Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Eroon myöhästelystä

Kirjoitettu 04.11.19
Esseen kirjoittaja: Mia Hyötyläinen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Jäävuoremme sulaa
Kirjan kirjoittaja: John Kotter, Holger Rathgeber
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut, 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut, 4.4. Johtamisen haasteet

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

John Kotterin ja Holger Rathgeberin kirja ”Jäävuoremme sulaa, Muutos ja menestyminen kaikissa olosuhteissa” kertoo muutosjohtamisesta, joka on yhdistetty hyvin satuun pingviineistä. Kirja oli helppo mukauttaa omaan sekä tiimin toimintaan. Käytän esseessä esimerkkinä mahdollista ongelmaa, johon ”Onnistuneen muutoksen kahdeksan vaihetta” sopii.

 

Ongelma

Kun ja jos muutos halutaan, täytyy ensin tietysti olla ongelma. Tiimiyrityksessämme se voisi olla esimerkiksi aikatauluista lipsuminen. Palaverien tai treenien kuuluisi alkaa tasalta, ja aina aloitus venyy kahvin hakemisen, tai muun myöhästymisen vuoksi viidestä kymmeneen minuuttia. Jonkun tai joidenkin täytyy havaita ongelma ja tiedostaa se. Siten heidän täytyy auttaa muita havaitsemaan sama ongelma. Kaikki todennäköisesti jo tiedostaisivat sen, mutteivat tajuaisi siitä johtuvia ongelmia.

Jopa viiden tai kymmenen minuutin viivytys on aina jostain pois. Joku asia palaverista jää käymättä, kun täytyy jo rientää esimerkiksi asiakastapaamiseen tai treeneissä ei keretä syventymään esimerkiksi jonkun oppimissopimukseen, kun jokaiselta taukoa joudutaan jatkamaan muutama minuutti vitkuttelun vuoksi. Eli esimerkiksi viisi minuuttia myöhästyneet treenit plus kolme minuuttia myöhästynyt pidempi tauko plus kolme minuuttia venähtänyt vessatauko, tekee yhteensä yli kymmenen minuuttia pois tehokasta treeniaikaa.

Toinen seikka myöhästelyllä ja vitkuttelulla on niiden normalisoituminen. Kun itseään ei osata johtaa kunnolla ja aina ollaan myöhässä, voi se vaikuttaa esimerkiksi koulu- tai asiakastöiden palauttamiseen. Helposti ehkä ajattelee että ”no eihän se viisi minuuttia ole paha”, kun se on aina toisen ajasta pois ja toki epäkohteliasta. Jatkuva myöhässä oleminen lisää kaiken lisäksi stressiä, kun aina joutuu pyytelemään anteeksi tai joutuu myöhästelyn kierteeseen.

 

Kun muutos on havaittu

Kun muutos on havaittu, on Kotterin ja Rathgeberin mukaan hyvä koota ryhmä, joka lähtee vetämään muutosta. Muutosryhmästä täytyy löytyä auktoriteettia eli vahva johtaja, joka tietää mitä tehdä. Ryhmän täytyy päättää, että mitä tehdään. Tässä tilanteessa olisi hyvä avata tiimille myöhästelystä ja vitkuttelusta koituvia ongelmia. Näyttää esimerkiksi laskelmia, että kuinka paljon hukka-aikaa kuluu joka viikko, jos aina ollaan myöhässä.

Kun ongelma on saatu kaikkien käsille, voidaan esittää ratkaisu. Tulee näyttä visio siitä, että kuinka jokainen voi parantaa omaa itsensä johtamistaitojaan myöhästelyn ja vitkuttelun suhteen. Visio tai ratkaisu täytyy olla sellainen, jonka jokainen tiimiläinen ”ostaa”. Kaikkien täytyy oikeasti ymmärtää ongelma ja olla valmiita muuttamaan omia toimintatapojaan. Jokaisen kannattaa tässä tilanteessa miettiä syitä oman myöhästelyn tai vitkuttelun takana. Joillakin syy saattaa löytyä vajaista yöunista ja aamulla jatkuvasta torkuttamisesta. Sitten tuleekin kauhea kiire ja myöhästymisen riski kasvaa.

Jokaisen muuttunut ajattelutapa, saattaakin vaikuttaa niin että käytöskin muuttuu.


Toiminta

Asian sisäistettyään kaikki tiimiläiset ovat valmiita toimimaan. Aina jokaisesta ryhmästä löytyy niitä, jotka eivät pidä ongelmaa niin isona ja vähättelevät siten sitä. Näistä henkilöistä ei kannata välittää. Ryhmästä saattaa löytyä myös niitä, jotka ovat ihan periaatesyistä eri mieltä. Sekä niitä, jotka eivät halua muutosta, koska eivät ole kokeneet ongelmaa niin suureksi.

Nämä muutosta hidastavat tekijät kannattaa siis sivuttaa, ja antaa tilaa ja mahdollisuus niille, jotka ovat valmiita muutokseen.


Lyhyen aikavälin palkinnot

Kun muutosta lähdetään tekemään, on hyvä asettaa tavoitteita. Kotterin ja Rathgeberin mukaan kannattaa saada aikaan muutama konkreettinen onnistuminen niin pian kuin mahdollista. Tämä voisi olla esimerkiksi tiimissä viikkopalaverin saaminen pakettiin tehokkaasti tunnissa, kun normaalisti se saattaa venähtää lähes puolentoista tunnin mittaiseksi. Tämän onnistumisen, kun saa kaikki tiimiläiset tajuamaan, on se askel isompaan muutokseen.

Yleensä ennemmin tai myöhemmin kaikki lähtevät muutokseen mukaan ryhmäpaineesta ja aikansa sulateltuaan. Totta kai tulee aikoja ja hetkiä, kun otetaan takapakkia. Tämä voisi tarkoittaa tiimissämme sitä kun useiden onnistumisien jälkeen yksi palaveri menisi vitkutteluksi ja alkaisi myöhässä myöhästelyn vuoksi. Niistä ei kannata kuitenkaan lannistua ja luovuttaa. Täytyy jatkaa sinnikkäästi ja uskoa siihen, että kohta tiimin aikataulut ovat vedenpitävät ja tehokkaat.

 

Muutoksen juurruttaminen

Kun muutos on tapahtunut, treenit alkavat aina ajallaan ja tauot eivät venähdä sekä viikkopalaverit alkavat ajallaan ja saadaan pidettyä tunnissa, on muutos saavutettu. Kulttuurin muutoksesta tulee pitää kiinni, ja jokainen saa siinä vaiheessa onnitella itseään. Vanhat tavat myöhästelystä on siten syrjäytetty ja kannattaakin pitää kiinni, etteivät ne tule joskus takaisin kummittelemaan.

 

Aiheellinen asia itselle

Yhteenvetona kirja oli yksi helppolukuisimmista tähän mennessä. Sivuja oli toki vähän, mutta kun muutoksen johtaminen oli viety heti sadun muotoon, oli se todella helppo sisäistää. Helpon sisäistämisen ansioista oli konkreettisen esimerkin keksiminen omasta tiimiympäristöstä helppoa. Meillä Gravissa ei näin konkreettista ongelmaa niinkään ole, joskus tosin palaverit ja treenit päästään aloittamaan myöhässä. Itse syyllistyn myöhästelyyn, ja esseen kirjoittaminen olikin todella hyvä oppimisprosessi muutokseen.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!