Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Johtamisesta

Kirjoitettu 18.03.16
Esseen kirjoittaja: Essi Järviö
Kirjapisteet: 3
Kirja: Johtamisesta
Kirjan kirjoittaja: Arto Hiltunen
Kategoriat: 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut, 4.8. Johtamisen käsikirjat

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Valmentajani Ulla suositteli minulle johtamisen kirjaa ja valkkasin kirjastosta Arto Hiltusen Johtamisesta–kirjan. Teoksesta löytyikin osuvia juttuja, mitä olen miettinyt muutenkin parin viimeisen kuukauden aikana, tiimin seilatessa aallon harjalta sen pohjalle ja niin edelleen.

Täytyy myöntää, että oman tiimin tulevaisuus tai työn tekeminen sen eteen ei ole hirveästi kiinnostanut viimeaikoina. Lähinnä mielessä on pyörinyt omat tavoitteet ja projektit sekä oman edun toteutuminen jopa tiimin kustannuksella. Uskon, että tämä tauti on levinnyt epidemiaksi asti melkein jokaisen toisen vuoden tiimiyrittäjän kohdalla, ja siitä parannutaan yleensä toisen vuoden lopulla tai kolmannen alussa. Joka tapauksessa omassa ajattelussa on pikkuhiljaa alkanut tapahtua muutosta; tiimi ei mene eteenpäin, jos jokainen yksilö, siis myös minä, ei vie sitä samaan suuntaan omalla tekemisellään ja sitoutumisellaan. Tiimin kehittyminen ei ole pelkästään johtoryhmän hartioilla.

 

Johtaminen asiakkaan tarpeita kuunnellen

Monesti johtamisen rutiinit menevät asiakkaan tarpeisiin syventymisen edelle. Tämä on tuttua myös omassa tiimissä. Rutiinitehtävät vievät aikaa tärkeämmiltä ja vaikeammilta asioilta, kuten pohdinnalta, miten asiakkaan tarpeeseen vastataan mahdollisimman osuvasti. Toisaalta kokemusta on sen verran vähän, että aina asiakkaalta ei edes osata kysyä oikeita kysymyksiä. Siksi siihen pitäisikin käyttää aikaa ja harjoitella sitä.

Hiltunen kuvaa asiakastarpeen mukaista johtamista seuraavanlaisilla askelilla:

 

1. Asiakastarpeen havaitseminen

2. Asiakastarpeen merkityksen arviointi

3. Reagointitavan keksiminen

4. Reagointitavan kustannus-tuotto-suhteen arviointi

5. Toimenpiteiden toimeenpano

 

Miten nämä portaat toteutuvat Bisnerassa? Koska asiakkaita on vähän, puhun tässä yksittäisistä asiakkaista.

Asiakastarpeen havaitseminen ei yleensä ole se vaikein steppi. Yleensä asiakkaan tarpeista päästään hyvinkin kärryille jo ensimmäisen asiakaskäynnin aikana.

Suurissa yrityksissä asiakaskunta on niin laaja, että tarpeita on liian moneen lähtöön eikä kaikkeen voida vastata. Silloin on tärkeää kartoittaa, mitkä tarpeet ovat merkityksellisiä ja mihin tarpeisiin vastaaminen edes koetaan yrityksen tehtäväksi. Bisnerassa asiakastarpeen merkitys on aina suuri, sillä projekteja lähdetään yleensä toteuttamaan nimenomaan yksittäisen asiakkaan tarpeen kautta.

Miten asiakkaan tarpeisiin sitten reagoidaan? Bisnerassa homma lähtee yleensä siitä, että asiakaskäynnillä käyneet tuovat tiimille jonkinlaisen esityksen tai briiffin siitä, mitä asiakaskäynnillä on keskusteltu. Sen jälkeen tiimi tai pieni ryhmä tiimiläisiä alkaa pohtia tarjousta. Itsellä ajattelu menee usein vähän nurinkurisesti siinä mielessä, että idean syntyessä alan ensin pohtimaan, miten tarjouksen muotoilisi ja vasta sen pohjalta mietin käytännön toteutusta.

Reagointitavan keksimisvaiheessa keskitytään liikaa olettamuksiin ja varmistetaan liian vähän asioita asiakkaalta. Lisäksi tehdään liian vähän tai ei ollenkaan taustatutkimusta yrityksestä tai alasta tai tulevaisuuden trendeistä siihen liittyen. Asiakkaan tarpeeseen ei mennä tarpeeksi syvälle.

Toinen kompastuskivi on reagointitavan kustannus-tuotto-suhteen arviointi. Aika moni projekti on mennyt penkin alle ihan sillä, että tarvittavia laskelmia ei ole tehty ajoissa. Muksuviikot on toisaalta hyvä esimerkki siitä, miten asiakkaan tarve on täytetty ja onnistuttu itsekin hinnoittelussa ja sitä kautta tehty tulosta.

Toimenpiteiden toimeenpano taas on yleensä mielestäni ollut aikamoista hullunmyllyä. Olen tiimin yksi suunnitelmallisimmista tyypeistä, ja välillä tuntuu, että mietin ja suunnittelen liikaakin etukäteen. Spontaani muuttujiin reagoiminen on todella hankalaa. Monesti projektien johtamisessa on ollut kehitettävää ja epäselvyys on lamaannuttanut. Toisaalta tiimin spontaanimmat tyypit, joita tilanne ei ole ahdistanut, ovat tuottaneet ratkaisun, johon asiakas on ollut hyvin tyytyväinen.

Bisneralla on toisaalta siitä hyvä asema, että koska olemme olleet yritysmaailmassa niin vähän aikaa, meitä ei rajoita mitkään vanhat ajattelutavat tai lainalaisuudet. Asiakkaille keksimämme tuotokset ovat usein tuoreita juttuja, joita yrittäjä itse ei osaisi ajatellakaan.

Mielenkiintoista on myös se, että joskus asiakas ei itse edes ymmärrä omaa tarvettaan. Näin on ollut muun muassa teknologian kehityksen kanssa. Ihmiset eivät ole tienneet kuinka helpoksi esimerkiksi tietokone voi voi tehdä toimistotyön, eivätkä siis ole ymmärtänet tarvetta, jonka Jobs ja kumppanit ovat päättäneet täyttää ennen näkemättömän teknologian avulla.

Samantyylinen homma kävi eräällä asiakaskäynnillä, kun pienyrittäjä kertoi haluavansa lisää tunnettuutta Jyväskylän alueella. Seuraava lause kuului, että Facebookiin ei lähdetä, koska kolmen kuukauden kokeilu markkinointitoimiston kanssa ei ollut näkynyt tuloksessa. Itse olisin lähtenyt tarjoamaan ratkaisua, jossa sosiaalisen median markkinointi, myymälän sisäinen markkinointi, että yhteyskunnallisen vastuun kärjellä rakennetut mediatiedotteet olisi yhdistetty tehokkaaksi markkinointikampanjaksi. Facebook kun sattuu olemaan yksi helpoimmin kohdistettavista markkinoinnin ja tunnettuuden lisäämisen työkaluista, jos markkinoinnin kohdentaa oikein ja osallistaa seuraajia keskustelemaan ja toimimaan. Lopulta emme laittaneet tarjousta, sillä yrittäjä ei enää vastannut yhteydenottoihimme.

Yhteenvetona voisin sanoa, että asiakkaan tarvekartoitusprosessi toimii vaihtelevasti Bisnerassa, mutta vaatii jämptiä johtamista, rutiinien luomista ja niiden toteutumisen seuraamista, sekä toimintatapojen tehokkuutta ja niiden muuttamista, jos ne eivät toimi. Suunnitteilla on esimerkiksi lista, mitä asiakkaalta tulee ensimmäisellä asiakaskäynnillä saada tietää markkinointikampanjaa myydessä.

 

Strategian portaat tiimiyrityksessä

Strategia on yksi johtamisen perustyökaluista ja kulmakivistä. Ilman yhdessä tehtyä strategiaa yritystä on todella hankalaa johtaa, ja yleensä yritys menee silloin johtajan haluamaan suuntaan, mikä ei välttämättä vastaa muiden tavoitteita tai asiakkaiden tarpeita.

Tässä strategian luomisen vaiheet Hiltusen mukaan:

 

1. Arvio yrityksen nykytilanteesta

2. Analyysi toimintaympäristöstä, asiakkaista, kilpailijoista, taloustilanteesta

3. Tavoitetilanteen kuvaus

4. Isot linjat toimenpiteistä tavoitteeseen pääsemiseksi

5. Strategiset hankkeet, aikataulut ja vastuut

6 Seurantamalli

 

Näiden portaiden mukaan strategia on helppo laatia, eikä siitä tule tehtyä monimutkaista ja vaikeasti ymmärrettävää prosessia. Ensin kartoitetaan yrityksen nykytilanne. Sen jälkeen tarkastellaan ja tutkitaan ympäristöä, jossa toiminta tapahtuu, asiakkaiden tarpeita ja toimintatapoja ja niiden muutoksia, kilpailijoita ja asemaa niihin verrattuna, sekä taloustilannetta. Tämän jälkeen kiteytetään, millaisessa tilanteessa ja asemassa yritys haluaa olla esimerkiksi 5 vuoden kuluttua. Sitten maalataan isot linjat, joilla päästään maaliin ja pilkotaan nämä linjat hankkeiksi ja projekteiksi, nimetään vastuuhenkilöt ja luodaan aikataulut. Lopuksi luodaan seurantamalli, jonka avulla strategian toteutumista seurataan.

Bisnerassahan tällaista kunnon strategiaa ei ole koskaan tehty. Tai sitten on saatu jonkinlainen kasaan, mutta sitä ei ole kukaan lähtenyt johtamaan johdonmukaisesti. Ylipäätään strategian rakentaminen tiimiyrityksissä tuntuu hankalalta, sillä kaikilla on eri lähtökohdat Tiimiakatemialle hakemiseen ja eri tavoitteet valmistumisen jälkeiselle ajalle. Tiimille ei ole oikein missään vaiheessa osattu luoda kaikkia motivoivaa tavoitetilaa.

Joonatan yritti kai rakentaa jonkinlaista strategiaa tai ainakin toimintamallia tiimille tiimiliiderikautensa alussa, mutta siitäkin puuttui yhteinen suunta, ja johtaminen jäi aika ohueksi.

Luulen, että jos nyt lähtisimme kartoittamaan Bisneran nykytilannetta, siitäkin oltaisiin erimieltä. Osa on tehnyt koko kevään tiukasti hommia monessa eri projektissa, osa on keskittynyt tiimin muutamaan projektiin. Jokainen peilaa tiimin tilannetta omaan tilanteeseensa. Mitä haluaa tiimiltä ja minne haluaa sen vievän itseään. Monikaan ei uskoakseni osaa ajatella, minne itse haluaa viedä tiimiä. Tai ehkä joku osaakin, mutta kun kaikki eivät ajattele asiaa edes samoista lähtökohdista, on tilanne aika mahdoton. Olemme monesti vitsailleetkin, että kuka tällaista hajanaista tiimiä edes haluaisi johtaa.

Joonatan on kuitenkin tehnyt tiimiliiderinä kovasti töitä ja saanut kuin saanutkin tiimiläisten ajatukset omista projekteista kääntymään kohti yhteistä tekemistä. Olemme juuri nyt käännekohdassa, jossa tiimillä on pari yhteistä potentiaalista projektia aivan alussaan, mutta kesäprojekti uhkaavat viedä ajan yhteisiltä tavoitteilta. Tilanne vaatii jatkuvasti yhteisiä ideointi-istuntoja, buukkauspäiviä, projektipalavereita ja yhdessä tekemistä vaikka väkisin.

Itseltäkin homma vaatii vähän erilaista ajatusta kuin ennen. Tiimin kanssa on todella vaikeaa työskennellä, sillä ajatukset liikkuvat eri tahtiin, innostus aaltoilee epätoivosta oivaltamisen riemuun ja homma tuntuu aika sekasorrolta. Olen kuitenkin sitä mieltä, että turhautuminen ei nyt auta, vaan on pakko laittaa kärsivällisyys peliin ja mennä tuulta päin. Muuten junnaamme ikuisesti samassa vaiheessa, emmekä kehity yhteistyössä.

Tavoitteena on saada jokaiselle tiimiläiselle samanlainen tahtotila viedä tiimiä eteenpäin. Mielestäni ensimmäinen askel sitä kohti on kaivaa jokaisen turhautumisen ja kapinoinnin kohteet ja epäoikeudenmukaisuuden tunteet pinnalle, käsitellä ne ja jatkaa puhtaalta pöydältä. Tilannetta on pitkittänyt treenaaminen Driimin kanssa kuukausi putkeen, jolloin tiimin asioiden käsittely on ollu joksenkin mahdotonta. Onneksi vihdoin saamme pitää yhteiset treenit, niin tiimin tilannetta päästään käsittelemään.

Johtamiseen liittyvät odotukset

Mitä johtajalta odotetaan? Saako siitä edes puhua? Saako johdettava vaatia johtajalta tietynlaista johtamista?

Olen sitä mieltä, että sen lisäksi, että johtaja virkaan astuessaan asettaa tiimille uusia toimintatapoja ja tavoitteita, on tiiminkin asetettava johtajalleen toimintatapoja ja tavoitteita. Tämän opin ensimmäistä kertaa Tiimiakatemian synttärit –projektissa, jossa en kokenut oikein saavani minkäänlaista tukea projektijohtajalta, mutta olin tilanteesta ihan liian lukossa tunnistaakseni ongelmaa. Lopulta, kun teimme motorolaa, projektipäällikkö Linnea tunnusti, että olisi voinut projektin alussa kysyä tiimiltä toiveita johtamisen liittyen. Valaistuin ja ymmärsin, miksi olin ollut niin lukossa. Olin odottanut tietynlaista johtamista, ja kun sitä ei kuulunut, olin mennyt lukkoon, kun en tiennyt, mitä minulta odotetaan.

Meidän tiimissä Joonatan on kyllä kysynyt jokaiselta erikseen, mitä tiimiläiset häneltä odottavat, mutta en osaa sanoa, ovatko toiveet menneet käytäntöön, sillä niitä ei koskaan käyty läpi, enkä tiedä, mitä tavoitteita Joonatan on itselleen asettanut. Tämän voisi vielä käydä loppukevään osalta treeneissä läpi.

Hiltunen esittelee kirjassaan johtajuuden 5 E:tä, jotka ovat mielestäni kaikki aikalailla välttämättömiä piirteitä johtajalle. 5 E:tä ovat:

 

Empatia

Ennustettavuus

Elastisuus

Energisyys

Eettisyys

 

Itse johdettavana koen näistä merkittävimmiksi empaattisuuden, ennustettavuuden ja energisyyden. On tärkeää, että johtaja osaa tukea tarvittaessa ja lukea tiimiläisiään, ja tunnistaa, jos jokin on vialla, sekä tietysti iloita onnistumisista näiden kanssa. Myös ennustettavuus on itselleni todella tärkeää. Jos sovitaan, että projektipalaveri on joka torstai klo 9, ainakaan tiimin johtaja ei ala sitä siirtelemään. Mielestäni olisi myös loistavaa, jos jokaisessa palaverissa käytäisiin läpi samat tietyt asiat, joihin jokainen osaa valmistautua ennakkoon. Tiimin johtaja vaatii myös kaikilta samanlaista tasoa tekemisessä ja sitoutumisessa. Energisyys taas tuo energiaa ja hyvää mieltä jokaiselle tiimiläiselle, vaikka olisikin paha päivä.

Itsestäni löytyy ehkä eniten ennustettavuutta ja empaattisuutta. Rakastan rutiineja, ja haluan olla asioista perillä. Siksi kävisinkin jokaisessa palaverissa läpi tietyn listan asioita, ja sen lisäksi ajankohtaiset asiat, joita ei listassa ole. Pitäisin projektitiimin perillä asioista sähköpostiraporteilla, jos palaveria ei jostain syystä voitaisi pitää. Haluaisin myös pitää tiimiläisistäni huolta ja mielestäni osaan kuunnella ihmisiä ihan hyvin.

Eniten kehitettävää minulla on energisyydessä ja elastisuudessa. Johtajan on pidettävä kiukku kurissa ja motivoitava muita omalla hyvällä asenteellaan. On myös osattava pitää pää kylmänä yllättävien takaiskujen kohdatessa ja tehtävä tiimin eteen töitä, vaikka se vaatisikin ylimääräisen työillan ja omista huveista luopumisen. Olen alkanut kehittää näitä kahta asiaa itsessäni ihan ajattelun ja asenteen muutoksen kautta tämän kirjan luettuani. Joka kerta, kun kiukku uhkaa nousta, alan rauhoitella itseäni, kysyn, mikä kiukuttaa ja ajattelen, että jos muutkin osaavat pitää pään kylmänä, osaan minäkin. Toisaalta jos jokin asia vaatii yimääräistä puurtamista, kysyn itseltäni, haluanko tehdä homman loppuun vai valvoa yön ja laittaa muut kärsimään sen takia. Lähes aina valitsen ensimmäisen vaihtoehdon. Joskus on vain pakko laittaa oma jaksaminen edelle.

Eettisyyden arvelen olevan tulevaisuuden teemoja tiimiyrityksessä. Miten tiimiläisiä palkitaan keväällä tehdystä työstä? Itseasiassa olen jo miettinyt aihetta kotaporjektin tiimoilta. Onko oikein palkita eniten vuoroja tehnyt, jos sama henkilö on valittanut koko projektin ajan ja levittänyt huonoa fiilistä? Onko oikein palkita joustavimmin yhteistyötä tehnyt, jos tyyppi oli koko hiihtolomaviikon lomalla. Onko oikein palkita projektin päällikkö, jolla on ollut todella vaikea kasvun paikka, joka on vienyt koko tiimiltä paljon energiaa, mutta josta tyyppi on silti selvinnyt voittajana? Mikä on oikein ja oikeudenmukaista? Onko oikein itse vaatia palkitsemista, kun teki sen, mitä koko tiimi on puhunut koko vuoden, eli myi kodan, ja on lisäksi pitänyt projektipäällikön ja kaikki muut jotenkin järjissään vaikean projektin aikana, mutta ei tämän takia ole pystynyt hoitamaan omaa tonttiaan markkinointipäällikkönä maaliin asti? Näistä tulee varmasti vaikea keskustelu tiimin kesken.

 

Motivointi ja palkitseminen

Bisnerassa on moneen otteeseen ollut puhetta tiimiläisten palkitsemisesta. Missään vaiheessa ei ole kuitenkaan luotu palkitsemisjärjestelmää. Palkitsemiskriteerit pitäisi päättää jo kauden alussa, jotta ne olisivat kaikille selkeät alusta saakka, eikä kenellekään tulisi palkitsemistilanteessa epäoikeudenmukainen olo, jos oma onnistuminen unohdettaisiin. Mielestäni tähän voisivat kuulua esimerkiksi seuraavat osat:

 

  1. Eniten projekteja tehnyt henkilö (kpl määrä)
  2. Eniten asiakaskäynneillä käynyt henkilö (kpl määrä)
  3. Eniten kauppoja tehnyt henkilö (kpl määrä tai € määrä)
  4. Eniten tiimin eteen töitä tehnyt henkilö (nettisivut, markkinointimateriaalit, uudet toimintatavat, aktiivisuus treeneissä ym. hiljainen työ)
  5. Positiivisin henkilö
  6. Rohkein kokeilija (kokeilujen määrä tai mittakaava)
  7. Parhaan asiakaspalautteen saanut henkilö (hyvän palautteen määrä/jokin positiivinen kommentti ylitse muiden)
  8. Eniten kehittynyt henkilö

 

Lisäksi tulisi sopia esimerkiksi prosentti, kuinka paljon tiimiläiset saavat palkkaa tiimin tekemästä liikevaihdosta, tai muu rahanjakosysteemi.

Jos palkitsisimme tällaisten meriittien perusteella, porukka keskittyisi muuhunkin kuin rahaan ja tekeminen olisi motivoivampaa. Huomiosimme toistemme onnistumiset paljon tarkemmin. Tänä keväänä esimerkiksi Miian ja Ellan toteuttamia Muksuviikkoja ei ole huomioitu mitenkään, vaikka niiden kautta Bisnera työllisti ensimmäistä kertaa Tiimiakatemian ulkopuolisen nuoren. Lisäksi palvelusta on saatu hyvää palautetta Riihivuoresta ja sen asiakkailta, ja se on tuonut tiimille tärkeää liikevaihtoa ja voittoa. Konseptia on kehitetty viimevuodesta ja hintaa on saatu korotettua.

 

Taito olla aito Tiimiakatemiallakin

Olen välillä pohtinut sitä, miten jotkut tyypit saavat Tiimiakatemialla enemmän huomiota ja arvotusta kuin muut. Totta kai jokaisesta yhteisöstä nousevat aina esille ne henkilöt, joille on luontevaa olla esillä tai johtavassa asemassa. Mutta onko oltava porukan pelle jos haluaa yhteisön arvostusta vaikka kuinka tekisi paljon hiljaista työtä yhteisön eteen?

Onnellisuus on iso osa aitoutta. Kun ihminen on onnellinen, hän uskaltaa olla oma itsensä ja useimmiten myös haluaa edistää muiden onnellisuutta. Olen itse ollut aika vaikeassa paikassa itseni kanssa pitkään syksystä asti synttäreiden ja pop upin sekä oman jaksamisen kanssa tasapainoillessa, ja sen jälkeen johtamassa kotaprojektia, jota kukaan muu ei ole halunnut olla tekemässä. Tai siltä se on tuntunut. Samalla olen käynyt sisäistä taistelua siitä, missä menee oman vapaa-ajan ja työajan raja ja kuinka paljon kannattaa panostaa tiimiin, kun vastakaikua ei tunnu tulevan.

Juuri nyt tuntuu, että olen saanut jutun jujusta kiinni. Olen hukannut ”kun ei muutkaan niin en minäkään”-asenteen ja tajunnut, että niin kauan, kun en panosta tiimiin, olen itse jarruttamassa sen kehittymistä. Olen pikkuhiljaa tehnyt juttuja tiimin eteen ja ennen kaikkea parantanut asennettani. Työ tuntuu tuovan vähitellen tulosta ja se kannustaa panostamaan kovemmin. Toisaalta olen päässyt vapaa-ajalla tekemään uusia ja innostavia asioita, jotka ovat auttaneet jaksamaan arjessa. Jaksan olla mukavampi tyyppi tiimikavereille ja sanoa huomenta toimistolla aamulla vastaan tuleville. Tuntuu, että muistan taas, millainen se ”oma itseni” oikein olikaan.

 

Essi Järviö
Osuuskunta Bisnera

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!