Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Kiltti tyttö pitää projektin hallinnassa

Kirjoitettu 26.10.15
Esseen kirjoittaja: Venla Luhtanen
Kirjapisteet: 4
Kirja: Pidä projekti hallinnassa & Kiltti tyttö ei pääse pomoksi
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska & Lois P. Frankel
Kategoriat: 1.6. Oppimisen käsikirjat, 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut, 4.5. Projektien johtaminen, 8.3. Havahtuminen - ihmisenä kehittyminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tässä esseessä käsittelen kahta kirjaa, jotka olen lukenut samanaikaisesti. Pääpointtina oli hakea teoriatietoa projektin johtamiseen ja hieman hakea näkökulmia omiin käytösmalleihini. Kirjat olivat siis Kai Ruuskan “Pidä projekti hallinnassa” ja “Kiltti tyttö ei pääse pomoksi” joka on Lois P. Frankelin käsialaa.

Kirjojen lukeminen samanaikaisesti toi mukaan projektin hallinnan lisäksi myös apua siihen, kuinka niitä ihmisiä hallitaan – oikeastaan kuinka ihmisiä ei kuulu tai saatikka edes pysty johtaa. Kirjojen lukeminen oli mukavaa samanaikaisesti, sillä kirjat poikkesivat toisistaan paljon mutta kuitenkin tukivat toisiaan lukemisen aikana. Haaste olikin kirjoittaa itse tämä essee, toivottavasti saan esseessäni tuotua molempien kirjojen oppeja tarpeeksi esille. Tähän esseeseen toin kirjasta ”Kiltti tyttö ei pääse pomoksi” muutaman asian, joiden tiedän toiminnassani haittaavan enemmän kuin tuovan hyötyä – ja niihin pienen pohdinnan aiheesta sekä muutamia valmennusvinkkejä itselleni avuksi.

 

Minä johtajana

Tälle syksylle mallailin hieman oppimissopimusta jonne olenkin jo pariin otteeseen maininnut johtamisen. Ehkä siksi, että en pidä itseäni niin johtajahahmona – kiinnostaa sen kehittäminen itsessäni kovasti. Ehkä jollain tapaa pienen ajatuksen verran olen miettinyt että joskus pääsisin jossakin työssä/projektissa tai muussa vastaavassa johtajan rooliin. Hassua ajatella, mutta näen itseni melko päteväksi siihen rooliin ja se tuntuu usein melko luonnolliseltakin minulle. Ensimmäinen vuosi akatemialla meni siihen, että keräilin lähinnä itseluottamusta ja rohkeutta toteuttaa asioita. Tänä vuonna toivon että uskaltaisin ottaa vastuuta arastelematta ja luottamalla omiin kykyihini.

Johtamista on monenlaista ja on paljon projektista/aihealueesta riippuvaista mitä asioita niissä tulisi korostaa. Oppimissopimuksessani korostin etenkin selkeän ja läpinäkyvän johtajan taitoja. Olen ollut projekteissa mukana, joissa johtajahahmo on yleensä ollut itsekseen työskentelevä. Tällä tarkoitan, että projektin vetäjä on tehnyt suuremman työn ja delegoinut vain harvoja tehtäviä. Vaikka projektipäällikkö on tärkeässä roolissa, ei se silti tarkoita että jokainen tehtävä on hoidettava itse.

Sanotaan, että hyvä johtaja delegoi ja loppupeleissä vain katsoo että sovitut asiat tulee hoidettua. Huomata kuitenkin voi, yleensä projektipäällikkö on tiimin aktiivisin jäsen ja osallistuu projektin toteuttamiseen vähintään yhtä paljon. Näiden kahden välille olisi hyvä löytää tasapaino, yleensä ääripäät voivat aiheuttaa projektiryhmässä levottomuutta. Yleensä mietitään mitä tapahtuu vai tapahtuuko edes mitään. On siis tärkeä olla johdettavilleen avoin, kertoa missä mennään ja mitä tapahtuu seuraavaksi. Kun johtaja delegoi tehtäviä tiimilleen, on tärkeä selventää tehtävät siten, että molemmilla osapuolilla on sama käsitys siitä, mitä kukakin tekee. Näiden lisäksi tehtäville on hyvä antaa aikaraja ja tapa jolla tehtävä kuitataan tehdyksi. Tiimille on tärkeä antaa täysi vastuu tehtävistään (päätöksenteko ym puitteet), vapaus suorittaa se parhaaksi katsomallaan tavalla – niin kuin sanotaan, vapaus tuo vastuuta.

 

Luin projektin hallinnan kirjan hieman riihivuorta silmällä pitäen, koska olen siitä tämän kauden vetovastuussa. Ensimmäinen asia, jolla aion lisätä läpinäkyvyyttä itseni ja projektiryhmäni välille on projektisuunnitelma. Siinä aion selkeyttää seuraavat asiat:

  • Tavoitteet, niin oppimisen, rahallisen kuin asiakkuuksien tavoitteet
  • Mitä odotan projektiryhmältäni, työtehtävät ja tavoitetyömäärä sekä selkeästi vastuunjako
  • Viestintä; Minkä tiedon kuuluu kulkea päivittäin, työvuorojen välillä ja projektin aikana

 

Eräs päivä kuluneella viikolla suunniteltiin riihivuoren rinnekahvilaa ja tulevaa kautta. Päämääränä tälle miitille oli 1. Saada tehtyä tarvikelista Riihivuorelle, 2. Suunnitella tapahtumakalenteri ja 3. Luoda tarjoama myös lumikenkäilyn ja yksityistilaisuuksien puolella. Saatiin suorastaan väkisin tehtyä tarvikelista, mutta kun tuli hetki että pitäisi alkaa ideoimaan uusia juttuja, tilannetta ei oikein saatu mitenkään kasaan. Yksi heittää hulluja ideoita, toinen tyrmää ne ja kolmas on hiljaa. Koko tilanne suorastaan vei kaiken energian. Siinä tilanteessa ymmärsin että projektipäällikkönä en voi ensinnäkään antaa kaikkien tehdä kaikkea. Toisekseen, en voi miellyttää kaikkia. Tämän hetken jälkeen kävi mielessä, että olisi vain niin paljon helpompi tehdä kaikki itse – niin kuin ehkä nämä hiljaiset projektipäällikötkin tekee/ajattelee. Jatkossa otan asian suhteen koppia: Määrittelen tehtävän ja sen kuka tehtävän hoitaa sekä mikä on haluttu lopputulos ja milloin sen pitää olla valmis.

”Älä anna muiden vaikuttaa projektiisi ja projektipäällikön on tässä ristitulessa pidettävä pää kylmänä. ”

 

Virhe 16 – Tarve olla pidetty

”Halu miellyttää on juurtunut joihinkin ihmisiin niin syvään, etteivät he voi oikein muulla tavoin käyttäytyäkään.” Kirja herätti tässä paljon ajatuksia, etenkin siitä, mistä tämä tarve minussa oikein on peräisin. Pohtiessani tätä asiaa tarkemmin ymmärsin, että itse olen oppinut tavan jo varhain ala-asteella. Piti olla kaikkien kaveri ja olla kaikille mieliksi, ettei vain olisi joutunut niiden luokan ”luusereiden” joukkoon. Vaikka enhän mä koskaan ollukkaan niitä luokan suosituimpia tyttöjä. Ylä-asteella sama homma, oli hienoa jos tunsi paljon ihmisiä ja oli kaikkien kaveri. Selkeästi koulun coolein oli se, kenellä oli eniten Facebookissa kavereita. Ammattikoulussakin sait numeron sillä perusteella, miellyttikö oma naama opettajaa vai ei.

Tarve olla pidetty huokuu edelleen toiminnastani. On helppo ajatella, että toimimalla kuin muut minulta odottaa – saan muut pitämään itsestäni. Niin kuin ala-asteella. Tässä vaikka esimerkiksi se, että ottaisin aina vastuun kaikesta – siinä uskossa että saan muut pitämään itsestäni hoitaessani heidän tehtävänsä. Olla pidetty ei ole sama asia kuin olla kunnioitettu. Näistä kahdesta valittaessa olla kunnioitettu on se, mitä tahdon haalia. Kirjan valmennusvinkkejä oli mm. luopua ajatuksesta että kaikkien kuuluisi tykätä minusta kaiken aikaa. Olen kyllä huomannut kasvua tässä parempaan suuntaan. On aivan uskomaton ajatus, että voisin saada kaikki pitämään itsestäni. Toisekseen, mitä merkitystä sillä on loppupeleissä? Ennen otin aika rankastikin itseeni, jos jollakin oli minua vastaan jotakin – Nykyään en anna yhden ihmisen mielipiteen määritellä itseäni. Täytyy kyllä myöntää, että kyllähän sitä vieläkin miettii että mitä muut ajattelevat minusta ja toiminnastani mutta toivon todella että saan tämän tavan kitkettyä pois. Ihannetilanne olisi että ensikädessä miettisin, että miltä minusta itsestäni tuntuu ja pohtisin mitä ajatuksia jokin asia minussa herättää – enkä vain toimisi niin kuin muut minusta ajattelevat tai mitä minulta odottavat.

 

VIRHE 22, varominen loukkaamasta muita

Tunneihmisenä on asiaihmisten seassa vaikea työskennellä, kun aina jollain tapaa miettii ensin ihmissuhteita ja tunteita. Toiminnassani yritän olla mahdollisimman hellävarainen ja pyrin olla loukkaamasta muita. Tämän vuoksi saatan helposti ottaa itseni, kun asiaihmiset käsittelevät asioita miettimättä ollenkaan tunnepuolta. Esimerkiksi tässä Polkujuoksu –projektin tuloksen jakaminen. Projektipäällikkömme jakoi rahat kyselemättä tunteja tai muita tositteita projektiryhmältä, eli mitä jokainen oli projektiin käyttänyt aikaa. Eli projektipäällikölle 70% tuloista, muille jäljellejääneet. Kun yritin ottaa asiaa esille, tuntui että sain vain syyttelyitä osakseni ja arvata saattaa että ne kyllä tepsivät – kaikki olisi siis minun syyni. Lopputulos olisi varmasti eri, mikäli olisin ollut tilanteessa itsevarmempi ja uskaltanut puolustaa itseäni ja kantaani – vähät välittäen siitä miltä muista tuntuu. Varmasti projektipäällikkö on asiaihminen, käsittelee faktoja. Olisin itse toiminut tilanteessa jakamalla kaiken tasan, ettei kenellekään tulisi paha mieli. Miettikö projektipäällikkö kertaakaan miltä muilta saattaisi tuntua? Tuntuu, ettei työlläni ollut mitään arvoa. Tässä siis nähtiin asia ja tunneihmisen ero – varmasti yksi herkimmistä aiheista on esimerkiksi raha.

Miksi pyrin aina jotenkin hienovaraisesti esittämään asiat? Luulen että yksi suurimmista tekijöistä on se, että vihaan riitelyä yli kaiken. En osaa riidellä enkä osaa tai halua vihata ketään. Siksi jollaintapaa pyrinkin aina välttämään sanaharkkaa ja tilanteita jossa riitoja saattaa syntyä.

Rupesin miettimään oman tiimin historiaa ja konflikteja. Onko meidän koko tiimissä ongelmana toisten loukkaaminen? Luotammeko toisiimme vieläkään täysin? Pelkäämmekö me konflikteja?

Tiedän, ettei asioista puhuta vieläkään oikeilla nimillä eikä uskalleta puhua suoraan. Itse ainakin tunnistan itsessäni sen, että hiljenen silloin kuin pitäisi puhua. Useimmiten tällöinkin on äänessä vain ne ketkä on yleensäkin äänessä. Siksi ehkä meidän dialogi onkin aika tasaista. Tämän takia tuntuukin että ilmapiiri on väkinäistä sopusointua ja uskotellaan että kaikki on hyvin. Tämän huomaa siitä että ollaan treeneissä ihan jeesjees, mutta yleensä niiden jälkeen puhutaan todella negatiiviseen sävyyn toisistamme. Omalla kohdalla usein mietin jäljestä että vitsit että olisi pitänyt avata se suu. Riidat eivät ole tiimin kehityksen kannalta huono juttu, vaikka usein se ehkä mielletään sellaiseksi. Niiden tarkoituksena on tuoda omia näkökantoja esille ja saada toiset ymmärtämään itseään paremmin – ja luoda tällöin rakentava ja avoin dialogi.

 

Virhe 59 – Luvan pyytäminen

Moneskohan sadas kerta on, kun mietin tätä asiaa. Kyselen aina muilta että miten tehdään jokin asia ja mitä muut ovat mieltä. Ehkä se on jollain tapaa jäänyt lapsuudesta päälle – lapsethan kysyvät useimmiten lupaa. Kirjan mukaan tällöin nainenkin alentaa työpaikallaan itsensä lapsen tasolle kysymällä lupaa – tottumuksesta.

Muilta kyseleminen ja muiden mielipiteiden omaksuminen viestii vain lähinnä siitä, etten kykene tekemään itsenäisiä ratkaisuja. Tämä antaa siis vain tilaa muille vaikuttaa tekemisiini. Nyt kun miettii, niin kuinka useasti sitä oikeasti edes itse yrittää aluksi pohtia ratkaisua, ennen kuin nojautuu muiden mielipiteisiin ja arvostelukykyyn. Tässä on ehkä mulla seuraavaksi isoin kasvun paikka, oppia tekemään itsenäisiä päätöksiä. Toki projektiryhmän mielipiteitä on hyvä kuunnella, mutta päätökseni eivät saa olla niistä riippuvaisia.

Kirjalla oli muutamia näkemyksiä tähän kohtaan. Uskalla ottaa riskejä ja toimia itsenäisesti – tee itsellesi palvelus. Akatemialla on mielettömät mahdollisuudet kehittää omaa itsenäistä työskentelyä ja päätöksentekokykyä. Siinä on kyllä ainekset menestyksekkääseen työelämään ja varmasti taito jota työnantajat arvostavat. ”Kerro muille aikeistasi, älä pyydä lupaa”. Otan ennemmin riskin ja toimin itsenäisesti. Pahimmassa tapauksessa joudun pyytämään anteeksi ja leimaannun itsevarmaksi joka luottaa omaan intuitioonsa.

 

Yhteenveto

Lähden kehittämään johtamisen taitojani olemalla avoimempi koko tiimilleni. Toisekseen, otan vetovastuun riihivuoren rinnekahvilasta tänä talvena. Avoimuutta kehitän olemalla aina tavoitettavissa – sekä parantamalla viestintää tiimilleni. Olisi hyvä että tiimillä on jokin tieto, mitä esimerkiksi työviikkoni tuleman pitää ja milloin en ole esimerkiksi puhelimella tavoitettavissa. Projekteihin otan tueksi työkaluja kuten aikajanan ja projektisuunnitelman, sekä sille selkeät tavoitteet joita seurataan taulukoiden avulla. Ennen projektia on hyvä määritellä se; projekti ei ole jatkuva prosessi, vaan sillä on selkeästi alku, kehitysvaihe ja loppu. Tämä on siis hyvä sisällyttää myös projektisuunnitelmaan. Nämä käyn yhdessä projektiryhmän kanssa läpi. Riihivuori tarvitsee selkeän rahallisen tavoitteen – joka kannustaa myymään. Henkisesti pyrin johtamisessani siihen, että kykenen tekemään itsenäisiä päätöksiä ja pystyn perustelemaan ja puolustamaan toimintaani vaikeissakin tilanteissa. Uskallan toimia niin kuin minusta itsestäni tuntuu parhaalta, enkä anna muiden vaikuttaa tekemisiini.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!