Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Kuinka päästä alkuun

Kirjoitettu 03.12.13
Esseen kirjoittaja: Henri Niemi
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tehosta projektityötä - johda hanketta 80/20 periaatteella
Kirjan kirjoittaja: Kyösti Anttonen
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Aloittelevana tiimiyrittäjänä olemme joutuneet käymään läpi kaaosmaisen tiimin luomisprosessin. On käyty läpi työryhmävaihetta, valetiimiä, joka osittain on edelleen käynnissä sekä monia turhauttavia huonosti organisoituja synnytyksiä. Mahdollisia projektejea on kaatunut synnyttämisen vaikeuteen ja aloittamisen vaikeuteen. Selvien suunnitelmien luominen on jäänyt täysin taka-alalle ja projektiryhmissä on keskitytty tyhjänpäiväiseen huuteluun ja monet ovat ottaneet osaa samaan aikaan liian moneen projektin synnyttämiseen ja ovat olleet hieman ”puolivaloilla mukana”. Mielestäni jokaisen kannattaa opetella tehostamaan omaa työskentelyään ennenkaikkea ryhmässä, sekä opetella viemään projektit läpi johdonmukaisesti. Jokainen meistä joutuu joskus projektipäälliköksi ja silloin on itse vastuussa projektin etenemisestä. Jotta itse välttäisin kaaoksen ja sekavuuden, ja jotta ei tarvitsisi turhautumisen takia perua projekteja ajattelin lukea kirjan projektityöstä. Löysin kirjastosta Kyösti Anttosen ”Tehosta projektityötä. Johda hanketta 80/20 periaatteella”. Kirja käsittelee koko projektin läpiviemisen vaiheita, mutta koska koen oman tiimini ongelmaksi juuri projektin aloittamisen, ja ”vauhtiin pääsemisen” aion käsitellä tässä esseessä siihen liittyviä ratkaisuja.

 

Käynnistys ja suunnittelu ovat vaiheita jotka omassa tiimissäni ovat yleensä turhan pitkiä eikä niissä käytetty aika vastaa mielestäni tuloksen laatua. Hyvänä esimerkkinä voisin mainita taannoin tekemämme 5Y-synnytyksen jonka ensimmäiseen yritykseen käytimme aikaa useamman tunnin saamatta juurikaan fiksuja tuloksia joita esitellä. Jokaisessa vaiheessa tulee olla selvillä synnytyksen päämärä, ihmisten roolit, vuorovaikutustaidot kunnossa, mahdolliset ongelmakohtad sekä niiden parantaminen. Suoritusvaiheesta eteempäin kuvaan tulee mukaan myös muutostyö sekä suoritukseen keskittyminen, mutta ne jäävät kirjan mukaan toissijaisiksi projektin alkuvaiheessa. Vaikka koko projekti koostuu käynnistämisestä, suunnittelusta, suorituksesta, valvonnasta ja lopetuksesta, myös projektin osa-alueet etenkin alussa tarvitsevat näitä yleiselementtejä. Synnytystä tehdessä tulee siis käynnistää synnytys onnistuneesti, suunnitella mitä haluamme synnytyksellä tuottaa, suorittaa synnytys ja valvoa samalla että sitä tehdään oikein sekä lopuksi tuoda ideat esille. Etenkin synnytyksen tavoitteet ovat olleet epäselviä omassa tiimissämme ja ne täytyy tuoda paremmin kaikkien tietoon ja varmistaa, että jokainen jäsen ymmärtää mihin halutaan saada vastauksia kun ideointia aletaan suorittamaan. Tämä on olennaisin osa projektin käynnistämisen kannalta.

 

Käynnistyksen suunnittelussa tulee ottaa huomioon käytännön tavat joilla synnytystä tai projektia aletaan valmistelemaan. Päämäärän lisäksi kaikkien on tiedettävä tapa jota esimerkiksi synntykseen käytetään; onko se esimerkiksi pikaideointia vai jotain muuta.80/20 periaate on syytä muistaa jokaisessa projektin vaiheessa, mutta myös suunnittelussa sen merkitys korostuu. Mikäli tiimin sisällä ei tiedetä esimerkiksi päämäärää ja budjettitavoitteita, se voi vaikuttaa täysin lopputuloksen epäonnistumiseen. Lyhyesti sanottuna periaatteessa on kyse siitä, että pienet asiat huonosti hoidettuina vaikuttavat yleensä suuresti tulevaisuudessa joka asiaan. 20 prosenttiä syistä vaikuttavat 80 prosenttiin seurauksista ja yleensä ne syyt ovat alkuvaiheessa tapahtuneita tekemättä jättämisiä, kuten aikatauluttamista yms. Kirjan mukaan tärkeimmät asiat joihin tulee liike-elämässä ja näin ollen myös tiimiyrityksen projekteissa kiinnittää huomiota ovat asiakkaat, tuotteet, myynti- ja markkinointistrategiat, laatu- ja toimintaprosessit, tietotekniikka ja tietojärjestelmät, projektien hallinta, kustannusten karsinta, henkilöstö, nevottelutaito, varastojen hallinta. Jokaiseen projektiin ei välttämättä liity tietotekniikka tai varastonhallinta, mutta nämä kaikki alueet on syytä käydä läpi alussa, jotta niitä pystytään seuraamaan ja ettei mikään niistä jää epähuomiolle. Jokaisen toiminta on oleellista hyvään lopputulokseen pääsemiseksi.

 

Projektin tavoitteita on helppoa selventää sillä haetaanko tuotteella tai palvelulla ratkaisua johonkin jo olemassa olevaan ongelmaan vai koitetaanko luoda jotain uutta. Näin ollen täytyy miettiä mikä on ongelma, onko se tunnistettu tai jos kyseessä on innovaatio, mikä siinä on uudenlaista? Toteutukseen siirryttäessä on helpompaa tehdä asioita kun tiedetään myös miten ongelma pyritään ratkaisemaan tai miten tuote sen ratkaisee. Asiakkaan on oleellisesti myös hyödyttävä tuotteesta tai palvelusta joka tuotetaan, ja hänen pitää saada tiedostaa oma ongelmansa ja kuinka hän hyötyy tuotteesta. Edellisessä esseessäni kirjoitin tarpeiden luomisesta asiakkaalle ja mielestäni myös se liittyy tähän. Asiakkaalle on luotava tarve ja ratkaisu tarpeeseen. Mikäli sellaista ei ole tuotu selvästi esille, vaikuttaa se rajusti lopputulokseen: asiakas ei tiedä miksi ostaisi tuotteen tai palvelun, eikä sitä näin ollen tulla myymään. Ideoissa voi olla myös useita ominaisuuksia ja lukemani perusteella ne on hyvä laittaa tärkeysjärjestykseen ja suunnitella asiat mahdollisimman tiivistetysti. Liika teksti ja puhuminen tuottaa huonoksi havaitsemaani sekaannusta.

 

Tiimiprojekteissa työtä tekevät ihmiset ja tiimin johtaminen on näin ollen ihmisten ja omassa tapauksessa myös kavereideni johtamista. Projektia suunniteltaessa on hyvä ottaa huomioon siinä mukana olevien henkilöiden persoonallisuudet, vahvuudet sekä toiveet, jotta heidän työhyvinvointinsa, motivaationsa sekä tehokkuutensa kasvavat ja jokaisen vahvuuksia saadan hyödynnettyä. Tärkeää on myös johtaa muita esimerkillään, ja tätä voi tehdä myös olematta itse liiderin asemassa.

 

Projektin suunnitellusta käynnistyksen kautta suoritukseen vienti edellyttää sen sisällön, sitoumuksien, aikataulun ja kustannusten selvittämistä. Toteutusresurssit tulee selvittää ja suunnitella budjetti valmiiksi. Projektisuunnitelma on hyvä olla kirjallisena, jotta nämä asiat ovat mustana valkoisella. Kun projektiryhmän jäsenet on jaettu suorittamaan omia tehtäviään, resurssit ja budjetti selvillä, aikataulut asetettu ja kirjallinen suunnitelma valmiina, voidaan alkaa itse projektia toteuttamaan. Pohdintani tässä saattaa olla ympäripyöreää, mutta tiivistettynä sanomani on: ”Parempi tutkia ja selvittää ennen kuin hyökätä projektin kimppuun”. Näin ollen säästytään siltä, että joudutaan ottamaan työn touhussa takapakkia ja palaamaan perusasioiden äärelle silloin, kun asiakkat ovat jo mukana prosessissa. Suosittelen lukemaan ”Tehosta projektityötä”- kirjan ja itse aion palata sen pariin kohta kerrallaan. Kun saamme tiimissämme suunnitteluvaiheen organisoinnin toimimaan, keskitymme seuraavaan alueeseen eli itse suorituksen tehokkuuteen.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!