Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Knowledge management theory

Kirjoitettu 26.02.21
Esseen kirjoittaja: Liisa Jamsa
Kirjapisteet: 3
Kirja: Knowledge creating company
Kirjan kirjoittaja: Nonaka & Takeuchi
Kategoriat: 1. Oppiminen, 1.2. Oppimisen taidot ja työkalut, 1.3. Oppivan organisaation ja tiimiyrityksen kehittämistyökalut, 2.2. Tiimityön taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Otettiin tiimiläiseni Jennin kanssa haasteeksi lukea tämä paksu englanninkielinen filosofinen kirja, koska kyseessä on 3:n kirjapisteen täpityskirja. Kirjassa verrattiin länsimaista ja japanilaista yrityskulttuuria keskenään erityisesti tiedon synnyn, käsittelyn ja konkretisoimisen suhteen.

Lyhyesti voi tiivistää, että länsimaissa työntekijät haluavat selkeät ohjeet joka prosessille siinä missä japanissa luotetaan enemmän suulliseen ja fiilikseen pohjautuvaan tietoon. Kirjailijat olivat itse japanilaisia, ja heidän argumenttinsa oli, että heidän tapansa käsitellä tietoa on syössyt japanilaiset yritykset johtavaan asemaan.

En tiedä miten asia on oikeasti, mutta koko tiedonkäsittelyhommassa oli mielestäni ideaa. Eli pointti on siinä, että me tiedetään paljon enemmän kuin osataan itsellekään selittää. Tämä tieto on arvokas resurssi, jonka voi ottaa paremin käyttöön Nonakan ja Takeuchin menetelmin.

Tiedon luominen Aarre Storessa

Voisin käyttää esimerkkinä omaa projektiani Aarre Storea. Iso osa liiketoimintaamme on ostaa myyviä vaatteita kirpputoreilta ja myydä ne liikkeessämme korkeammalla hinnalla. Mikä on myyvä vaate Jyväskylässä keväällä 2021? Se on äärimmäisen tärkeää tietoa, jota ei voi mistään manuaalista lukea.

Tuo tieto syntyy havainnoista. Mitä vaatteita asiakkaat hypistelevät liikkeessä, mitä muistamme heidän ostaneen? Meille syntyy fiilis, jota hyödynnämme jatkossa. Ainiin, kukkamekot ostettiin heti, intuitioni käskee ostamaan niitä jatkossakin myyntiin.

Ongelma on se, että meillä kaikilla on eri havainnot. Toinen työntekijä oli paikalla silloin kun Marimekkoa meni kaupaksi ja ostaja näytti onnesta soikealta, kun taas toinen todistaa seuraavalla viikolla Marimekko-rekin epäsuosiota. Heille muotoutuu erilainen käsitys Marimekon myyvyydestä. Onhan meillä toki taulukko, josta näemme paljonko Marimekkoa on myyty ja paljonko sitä on jäljellä, mutta ne asiakkaiden ilmeet ja reaktiot ovat tietoa jota taulukko ei näytä.

En tiedä, onko esimerkki aivan hakoteillä, koska kirja englanninkielisine filosofian historioineen on aika hankala käytännössä hahmottaa.

Mutta kyllä, tiedon konkretisoimiselle on Aarre-projektissa kovasti tarvetta! Kun kauppa on auki 4 päivää viikossa ja jokainen päivä on erilainen, sanoittamatonta tietoa kertyy yhteensä 6 eri ihmisen päähän talteen, saavuttamattomiin.

Kun yrityksellä ei ole tiedonluonti-prosessia, varsinkin isoissa yrityksissä tätä suullista tietoa menee hukkaan, sitä on mahdotonta siirtää eri kulttuurien välillä ja koko henkilöstö ei pääse hyödyntämään hiljaista tietoa.

Millä keinoilla voimme siis saada tietoa kerättyä, jaettua ja hyödynnettyä koko projektitiimin voimin? Japanilaiset oppivat konkretisoimaan tuon suullisen tiedon kuvan mukaisella prosessilla:

 

 

Kamala kaavio, jota katselin Tiimiakatemian seinällä kaksi vuotta eikä se siitä huolimatta koskaan auennut, ennen kuin nyt vähän. Sillehän on syynsä, miksi Tiimiakatemialla opitaan dialogissa keskustelemalla. Ja miksi projektien tekeminen käytännössä on olennainen osa oppimista. Tuntuu välillä, että projekteja tehdään tähdäten menestykseen ja itsensä työllistämiseen akatemian jälkeen ja että treenit on pakollinen rangaistus jotta päästään opinnoista läpi… Noh…

Nyt tajusin että mitä treeneissä kuuluu tehdä – ja no, että miksi olisi oikeastaan erittäin jees jos projektit tapahtuisivat oman tiimin sisällä, kun niiden kehittämiseen voisi hyödyntää dialogia. Aarre projektissa on tyyppejä viidestä eri tiimistä.

Onneksi ei ole liian myöhäistä, vaan akatemiaa on vielä 10 kuukautta jäljellä!

  1. Dialogi (sosiaalisaatio) on ensimmäinen askel: vapaa höpöttely käsillä olevasta aiheesta on tärkeää. Tässä käsitellään ensimmäistä kertaa sitä hiljaista tietoa. Voin esimerkiksi kertoa tiimille, että Aarre storen ohi kävelee paljon kiinnostuneen näköisiä ihmisiä jotka eivät kuitenkaan uskalla tulla sisälle, mutta somen kautta kaupan löytäneet tyypit tulee rohkeammin sisälle ja ostaa. Jaan tietoa, joka perustuu havaintoihin.
  2. Seuraava vaihe on ulkoistaminen, eli tehdään hiljaisesta tiedosta konkreettisia sanoja paperilla, tietoa jota voi varastoida ja vaikka jakaa. Tiimiakatemian sovellutuksessa tässä kohtaa lukee ”ydinajatusten kiteyttäminen”.
  3. Kolmannessa vaiheessa tehdään kirkastettujen ydinajatusten pohjalta suunnitelma. Eli mitä aiotaan tehdä luodaksemme lisää tietoa edellisen tiedon pohjalta.
  4. Neljännessä vaiheessa suunnitelma viedään käytäntöön, eli tehdään kokeiluja asiakasrajapinnassa.

Tempon treenit

Tehtäväksemme tuli vetää tiimille treenit, joissa opetamme tämän tietoteorian. Mietittiin aluksi, että miten ihmeessä teoriasta saa mielenkiintoista ja käytäntöön menevää. Keksittiin tehdä treeneistä projektitreenit, joissa jakaudutaan sekaryhmiin höpöttelemään (vaihe 1) havaitsemistaan ongelmista ja kehityskohdista projekteissa.

Seuraavaksi kiteytettiin ajatukset projektiryhmissä ja laadittiin suunnitelmat, miten aikoo käytännössä mahdollisimman nopeasti kokeilla jotain ratkaisuideaa. Teimme niistä visuaaliset ja esittelimme tiimille. Tämän oli tarkoitus myös tehdä toisten tiimiläisten projekteista helpommin lähestyttäviä, koska olemme klikkiytyneet ja tarttumapintaa on ollut hankala löytää. Nyt tiedämme ainakin paremmin, millaisten ongelmakohtien kanssa toiset tiimiläiset kamppailevat.

Sain treeneistä palautetta, että vaikeinta oli löytää ongelmakohtia. Monen mielestä kehityskohdat olivat selvillä ja jonkinlainen suunnitelma oli otettu käyttöön, ja nyt vaan odoteltiin tuloksia. Ehkäpä siis höpöttelyvaiheen olisi pitänyt kestää kauemmin, että uusia ja ratkaisemattomia kysymyksiä olisi noussut pintaan.

Mistä lisää höpöttelyaikaa?

Tiimin kanssa tämä prosessi toimi siis ihan ookoosti, mutta itselleni huomattavasti hyödyllisempää olisi höpötellä, kiteyttää ja suunnitella oman projektiryhmäni kanssa. Höpöttelyaikaa vaan on liian vähän, koska aina ollaan jo käytännön toteutusvaiheessa. Liikkeellä ollessamme on niin paljon tehtävää ympärillä, ja yleensä hääräämme ja touhotamme montaa asiaa yhtä aikaa ja keskustelut jäävät tyngiksi.

Voin vain kuvitella, että tuskin ”oikeissa” suuryrityksissäkään on ylimääräistä aikaa kehittää jutustelemalla. Joten ongelmani ei varmasti ole ainutlaatuinen.

Paras tapa mitä keksin hiljaiseen tiedonvaihtoon ovat yhteiset lounaat ravintolassa, mitä olemmekin jonkun verran harrastaneet. Siellä keskittyminen ei voi lipsua tekemisen puolelle.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!