Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

”Henkilökohtaisesti oot Kristus itsellesi Muut saavat armahdustasi odottaa”(Itseohjautuvuus työpaikoilla)

Kirjoitettu 03.04.20
Esseen kirjoittaja: Antti Lyytikäinen
Kirjapisteet: 3
Kirja:
Kirjan kirjoittaja:
Kategoriat: 1.2. Oppimisen taidot ja työkalut, 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut, 4.4. Johtamisen haasteet, 4.8. Johtamisen käsikirjat

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Me suomaliset ollaan jokseenkin pelokasta kansaa, meille nauretaan ulkomailla, kun uskomme sinisilmäisesti käytännössä kaikki valtion virkojen haltijoita. Saatamme kotona mumista asioista ”se lupahakemus kesämökin rannan ruoppaamisesta meni väärin siellä aluehallintovirastossa” mutta tyydymme kuitenkin kohtaloon. Ihmekös tuo olemme olleet suurimman osan historiastamme jonkun toisen valtion auktoriteetin alla, jota on pitänyt uskoa. Niiden aikojen jälkeen on sitten ollut ”kekkostelua” ja vaikka mitä muuta, jossa olemme uskoneet vahvasti ”ylempää” tulleet käskyt kuinka tulisi toimia. En tiedä huomasiko kukaan mutta näin koronan aikaan tuota perinnettä hyödynnettiin jälleen. Presidentti Sauli Niinistö piti puheen, jossa käski vanhoja ihmisiä pysymään kotona karanteenissa. Se on toimiva keino, vaikka vanhukset ovatkin viimeistään eläkeiällä omaksuneet itseohjautuvuuden he ovat oppineet historiasta presidentin sana olevan laki, vaikka näin ei todellisuudessa olekaan. Sama pätee käytökseemme myös työpaikoilla ja koulussa.  Suurin osa meistä on tottunut käymään koulunsa opetellen mitä on käsketty ja tentin läpäistyä sitten koti seuraavaa ennalta määrättyä opeteltavaa aihetta. Sama on jatkunut työpaikoilla. On helppo toimia, kun on pomo, joka kertoo mitä teet ja kun olet tehnyt ja kello näyttää neljä voit lähteä kotiin. Maailma on kuitenkin muuttunut eikä tämän kaltainen johtajuuden malli enää palvele meitä. Tilalle on tullut itseohjautuvuus. Nyt työntekijän tulee kertoa pomolle mitä hän aikoo tehdä eikä toisin päin. Tämä luo mielikuvan ihanne työympäristöstä, jossa jokainen voi tehdä itselleen mieleisimpiä töitä. Näin se onkin toimivasa tilanteessa mutta todellisuus on huomattavasti haasteellisempaa. Kuinka toimia itseohjautuvasti, jos on toiminut koko aiemman elämänsä ohjatusti?

Olen työskennellyt lukuisissa ammateissa ennen opiskelujeni aloittamista, on ollut työpaikkoja pyöräkorjaamosta leipomoon. Yksi työpaikka näistä kuitenkin on valmentanut parhaiten minua itseohjautuvuuteen. Se oli ADR yhdistelmä ajoneuvon kuljettajan ammatti. Suoritin aikanaan intissä rekkakortin sekä muut tarvittavat luvat ja hakeuduin kyseisiin töihin päästyäni intistä. Siinä sitä sitten olikin oppimista uudesta. Täytyi opetella valtava määrä toiminta tapoja, kemikaalien vaikutuksia, yhteen kuormaamista, pesuja, reittejä vaara kylttejä jne. Perehdytys jakson jälkeen työ oli hyvinkin itseohjautuvaa alkuviikosta tuli viestillä viikolla tehtävät kemikaali toimitukset ja niiden viitenumerot. Työ piti itse aikatauluttaa, suunnitella ja miettiä reitit sekä kohteet. Kuljettaja vastasi myös kaluston kunnosta auton asemapaikan ollessa toisaalla päätomipisteestä. Siinä olin aika ihmeisäni aluksi, kun kaikki toiminta täytyi organisoida itse. Normaalien kuljetukseen liittyvien työtehtävien lisäksi piti varata auton huollot ja renkaanvaihdot sopivaan ajankohtaan. seurata tietokone järjestelmästä kemian tehtaiden säiliö pintoja, jotta niiden perusteella pystyi aikatauluttamaan työtehtävät ja toimitukset. Esimiestä tapasin noin kerran kuukaudessa, mikäli ajoreitti sattui kulkemaan toimipisteen ohitse. Alun haasteiden jälkeen nautin työstä, se oli edelleen rankkaaja haastavaa mutta myös palkitsevaa kun ennalta määrätyt työajat puutuivat ja työssä pääsi johtamaan itse itseään. Vasta myöhemmin aloitettuani opiskelun Tiimiakatemialla ymmärsin tämän työn minulle tuoman arvon. Olin itseohjautuvuuden osalta aika kaukana lähtöviivalta verrattuna suoraan koulumaailmasta tulleisiin tai suoraan alaisina toimineisiin kavereihini. Myönnettäköön etten kyllä minäkään ole mikään itseohjautuvuuden mestari teos hommat jäävät helposti roikkumaan eivät ideat ja visiot tahdo mennä käytäntöön, toisaalta asiaa hiukan pohdittuani laahaamaan jäävät asiat ovat usein sellaisia, joita en koe olennaiseksi tätä täytyykin kehittää, jota tiimiyrityksemme toiminnasta tulisi yksilö johdetusta itseohjautuvampaa.

Itseohjautuvuutta kohti

Itseohjautuvuus vaatii toimiakseen sille sopivan kasvu ympäristön. Jokainen työntekijä on ikään kuin kasvi, jota täytyy ravita kunkin kasvin vaatimalla tavalla kaikki vaativat omat edellytyksensä kasvu ympäristöltä sekä suuri osa myös symbioosi yhteyttä toisiin kasveihin. Voit ajatella eri kasvi lajien olevan eri persoonallisuus tyypin ihmisiä. Osa pudottaa syksyllä lehtensä ja vaipuu talvihorrokseen, osa seisoo vankkoina huojumatta läpi vuoden. Tavoitteena on uuden työntekijän tulessa kylvää uusi itseohjautuvuuden siemen, joka kasvaa osaksi muuta metsää.

  1. Näkemystä vai kokemusta

Pääpilarina itseohjautuvuudelle on motivaatio. Se määrittyy tavoitteiden mukaan, joiden saavuttamiseen vaaditaan työn tekemistä. Yrityksen alkuvaiheessa tärkeintä on löytää yritykselle yhteinen tavoite, jonka saavuttaminen motivoi jokaista metsän männynkäpyä. Tässä muodostuu usein ensimmäinen haaste. Kaikki metsän kasvit, kun eivät yleensä ole männynkäpyjä vaan puskaa ja pihlajaa on, jos jonkinlaista ja kaikilla on omat tavoitteensa, josta voi olla vaikea luopua. Kuitenkin tiimi tai metsän täytyy toimia yhteydessä kaikki sen tietävät. Yhteisen tavoitteen sanoiksi pukeminen on vaan vaikeaa ja sen määrittely aiheuttaa huokailua ja turhautumista. Voikin olla helpompaa käsitellä asiaa pienemmissä porukoissa tai esimerkiksi tiimiliiderin kanssa kaksin. Näin pystytään poimimaan ne päätavoitteet joukosta ja luomaan sitä kautta yhteinen päämäärä. Jokaisen tiimiläisen kanssa tuli käydä läpi mikä n heidän oma näkemyksensä työtehtäviin, Missä haluta kehittyä?, Missä olet hyvä, Mistä sinulla on kokemusta ja mistä haluaisit kokemusta, missä kaipaat ohjausta ja tukea? Näin pystytään määrittämään jokaiselle tiimiläiselle paras mahdollinen kasvun paikka kasvimaalla. Esimiehen tehtävä tässä yhtälössä on auttaa tiimiläistä tunnistamaan hänen kasvunsa kohdat, sekä tavoitteet ja miettiä kuinka nämä. Esimiehen täytyy ymmärtää ovatko tavoitteet sopivalla tasolla mahdollisen toteutumisen kanssa ja ohjata täten tiimiläistä tämän suhteen.

Itseohjautuvuuden perustana toimii valta päättää omista asioistaan. Se on usein suurin haaste liiderille sekä tiimiläiselle. Hallittu sekasorto on välillä erittäin raskasta etenkin kontrolli alttiille ihmisille, jotka ovat tottuneet tilanteeseen, jossa tulevaisuus on selkeästi hallinnassa aikataulujen, tehtävien sekä tavoitteiden suhteen. Nyt kun väri paletti onkin sekaisin ja tuotos on abstraktia taidetta, jonka loppulista visuaalista muotoa ei tiedä taiteilija itsekkään, tarttuma kohtia johtamiseen on vaikea löytää. Liiderin tehtävä onkin kannustaa ja tsempata joukkuetta sekä johtaa esimerkillään ei käskyillä tai rajoituksilla. Jokaista tiimiläistä tulisi tsempata itsenäiseen päätöksentekoon. Entäpä jos ensi keralla johtotehtävissä ollessasi ohjatkin työn tekijän itse kertomaan mitä hän aikoo tehdä esimerkiksi seuraavan viikkona aikana. Kun työntekijä pystyy itse toteuttamaan hänen työ osa-aluettaan koskevat päätökset hän alkaa johtamaan omaa työtään. Muista tämä tapahtuu vasta kun edellinen kohta täyttyy.

 

  1. Käsi ylös virheen merkiksi.

Luo yhteisö, jossa on hyväksyttävää epäonnistua. Jotta ihminen uskaltaa johtaa itseään kehittävästi hän altistaa itsensä pelolle epäonnistumisesta. Tutkitusti yksi suurimpia jarruttavia tekijöitä meidän työpaikallamme kehittymisessä on epäonnistumisen pelko. Mitä jos mokaan ja tästä aiheutuu kuluja tai muita seurauksia yritykselle? Tämän vaikutus tiimiläisen ajatusmaailmaan tulisi minimoida, tiimissä tulee hyväksyä epäonnistumiset kasvun paikkoina, joista opitaan yhdessä. Etenkin Z sukupolven edustajille tämä on erityisen tärkeää. Heidän elämänsä on ollut koulu ajoista lähtien jopa liiankin tasaista ja helppoa, heille on annettu lohdutusta, sekä heidän lapsuudessansa kokemia epäonnistumisia on pyritty minimoimaan. Työpaikalla sattuva moka ja siitä aiheutuvat seuraukset voivat olla z sukupolvelaiselle aivan uusi kokemus, jota heidän voi olla vaikea käsitellä. Tämä sitten purkautuu vihana turhautumisena ja myöhemmin pelkona haasteiden ottamisessa. Z sukupolvelaisille on kasvattavaa kokea mokaaminen ja siitä tuleva huono fiilis, heidän kanssaan on kuitenkin tärkeä käydä läpi epäonnistumisen syyt ja sen aiheuttamat tunteet. Edes yhden asiakkaan menettäminen ei kaada yritystä ainakaan meidän yritystämme.

  1. Vapaus on vastuun vankila

Kuten aina vapaus luo vastuuta tässä myös ilmenee itsensä johtamisen yksi yleisimmistä ongelmista. Ennen työnjohtaja huolehti, että työntekijät tekivät hommansa, se oli hänen vastuunsa. Itseohjatuvassa yhteisössä tämä vastuu annetaan tiimiläisen harteille. Jos tähän yhdistyy, hukassa oleva motivaatio on soppa valmis mitään ei oikein tahdo tulla tehtyä, kun pakosta ja kun joku alkaa puuttumaan toiminnan tehottomuuteen tehtäviä töitä on jo niin pitkä lista, että ne aiheuttavat pienimuotoisen burnoutin tai mahdollisesti jopa isommankin. Tässä palataan alkuun, jossa motivoivat tavoitteet tulisi kirkastaa ja pitää mielessä. Tavoitteet saattava myös muuttua tai kehittyä toiminnan mukana. Niitä on syytä tarkastella tasaisin väliajoin, sekä tarittaessa päivittää. Muista että tiimissä sinun ongelmasi ovat myös muiden ongelmia. Paska päivä tarttuu muihin niin kuin paska pöntön reunaan. Töiden tekemättömyys saa muutkin löysäilemään ja tuntemaan ettei yhteinen päämäärän tavoittelu kiinnosta. Tässäkin yhteinen päämäärä pitää olla selkeä a motivoiva. Jos työtehtävien muuttaminenkaan ei auta sinua tiimistä motivaation löytämiseen vaihda työpaikkaa senkin on vastuusi itseohjautuvana yksilönä. Muista myös, ilman sadepäiviä mikään ei tule kasvamaan. Saavutettu flow tila vie mukanaan ja tarttuu muihinkin kuin korona löydä sisäsinen palosi ja tartuta se muihin se luo toiminnalle nosteen. Muista myös työsi tehokkuus ajan myötä opit mitkä ovat oikeasti tärkeitä tehtäviä, jotka pitää hoitaa heti ja mitkä voivat odottaa. Elä myöskään jää nysväämään loputtomasti asioita aina löytyy parannettavaa mutta tutki mikä on riittävän hyvä lopputulos ja toteuta sen mukaan määrä ei aina korvaa laatua mutta jos määrä on 0 ja laatu 100 tasapaino ei ole riittävä

  1. Markkinoin ideasi muille

Mikäli koet että joku itseohjatuvassa yhteisössä mättää sitä tarvitsisi kehittää tai haluat aloittaa uuden projektin markkinoi ideasi muille. Muista nykyään myös sisäisessä markkinoinnissa kylmäsoittoa sopivampi keino on social selling. Tällä tarkoitan, että pelkkä idean pamauttaminen pöytään ei todennäköisesti luo innostusta sen ympärille, mutta kun aloitat luomalla uudesta ideastasi grafiikat olet, hypettänyt sitä jo parille tiimi toverille on muidenkin helpompi ostaa idea ja lähteä tukemaan sitä. Esitä omat kehityksesi vain silloin, jos koet niiden vievän tiimiä kohti yhteistä päämäärää. Markkinoinnin täytyy myös olla jatkuvaa, se vaatii toisto jäädäkseen mieleen. kyllä ne ihmiset alkavat pikkuhiljaa tajuta mistä on kyse, kun suu vaahdossa selitä uutta maailman parasta ideaasi.

6.

Ihan niin kuin mihin tahansa muuhun työpaikkaan tiimiin muodostuu kuppikuntia. Johtajana on tärkeä oppia huomaamaan mitä kuppikunnissa puhutaan minkälainen ilmapiiri tiimissä, on rivien välissä. Vaikka tiimi olisikin itseohjautuva aina jää jotain sanomatta, joka jää kaivelemaan se on osa meidän ihmisluonnettamme. Tiimiakatemia on tästä poikkeuksellinen organisaatio, vietämme todella paljon aikaa yhdessä sekä opetelemme avautumaan asioista toisillemme. Tämä antaa vahvan perustan luottamukselle. Kun luotat toiseen uskallat ottaa vastuuta ja tehdä päätöksiä, vaikka ne sisältäisivätkin riskin epäonnistumisesta.

7.

Myös konfliktit kasvattavat. Kun metsän puut alkavat myrkyn koittaessa pudottaa oksiaan ja heilua toisiaan kohti tulee tiimi todellisen koitoksen eteen. Jos yksi puu kaatuu todennäköisesti koko metsä. Konfliktien vaikutukset voimistuvat metsän vanhetessa suuret puut eivät pienetä puhalluksesta hätkähdä mutta kun raju myrsky tai salama saa suuren männynkin rungon rutisemaan aletaan olemaan oikeasti toimittaa vaarantavan konfliktin partaalla. Pienet väittelyt ovat kuitenkin hyvästä se osoittaa, että uskallamme toimia parhaaksi näkemämme tavan mukaan, vaikka se aiheuttaisikin vastakkaisia mielipiteitä. Konfliktit tulee käydä yhdessä läpi ja miettiä mikä oikeasti on paras kanta. Muista myös sinulla on velvollisuus sanoa, jos odotella koet, että joku asia ei toimi tai jonkun henkilön toiminta aiheuttaa harmaita hiuksia, eihän sitä välttämättä muuten tiedä Muista yritys maailmassa riitelevät asiat eivät ihmiset. Tämä meiltä silti unohtuu lähes aina.

8.

Exelistä tekoihin. Yhä suurempi osa työajasta kuluu erilaisten asioiden kirjaamisen parissa. Se kaikki aika on pois tuottavasta työstä, vaikka kirjaamisen idea on tehostaa tuottavaa työtä. Aikamoinen Dilemma. Jossain vaiheessa digitalisaation aikakaudella ihminen keksi, että mitattavuus parantaa tuottavuutta analysoinnin kautta. Tämä on toki totta, mikäli mitattavuus ei vie aikaa itse tuottavan työn tekemiseltä. Usein epämukava mittaus tulosten kirjaaminen ujutetaan normaalin työn sekaan. ”ei tässä mene sinulta, kun muutama minuutti työpäivästä” Kohta tulee seuraava mitattava asia ja taas seuraava. Kohta olemme tilanteessa jossa 20-40% työajasta kuluu muuhun kuin tuottavaan työhön (esimerkki prosentit lääkäriliiton tutkimuksesta) Lisänä vielä tässä on vielä vaikutus työ motivaation laskuun. Tulee fiilis kyttäys kulttuurista, lääkäri tuntee itsensä ihmisten palvelijan sijasta exel velhoksi. Itseohjautuvassa työssä tämä korostuu. Johtaja haluaa tietää, tekeehän jokainen jotain hyödyllistä eikä vain chattaile verkossa päivät pitkät ja kokee täten mittaamisen erityisen tärkeäksi. Entäpä jos tiimiyritys mittaisi vain saavutettuja tuloksia ei sitä, kuinka kauan aikaa niiden saavuttamiseen kukin on käyttänyt. Tuloksethan paranevat niihin käytetyn ajan mukana tiettyyn pisteeseen asti, kun tämä saavutetaan, voidaan ruveta analysoimaan suuremmassa määrin toiminnan tehokkuutta. Kiteytetysti itseohjautuvuuden kehitys ei perustu taulukoihin tai kirjauksiin, ne usein vain heikentävät sitä. Kaikista ei varmasti saada ulosmitattua 100% tehoa ulos joka päivä, jos he saavat itse päättää mitä tekevät toisin kuin kenkä tehtaan linjalla, jos kirjaat montako kengän pohjaa, olet liimannut päivän aikana. Erona tässä on, ettei kenkä tehtaan lapsityöläisen työn tuotto potentiaali pysty kasvamaan kuin 100% alkupäisestä 20% vaikka kädet kävisivät kuinka nopeasti. Hän ei kuitenkaan pysty kasvattamaan työ moottorinsa kapasiteettia. Itseohjautuva työntekijä taas kykenee kasvattamaan omaa kapasiteettiaan koko ajan oppiessaan uutta näin ollen hänen 30% huonona päivänä on tuottavuudeltaan suurempi kuin ohjatun työntekijän 100%.

 

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!