Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Budjetoinnin mielettömyys

Kirjoitettu 22.11.13
Esseen kirjoittaja: Sarianna Hietala
Kirjapisteet: 3
Kirja: Budjetoinnin mielettömyys
Kirjan kirjoittaja: Pertti Åkerberg
Kategoriat: 1. Oppiminen, 1.3. Oppivan organisaation ja tiimiyrityksen kehittämistyökalut, 3.2. Yrittäjän taidot ja työkalut, 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut, 4.6. Strategiakirjat

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Budjetoinnissa on kolme tehokkuuden kulmakiveä, joita ovat laatu-, aika-, ja kustannusvaikutteiset vaatimukset. Tottakai muitakin huomioon otettavia näkökulmia on, mutta se mikä näissä on merkittävä ominaisuus on, että ne ovat kaikki mitattavissa olevia tekijöitä. Ja se mikä on mitattavissa on myös johdettavissa. Aikanäkökulmalla vaikutetaan yrityksen tehokkuuteen ja reagointikykyyn, laatunäkökulmalla arvon tuottamiseen, ja kustannusnäkökulmalla tarjotaan työkalut mittaamiseen ja johtamiseen. Ihanteellisin yhdistelmä yrittäjälle olisi tilanne, jossa alhaisilla kustannuksilla saadaan korkealaatuisia tuotteita ja palveluja, jotka voidaan toimittaa asiakkaalle entistäkin nopeammin.

Tässä vaiheessa peilaan ylläolevaa tekstiä esimerkiksi Frest Foodiin. Mielestäni siinä on hyvin yhdistetty suht matalat kustannukset verrattuna hintaan jota asiakkaalta voi pyytää. Mahdollisuuteen pyytää korkeampaa hintaa taas vaikuttaa tuotteen laatu. Laatua saamme nostettua salaattiainesten tuoreudella, niissä jo itsessään olevalla ravintoarvojen korkealla tasolla, hygienian tasolla (kumihanskat, eri ottimet jokaiseen ainekseen, jotta tuotteemme soveltuu myös allergikoille) sekä Frest Foodin ulkoisella olemuksella, joka pyritään pitämään raikkaana ja sporttisena niin ständeistä lautasia ja aterimia myöten. Ruoat on myös esivalmisteltu ja pilkottu etukäteen joten asiakas saa nopeasti täysin mieleisensä ruoka-annoksen. Tässä siis huomataan että oikeilla jäljillä ollaan, kun nämä perus kulmakivet ovat jo alkuvaiheessa aika hyvällä mallilla. Jokaista näistä osa-alueista kuitenkin pyritään kehittämään jatkuvasti, koska aina on varaa parantaa.

Kirjassa lueteltiin TBM:llä eli Time Based Managementillä tähdättäviin tavoitteisiin joita ovat mm. läpimenoaikojen tehostaminen, arvoa tuhoavien toimintojen eliminoiminen, parempi asiakaspalvelu, parempi laatu, pienemmät kustannukset. Halusin listata nämä asiat itselleni muistiin. Etenkin kun ollaan tekemisissä niinkin nopeasti pilaantuvien aineksien kanssa kuin salaatti on, niin aikaan painottunut hallinnoiminen nousee korkeimmaksi prioriteetiksi. On mietittävä, miten saada valmistettua, kuljetettua niin ettei kylmäketju katkea, laitettua esille, sekä myös myytyä entistä lyhyemmässä ajassa. Niin että raaka-aineiden tuoreus ja laatu säilyy, tai että ainakin niiden kärsiminen olisi mahdollisimman minimissään.

Budjetin kirjanpidossa on kirjan mukaan käytetty yli viisisataa vuotta metodia, jossa katsotaan vain sitä, mistä raha on lähtöisin ja mihin se on käytetty. Se on kuitenkin liian yksitoikkoinen tapa joka ei hyödytä yritystä loppupeleissä paljoakaan. Tässä asiassa olen kirjan kanssa ihan samaa mieltä. Etenkin siinä vaiheessa kun ruvetaan tarkastelemaan syy-seuraus-suhteita, sekä miten ja mistä kuluja pitäisi leikata. Tähän ei pitäisikään tyytyä, vaan lisäksi tulisi tietää, mitä rahallisella panostuksella on saavutettu.

Oletetaan esimerkiksi kulujen olevan 1000€. Tämä tieto ei itsessään riitä, vaan pitää myös tietää mikä määrä kustannuksista on edistänyt esim. asiakasarvon luontia, mikä on ollut arvoa tuhoavaa ja miksi jotkin yksittäiset suoritukset on tehty. Eli jos on esimerkiksi matkustanut jonnekkin, niin on tärkeää tietää myös miksi on matkustettu. Tämä luo mahdollisuuden parantaa ja muunnella niitä pieniä yksityiskohtia (esim. pienentää matkustuskustannuksia), jotka kuitenkin saattavat luoda suuria rahareikiä lopputuloksen kannalta.

Perinteisestä budjetista muodostuu ”katto kasvulle ja lattia kustannuksille”. Eli se ei anna mahdollisuutta kovin suurelle kasvulle ja kehitykselle, eikä ole kovin joustava. Budjetointi keskittyy aineellisiin arvoihin, vaikka todellinen kilpailutekijä on usein aineettomissa tekijöissä, esimerkiksi työhyvinvoinnissa. Tämä on kuitenkin harmillisesti se asia, jonka kuluista yrityksistä lähdetään ensimmäisenä karsimaan.

Parhaimman tuloksen saa, kun pidetään tarkkaa kirjaa kustannuksista, tuloista, sekä mihin kustannukset ovat menneet, miten hommat on toimineet, vai ovatko ollenkaan, ja tehdään tarpeelliset muutokset. Budjetti siis elää kokoajan. Tärkeintä on etsiä ne todelliset rahareiät, joista on helppo lähteä etsimään edullisempaa ratkaisua, sen sijaan että typistetään rahat ensimmäisenä siitä yrityksen välittömän hyödyn näkökulmasta “turhimmasta” päästä, eli esim. työntekijöiden virkistäytymisestä. Tämähän ei todellisuudessa pidä paikkaansa, että virkistäytyminen olisi jollain lailla hukkaan sijoittamista, etenkään nykyajan hektisessä ja suorituspaineisessa maailmassa. Uskon että hyväntuuliset työntekijät luovat menestyvän yrityksen.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita että perinteinen budjetointi olisi moitittaviaa. Vika on siinä, että vuosibudjetteja luodaan olettaen, että maailma olisi muuttumaton tavalla, jota se ei ole ollut vuosikymmeniin. Budjetin lisäksi strategia on tärkeää suunnitella etukäteen. Hyvällä strategisella suunnittelulla pystytään seuraamaan ja ennustamaan yrityksen menestystä. Kirjassa onkin lueteltu muutamia kriittisiä menestystekijöitä. Näitä ovat:

  • asiakaskontaktien määrä

  • uusien asiakkaiden määrä

  • vanhojen asiakkaiden lojaalius

  • tarjouskanta

  • tilauskanta (hinta ja volyymi)

  • tilaukseen johtaneiden tarjousten määrä suhteessa kaikkiin tarjouksiin

  • toimitusaika

  • toimitustäsmällisyys

  • tuotteen laatu

  • tuotteen rakenne

  • kustannukset (tuotteet, yleiskustannukset, pääomakustannukset

  • kapasiteetin käyttöaste

  • imago

  • suunnittelu

  • asiakaspalvelu

  • asiakastyytyväisyys

  • henkilöstön tyytyväisyys

  • henkilöstön osaaminen

  • verkoston toimivuus

  • kyky laskuttaa tehty työ

Tässä tuli iso litania listattua. Jos luulet että listasin yllämainitut asiat vain tilan täyttämiseksi, niin eheei, luulet väärin! Listasin asiat itseäni varten, koska tiedän niistä olevan apua myöhemmin omissa projekteissa. Esseepankista on hyvä tulla aina vilkaisemaan vinkkejä, että mistä onkaan tullut kirjoiteltua ja miten kirjoitettua voi hyödyntää. Yllä on siis mainittu kriittisiä menestystekijöitä. Seuraava tehtävä onkin laatia niille yrityksen henkilökohtaiset avainmittarit, sekä vastuuhenkilöt. Tässä vaiheessa on tärkeää pitää huoli, että vastuu alueet jaetaan tarpeeksi monen henkilön kesken, jottei yhden ihmisen harteille kasaannu liikaa vastuuta.

“Yksi hyvän johtamisen olennaisimpia piirteitä on sellaisten tärkeiden asioiden, jotka kuitenkin ennemmin tai myöhemmin on tehtävä, tekeminen ajoissa ilman paniikinomaisen kiireen aiheuttamaa heikkoa laatua.”

Tämä kyseinen lainaus sai minut miettimään omaa järjestelmällisyyttäni ja taipumustani nimenomaan jättää asiat viimetippaan, kunnes tuo viimehetken paniikki pääsee iskemään. Olen aina ajatellut toimivani parhaiten paineen alaisena, mutta ylläolevan virkkeen myötä olen ruvennut kyseenalaistamaan, pitääkö se sittenkään paikkaansa. Voisiko kuitenkin olla, että jos asiat tekisi ajoissa niin laatukin olisi hieman parempaa luokkaa? Täytyy ruveta testaamaan. Loppupeleissä jos tuollainen paniikinomainen viimehetken kiire jatkuu pidempään, se aiheuttaa hirvittävän määrän stressiä, joka taas pitkällä aikavälillä vaikuttaa mielialaan ja sitä kautta kaikkeen tekemiseen ja olemiseen.

Minulle onkin monesti sanottu (mm. useasti poikaystäväni toimesta, mistälie johtuen 😮 ) että stressaan liikaa ja ihan turhaan. Itse en aina sitä edes huomaa, ehkä koska siitä on tullut jo niin “luonnollinen” tila. Mutta nyt oivalsin että ehkä se johtuukin vain tuollaisesta pitkään jatkuneesta stressitilasta, jota aiheuttaa oma epäjärjestelmällisyys ja sellainen oikein tahallinen kiireen hakeminen. Okei, siispä aika luopua uskomuksesta “toimin parhaiten paineen alla”, ja vaihtaa se uskomukseen “kykenen toimimaan hyvin paineen alla, mutta toimin parhaiten kun aloitan tekemään asiat ajoissa, ja saan tehdä ja hienosäätää niitä rauhassa.”

Hauskaa miten mitä erikoisimmista kirjoista saa mitä erilaisimpia oivalluksia itsestään. Budjetti kirjan kautta huomaan aiheuttavani tahallisesti kiirettä elämääni. WTF? Tämähän on tätä esseiden kirjoittamisen parhautta, oppia itsestään asioita joita ei muuten olisi tullut edes ajatelleeksi. 🙂 En tiedä kuinka vapaalla kädellä näitä omia aivopieruiksikin kutsuttuja oivalluksiaan tänne kannattaa kirjoitella, mutta toisaalta jos esseet kirjoitetaan itseään varten niin why not? 😀

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!