Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Enemmän vähemmällä

Kirjoitettu 01.04.13
Esseen kirjoittaja: Antti Reijonen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Neljän tunnin työviikko
Kirjan kirjoittaja: Timothy Ferris
Kategoriat: 3.4. Uusia tuulia ja haasteita yrittämiseen, 7.4. Tulevaisuuden mahdollisuudet

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Päätin lukea Neljän Tunnin Työviikon, sillä koin, etten saanut tarpeeksi aikaan, vaan käytin työajan kello 8-18 tehottomasti. Näin ollen minulla jäi erittäin vähän aikaa ja energiaa loppuillalle tehdä sitä, mitä minä haluan. Olenkin jo ottanut hiukan aikaa itselleni, mutta olenkin törmännyt uudenlaiseen ongelmaan. Aikaa on, mutten ole tottunut käyttämään sitä työajan ulkopuolella. Onneksi sainkin näihin kahteen asiaan pari hyvää vinkkiä kirjasta, jotka aion viedä käytäntöön. Mutta sitä ennen onkin hyvä miettia tavoitteita.

Mitä tavoitteita minulla on?
Tämä on erittäin hyvä kysymys, jota turhan vähän mietimme Innomon kanssa Tiimiakatemialla. Ainakin itse olen aina ajautunut tekemään asioita, jotka ovat olleet mielenkiintoisia. Asia kuitenkin muuttui tämän vuoden alussa, jolloin jouduin aloittamaan taas tyhjästä. Onneksi minulle jäikin aikaa miettiä, että miksi minä olen Innomossa ja mitä haluan tehdä tulevaisuudessa.

Olenkin aina aiemmin kertonut, että haluan olla kasvuyrityksen toimitusjohtaja, sillä haluan kehittää yrityksen nollasta toimivaksi kokonaisuudeksi. Nyt olenkin alkanut miettimään, että onko tämä se mitä haluan tehdä seuraavat 47 vuotta. Onhan se alkuun erittäin mielenkiintoista, mutta se sitoo minut erittäin vahvasti siihen paikkaan, missä mahdollinen toimipiste on. Oman ajan otto hankaloituu ja lähteminen jonnekin hankaloituu myös sitä myötä. Olenkin alkanut miettimään, että millaisen bisneksen saisin rakennettua, joka ei sido minua yhteen toimipaikkaan, vaan saan tehdä töitäni siellä, missä haluan, milloin haluan ja miten haluan. Siinä voisi olla tavoitetta loppu Tiimiakatemian ajaksi.

Toinen asia elämässäni, se tärkeämpi, joka tarvitsee tavoitteita on vapaa-aikani. Olenkin laittanut kaiken focukseni Innomon kehittämiseen, kun olen unohtanut Antti Reijosen kehittämisen aivan kokonaan. Olenkin miettinyt tämän kohdan kysymyksen: ”Mikä innostaa minua?”, kautta ja listannut viisi asiaa, jotka aion tämän vuoden sisällä toteuttaa.

1. Käyn laitesukeltamassa joka kuukausi vähintään kerran ja yhden kerran ulkomailla sukeltamassa
2. Käyn vielä kolme kertaa ulkomailla tämän vuoden aikana. Matkan pituus vähintään viisi päivää
3. Saan nostettua 100kg penkistä vuoden loppuun mennessä ja saatua lihasmassaa 10kg lisää
4. Olen ostanut oman moottoripyörän ja kunnostanut sen ajoa varten kaudelle 2014
5. Omistan oman auto vuoden loppuun mennessä

Ensimmäinen asia, minkä teen, on se, että tulostan tämän listan ja laitan sen jääkaapinoveen muistuttamaan, että haluan toteuttaa nämä viisi asiaa. Kyllähän näissä on tekemistä tälle vuodelle! Mutta nämäkin asiat vaativat aikaa ja rahaa, että saan toteutettua ne. Mitenkä siis saan itselleni mahdollistettua nuo kaksi resurssia?

”Jos jätän tämän tekemättä, saanko laskutettua/tuotettua arvon asiakkaalle?”
Tässä on erittäin hyvä kysymys, jolla pystyn eliminoimaan kaiken turhan aikaavievän, jotta pystyn tekemään työt tehokkaasti. Tästä seuraa se, että saan työt nopeammin suoritettua, aikaa jää itselleni ja asiakkaat ovat tyytyväisiä, kun työ suoritetaan nopeasti loppuun. Miksen ole keksinyt tätä aiemmin? Jos asiakas haluaa, että Innomo tekee hänelle markkinointisuunnitelman, ei meidän kannata tehdä markkinointikamppanjaa jo valmiiksi. Eivät he sitä tilanneet, vaan vasta suunnitelman. Kampanjan toteuttamisesta tottakai pitää olla tarjous kyljessä, mutta ei sitä kannata tehdä valmiiksi, ennen kuin asiakas on siitä valmis maksamaan.

Olemme Innomossa sopineet minimiajan, joka täytyy käyttää työntekoon. Se on ihan ok juttu, määrittää pelisäännöt sille, että kuinka paljon tekemistä jokaisella pitäisi olla, mutta se ei kerro vielä tehokkuudesta mitään. Tästä syystä minun mielestäni meidän pitäisi asettaa myös katto sille, kuinka paljon saamme viikossa käyttää aikaa työntekoon. Jokainen saa käytettyä sähköpostin kirjoittamiseen koko työpäivän, jos he vain haluavat, mutta se ei ole millään tasoa tehokasta. Lyhentämällä jokaisen Innomolaisen työaikaa, joutuisimme priorisoimaan, mikä on tärkeää ja mikä pitää saada suoritetuksi sen päivä/viikon aikana, koska venymisvaraa ei ole. Näin ollen turha jäisi pois ja keskittyisimme oleelliseen.

”If this is the only thing I accomplish today, will I be satisfied with my day?”
-Timothy Ferris

Palaverit ovat myös yksi aikasyöppö ja niitä pidetään, jotta jokainen tietäisi missä mennään. Tämäkin on ihan ok idea, mutta esimerkiksi Ravintola Kaadonkin palaverit voivat olla 10 kertaa tehokkaampia. Jokaiselle meistä on jaettu omat tehtäväalueet ja jokaisella meistä on paljon hommaa vielä tekemättä koskien omaa osuuttamme. Miksi siis käyttää aikaa asioiden ruotimiseen, kun niille voi tehdä jotakin?

Palaverimme ovatkin yleensä 4-8 tunnin maratooneja. Voitte arvata kuinka tehokasta työnteko on viimeisten tuntien aikana. Tämä palavereiden venyttäminen onkin yksi pahimmista virheistä, sillä saman tiedon saa puserrettua 30min – 2h settiin. Tässä onkin ehdotus, jota aion ehdottaa Ravintola Kaadon porukalle.

Palaveri pvm XX.04
1. Aikaraja kaksi tuntia, ei sekuntiakaan pidempään
2. Käydään läpi vielä tekemättä olevat asiat ja katsotaan, että ne on aikataulutettu jokaisella kalenteriin
3. Jokainen tuo tällä hetkellä prioriteetti numero yksi olevan asian palaveriin ja tavoitteena on saada se tehtyä palaverin loppuun mennessä
-> Mikäli sen voi tehdä yksin/henkilö luottaa, että saa tehtyä sen yksin, se sallittakoon. Jos joku tarvii apua, niin apua hän myös saa
4. Kokoonnutaan vartti ennen loppumista yhteen, katsotaan, mitä on saatu aikaan ja tarviiko joku vielä apua
Tuplavarmistetaan, että jokainen tietää mikä on uusi prioriteetti numero yksi ja koska se on valmis
5. Palaveri lopetetaan, jotka ovat valmiita, jatkavat asiaa X. Joilla on vielä kesken/tarvitsivat apua, jatkavat hommien tekoa, kunnes on valmista

Tässä esimerkissä nähdään, että palaverin tarkoitus ei ole enää louskuttaa leukoja, vaan viedä asioita eteenpäin. Kaavaa voidaan soveltaa myös muihin Innomon palavereihin, jolloin muidenkin tekeminen tehostuu.

Pullonkaula -efektistä pois pääsy
Innomossa on monta informaatiollista pullonkaulaa. Joudumme pyytämään lupaa tai varmistamaan jonkun asian vastuuhenkilöltä, ennen kuin pääsemme asiassa eteenpäin. Tästä koituu se, että työntekomme keskeytyy jatkuvasti, kun joudumme käydä kysymässä henkilöltä X, että saako tehdä näin tai selvittää, kuka vastaa asiasta Y.

Otetaan esimerkkinä NettiS. Minä olen yhteyshenkilönä tässä projektissa, mutta kukaan ei uskalla myydä tätä tuotetta, koska he eivät osaa myydä sitä tai esitellä sitä. Mitenkä siis saamme poistettua minut, pullonkaulan, jotta minulta ei tarvitse kysyä, saanko myydä, miten myydä tai kenelle myydä tuotetta?

1. Kerron tiimille, että tuotetta saa myydä! Minun ei tarvitse johtaa myyntiä, vaan olen vain yhteyshenkilö
-> He kyllä tietävät, mutta koska olen yhteyshenkilö, he olettavat minun järjestävän myyntitilaisuuksia. Ei minun mielestä
2. Kysymykset otan vastaan kerran viikossa ja ohjaan ne eteenpäin asiakkaalle.
-> Asiakas ei halua kuin yhdeltä viestiä, joten pullonkaula on pakollinen. Kerran viikossa riittää kysymyksiin ja vastauksiin
3. Asiakaslistat ja ohjeet myyntiin Google Docsiin
-> Jokaiselle mahdollistetaan myynti, ilman että minulta tarvitsee tulla kysymään tietoja

Tällä tavalla saan itseni poistettua kuviosta lähes kokonaan ja annettua jokaiselle mahdollisuuden myydä tuotetta, kun heillä tulee ylimääräistä aikaa.

Näillä parilla kohdalla tulen saamaan itsestäni enemmän irti niin työ- kuin henkilökohtaisessa elämässäni. Viimeisillä kohdilla saan vapautettua itselleni enemmän vapaa-aikaa ja pääsen tekemään myös silloin niitä asioita, jotka innostavat minua.

1. Aseta tavoitteet kysymyksen, ”Mikä innostaa minua?”, kautta
2. Eliminoi turhat asiat kysymyksen ”Jos jätän tämän tekemättä, saanko laskutettua/tuotettua arvon asiakkaalle?” kautta
-> Asettamalla jokaiselle maksimi työajan, auttaa priorisoimaan ja karsimaan tehtäviä
3. Palavereista yhteiseen työntekoon
-> Ei enää vain lätistä ja käytetä koko päivää palaveeraamiseen, vaan tehdään työt tehokkaasti yhdessä
4. Anna muille vapaus tehdä ja poista pullonkaula, eli itsesi

Antti Reijonen
Osuuskunta Innomo
044 7242801
Antti(ät)Innomo.fi

Tagit:

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!