Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Fasilitointi luo uutta

Kirjoitettu 10.11.13
Esseen kirjoittaja: Linda Heikkilä
Kirjapisteet: 2
Kirja: Fasilitointi luo uutta
Kirjan kirjoittaja: Piritta Kantojärvi
Kategoriat: 5. Valmentaminen

Fasilitointi luo uutta, 4.0 out of 5 based on 1 rating
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.0/5 (1 vote cast)

Luin Piritta Kantojärven kirjan ”Fasilitointi luo uutta” tällä hetkellä käynnissä olevan JTC-koulutuksen tueksi.

Mikä on fasilitaattori?

Fasilitaattori on henkilö, joka keskittyy puhtaasti prosessiin eikä ota lainkaan kantaa sisältöön. Fasilitaattori ei koskaan itse tuota ideoita, kritisoi niitä eikä päätä, mitkä ovat parhaita. Fasilitaattorin rooliin ei myöskään kuulu ideoiden ryhmitteleminen eikä hänen tule arvioida onko ideoita tarpeeksi. Kun fasilitaattori pystyy olemaan täysin neutraali, hän antaa tilaa osallistujille.

Mitä on fasilitointi?

Fasilitointi on neutraalia ryhmäprosessin ohjaamista. Osallistujat itse vastaavat sisällön tuottamisesta sekä tekemistään päätöksistä ja toimenpiteistä. Fasilitaattori vain avustaa ja sparraa ryhmän työskentelyä puuttumatta asiasisältöön. Hänen tulee suunnitella ryhmäprosessin vaiheet sekä valita siihen sopivat työkalut.

Kun mietin omia kokemuksia, fasilitaattoreita käytettiin ainakin Innovate Or Die-kisassa. Kaikilla synnyttäjäryhmillä oli oma apuvalmentajansa eli fasilitaattori. Kaikkien koulutuksien vetäjiäkin voisi sanoa fasilitaattoreiksi. He ohjaavat ryhmien toimintaa, mutta eivä osallistu itse työskentelyyn.

Kirjassa käydään läpi luovan ongelmanratkaisun prosessia. Minun mielestäni synnytykset sekä koulutusohjelmat ovat tällaisia luovia ongelmanratkaisun prosesseja, joten aika paljon pystyin kirjan teoriaa peilaamaan synnytyksiin sekä JTC:hen ja siihen, millaisia keinoja itse voisi käyttää tällaisen prosessin fasilitaattorina. Kirjassa oli esitelty paljon konkreettisia esimerkkejä työkaluista prosessin eri vaiheisiin, joka oli mielestäni hyvä. Työkalut oli selitetty hyvin yksityiskohtaisesti ja tarkasti, miten niitä käytetään. En kuitenkaan käy näitä työkaluja tässä esseessä läpi, vaan otin niitä vain itselleni muistiin.

Kun osallistujien (ehkä täysin vieraita toisilleen?) täytyy työskennellä yhdessä ideoiden ja kehittäen, täytyy fasilitaattorin onnistua heti alussa luomaan sellaiset puitteet, että kaikki uskaltavat sanoa mielipiteensä ja tuoda itseään esille. Kirjassa on esitelty kolme aloittamisen ydinelementtiä:

  1. Turvallisuus

    tutustuminen: luottamuksen ja psykologisesti turvallisen ilmapiirin rakentaminen

    vetäjän esittely: sitoutuminen, avoimuus, osaaminen, empatia

  2. Läsnäolo

    osallistujat on saatava olemaan aidosti ja kokonaisvaltaisesti läsnä

    fyysiset tilaratkaisut

    osallistujien energiatason ylläpitäminen

  3. Fokusointi

    tarkoitus: Miksi olemme täällä? Mitä minulta odotetaan? Miten voin vaikuttaa?

    osallistujien ja vetäjän roolit

    sovitaan pelisäännöistä, aikataulusta ja tavoitteista

JTC-koulutuksen alussa nämä kolme kohtaa käytiin aika hyvin läpi. Heti alussa kävimme check in-kierroksella läpi koulutuksen kontaktikertojen agendoja, rakennetta ja aikatauluja. Puhuimme myös siitä, mitä kukin henkilökohtaisesti odottaa itseltään, toisilta ja valmentajilta. Kaikki olemme toisillemme ainakin jollain tasolla edes tuttuja, joten ilmapiiri oli jo heti alkuun melko letkeä ja rento. Illalla vielä saunoimme ja vietimme iltaa yhdessä, joka edesauttoi turvallisen ja luottamuksellisen ilmapiirin rakentamista. Ensimmäisellä kontaktikerralla meidän kaikkien läsnäolo ei ehkä ollut paras mahdollinen, sillä ainakin omaa keskittymistä hieman häiritsi tiimin sisällä olevat riemulliset haasteet, joita piti mennä puimaan heti JTC-koulutuksen jälkeen.

Pidän sitä tärkeänä, että näitä asioita käytiin alussa läpi, sillä niinkuin kirjassakin sanottiin, niin nämä kolme asiaa ovat ydinelementtejä prosessin onnistumiselle. Mikäli itse tulen olemaan joskus fasilitaattorin roolissa, aion itse muistaa nämä kolme tärkeää ydinelementtiä prosessin aloituksessa. Kun prosessin aloittaa oikein, kaikki uskaltavat tuoda itseään esille ja kaikki tietävät prosessin tavoitteet, aikataulun ja yhteiset pelisäännöt.

Jotta fasilitaattori voi viedä prosessin onnistuneesti loppuun asti, tulee hänen kirjan mukaan muistaa seitsemän elementtiä aivohiiren onnistumiseen:

  1. Alkulämmittely

    – aloittamisen ydinelementit

  2. Tarkka rajaus & selkeät ohjeet

    – huolehdi, että kaikki ymmärtävät haasteen

    – laita tavoite ja työskentelyohjeet esille seinälle

  3. Tavoittele suurta määrää

    – pyydä osallistujia keskittymään ideoiden määrään enemmän kuin laatuun

  4. Kannusta ja innosta

    – kannusta villeihin ideoihin

    – ohjeista jatkokehittelemään muiden esittämiä tai aiemmin esille tulleita ideoita

  5. Käytä ryhmämuistia tehokkaasti

    – ideat esille

    – ryhmän helpompi keskittyä kun ei tarvitse muistella mitä jo sanottiin → ideat näkyvillä

  6. Älä salli kritiikkiä ideointivaiheessa

    – ehkäise liian varhainen kritiikki ennalta

    – jos kritiikkiä ilmenee, puutu siihen jakamalla havaintosi ja ajatuksesi tilanteesta

  7. Pidä ryhmän energiataso sopivana

    – aktivoi mahdollisimman montaa aistia ja molempia aivopuoliskoja

    – vaihtele ideointimenetelmiä

    – riittävästi taukoja

Jotta itse voi kehittyä hyväksi fasilitaattoriksi, on hyvä tunnistaa tyypillisimmät sudenkuopat ja keinot, millä ne vältetään. Kirjassa on esiteltynä 9 tyypillistä sudenkuoppaa:

  1. Epäselvä tarkoitus (etsi työpajan oikea tarkoitus)
  2. Roolissa sekoilu (pysy neutraalina ja läpinäkyvänä, älä käyttäydy kuin opettaja)
  3. Aihe unohtuu (kirjoita aihe selkeästi esille, jotta pysytään tehtävänannossa)
  4. Epäselvä ohjeistus (kerro pääpiirteittäin mitä tapahtuu jatkossa, miten ja miksi)
  5. Liian vähän aikaa ideoiden valintaa tai tyhjän kanssa nyhjäämistä (varaa saman verran aikaa sekä ideointiin että valintaan)
  6. Kirjurin blokki (pidä huoli ettet ole dokumentoidessasi hidaste ryhmän työskentelylle)
  7. Monimutkainen suunnitelma (suunnittele yksinkertainen prosessi ja ota vain tarpeelliset työkalut käyttöön)
  8. Vaillinnainen kokonaisprosessi (mieti kokonaisuus huolella ja täsmennä välitavoitteet)
  9. Joustamattomuus (ole valmis muuttamaan suunnitelmia tarpeen tullen)

Itse ainakin tiedostan sen, että pelkään epäonnistumista, jonka takia riskinotto ja epämukavuusalueelle meneminen on minulle hankalaa. Esimerkkinä olkoon vaikka se, kun IOD-kilpailuun etsittiin apuvalmentajia. Minua kiinnosti tämä pesti, mutta en uskaltanut lähteä, koska ajattelin, että en minä kuitenkaan osaa ja nolaan vain itseni. Toisaalta nyt jälkeenpäin olenkin tyytyväinen, etten vielä lähtenyt apuvalmentajaksi. Niitä luultavasti järjestetään jatkossakin, joten mukavampi lähteä apuvalmentajaksi vasta kun on oikeasti saanut jonkinlaisen pohjan sille. Siksipä nappasinkin kirjasta nämä sudenkuopat, jotta itse ehkä mahdollisessa valmennushaasteessa osaisi välttää nämä. Kirjassa muistutetaan myös siitä, että jos koskaan ei epäonnistu, ei ole yrittäny tarpeeksi. Tämä on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty. Minä vaadin suunnatonta psyykkausta niin itseltäni kuin toisilta, jotta uskaltaisin ottaa riskejä ja joskus jopa epäonnistuakin.

Loppuun ajattelin listata vielä hyvän fasilitaattorin elementtejä:

  • Läpinäkyvä: kertoo mitä havaitsee ja mitä aikoo tehdä
  • Puolueeton: ei manipuloi, hyväksyy ryhmän tekemät päätökset, ei arvostele
  • Neutraali sisällön suhteen: keskittyy prosessiin ja antaa vastuun sisällöstä osallistujille, ei kerro omia ideoitaan
  • Aktiivinen kuuntelija: käyttää avoimia kysymyksiä
  • Auttaa päätöksenteossa: selkeyttää, tekee yhteenvetoja ja kiteyttää
  • Joustava: osaa muuntautua prosessin mukaan
  • Käyttää tehokkaita ryhmätyömenetelemiä kaikkien aktivointiin
  • Saa kaikki ryhmän jäsenet keskittymään samaan asiaan samaan aikaan
  • Pitää ryhmän energiatason sopivana
  • Käyttää ryhmämuistia ja huolehtii dokumentoinnista
  • Antaa selkeitä ohjeistuksia: välitavoitteet, perustelee miksi mitäkin asiaa käsitelään tietyllä tavalla
  • Suunnittelee prosessin, jolla päästään tavoitteeseen käytettävissä olevan ajan puitteissa

 

 

 

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!