Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Kokousten seitsemän kuolemansyntiä

Kirjoitettu 24.01.21
Esseen kirjoittaja: Alpertti Korhonen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Kokousten seitsemän kuolemansyntiä
Kirjan kirjoittaja: Reetta Koski, Katleena Kortesuo
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Luin Kokouksen seitsemän kuolemansyntiä Liisan suosittelun ansiosta ja myönnettäköön, varsinkin valmistujaisprojektin aikana palavereihin olisi voinut vähän enemmän panostaa. Kirja tarjosi kyllä runsaasti apua ja vinkkejä niin omiin kokousteluihin, kuin myös ihan tiimin treeneihin.

 

Okei, me ei olla perinteisessä tuntipalkkatöissä, niin tämä ei ihan käy yksi yhteen, mutta kallistahan se on meidänkin aika. Kirjassa siis pohdittiin, että kokouksen todellisen kustannuksen saa keräämällä kaikkien tuntipalkat yhteen ja kertomalla kokouksen kestolla. Poimin kirjasta mieleenpainuvan lauseen: ”Harmi, että kokouksissa istuminen ei ole tuote, josta voisi laskuttaa asiakkaita.” Ymmärrän kyllä, että treeni aika on pyhää ja tärkeä osa oppimistamme tiimiakatemialla, mutta muistan tuskan varsinkin silloin kun treenit olivat vielä neljä tuntisia ja vetäjänä koitti miettiä, että miten ihmeessä venyttelee näitä vielä 45 minuuttia. Mielestäni olisi ihan okei lopettaa treenit siinä vaiheessa, kun aihe on perinpohjaisesti jo käsitelty. Tietenkin näitä venytystarpeita sattuu nykyään harvemmin, kunhan treenit suunnitellaan hyvin. Jos kuitenkin sattuu, niin nykyäänhän meillä taitaa olla joku toimeenpano vartti(?), niin mielestäni käyttää vaikka sen jäljelle jääneen ajan tähän, varmistetaan, että kaikilla on tekemistä.

 

Koko kirja alkaa osuvasti: ”Projektijohtaja ei ole saanut aikaa mitään, eikä hän tiedä, miten pitäisi toimia. Niinpä hän päättää järjestää kokouksen!” Valmistujaisprojektissa oli aika lailla tällainen meininki, kun olin projektipäällikkönä. Päätin, että hei pidetäänpä palaveri, mutten tehnyt mitään ennakkovalmistautumista niihin, luotin vain, että oikeat asiat tulevat esille. I know, ei kuulosta ihan parhaalta ratkaisulta. Jossain kohti kirjaa mainitaankin, että kokousta ei kutsuta koolle ennen kuin ollaan selvillä siitä, miksi se pidetään. Olisin edes vähän voinut miettiä mitä asioita käydään läpi, mitkä ovat palaverin tavoitteet ja mihin asioihin pitää saada päätös aikaiseksi tuona aikana. Mahdollisesti jopa olisin ilmoittanut etukäteen projektin jäsenille mistä palaverissa olisi kysymys.

En myöskään todennäköisesti tainnut kiittää palaveriin osallistuneita heidän ajastaan. Yksi asia mikä oli myös vähän heikoilla jäillä, oli jälkikäteen muistion jakaminen muille. Kirjoittelin kyllä palaverin aikana jotakin ylös ja laitoin sen projektin whatsapp-ryhmään, mutta sinnehän se viestien sekaan hukkui nopeasti. Koitin muistioon parhaani mukaan laittaa päätetyt asiat ja kuka tekee mitäkin, eli olin oikeilla jäljillä.

 

Tuossa hiljattain etäpitkäätikkua vetämällä ojensimme Bintang-solun soluliideröinnin kruunun Pelelle. Kuitenkin kirjaa lukiessani törmäsin puheenjohtajan kierrätysidean. Eli jottei ihan kaikkea vastuuta meidän solupalsuista kipata edellä mainitun niskaan, niin ideana olisi yksinkertaisesti, että vaihdetaan vetovastuuta joka palaverissa ja kun käyttöön ottaa tällaisen taktiikan, niin ehkä niitä jopa tuleekin vedettyä, eikä vain kokoonnuta ihmettelemään asioita. Gotta bring this up!

 

Sawakessa silloin tällöin palavereissa kun mietitään yhdessä asioita tai tehdään päätöksiä, saattaa henkilöt olla kovin jyrkästi ääripäissä eri mieltä. Tähän mielestäni voi hyödyntää kirjan tarjoamaa niksiä, että jaetaan henkilöt SWOT-analyysin sanojen mukaan. Strengthness, weakness, opportunity ja threat. Mieluusti vaikkapa he, ketkä ovat asiaa vastaan, miettii vahvuuksia, jotkut miettivät heikkouksia, jotkut mahdollisuuksia ja niin edespäin. Näin toimitaan vaikkapa 5-10 minuuttia ja sitten vaihdetaan rooleja. Näin saadaan henkilöt haastamaan omia näkemyksiään vähän muultakin kantilta.

 

Tiimissämme on joskus ollut ongelmia myöhästelyiden takia. Melko usein treeneistä on uupunut joku alkuminuuteilta ja pitää soitella perään. Nykyään tilanne on parempi, mutta etänä ihmiset voivatkin viimeminuuteilla hypätä zoomiin juuri ennen treenien alkua. Useimmiten myöhässä olijat ovat samat henkilöt. Jos jollekin meinaa muodostua ihan puhdas tapa myöhästelystä, löytyy kirjasta siihenkin korjaava liike. Boot camp myöhästelijöille. Tässä viisi osaisessa ohjelmassa valitaan itselle etukäteen palkinnot, jotka ansaitaan osien suorittamisesta. Alkuun pieni palkinto ja loppua kohti isompaa palkintoa. Ensimmäisessä vaiheessa olet työpäivänä jokaisessa paikassa viisi minuuttia etuajassa. Jos et tässä onnistu, on kokeiltava seuraavana työpäivänä uudelleen. Jos taas onnistut, saat pienimmän palkinnon. Kirjaa ylös mitä menetit ja sait sillä, että olit paikalla etuajassa tai mahdollisesti mikä viivytteli sinua. Seuraava vaihe on suoriutua kahdesta päivästä, kolmas vaihe viikosta, neljäs kahdesta viikosta ja viides kuukaudesta. Kirjoita jatkuvasti ohjelman aikana mitä menetit ja mitä sait myöhästelyä lopettamalla. Onnistuessa kokonaan harjoitteesta, on tässä vaiheessa todennäköisesti omaksunut taidon olla ajoissa. Jos esimerkiksi joka arkipäivänäsi on kolme paikkaa mihin pitää joutaa, olet onnistuneen boot campin jälkeen viettänyt 570 minuuttia rauhallisesti valmistautuen toimeen, versus 570 minuuttia hätäilyä ja paikalle rientämistä. Itseasiassa ihan ilman mitään palkintojakin tämä ajoissa oleminen alkoi kuulostamaan oikein houkuttelevalta.

 

Bongasin kirjasta pienen pätkän, jossa kehuttiin, että on ihan tutkimustuloksia pienten ryhmien tai yksilön luovan parempia ideoita kuin isompi kasa ihmisiä. Pienemmissä ryhmissä jäsenet luottavat toisiinsa helpommin, jolloin uskalletaan kakistaa ideoita ulos. Myöskin ideoita jaksetaan prosessoida enemmän. Väistämättä rupesin ajattelemaan synnytyksiä, että niissähän kannattaa luultavasti aina jakaa tiimi paloiksi ja antaa kullekin ryhmälle tietty vastuu alue. Poimin myös kirjassa muutaman kerran mainitun ”hakukoneheebon” roolin, eli synnytyksissä voisi yksi tai muutama keskittyä kaivelemaan tietoa verkosta ja tämä heijastetaan tykillä, niin kaikki näkevät tarvittaessa missä mennään (ja on pienempi chance karata mihinkään villeille synkille aikaa hukkaaville sivustoille). Tämä heebo tekee myös linkkilistan, joka mahdollistaa tarvittaessa lähteisiin palaamisen.

 

Palavereissa tai missä ikinä keskustellaankaan useamman ihmisen kera, on ilmapiiri erittäin tärkeä osa sujuvuutta ja aikaan saamista. Koska olen oleskellut ja jopa vetänyt palavereja, joissa ilmapiiri ei ollut ihanteellisin, koen tärkeäksi vähän palautella mieliin millä tavoin saadaan hyvä ilmapiiri aikaiseksi. Ole itse läsnä, tämä varsinkin nyt etäaikoina on niin helppo lipsua zoomista jonnekin vieraille vesille. Suhtaudu jokaiseen palaveriin osallistujaan ennakkoluulottomasti ja avoimesti. Pitää muistaa kysyä kaikkien mielipiteitä, myös heidän hiukan hiljaisempien. Ja nyt perkele niitä tärkeitä mitä itseltä ikävän helposti unohtuu välillä, kuten kiitä ja osoita arvostusta toisille sekä kunnioita muita osallistujia, vaikka ei oltaisikaan ihan samaa mieltä asioista. Peace!

 

Jos joskus palsussa spottaa, että joku on kireä, oudon hiljainen tai äksyilee, niin kannattaapa jopa puuttua tällaiseen ärsyyntyneeseen kehonkieleen. Kirjan mukaan kuulemma voi ihan suoraankin kysyä, että: ”Hei moi näytät vähän tyytymättömältä, oisko jotain, miten voitaisiin toimia toisin?” Joko ihminen kärsii jostain ihan muusta kokoukseen kuulumattomasta tai sitten saa vihdoinkin väännettyä pihalle sanottavansa, jota on padonnut. More peace!

 

Jos joku ei ole katsonut elokuvaa Seven, niin please do yourself a favor and check it out. Whaaat’s in the booox?

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!