Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Kuinka saada projekti onnistumaan

Kirjoitettu 23.10.13
Esseen kirjoittaja: Jonna Pekkarinen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Onnistunut projekti
Kirjan kirjoittaja: Monica Lööw
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Onnistunut projekti – Monica Lööw

 

En ole uskaltanut ottaa vielä suuria riskejä projektien suhteen, sillä on ollut helppoa mennä aina omalla osaamis- ja mukavuusalueella. Projektit ovat kutakuinkin onnistuneet hyvin, oppeja on joitain tullut ja suuremmilta epäonnistumisilta on vältytty. Ilman suurempaa teoria- ja tietopohjaa olen saanut vedettyä projektit kunnialla läpi. Oma asenne ja taistelutahto ovat riittäneet. Valitettavasti johtamistapa on usein ollut sellainen, että pusketaan vaan läpi ja homma hoidetaan kunnialla minun mieleni mukaan loppuun. En ole halunnut tuottaa pettymystä asiakkaalle, tiimille tai itselleni. Teoriatiedon ja suunnitelmallisuuden puuttuessa olen ratkonut asiat tilanteen mukaan, joskin se on aiheuttanut stressiä ja hämmennystä monelle.

Ekaa kertaa kuitenkin tänä syksynä minulle sattui niin, että projekti jäi jumittamaan aikataulujen ja suunnitelmallisuuden puutteen takia. Senpä vuoksi päätin olla tekemättä samaa virhettä enää uudestaan ja otin lukuun tämän kirjan. Kirjassa käsitellään koko projektin elinkaari aina projektipäällikön alkusuunnitteluista projektin loppuraporttiin ja seurantaan. Ajanpuutteen vuoksi päätin keskittyä niihin osa-alueisiin, jotka minulle takkuavat ja myöskin uuteen tietoon. Ihan kaikkea kirjasta en nyt ehtinyt miettimään, mutta uskon että pääsin itse omissa projekteissani tämän myötä eteenpäin.

 

Mikä on projektipäällikkö?

Projektipäällikkönä olen vastannut vähän kaikesta, olen ollut se henkilö joka viimeisenä iltana käy ostamassa puuttuvat jatkojohdot ja hoitaa asiat joita kukaan muu ei ehdi hoitamaan. Tämän syksyisen havahtumisen myötä ymmärsin, että projektin johtaminen itsessään vie ihan älyttömästi aikaa, jos sen haluaa hoitaa kunnolla. Yhteydenpito asiakkaaseen on myös tärkeä asia projektin hallintaa.

Kirjassa kerrotaan, että projektipäällikön yksi tärkeimpiä ominaisuuksia on kyky innostaa muita. Olen monesti huomannut, että vaikka kuinka olisin itse innostunut, muut projektiryhmän jäsenet eivät välttämättä ole. Minulla on tapana helposti innostua asioista, jolloin lähden puskemaan niitä vain eteenpäin. En ole aiemmin ajatellut, että myös projektiryhmän innostaminen olisi erittäin tärkeää. Kuinka sitten voisin innostaa heitä? Tulevassa tapahtumaprojektissani ajattelin kokeilla oman esimerkin näyttämistä. Kun innostun jostain asiasta, yritän löytää siitä hyvät puolet ja mahdollisuudet, jolloin muutkin voisivat innostua. Muita projektipäällikön rooleja, kuten keskustelun vetäjä, koordinoija, johtaja ja tiedottaja tunnistan kyllä itsestäni.

Projektisuunnitelman laatiminen yhdessä projektiin osallistuvien kanssa. Niinpä. Projektisuunnitelman laatiminen on tullut tavaksi vasta tänä syksynä. Kuitenkaan sitä ei aina ole tehty yhdessä, vaan useimmiten minä olen sen yksin vääntänyt. Kirjassa kuitenkin painotetaan, että projektiryhmä kokee paljon paremmin olevansa osa projektia, kun saavat osallistua sen suunnitteluun. Uskon myös sitoutumisen olevan parempaa, jos tavoitteet ja päivämäärät ovat yhdessä lyöty lukkoon.

 

Mikäs on projektiryhmä?

Aluksi projektiryhmä oli kasa kavereita. Kavereita, joiden kanssa on mukava tehdä hommia. Pikku hiljaa ymmärrettiin, että projektiryhmä ei koostua vain kavereista. Tämän jälkeen projektiryhmäni ovat koostuneet luotettavista ja oma-aloitteisista ihmisistä. Mutta tämäkään ei ole aina oikea tapa. Projektiryhmän pitäisi olla paras mahdollinen ryhmä, joka pystyy tuottamaan parhaan mahdollisen lopputuloksen. Oli se sitten vihamies, ex-poikaystävä tai paras kaveri. Ensimmäistä kertaa tämän haasteen koin Tulimyrsky-projektin projektipäällikkönä. Tällä kertaa minun piti tarkkaan miettiä, mitä minä projektiin tarvitsen. Itse olen projektipäällikkö, joten ainakin tarvitsen myyntivastaavan, käytännönvastaavan ja markkinointivastaavan. Omasta tiimistä ei löytynyt innokkaita, joten minun oli lähdettävä kasaamaan projektiryhmää lähes tuntemattomista ihmisistä. Ensin oli tärkeää avata itselle, mikä tehtävä projektiryhmällä on. ”Projektiryhmän tulee olla projektin moottori, joka varmistaa, että projekti saavuttaa tarkoituksensa ja tavoitteensa.” Projektiryhmä on myös se, joka vastaa työtehtävistä ja yksityiskohdista tehtävistä päätöksistä. Heidän tehtävänsä on pitää kiinni yhdessä sovituista suunnitelmista ja raportoida mahdollisista poikkeamista!

Yhteishengen luominen ja projektiryhmän motivointi

En ole ajatellut tätäkään asiaa aikaisemmin. Pitääkö projektiryhmässä olla hyvä yhteishenki? Projekti viedään alusta loppuun kunnialla läpi, oli henkilöillä yhdessä hauskaa tai ei.

Yhteishengen luomista voi lähteä rakentamaan luomalla ryhmäläisten välille hyviä suhteita. On tärkeää, että ryhmäläiset tuntevat toisensa, sillä sitä kautta sitoutumista lähdetään rakentamaan. Projektipäällikön on tärkeää suunnitella ensimmäinen tapaaminen hyvin, sillä se luo hyvän perustan työskentelylle. Tapahtumaprojektimme ensimmäinen koko projektiryhmän palaveri on vasta tulossa, joten minulla on vielä mahdollisuus aloittaa projekti hyvin. Kirja ehdottaa, että projekti aloitettaisiin jossain muualla, kuin työpaikalla. Oikein hyvä idea, jota varmasti jatkossakin käytän. Vielä aikaisemmin mietin kovasti, mitä ensimmäiseen palaveriin voisi ottaa aiheeksi. Tuleva projektipalaverimme tulee olemaan kutakuinkin tämänlainen:

-Projektiryhmän jäsenet esittelevät itsensä, kertovat minkälaisia projekteja ovat tehneet aiemmin tehneet ja mitkä ovat kunkin vahvuuksia ja heikkouksia.

-Seuraavaksi kartoitetaan jokaisen osaamisalueet ja mietitään, mitä jokainen osallistuja haluaa tehdä?

-Hahmotellaan alustavasti työ-ja vastuunjako

-Selvitetään projektiryhmäläisten odotukset, niin myönteiset kuin kielteisetkin. Tämä siksi, että jo tässä vaiheessa pystytään puuttumaan kielteisiin odotuksiin ja ehkäisemään niiden toteutumista.

-Tärkeimpänä asiana pidän yhteisten pelisääntöjen luomista. Kun ne ovat yhdessä sovittu, niitä on yhdessä helpompi noudattaa.

-Viimeisenä tietenkin lyödään tulevat palaverit lukkoon pitkälle tulevaisuuteen.

Motivointi on myös ollut haastavaa, varsinkin jos omakin motivointi on ollut hukassa. Tämän olen huomannut erityisesti verkkokauppa projektissamme. Vastoinkäymiset ja vaikeudet saavat minut helposti hermostumaan ja lamaantumaan. Käytännössähän motivointi tarkoittaa sitä, että saan ihmiset haluamaan tekemään työtään. Uuden tapahtumaprojektimme projektiryhmää aion motivoida niin, että kuuntelen oikeasti ryhmäläisiä. Mikä motivoi heitä? Myös epäonnistumiset ovat sallittuja, niin minulta kuin projektiryhmältä. Aion myös näyttää omaa esimerkkiä, jonka toivon motivoivan heitä parhaiten.

”Yrityksillä ei mene huonosti puutteellisen osaamisen takia, vaan siksi, että niiltä puuttuu motivaatiota ja myönteisiä asenteita:”

 

Projektin kompastuskivet :

-Puutteellinen suunnittelu

-Yhteishengen luomiseen ei ole varattu riittävästi aikaa

-Projektisuunnitelmaa ei seurata

-Projektiryhmässä on liian samanlaisia henkilöitä

-Projekti on liian iso näiden ihmisten hoidettavaksi

 

Menestystekijät:

-Työn selkeä jäsennys

-Ymmärrettävä toimeksianto

-Innostuneet työntekijät

-Selkeästi luodut roolit ja tavoitteet (Tämä tärkeää hoitaa hyvin ensimmäisessä palaverissa!)

-Hyvä suunnittelu

-Tavoitteiden jakaminen välitavoitteiksi!

-Jatkuva tiedottaminen ja perehdyttäminen

-Tulosten seuranta

Jonna Pekkarinen

Osuuskunta Idealeka

jonna.pekkarinen@idealeka.fi

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!