Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Järki töihin

Kirjoitettu 13.12.20
Esseen kirjoittaja: Petra Röppänen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Järki töihin!
Kirjan kirjoittaja: Sami Paju & Tapani Riekki
Kategoriat: 9. YPK:n ulkopuoliset, 9.01. Oppiminen, 9.04. Johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tunnollisuus > Hyvä työssä suoriutuminen > Perfektionismi > Ylikuormittuminen

Olen älyttömän tehokas työskentelemään. Sukkuloin sujuvasti eri työtehtävien välillä, olen aina valmiina vastaamaan niin asiakkaille kuin työkavereille vaikka kello kymmeneltä illalla ja osaan kirjoittaa samalla raporttia, vastata sähköposteihin, suunnitella mielessäni tulevaa palaveria ja syödä lounasta. Päiväni, viikkoni ja kuukauteni ovat yksi toisensa jälkeen vielä enemmän työtuntien täyttämät, ja saan ylpeänä kertoa muille, kuinka ahkera työntekijä olenkaan.

 

Kuulostaako kadehdittavalta? Sitä se ei todellakaan ole. Todellisuudessa viimeisten kahden kuukauden ajan olen kulkenut täysin sumussa, minulla on koko ajan kiire, unohdan puolet asioista ja teen töitä yömyöhiin, koska en saa työpäivän aikana yksinkertaisesti kaikkea tarvittavaa tehtyä. Olen selvästi stressaantunut työtaakasta, joka tuntuu vain lisääntyvän päivä toisensa jälkeen. Viime aikoina en ole saanut iltaisin edes unta, kun mielessä pyörii tuhat ja yksi asiaa, joiden etenemisestä kannan huolta. Heräsin todellisuuteen vasta viikko sitten, kun sain keskellä kirkasta työpäivää paniikkikohtauksen.

 

”Kun joku julistaa olevansa kiireinen, hän joko julistaa epäpätevyyttään (ja että ei hallitse elämäänsä) tai haluaa vaan päästä sinusta eroon.”

– Nassim Taleb (Järki töihin, s. 149.)

 

Minä en halua olla kiireinen. Mielestäni siinä ei ole mitään hohdokasta tai hienoa, kun joku julistaa, kuinka kiire hänellä on tai miten paljon töitä on tiedossa. Saati sitten siinä, kun LinkedIn gurut jakavat mahtavia kokemuksiaan siitä, kuinka asiakas laittoi klo 3.24 viestiä ja 4.36 asia oli hoidettu. Tietysti on hienoa, että on töitä. Varsinkin tänä vuonna, kun se ei ole ollut kaikilla aloilla mitenkään itsestään selvyys. Minä kuitenkin kadehdin niitä, jotka tekevät töitä maksimissaan kahdeksan tuntia päivässä ja pyhittävät muun ajan vuorokaudesta aidosti vapaa-aikaan, on se sitten harrastuksiin tai läsnäoloon läheisten kanssa. Niitä, jotka pystyvät keskittymään yhteen työtehtävään useamman tunnin ajan ja pääsevät flow-tilaan töiden edetessä askel askeleelta kohti valmistumista.

 

Kappaleen otsikossa sana tunnollisuus etenee vaihe vaiheelta ylikuormittumiseen. Oikaisin tässä muutamia kurveja, mutta yksinkertaisimmillaan tunnollisuus on yhteydessä hyvään työssä suoriutumiseen, mutta äärimmilleen vietynä voi johtaa perfektionismiin, joka on yhteydessä ylikuormittumiseen.

 

Tunnistan itsessäni edelleen paljon taipumuksia perfektionismiin. Minun on vaikea todeta, että joku asia olisi valmis, jos mielessäni on pienikin kehitysidea, jolla voisin lopullista tuotosta vielä vähän viilata. Olen kuitenkin onnekseni oppinut asettamaan entistä paremmin deadlineja itselleni, jotta en vietä 10 tuntia visujen parissa, johon kaikki muut (asiakas mukaan lukien) olisivat olleet tyytyväisiä jo kuusi tuntia sitten.

 

Vaatisitko muilta samaa kuin itseltäsi?

Itsemyötätunto on kummallinen juttu. Olen lukenut tänä vuonna myös kirjan nimeltään Myötätunnon mullistava voima, josta sain todella paljon ajatuksia myötätunnon kehittämiseen – olenkin onnistunut olemaan tänä vuonna myötätuntoisempi muita kohtaan! Mutta, vielä on olemassa se kolikon kääntöpuoli. Minun tulisi olla myötätuntoisempi myös itselleni.

 

Vaikka olenkin johtamistehtävissä oppinut vaatimaan myös muilta ja asettamaan tavoitteita, niin en vieläkään odota keneltäkään muulta tiimissä oikeasti yhtä kovaa panosta kuin itseltäni. Ajattelen, että loppujen lopuksi kaikkiin tavoitteisiin pääseminen on kuitenkin omilla harteillani, vaikka eihän järjellä ajateltuna yksi ihminen voi oikeasti ottaa vastuuta loputtomiin siitä, saavatko aikuiset ihmiset kirjoja luettua ja soitettua asiakkaille myydäkseen jotain. Jotain vastuuta toiminnasta on myös näillä ihmisillä itsellään.

 

Tänä syksynä, kun olen itse ollut todella poikki ja omatkin hommat ovat jääneet ensimmäistä kertaa elämässä vähän roikkumaan, olen silti huolehtinut enemmän muiden jaksamisesta kuin omastani. Vaikuttaa jopa siltä, että johtotehtävissä ollessa saattaa unohtaa johtaa itseään.

 

Kokeile, kehitä, reflektoi

”Lähestymistavoissa ei oleteta, että alussa tiedetään, miltä lopputulos näyttää ja miten sinne päästään. Sen sijaan painopiste on oppimisessa ja etenemisessä pienten, tietoa ja ymmärrystä kartuttavien askelten kautta.”

(Järki töihin, s. 49.)

 

Tiimiakatemialla oppimisen taustalla on niin kutsuttu Oppimisen taikakolmio, joka koostuu yksilön oppimisprosessista, tiimin oppimisprosessista ja yrityksen oppimisprosessista. Yksinkertaisimmillaan täällä opitaan kuitenkin kokeilemalla, kehittämällä ja reflektoimalla. Yksilö hankkii tietoa, niin sanottua teoriapohjaa itselleen, jota voi viedä esimerkiksi treeneissä koko tiimille. Tiimin kanssa voidaan yhdessä ideoida tiedon avulla ja tehdä ideoista suunnitelmia. Tämän jälkeen suunnitelmat tulee viedä käytäntöön, kokeilemalla niitä asiakaspinnassa. Ja melkein tärkeimpänä vaiheena, tämän jälkeen reflektoidaan kokemuksia. Mikä meni hyvin, mikä huonosti? Mitä voimme kehittää? Mitä opimme? Tämän jälkeen taikakolmio jatkaa kulkemistaan, kun kokeiluista saadut opit viedään taas tiimille ja sieltä yhtä kokeilua viisaampana käytäntöön.

 

Uusien, parempien työtapojen kehittäminen pitäisi siis olla järjestään aika helppoa. Minulla on kuitenkin kaikki edellytykset toimia juuri niin, kuin kirjassa kuvattiin: reflektoi, kehitä parempia tapoja työskennellä, tee kokeiluja ja reflektoi taas. Jostain syystä sitä ei oikein ymmärräkään, että myös itse työtavat kaipaavat huomiota. Niitäkin pitää oppia ja tehdä töitä pelkästään jo sen eteen, että töitä voi tehdä mahdollisimman järkevästi.

 

Kiireessä tämä kuitenkin usein unohtuu, vaikka silloin työtapojen tarkastelu olisi kaikkein tärkeintä, mitä voi tehdä pelastaakseen itsensä ylikuormittumiselta ja loppuunpalamiselta. Olikin onni onnettomuudessa, että korona karanteenissa en päässyt kirjastoon ja päätin ottaa kirjahyllystä siellä lukematta olleet teokset työn alle. Järki töihin on nimittäin ollut käden ulottuvilla jo vuoden verran, mutta en ole ajatellut sen olevan itselleni niin tärkeä teos. Minähän työskentelen yleensä nimittäin aika tehokkaasti, osaan käyttää kalenteria hyvin, asetan deadlineja ja pysyn niissä.

 

”Suunnittelun tukena toimii jatkuva oman työn reflektointi. Se on edellytys oppimiselle, omien työtapojen kehittämiselle ja sille, että suunnitelmat jalostuvat ajan saatossa paremmiksi ja kulloinkin käsillä olevaan työtilanteeseen sopivammiksi.”

(Järki töihin, s. 133.)

 

Mutta. Harmillisesti se ei tarkoita sitä, että jos yleensä työtavat ovat hyvät ja tehokkaat, niin niitä onnistuisi ylläpitämään aina. Näinä hetkinä tulee malttaa pysähtyä, etsiä keinoja kehittää ja viedä ne käytäntöön. Vaikka kokeilut tuntuvat stressin keskellä raskailta, niin oikeasti se, että ottaa viikostaan tunnin parempien työtapojen omaksumiseen, tuo loppujen lopuksi lisää työaikaa ja vähentää työtaakkaa. Niinkin pieni asia kuin päivän tärkeimpien tavoitteiden määrittely helpotti minua viime viikkoina ymmärtämään, että kaikkea ei tarvitse saada valmiiksi juuri nyt äkkiä heti samantien.

 

Tästä lähin aion kirjata aina jo tehokkaassa käytössä olevaan To do -listaani ensimmäiseksi sen, mikä on päivän tärkein tehtävä. Tämän lisäksi kirjaan maksimissaan kolme muuta tärkeää asiaa, jotka tulisi tehdä päivän aikana. Työpäivän aikana tuntuu mahtavalta, kun saa laittaa täpän päivän tärkeimmän tehtävän kohtaan. Pystyn toteamaan itselleni, että olen tehnyt tarpeeksi. Kaikki sen päälle tuleva on vain plussaa!

 

Älä multitaskaa

Tiedän, että multitaskaamisessa ei ole yhtään mitään tehokasta. Silti sorrun siihen nykyään jatkuvalla syötöllä. Missä on se aiempi, tehokas tapa laittaa kalenteriin varauksia tietyille tehtäville, jotta keskityn vain siihen yhteen käsillä olevaan asiaan, enkä seitsemään?

 

No, voin kertoa, että se auttaa. On älytöntä hyppiä työtehtävästä toiseen viiden minuutin välein, sillä aivoilla kestää aina asettua uuteen tilanteeseen. Itseasiassa Järki käteen -kirjassa jopa suositeltiin, että kokonaiset työpäivät kannattaisi pyhittää tiettyjen teemojen ympärille. Työskentely tehostuu, kun pystyy olemaan saman aihealueen parissa koko päivän. Silloin mieli on jo valmiiksi tietyssä moodissa, eikä sen tarvitse koko ajan asennoitua erilaiseen tilanteeseen. Eikä tarvitse koko päivää työstää yhtä projektia, jos se on mahdotonta, mutta ainakin aluksi voi yrittää pitää kaikki tapaamiset samana päivänä ja raporttien laatimiset toisena.

 

Lyhyellä kokeilulla voin jo sanoa, että tämä toimii. Knoppina haluan vielä nostaa sen, että kaikille asioille ei kannata varata kalenterista tuntia. Ensinnäkin tunti voi olla liian lyhyt aika päästä asiaan tarpeeksi sisälle, että saavuttaisi flow-tilan. Yhtäjaksoinen työskentely saman aiheen parissa 2-3 tunnin ajan on tehokkainta, mikäli se on sellainen tehtävä, johon niin paljon aikaa menee. Nopeille rutiinitehtäville taas kannattaa asettaa lyhyitä raameja, jotta ne tulee hoidettua tehokkaasti. Itse esimerkiksi sorrun siihen, että tsekkaan sähköpostit aina, kun sieltä uusi ilmoitus pingahtaa näytölle (ja saatan jäädä selailemaan ja vastaamaan vanhoihin posteihin pitkäksikin aikaan).

 

Tästä viisastuneena kalenteriini tulee merkintä, jonka ajan voin käyttää sähköpostin lukemiseen ja vastaamiseen. Ja tämä merkintä kannattaa pitää lyhyenä! Kukaan (paitsi sinä itse) ei oikeasti vaadi sinulta vastausta sähköpostiin seuraavan viiden minuutin sisään, ja jos vaatii, voi tälle henkilölle kauniisti kertoa, että hän odottaa mahdottomuuksia. Jos organisaatiossa on tapana laittaa ”kiire kiire SOS asap” viestejä, niin ongelma on organisaation sisällä. Meilläkin tähän sorrutaan jonkin verran – myös minä, sillä viime aikoina työstä on puuttunut suunnitelmallisuus. Jos kukaan ei osaa suunnitella seuraavaa päivää pidemmälle, niin kiireellisiä asioita ilmaantuu jatkuvalla syötöllä.

 

Näitä yllätyksiäkin tulee tietotyössä aina. Niiltä ei voi välttyä. Mutta jos sen kerran tiedostaa, niin eikö niillekin kannattaisi varata jo etukäteen aikaa kalenterista? Jätä muutamalle päivälle viikossa tyhjiä työvarauksia odottamattomille asioille, jotta niiden ilmaantuessa ei tarvitse aina jäädä ylitöihin ja rasittua entisestään, kun työpäivät pitenee ja tehokkuus pienenee. Suoraan sanottuna näitä ilmiselviä asioita itselleni toitottaessa tunnen itseni hölmöksi!

 

Tästä edes lupaan tarkastella vähintään kuukausittain tarkemmin omia työtapojani ja muuttaa niitä aina, kun huomaan eläväni kiireen keskellä. Kuten jo alussa sanottiin, kiireen julistaminen on vain oman epäpätevyyden julistamista.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!