Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Fasilitointi luo uutta

Kirjoitettu 08.12.15
Esseen kirjoittaja: Marie Holmstedt
Kirjapisteet: 2
Kirja: Fasilitointi luo uutta
Kirjan kirjoittaja: Piritta Kantojärvi
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Etsin tietoisesti fasilitoinnin kirjaa syksyn alkuun luettavaksi, sillä tiedossa oli reissu Budapestiin lokakuussa. Tehtävänäni oli toimia fasilitaattorina siellä järjestettävässä Innovate or Die – tapahtumassa. Hain vinkkejä ja tietoa fasilitoijan roolista sekä keskeisistä tehtävistä, sillä se oli minulle täysin tuntematon käsite. Tarkoituksenahan oli lukea kirja ennen matkaa, mutta en päässyt muutamaa lukua pidemmälle. Reflektoin Budapestissä kokemaani siis näin jälkikäteen kirjan oppeihin, mutta ei sekään välttämättä huono tulokulma ole. Toki aion osallistua jatkossakin kv-fasilitaattorin hommiin, jos minut sellaiseen valitaan, ja nämä opit toimivat hyvänä pohjatyökaluna siihen.

 

Mikä fasilitaattori on?

Fasilitaattori on puolueeton henkilö, jonka tarkoituksena on teoillaan ja tehtävillään helpottaa käynnissä olevaa prosessia ja saada ryhmätyöskentely toimimaan. Itse prosessin sisältöön fasilitaattori ei saa puuttua lainkaan, vaan tarkoituksena on katsoa asioita objektiivisesta näkökulmasta. Fasilitoija ei siis päätä, mitkä ovat hyviä tai huonoja ideoita, tai onko ideoita tarpeeksi. Käytännössä tarkoituksena on antaa boostia ja tarvittavat työkalut työskentelyyn sekä olla tavoitettavissa.

 

Mitä fasilitointi on?

Fasilitointi on ryhmätyöskentelyn ja sen prosessin ohjaamista ja avustamista. Prosessissa erityisesti työkalujen tarjoaminen ja aikataulutus, sekä tietysti huolenpito siitä, että ryhmällä on kaikki tarvittava ja että työskentelytila on sopivanlainen. Fasilitaattori myös omalla tavallaan nitoo porukan yhteen. Eli pitää huolen siitä, että kaikki ovat prosessissa aktiivisesti mukana ja että toisilleen tuntemattomatkin tahot kykenevät yhteistyöhön. Fasilitaattorin koko työnkuvan voisi kiteyttää näin: ryhmän sparraaminen mahdollisimman hyviin tuloksiin asiasisältöön puuttumatta.

 

Hyvän fasilitaattorin piirteitä

Kirjassa esiteltiin muutamia hyvän fasilitaattorin ominaispiirteitä. Ajattelin hieman peilata, löytyykö minusta kyseisiä ominaisuuksia, jotta tiedän jatkossa, mihin kiinnitän enemmän huomiota.

  • Läpinäkyvä: kertoo mitä aikoo tehdä

Mielestäni toimin IOD:ssa hyvin läpinäkyvästi. Opastin vastuuryhmäni omalle työpisteelleen ja kerroin, mitä päivän aikana tapahtuu sekä kertasin aikataulun. Selvensin myös, että olen heitä varten paikalla, täysin heidän käytettävissään ja mistä minut löytää tarvittaessa.

-> Jatkan samaan malliin

 

  • Puolueeton: ei manipuloi eikä arvostele, vaan hyväksyy ryhmän tekemät päätökset

Jokaiselle ryhmälle jaettiin paketti, jossa on ideointiprosessiin tarvittavia työkaluja. Paketissa oli noin 5 ideointityökalua, jotka kaikki selitin esimerkein ryhmälle. Tämän jälkeen annoin heidän itse päättää, mikä on heidän työskentelyynsä sopivin ja mieluisin.

Loppuvaiheessa ennen tulosten esittelyä sain kuulla kaikki heidän ideansa. Kuuntelin ne avoimesti ja arvostelematta, lähinnä varmistaakseni, että jokaiseen ongelmakohtaan on löydetty ratkaisu ja mikään ei ole jäänyt ryhmällä käsittelemättä.

-> Tämä onnistunut hyvin, joten jatkan samaan malliin. Osaan hyvin luottaa muiden ideoihin.

 

  • Neutraali sisällön suhteen: ei kerro omia ideoitaan vaan keskittyy prosessiin ja antaa vastuun sisällöstä osallistujille

Sivusin tätä kohtaa hieman edeltävässä. Neutraaliuteen auttoi Budapestin IOD:ssä paljolti se, että en tarkalleen tiennyt, mikä ryhmäni tehtävänanto on, sillä briiffi käytiin unkarin kielellä. Vastuu sisällöstä oli siis jatkuvasti ryhmälläni, itse olin läsnä vain auttaakseni tilanteissa, kun ajatus ei enää kulje tai uusia ideoita ei synny.

Vasta lopussa, kun ryhmäni hioi esitystä, kysyin, mikä tehtävänanto on ja pyysin nähdä ideat. En tässäkään vaiheessa kommentoinut ideoita, vaan sparrasin tekemään päräyttävän ja huolella valmistellun esityksen.

-> En välttämättä olisi osannut olla 100 % neutraali, jos olisin heti alkuun tiennyt tehtävänannon, joten tähän haluan kiinnittää jatkossa enemmän huomiota.

 

  • Aktiivinen kuuntelija: käyttää avoimia kysymyksiä

Kuuntelin aluksi, miten ryhmä haluaa lähteä asiaa purkamaan ja kysyin, mihin ideointityökaluihin päätyivät. Olisin voinut olla enemmän läsnä tilanteessa ja kysyä useammin, miten homma edistyy.

-> Jatkossa kiinnitän enemmän huomiota

 

  • Auttaa päätöksenteossa: selkeyttää, tekee yhteenvetoja ja kiteyttää

Tätä ominaisuutta en päässyt juurikaan toteuttamaan Budapestin IOD:ssä, mutta painan mieleen tämänkin asian tärkeyden.

-> Pidä mielessä ja toteuta jatkossa, jos ja kun on mahdollisuus.

 

  • Joustava:osaa muuntautua prosessin mukaan

Mielestäni yksi parhaista omista vahvuuksistani on joustavuuteni ja muuntautumiskyky.

-> Hyvällä tasolla nykyisellään.

 

  • Käyttää tehokkaita ryhmätyömenetelmiä kaikkien aktivointiin

Täytyy myöntää, etten tähän kiinnittänyt lainkaan huomiota. Oli hieman helpompaa ohjata ryhmää, joissa kaikki olivat tuttuja toisilleen. Varmasti myös ryhmän pieni koko auttoi siihen, ettei minun tarvinnut puuttua asiaan.

-> Kirjassa oli hyviä työkaluja mainittu, niitä apuna käyttäen voisin toteuttaa tätä paremmin.

 

  • Saa kaikki ryhmän jäsenet keskittymään samaan asiaan samaan aikaan

En ehkä itse prosessin aikana kiinnittänyt tähän huomiota. Aina kun olin itse ryhmän luona ja autoin jossain ongelmassa, pyysin heitä kuuntelemaan ja keskittymään. Tätä ei sinänsä hirveästi tarvinnut heille painottaa, olivat sen verran fiksu porukka. Mutta tiedän, että jos on tilanne, jossa kaikki eivät keskity tai kuuntele, osaan vaatia sitä.

-> Tämä on melko hyvällä tasolla. Välillä saattaa tosin olla, että turhaudun jos koen, että aiheeseen ei keskitytä tai minua ei kuunnella. Siihen täytyy löytää parempi ilmaisutyyli.

 

  • Pitää ryhmän energiatason sopivana

Seurasin ryhmän työskentelyä vierestä tarkkaan ja kävin muistuttelemassa tauoista jos näin, että energia alkaa hiipua. Pyrin myös omalla positiivisella ja pirteällä asenteella tsemppaamaan heitä. Vaikka aihe olisi kuiva tai tylsä, niin ei työskentelyn silti tarvitse sitä olla.

-> Ihan hyvin onnistuin tässä, mutta jatkossa vielä vähän enemmän paukkuja. Voisin vetää jotain taukojumppaa tai leikkiä vaikkapa.

 

  • Käyttää ryhmämuistia ja huolehtii dokumentoinnista

Näistä en toteuttanut kumpaakaan. Annoin pallon dokumentoinnista täysin heille. Heti alkuun kuitenkin kerroin, miten se kannattaa tehdä ja miksi se on tärkeää. Toki olisi ollut kenties hankalaa olla itse dokumentoimassa, sillä he työskentelivät unkarin kielellä.

-> Tähän kiinnitän jatkossa huomiota, vaikkakin on tapauskohtaista, milloin fasilitoijana on olennaista dokumentoida (ainakin omasta mielestäni)

 

  • Antaa selkeitä ohjeistuksia: asettaa välitavoitteet, perustelee miksi asioita käsitellään tietyin tavoin

Tätä kohtaa en toteuttanut ryhmää ohjatessani. Tavoitteita en ainakaan asettanut ryhmälleni lainkaan. Työkaluja ja muita menetelmiä avatessani pyrin toki aina perustelemaan, miksi ne tehdään, kuten tehdään.

-> Tavoitteiden asettaminen käytäntöön. Tässä haluan ehkä enemmänkin sparrata ryhmää tekemään tavoitteita, en niinkään itse puuttua siihen sen enempää.

 

  • Suunnittelee prosessin, jolla päästään tavoitteeseen käytettävissä olevan ajan puitteissa

Tähän kohtaan en ehkä kiinnittänyt tarpeeksi huomiota prosessin aikana. Toki toin heti alkuun ryhmälle aikataulun esille ja korostin, että jättävät hyvin aikaa myös esityksen suunnitteluun. Korostin myös dokumentoinnin tärkeyttä, sillä se on monesti havaittu puutteelliseksi omissa synnytyksissä. Kävin myös aina välillä kysymässä, miten homma etenee ja ovatko aikataulussa, ovatko muistaneet pitää taukoja. Mutta itse prosessin aikatauluttamisen olisi voinut tehdä yhdessä ryhmän kanssa.

-> Jatkossa teen aikataulutuksen prosessista ryhmän kanssa, jotta työskentely on tehokasta ja ajasta saadaan kaikki irti.

 

 

Marie Holmstedt

Osuuskunta Stiimi

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!