Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Lean – virtaustehokas toimintastrategia

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

LEAN – Moderni toimintastrategia

 

LEAN, tämä länsimaisten keksimä sana Toyotan mallista parantaa virtaustehokkuutta. Leanista on alkamassa kasvaa trendisana. Kaikki on leania, lean startup, lean johtaminen, lean sitä ja lean tota! ’Tätä on lean’-kirjassa kuitenkin LEAN määritellään toimintastrategiaksi, joka soveltuu käytettäväksi organisaatiossa kuin organisaatiossa. Organisaation tilanteella ei ole merkitystä, oliko kyseessä startup vai 100 vuotta toiminut valtava yritys. Kyseessä on vain virtaustehokkuuden kasvattaminen jonka myötä myös resurssitehokkuus kasvaa.

Leanin idea on muuttaa prosessit ja toiminta resurssikeskeisyydestä asiakaskeskeisyyteen. Tämä tarkoittaa sitä, että ei mietitä miten tämä hoidetaan pienimmillä resursseilla, vaan kuinka teemme tämän nopeimmin jolloin saamme virtaustehokkuuden kasvamaan ja asiakastyytyväisyys kasvaa. Yrityksen perusta kun on asiakkaat, mikäli asiakas ei ole tyytyväinen niin millä yritys toimii?

 

Esimerkki Toyotan Japanin autokatsastus

Japanissa maa on rajallista, katsastukset ovat erittäin tarkkoja ja vaatii insinöörin koulutuksen jotta saa toimia katsastajana. Aluksi katsastus toimi niin, että katsastusmies haki asiakkaan auton asemalle jossa auto joutui pahimmassa tapauksessa odottamaan jo kolme päivää ennen kuin se pääsi edes työn alle. Työn alle päästyä, autossa saattoi kestää jopa kolme päivää ennen kuin se oli valmis, koska vain yksi insinööri sai kiertää autoja läpi ja hommat eivät olleet rutinoituneita eikä prosessoituja. Parkkipaikat olivat alati täynnä ja ahtaita, autoihin tuli lommoja, naarmuja sekä ne likaantuivat. Insinöörillä olisi kestänyt työssä yhden auton kimpussa kerrallaan vain kolme tuntia oikeasti.

Homma lyötiin uuteen muottiin ja jopa viikon kestävä katsastus vaihtui 45 minuuttia kestävään katsastukseen – enemmän meidän tapaiseen. Työstä alkoi tulla tiimityötä ja auton kimpussa hääräsi neljä insinööriä ja vielä tätä johti yksi päätarkastaja. Tämän kaiken ajan asiakas oli näyttelyhuoneessa jossa myyjät saivat vahvistettua asiakassuhdetta ja hyvällä tuurilla jopa myytyä uuden auton.

Kaikki tämä onnistui prosessoimalla työ eri prosesseiksi ja keskittymällä virtaustehokkuuteen eli mitä nopeammin asiakkaan auto oli katsastettu niin sitä parempi. Tämä johtaa taas luonnollisesti siihen, että kun päivässä pystytään tekemään noin 10 autoa edellisen 1(?) sijaan niin resurssit maksavat itsensä moninkertaisena takaisin. Työntekijöiden stressitasot laskivat ja työ oli huomattavasti tehokkaampaa.

 

Mitä LEAN ei ole?

  1. Lean ei ole keino, lean on tavoite. Ei saa siis ajatella, että käytetään LEANia niin teemme miljoonia. Tavoitteenamme on toimia LEAN toimintastrategian mukaisesti joka tuottaa meille miljoonia. Tähän timanttiin kuitenkaan ei varmasti ikinä pääse ja on täysi mahdottomuus. Kuitenkin mitä syvemmälle menee prosesseissa ja hiomisessa niin Timantista tulee arvokkaampi ja arvokkaampi.
  2. LEAN ei ole ultimaattinen työkalu joka parantaa syövän, luo maailman rauhan, antaa ruokaa nälässä eläville ja rikastuttaa köyhät. Leanin avulla saatetaan päästä näihin tavoitteisiin, mutta pitää kuitenkin muistaa että Lean on tavoite ja tavoitteet tulee määritellä tarkkaan ja harkitusti. Yrityksen tavoitteen tulee olla selkeä, ei utopinen.

 

Käytäntöön

Miten tämä viedään sitten meidän Driimissä käytäntöön tai JEFU Storessa? Driimillä itsessään ei ole töitä johon tämä voisi viedä tiimitasolla käytäntöön. Homma lähtee siis projekti kohtaisesti liikkeelle. Osuuskunta Driimi voi toki ottaa projekti kohtaisesti asiakasvirtauksen käsittelyyn ja käydä läpi miten siitä tehtäisiin tehokkaampaa – lisää työntekijöitä vai 10 000€ laitteet? Monella henkilöllä Tiimiakatemialla on vielä ongelmana se, että ”isot” summat kuten 10 000 € tuntuvat niin pelottavilta, että astutaan kolme askelta taaksepäin ja ei haluta lähteä ajamaan asiaa eteenpäin – Vanha on ihan hyvä. 10 000€ yritysmaailmassa on kuitenkin kuin äitin antama viikkoraha 9-vuotiaalle lapselle. Ei juuri mitään.

JEFU Storessa, tämä asia on kuitenkin otettu jo puheeksi. Meiltä puuttuu selkeästi prosessit jotka tulee olla kunnossa ennen 2017 Talvea. Prosessit kuulostaa alkuun tylsiltä ja turhilta. ”Miksi minä näitä jaksaisin aina lukea ja seurata? Miksen voi improvisoida aina?”. Työn pitää kuitenkin olla tasalaatuista, jotta asiakkaat eivät tule kohdelluksi väärin tai eritavalla kuin muut. Amerikkalaisen jalkapallon parissa piirit ovat niin pienet että negatiiviset mietteet meistä ovat todella suurta myrkkyä toiminnallemme. On helppoa miettiä prosesseja kuntoon itsenäisesti ja kahdestaan Aleksin kanssa, mutta nämä eivät olekaan välttämättä juuri meille. Mitä teemme mikäli palkkaamme uuden työntekijän?

Mikä on prosessi?

Prosessi on tapahtumapolku joka vie jotakin eteenpäin jolloin tämä joku jalostuu. Sitä, mitä prosessissa viedään eteenpäin, kutsutaan virtausyksiköksi. Virtausyksikkö voi olla pääosin informaatiota, ihmisiä tai materiaalia. Tärkeintä prosessin luomisessa on tehdä prosessi virtausyksikön näkökulmasta – tätä on lean toimintastrategia. Prosessit luodaan niin, että virtausyksikkö kulkee nopeasti eteenpäin.

Mitä prosesseja me sitten tarvitsemme?

Meillä ei ole yhtään mitään. Miten käsittelemme reklamaation? Miten käsitellään asiakaspalautus? Miten tilataan lisää toimittajilta tavaraa ja koska tilataan lisää? Miten käsittelemme tilaukset? Miten käsittelemme asiakaspalautteen? Kaikki tämä ja monia monia monia muita asioita puuttuu meiltä. Ei ole suoraa linjaa, on vain minun ja Aleksin luomat toimintatavat – rutiinit. Rutiinit paperille prosesseiksi ja tarkka tarkastelu, ovatko nämä nyt prosesseiksi nimetyt rutiinit virtaustehokkaita.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!