Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Kohti Team Up -tapahtumaa

Kirjoitettu 12.12.16
Esseen kirjoittaja: Elina Paukkio
Kirjapisteet: 1
Kirja: Opinnäytetyö: Kuinka järjestää onnistunut henkilöstöjuhla?
Kirjan kirjoittaja: Linnea Häyrinen
Kategoriat: 2. Yhteisöllisyys, 9.02. Yhteisöllisyys

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Opinnäytetyö: Kuinka järjestää onnistunut henkilöstöjuhla? (Linnea Häyrinen)

Järjestämme Team Up-tapahtumaa maaliskuulle 2017, tarkemmin torstai-perjantaille 16.-17.3. Tapahtumamme kantavana ajatuksena on rankentaa yksi suuri yhteisö Suomessa toimivista opiskelijoiden osuuskunnista. Suomen ammattikorkeakoulut ovat täynnä ainejärjestöjä ja opiskelijatapahtumia, mutta Tiimiakatemia on jäänyt omaksi, jokseenkin sulkeutuneeksi yhteisökseen. Luulen myös muiden osuuskuntien, esimerkiksi Turussa, Oulussa ja Tampereella tuntevan samoin. Haluamme saada tiimiyrittäjille oman ”ainejärjestön”, josta saisi tukea ja apua ja joka ajaisi mahdollisesti vielä joskus tiimiyrittäjien asiaa ja etuja niin kotipaikkakunnillaan, kuin mahdollisesti myös koko Suomessa.
Team Up -tapahtumassa jokainen osallistuva osuuskunta saa näkyvyyttä, ja verkostoja on helppo kasvattaa kattamaan ympäri Suomea. Yhteiset ideat ja mielenkiinnonkohteet voisivat kohdata ja niille annettaisiin mahdollisuus kasvaa! Toivomme myös Team Upin jäävän elämään jokavuotiseksi tapahtumaksi, joko Jyväskylässä tai kiertävästi ympäri Suomea. Nyt, vuonna 2017 järjestettävä tapahtuma on ensimmäinen laatuaan. Jonkinlainen onni kai on, ettei meitä voida verrata aiempiin vuosiin, mutta toisaalta on kova työ rakentaa jotain suurta, ihka ensimmäistä kertaa!

Linnea Häyrinen kirjoitti opinnäytetyönsä aiheesta, Kuinka järjestää onnistunut henkilöstöjuhla? Olen tyytyväinen, että sain tämän opinnäytetyön käsiini jo tässä vaiheessa. Tähänastisen tiimiakatemiaurani aikana minulla on ollut paha tapa lukea jälkiviisaana kirjallisuutta projektejani koskien. Kokeilen ensin, totean, ettei projektini ollut kannattava ja vasta sitten tartun kirjaan.

Tapahtuma käsitteenä tarkoittaa Linnean opinnäytetyöstä tiivistäen yleisesti ottaen tilapäistä tapahtumaa, johon on kokoontunut joukko ihmisiä, joka noudattaa jollain lailla tiettyä kaavaa ja joka on ainakin jollakin lailla ainutlaatuinen. Tapahtuma poikkeaa paikalle saapuvan vieraan normaaleista arkirutiineista ja vieraalle pyritään rakentamaan tapahtumasta tunnelmallinen ja laadukas kokemus.

Team Up ei varsinaisesti ole henkilöstöjuhla, josta opinnäytetyössä pääasiassa puhutaan, mutta tapahtumissa on paljon samoja elementtejä. Henkilöstöjuhlissa ohjelmiston tulisi olla pääosin viihteellistä ja mielellään sellaista, jota vieraat eivät normaalisti pääse tekemään. Meillä Team Upissa ajallisesti suurin osuus koostuu ajankohtaisista Keynote-puhujista, ja workshopeista, jotka on rakennettu monien eri aiheiden ympärille. Työskentely tapahtuu Tiimiakatemialle tutuissa rennoissa merkeissä yhdessä oppien, ja haluamme jakaa kaikille vieraillemme uusia oppeja ja oivalluksia. Tapahtumamme järjestetään Tiimiakatemian tiloissa, sillä haluamme ulkopaikkakuntalaisten pääsevän tutustumaan tiloihimme ja tapoihimme. Sekä perinteisen henkilöstöjuhlan, että meidän Team Up -tapahtumamme tarkoituksena on lisätä viihtyvyyttä ja luoda yhteishenkeä.

Mitä meidän Team Up sitten tarvii onnistuakseen?
– Projektisuunnitelma: Ensin meidän tulee vastata kysymyksiin miksi, mitä ja kenelle ja seuraavaksi jatkaa kysymyksiin mitä, millainen ja kuka. Opinnäytetyön mukaan projektisuunnitelmassa on hyvä olla viisi tärkeää osa-aluetta mietittynä. Nämä ovat tapahtuman elementit, olennaiset asiat, ympäristö, energia ja tunteet. Suunnittelussa on hyvä edetä aloittaen suurista linjoista ja edeten pienempiin yksityiskohtiin.
– Kriittinen polku: Kriittinen polku on suunnitelma siitä, miten tapahtuman kulku etenee ja kuinka ajoitus ja logistiikka toimivat yhdessä. Kriittistä polkua miettiessä on hyvä pitää kalenteri auki ja merkitä ylös kaikki tärkeät päivämäärät, sekä deadlinet.
– Hyvä suunnittelu ja huomion kiinnittäminen yksityiskohtiin: Esimerkiksi se, kuinka tilamme riittävät ja erityisesti se, kuinka tuolit asetetaan, jotta kaikki näkevät ja kuinka työpajat rakentuvat tiloihin, vaatii tarkkaa pohdintaa. 50 henkilöä samanaikaisesti mahtuu hyvin harvaan tilaan turvallisesti ja niin että kaikilla on mukava olla. Myös esimerkiksi vessojen riittävyys akatemialla on mietityttänyt.
– Käsikirjoitus: Tapahtuman etenemisen voi kirjoittaa näytelmän käsikirjoituksen omaisesti esimerkiksi kymmenen minuutin sykleillä. Käsikirjoituksen voi kirjoittaa myöhemmin, selvästi lähempänä tapahtumaa, kun tapahtuma on pääpiirteissään kasassa. Tässä vaiheessa voi vielä ilmetä esimerkiksi aikataulullisia ongelmia, jotka on helppo korjata, mutta jotka tapahtumaan asti päätyessään aiheuttavat suuriakin ongelmia.
– Roolitus ja tehtävänjako: kuten jo jokseenkin kulunut sanonta kuuluu, ” jaettu vastuu ei ole kenenkään vastuu.” Tämä huomattiin jo syksyllä tämänkin projektin osalta ja tehtävänjakoon onkin kiinnitetty nyt entistä enemmän huomiota.

Entäpä sitten se ”wau”-efekti, eli yllätyksellisyys?
”Hyvin suunnitellussa ja toteutetussa tapahtumassa parasta on yllätyksellisyys”, kirjoittaa Linnea opinnäytetyössään. Yllätyksellisyyden voi rakentaa pienillä yksityiskohdilla, ja sillä, ettei tapahtumasta kerrota aivan kaikkea etukäteen.
Voisiko tapahtumassamme kiinnittää huomiota esimerkiksi äänimaailmaan paremmin, kuin vastaavanlaisissa tapahtumissa? Tiloihimme kerääntyy paljon toisilleen tuntemattomia ihmisiä, joiden toivomme tuntevan silti olonsa rennoksi ja kotoisaksi. Juuri tarkkaan tilanteeseen valittu musiikkikin voisi aiheuttaa yllätyksellisyyden tunteen.
Linnea nostaa esiin työssään tapahtuman elämyksellisyyden puhuessaan elämystuotannosta. Koen, että tapahtumatuottajan järjestämän tapahtuman, erityisesti esimerkiksi pikkujoulujen, tuulee olla elämyksellinen. Asiakasyritys maksaa kekseliäistä ideoista, yllätyksistä ja elämyksistä. Team Upin päätarkoitus ei kuitenkaan ole tarjota suurta elämystä, vaikkakin toki haluamme tapahtumassa tartuttaa kipinän vieraillemme siitä, että tapahtuma tulee jäämään jokavuotiseksi perinteeksi ja voisimme kaikki hyötyä uusista, lämpimistä kontakteista. Suunnittelumme kärkenä ei siis ole elämyksellisyys, vaikka haluammekin tarjota yllätyksellisyyttä. Toki elämyksen voi rakentaa sekin, että tapaa uusia sielunkumppaneita! Opinnäytetyössä haastatteluun vastaajat sanoivat elämyksellisyyden koostuvan tapahtuman sujuvuudesta ja monien aistien hyödyntämisestä ja nämä molemmat toiveet haluamme tietenkin tapahtumassamme täyttää.

Onnistuneen tapahtuman tärkeimpänä elementtinä pidettiin opinnäytetyön haastatteluissa ruokailun sujuvuutta. Sen järjestämiseksi meillä on onneksi jo yhteistyösuunnitelmat rullaamassa ja niiden onnistuessa, ei meidän enää tarvitse pähkäillä ruokailua. Toiseksi tärkeimmäksi nousi toimiva tekniikka, ja kolmanneksi tapahtuman henkilökunta. Onnistuneen tapahtuman yksi tärkeä osa on rentous, jonka voi meillä rakentua jopa itsestään, kunhan edellä mainitut osa-alueet sekä aikataulutus ovat kunnossa.

Aiemmin jo kirjoitin siitä, että onnistuakseen tapahtuma vaatii tarkkaa suunnittelua ja keskittymistä yksityiskohtiin. Esimerkiksi kuljetuksia tai tapahtumapaikalle, eli Tiimiakatemialle saapumista emme juuri ole vielä miettineet, mutta opinnäytetyö herätti miettimään sitäkin. Tähän asti olemme suunnitelleet aikataulutusta niin, että mahdollisimman monesta ilmansuunnasta saapuvat Onnibussit ehtivät torstaina aamuna perille. Mutta entäpä omalla autolla saapuvat? Yhteiskuljetusta emme varsinaisesti tarvitse, olemmehan aivan keskustan läheisyydessä. Parkkipaikkoja akatemian tilojen ympärillä on harmittavan vähän, joten meidän tulee selvittää, mihin kaukaa tulevien autot kannattaa jättää. Tarjoamme hotellimajoitusratkaisuja, joten olisi kätevää viedä autot hotellille ja voisimme jalkautua vieraitamme vastaan hotelleille. Jatkuva parkkikiekon kääntäminen kesken ohjelmankaan ei ainakaan auta tunnelman rakentamisessa.
Paljon on vielä tehtävää ja yllätyksiä jos jonkin moisia ilmestyy vielä ennen kuin tapahtuma on ohi. Opinnäytetyö antoi kuitenkin hyviä vinkkejä jatkoon: esimerkiksi kriittinen polku ja käsikirjoitus tulevat varmasti vielä käyttöön, haluammehan onnistua täydellisesti!

Tagit: ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!