Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Bowling Night

Kirjoitettu 09.12.13
Esseen kirjoittaja: Janina Lindroos
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Vallo & Eija Häyrinen
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Kirjassa Tapahtuma on tilaisuus esitellään pieni mutta tehokas keino kiteyttää suunnitteilla olevaa tapahtumaa. Tapahtumabrief on lyhyt mutta tehokas keino kiteyttää tapahtuma, asettaa sille joitain reunaehtoja ja se on myös hyvä keino selvittää itsellekin ajatuksia tapahtumasta. Jokaisesta tapahtumasta tulisi olla tapahtumabrief ja vastaukset kysymyksiin löydyttävä.

Tapahtumabriefejä on erilaisia, mutta kirja esitteli seuraavanlaisen yksinkertaisen mallin. Se sisältää kysymykset

  • Miksi tapahtuma järjestetään?
  • Kenelle se järjestetään?
  • Mitä järjestetään?
  • Miten tapahtuma toteutetaan?
  • Millainen tapahtuma järjestetään? -> sisältö
  • Ketkä toimivat isäntinä?
  • Millaista tunnelmaa tapahtumalla tavoitellaan?

Olemme järjestämässä tapahtumaa nimeltä Valentine’s Day Bowling. Saimme eräältä keskisuomalaiselta lomakeskukselta toimeksiannon, jossa he kaipasit apua tapahtuman järjestämiseen hiljaisemmille illoille. Tartuimme haasteeseen ja kaksimme tämän pin up / 50’s henkisen tapahtumasarjan, joista ensimmäinen on juuri tuo keilailuilta. Projektiryhmässämme minä toimin Maijun kanssa markkinointi/myyntivastaavana. Halusin ottaa vastuulleni jotain sellaista, mitä en ole ennen kokeillut. Kaipaan uusia haasteita ja tämän projektin myötä sellainen osui sopivasti kohdalleni.

Mutta entäpä tapahtumabriefin kysymykset?

Miksi tapahtuma järjestetään?
Kuten yllä mainitsin, tiimimme sai toimeksiannon synnyttää erilaisia tapahtumaideoita lomakeskuksen hiljaisemmille illoille ja päiville. Monia ideioita syntyi ja toimeksiantaja piti paljon ideasta järjestää kolmen tapahtuman sarja, jotka kaikki keskittyisivät pin up / 50’s teeman ympärille. Kokosimme projektiryhmän ja aloimme pilkkomaan ideoitamme. Tavoitteena on siis lisätä tuottoa, sekä meidän omalle tiimiyritykselle että lomakeskukselle.
Lisäksi projektipäällikkömme Sini on todella intohimoinen alan harrastaja ja tämä on hänelle unelmaprojekti. Me muut projektiryhmäläiset olemme myös kiinnostuneita aiheesta, mutta itse lähdin projektiin mukaan lähinnä markkinointitaitojani kehittämään ja projektin erilaisuuden vuoksi.

Vastaus: haluamme olla yhteistyössä lomakeskuksen kanssa, joka voi kohota meidän A1-asiakkaaksi. Lisäksi tavoittelemme tuottoa molemmin puolin. Projektipäällikkömme Sini haluaa toteuttaa unelmaprojektiaan ja samalla tarjota alan harrastajille heidän unelmailtaansa.

Kenelle tapahtuma järjestetään?
Olemme Maijun kanssa vastuussa markkinoinnista ja juuri viime viikolla teimme asiakassegmentointia. Se sisältää kolme eri segmenttiä ja ne ovat:

  1. Keilaajat
    – Mies + kaveriporukat
    – Ei ammattikeilaajia, 20 – 30- vuotiaita
    – Aktiivisia kaveriporukoita, jotka harrastavat paljon
    – Opiskelun ja työelämän rajapinnassa
    – Kerää porukkaa kasaan kokeilemaan uusia lajeja
    – Aktiviteetit tärkeämpiä kuin alkoholin juominen
    – Asuvat Jyväskylän keskustan tuntumassa, niin että kävellen pääsee
  2. Pin-upista kiinnostuneet
    – Naiset alle 30 v.
    – Kiinnostuneita pukeutumisesta ja käsillä tekemisestä
    – Asuu miehensä kanssa vuokralla
    – Opiskelun ja työelämän rajapinnassa
    – Erilaisempia harrastuksia kuten tankotanssi
    – Ottaa ystäväpariskunnat mukaan tekemään
  3. Elämäntapaharrastajat
    – Mies 29-vuotias ja nainen 26-vuotias
    – Mies autokorjaamolla töissä, nainen kotona
    – Käyvät aktiivisesti alan tapahtumissa
    – Ruokaostokset K-Citymarketista
    – Lähtevät tapahtumiin aina ”vaimoineen”, miehet lähtee ja ottavat vaimot mukaan

 

Siinä on meidän kolme kohderyhmää, joita yhdistää joko keilaus tai pin-up-teema.

Mitä järjestetään?
Kirjassa määriteltiin muutamia erilaatuisia tapahtumia: viihdetapahtumia, asiatapahtumia ja yhdistelmätapahtumia. Viihdetapahtumissa tarkoitus on vain viihdyttää, asiatapahtumissa on tarkoitus antaa paljon asiapitoista tietoa. Yhdistelmätapahtumissa nämä kaksi asiaa yhdistyvät.

Meidän tapahtuma on selkeä viihdetapahtuma.

Miten tapahtuma toteutetaan?
Tapahtuma toteutetaan yhteistyössä lomakeskuksen kanssa. Lomakeskus tarjoaa meille tilat ja normaalin määrän henkilökuntaa, mutta me vastaamme itse suunnittelusta ja toteutuksesta. Meillä on tarkoituksena järjestää keilakilpailu, jonka me järjestämme ja organisoimme. Hoidamme lipunmyynnin, markkinoinnin, bändin oston ja tapahtumapaikan somistamisen (jos sellaista tarvitaan). Käytännössä me menemme lomakeskuksen tiloihin tekemään oman tapahtuman.
Projektiryhmämme koostuu yhteensä kuudesta henkilöstä.

Millainen ohjelma ja mitä tapahtumalla halutaan viestiä?
Tapahtuma järjestetään ystävänpäivänä 2014 alkaen viideltä lomakeskuksen tiloissa. Tapahtuma alkaa keilakilpailulla, joka kestää yhdeksään asti. Sen jälkeen on aikaa ruokailla, jonka jälkeen teemaan sopiva bändi aloittaa keikkansa kello 23:00.
Niille, jotka eivät osallistu keilauskilpailuun, tulee olemaan muuta ohjelmaa. En vielä tiedä mitä, mutta tässä esseetä kirjoittaessani tajusin että sekin pitää miettiä.
Haluamme viestiä, että lomakeskus missä tämän järjestämme on vakavastiotettava ja myös nuorille hyvä paikka juhlia ja pitää hauskaa. Lisäksi haluamme viestiä omasta mielenkiinnostamme ja innokkuudestamme järjestää tapahtumaa, jolloin jatkokauppaa voi syntyä.

Ketkä toimivat isäntinä?
Tapahtuman pääisäntänä toimii projektipäällikkömme Sini. Tapahtuman apuisäntinä toimivat muut projektiryhmän jäsenet. Olemme kaikki pukeutuneet teemaan sopivalla tyylillä.

Millaista tunnelmaa tapahtumalla tavoitellaan?
Teema ja sen luoma tunnelma on koko tapahtuman pääpointti. Haluamme luoda rennon ja iloittelevan tunnelman, jossa aktiviteetit (muun muassa bändi ja keilailukisat) ovat suuressa roolissa. Mottomme voisi olla vaikka ”hauskaa kavereiden kanssa”.

Tapahtumabrief kolahti tähän tapahtumaan hyvin. Toinen juttu minkä poimin kirjasta oli palautteen tärkeys. Emme ole vielä miettineet miten keräämme asiakkailta palautetta tapahtuman jälkeen. Luulen, että nykyään netissä on kaikkein helpoin ja matalin kynnys saada palautetta. Toisaalta kirjassakin sanottiin, että olisi hyvä saada heti tapahtumassa palautetta, jolloin se saattaa tulla suoraan ja ajankohtaisemmin.

Kirja oli kaiken kaikkiaan hyvin helppoa luettavaa ja sieltä sai monia todella konkreettisia neuvoja liittyen sisustukseen ja tervetulopuheeseen. Olisin saanut vaikka kuinka monta sivua oppeja ja koppeja tästä kirjasta, mutta päätin tiivistää esseeni tärkeimpään näistä opeista. Todella toimiva opus!

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!