Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Oppiva organisaatio – vastaisku koordinaatiokaaokselle

Kirjoitettu 29.03.20
Esseen kirjoittaja: Ella Saikkonen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Koordinaatiokaaos - Ja miten se kellistetään pelottomalla johtajuudella
Kirjan kirjoittaja: Ran Nyman, Ari Tikka ja Ari Turunen
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut, 4.4. Johtamisen haasteet

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Yrityksen ja liiketoiminnan kasvaessa usein uhkana on, että yrityksestä kasvaa byrokraattinen ja hierarkkinen kaaos, jossa sekavuutta pyritään kontrolloimaan lisäämällä byrokratiaa ja sirpaloittamalla yritystä pieniin erikoistuneisiin osiin. Tämän seurauksena, kaikista hyvistä aikeista riippumatta, syntyy usein kankea ja hyvin hitaasti muuttuvaan maailmaan reagoiva organisaatio, joka lopulta jää muutoksen jalkoihin. Byrokraattiselle organisaatiolle täysi vastakohta on puolestaan oppiva organisaatio, jonka muottiin Tiimiakatemian tiimiyritykset ovat valettu.

 

Oppivalle organisaatiolle keskeisin työväline on tiimi ja sen sisäiset projektiryhmät, joilla on autonominen asema päättää projektien sisäisestä kulusta, työnjaosta ja kehityksestä, asiakkaan kanssa. Vaikka Tiimiakatemia on ns. katto-organisaatio sen sisällä toimiville tiimiyrityksille, on jokaisella tiimillä päätösvalta omasta toiminnasta. Tiimiakatemia antaa suuntaviivat toiminnalle, mutta toteutus ja niiden vieminen arkeen käytännössä on jokaisen tiimin itse muovattava. Talon sisältä löytyykin paljon toisistaan eroavia käytäntöjä, ja on hyvin veteen piirretty viiva, milloin tiimit ovat itsenäisiä (aivan kuten pitääkin) ja milloin ne eivät enää toimi talon asettamien suuntaviivojen mukaan. Viime aikoina on esimerkiksi uusien tiimien kohdalla käyty pitkällistä keskustelua kassakäytänteistä; ottaako tiimi käyttöön yhteiskassan vai gäppikassan. Tämä asia on tietysti jokaisen tiimin itse mietittävä sopivaksi omiin tavoitteisiin, mutta herää väistämättä kysymys onko Tiimiakatemian arvojen mukaista, että tiimiläiset tekevät töitä omien intressien eivätkä tiimin kehittämisen eteen.

Oppivassa yrityksessä kuten Gravissa käytännön toimintaa toteuttavat projektiryhmät, jotka muodostuvat itseohjautuvasti asiakkaan tarpeiden ja tiimiläisten kiinnostuksen mukaan. Projektiryhmät ohjaavat omaa toimintaansa kyseiseen tilanteeseen parhaiten katsomalla tavalla. Jokaisella projektiryhmällä on tietysti projektipäällikkö, joka pitää naruja käsissään, ja tämä onkin yksi keskeinen osa litteässä organisaatiossa; jokainen johtaa! Tämän hetkinen etätyöskentely on tuonut toisistaan eriäviin toimintatapoihin omat haasteensa. Kun emme pysty päivittäin olemaan saman katon alla, tulee jokaisella olla mahdollisuus päästä projektiryhmien etenemiseen kiinni ja tarvittaessa projektiryhmien tulee saada apua kohtaamiinsa haasteisiin. Siksi olemmekin ottaneet projekteille käyttöön TEAMS-sovelluksen, josta jokainen projektiryhmän ulkopuolinenkin saa projektien tärkeimmät tiedot. Lisäksi jokainen on vastuussa oman kalenterin ajan tasalla pitämisestä, jotta työtä pystytään delegoimaan tarvittaessa nopeasti ja mutkattomasti.

 

Hiljaisen tiedon jakaminen etätyöskentelyaikana on myös huomattavasti haasteellisempaa kuin aiemmin. Jotta projekteista ja kirjoista saatuja oppeja voidaan entistä tehokkaammin viedä koko tiimin tietoon, tulee jokapäiväistä kommunikaatiota ylläpitää. Pidämme jokainen arkipäivä vähintään 30 minuutin etätapaamisen, jossa voidaan käydä kaikkea kuulumisista lähtien projektien etenemiseen. Lisäksi tällä viikolla otimme ensimmäistä kertaa käyttöön kirjasolut, joissa käytiin läpi tiimiläisten uusimpia esseitä. Tämä käytäntö oli mielestäni erittäin toimiva ja saimme loistavaa keskustelua aikaan opeista. Kehityskohtana kyseisessä toiminnassa on vielä se, kuinka kirjasolujen sisäiset opit tuodaan koko tiimille. Tähän ratkaisu voisi olla esimerkiksi parin keskeisimmän opin läpikäyminen yhdessä tiiminä, ja kuinka niitä voidaan hyödyntää tiimin tasolla.

Kirjassa esitellään yrityksen kontrollin kolme muotoa: markkinakontrolli, byrokraattinen kontrolli ja klaanikontrolli. Jotta voidaan luoda yhtenäinen, taloudellisesti kannattava ja oppiva organisaatio, tarvitaan näistä kaikkia kontrollin muotoja. Gravissa markkinakontrolli ohjaa tiimin sisäisiä investointeja, kulu- ja tulovirtoja. Olemme yhdessä asettaneet taloudellisen tavoitteen, joka osaltaan toimii markkinakontrollina. Lisäksi kuukausittaisissa talouskatsauksissa pyritään saamaan kaikki samalle sivulle siitä, kuinka meidän realistinen taloutemme kontrolloi meitä; mihin meillä on varaa, kuinka paljon tavoitteeseen on matkaa jne. Byrokraattinen kontrolli puolestaan näkyy arjessa esimerkiksi tietyillä vakiintuneilla käytännöillä. On tiettyjä tehtäviä, joita projektiryhmille kuuluu kuten esimerkiksi budjetin laatiminen. Lisäksi niin talo, että myös tiimimme vaatii jokaiselta tiimiläiseltä ennalta määriteltyjen asiakastapaamis- ja kirjapistetavoitteiden saavuttamista. Pääasiallisesti Gravissa kuitenkin vallitsee klaanikontrolli eli tiimi luo omat säännöt ja jokainen toimii päätösvaltaisessa asemassa sekä suorassa kontaktissa asiakkaan kanssa. Viime aikoina byrokraattinen kontrolli on nostanut päätään huomattavasti, kun taas esimerkiksi markkinakontrollin rooli on ollut minimaalinen. Siksi tuleekin nyt heti kuun vaihteessa käydä tiimin taloudellisista tilanne läpi. Kun etätyöskentelykäytänteiden tuomat muutokset alkavat hiljalleen helpottua ja tulla osaksi arkipäivää, on aika siirtää katse taloudellisiin tavoitteisiin ja niiden toteutukseen.

 

Kun välitön kasvokkain tapahtuva kommunikaatio ja viestintä hankaloituu, on erittäin helppoa luoda seurantaan byrokratiaa tueksi. Byrokratia on syntynyt halusta tasa-arvoistaa vastuita ja vaatimuksia, siksi onkin hyvin luonnollista havaita edellä mainitsemani syy-seuraussuhde. Oppiva organisaatio perustuu kuitenkin ennen kaikkea luottamukselle, jota byrokratia puolestaan nakertaa. Jotta tiimi pysyy ketteränä ja muovautuvana yrityksenä on tärkeimmässä roolissa viestintä. Tapahtuipa se sitten videon välityksellä, puhelimitse tai viestitse. Toivon, että treeniaikojen pidentäminen helpottaa myös projektiviestintää koko tiimille.

Projektiviestinnän haasteet ovat tulleet vastaan useammassa projektissa; kaikki eivät ole samalla kartalla projektien suunnitelmista ja tavoitteista. Tämän seurauksena syntyy huomattavasti ”turhaa” työtä, ja projektit eivät edisty yhtä tehokkaasti kuin olisi mahdollista. Yhdessä asiakasprojektissa teimme valmiit sisältömateriaalit seuraavalle kuukaudelle, mutta vasta tehdyn työn jälkeen saimme kuulla projektipäälliköltä millaista sisältöä todellisuudessa asiakas halusi. Tämä erosi meidän jäljestä. Olisikin ollut huomattavasti tehokkaampaa käydä nämä asiat ennen kuin sisältö oli tehty julkaisua vailla valmiiksi. Kuitenkin viestintä on loputon maraton ja tämä uusi tilanne kaikille. Ei ole tärkeintä keskittyä ”hävittyyn” aikaan vaan opittuihin asioihin muun muassa yhteisen päämäärän ja jatkuvan suullisen viestinnän tärkeydestä.

 

Tagit: , , , , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!