-kiireellinen.

Vältä ja unohda. En pysty. Tykkään katella telkkaria ja surffailla netissä, mutta vaikka tiedostan mm. näiden asioiden kuuluvan tähän niin en mitenkään onnistu/haluakaan välttää näitä. ”5. Seek first to understand, then to be understood.” Ovatko asiat siis sittenkin tärkeitä tai kiireellisiä ? No eivät kai. En siis usko, että onkaan mahdollista tai järkevääkään olla niin kurinalainen ja ankara itselleen, että käyttäisi kaiken vähäisen vapaa-aikansa lukemalla bisneskirjoja tai naputtelemalla excel-taulukoita ihan treenimielessä. Akatemian maailmassa olen sortunut alituisiin kahvilameripihkavisiitteihin ja pihkapoolin harjoittamiseen, mutta koen sen olevan tavallaan välttämätöntä käyttää välillä 10 min taukoja ajattelematta sen vakavampia juttuja. En osaa sanoa onko tauko itsessään vai sen sisältö se asia joka määrittää onko tauko tärkeä tai kiireellinen, mutta osaan sanoa että se on välttämätön. On vaikea lokeroida asioita ja välttää turhaa tekemistä, sillä eihän kukaan halua tehdä yhdentekeviä asioita, vaikka kaikki niitä tosiasiassa tekevätkin. Katselkaa siis ihmiset välillä telkkua ja pelatkaa bilistä, vaikkeivat ne olisikaan tärkeitä tai kiireellisiä asioita.

 

Eetu Huosianmaa, Täpinä

 

Tagit:

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!