Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Älykäs organisaatio

Kirjoitettu 20.10.13
Esseen kirjoittaja: Aku Oikari
Kirjapisteet: 2
Kirja: Älykäs organisaatio
Kirjan kirjoittaja: Pentti Sydänmaanlakka
Kategoriat: Yleinen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Idealekan suoritustasoa on nostettava uudelle tasolle. Edellä oleva lause on ollut kesästä asti mukana joryn mietteissä ja nousi taas viime jory-palaverissa yhdeksi isoksi teemaksi ja tavoitteenpoikaseksi. Pentti Sydänmaanlakan Älykäs Organisaatio -kirjasta nousi kiinnostavimmaksi teemaksi suoritusten johtaminen. Tällä hetkellä yksilön suoritusten johtaminen toimii kohtuullisen hyvin, oppimissopimukset päivitetään, käydään kehityskeskusteluja, palautekeskusteluissa ja yleisestikin palautteenannossa kehitymme myös koko ajan. Mutta projektien suorittamisessa on suuria ongelmia edelleen. Tätä haastetta lähdin pohdiskelemaan lukiessani kirjaa.

Monesti projektit suoriutuvat paremmin, ainakin Idealekassa, jos projektissa on asiakas vaatimassa asioita eli jos projektissa on ulkoinen paine. Mutta meillä on paljon sellaisia projekteja, joissa ei ole sitä yhtä asiakasta hengittämässä niskaan, jolloin projektin tekeminen ja tulokset ovat vielä enemmän kiinni itsensä johtamisesta ja oma-aloitteisuudesta. Kun esimerkiksi myynnille ei ole selkeitä tavoitteita, aikatauluja ja ylipäätään suunnitelmaa, niin sitä voi siirtää aina muiden hommien tieltä. Tällöin syntyy tilanne, että tehdään vähän kaikkea, mutta oikeastaan ei kunnolla mitään. Tästä johtuen Idealekan suoritustaso on tällä hetkellä aivan liian alhainen ja se näkyy myös liikevaihdon pienuutena. Projektien pitää siis tehdä toiminnastaan järjestelmällisempää, suunnitellumpaa ja oma-aloitteisempaa.

Miten siis johdetaan projektit huippusuorituksiin? No ihan semmoisella asialla kuin, että johdetaan projekteja ja niiden päällikköjä suorituksiin. Kirjassa esiteltiin monia hienoja (välillä vähän liiankin hienoja) kaavioita, kuvioita ja steppejä suoritusten johtamiseen, mutta tässä hieman projektimuotoon muokattuna yksi todella yksinkertainen kaavio, jonka voisi viedä moneen Idealekan projektiin:

  1. Asetetaan selkeät tavoitteet projektille
  2. Seurataan niiden toteutumista ja valmennetaan niitä.
  3. Annetaan palautetta.
  4. Kehitetään toimintaa. Tämän jälkeen hypätään taas kohtaan yksi ja luodaan uusia tavoitteita sen kautta mihin suuntaan toimintaa halutaan viedä. Ja näin pyörä pyörii.

Olemme monesti puhuneet viime aikoina projektien tehokkuudesta ja siitä, että pidetään aina vaan palavereja ja että siitä pitäisi päästä pois. Se onkin oikein, että kaikki turha yhteinen tekeminen karsitaan pois, mutta osaltaan on menty mönkään sen takia, että suunnittelupalaverit ovat jääneet pois, koska niitä katsotaan pahalla. Suunnittelu on kuitenkin ehkä tärkein osa tehokkuutta. Tämän huomasin juuri ollessani viime kerralla kapteenina NJL:ssä. Osa tehtävistä meni hieman mönkään, kun ei alkuun otettu lyhyttä suunnittelua, miten tehtävää lähdetään purkamaan tai vaikka ihan vain miten aikataulutetaan tämä kaksituntinen?

Kohdassa yksi tehdään aluksi kunnon suunnitelmat projektin toteuttamiseen ja siihen oikeasti käytetään aikaa. Siihen kuuluu muun muassa projektisalkun teko huolella, tehtävien jako ja tärkeimpänä aikataulutus ja tavoitteet, myös hieman pienemmätkin tavoitteet. Tavoitteiden ja aikataulutuksen kautta työ tehostuu, kun jokainen osa-alue tietää mitä pitää olla milloinkin tehtynä ja tavoitteet määräävät hieman myös, miten hyvin työ pitää hoitaa.

Toisessa kohdassa pysähdytään hieman katsomaan mitä olemme saaneet aikaiseksi, olemmeko päässeet välitavoitteisiin ja onko jokainen osa-alue ylipäätään hoitanut hommansa. Projektipäällikkö ja koko projektiryhmä pystyvät tässä kohtaa johtamaan ja ohjaamaan osa-alueita oikeille raiteille, jos jokin alue tökkii hieman. Tätä pitää tapahtua koko ajan aina kun ollaan lähestymässä jotain deadlinea tai tavoitetta.

Palautteen anto on myös todella tärkeää. Projektin sisällä olisi hyvä harrastaa palkitsemista hyvin suoritetuista hommista, mutta myös antaa rehellistä palautetta, että tämä ei nyt suju ollenkaan ja miettiä mikä mättää ja miten tästä eteenpäin.

Neljäntenä kohtana on oman toiminnan kehittäminen. Tarkastellaan kriittisesti omaa toimintaa ja mietitään olemmeko onnistuneet, mitä voimme tehdä vielä paremmin, pitäisikö jostain osa-alueesta luopua kokonaan tai pitäisikö ottaa tähän lisää tyyppejä. Tämä kaikki yhdistetään ykköskohtaan eli suunnitellaan omaa toimintaa uudelleen ja asetetaan uusia, korkeampia tavoitteita.

Projektipäälliköiden tulisi raportoida ja käydä projektin kehityskeskusteluja johtoryhmän ja varsinkin tiimiliiderin kanssa. Näissä keskusteluissa tarkasteltaisiin edellä mainittua työkalua ja sillä projekteille saataisiin hieman myös sitä ulkopuolista painetta, mitä ei välttämättä asiakkaalta(ja tiimiltä) tule.

Kirja herätti myös ajatuksia vision ja arvojen kytköksestä suorituksiin. Jokaisen projektin pitäisi miettiä, miten Idealekan loistavat arvot: Jammailu, Eteenpäin pyrkiminen ja Fuck Blasting näkyvät projektissa. Sen kautta projektit voisivat saada myös erilaista näkökulmaa projektiin. Esimerkiksi, miten saamme tämän projektin Fuck Blasting -tasolle ja miten pidämme tässä projektissa hauskuuden ja halun tehdä tätä projektia?

Sama homma vision toimii myös kohdalla. Varsinkin visiomme taloudellinen puoli on tällä hetkellä todella pahasti mielestäni väärin ymmärretty (tai sitten olen vain eri mieltä tiimin kanssa). Emme me missään Neuvostoliitossa ole missään vaiheessa mielestäni eläneet, ihmisten sulkeutuneisuus ja vaivannäön puute ovat vain saaneet sen näyttämään siltä. Eikä se kassajärjestelmä kyllä ole täysin selvä itsellenikään, mutta kuitenkin, syksyn tärkeimpiä tehtäviä on saada kirkastettua visiomme ja varsinkin kassajärjestelmämme. Kirjassa ja tiimin sisällä puhutaan palkkauksen vaikutuksesta suoritukseen. ”Kiinnostaisi tehdä enemmän, jos tietäisin, että rahat mitä itse teen, tulevat minulle” on lause, jota ei kiinnostaisi enää kuulla tekosyynä mihinkään. Kassajärjestelmän kirkastus saisi ihmiset tajuamaan, että nykyisellä järjestelmällä on todellakin mahdollista nostaa palkkaa. Ja se tieto taas nostaa suoritustasoa aika lailla, ainakin toivottavasti.

Kohti NEXT LEVELIÄ!

Aku Oikari
Osuuskunta Idealeka

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!