Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Me pingviinit muutoksessa

Kirjoitettu 21.01.19
Esseen kirjoittaja: Johanna Torkkel
Kirjapisteet: 2
Kirja: Jäävuoremme sulaa: Muutos ja menestyminen kaikissa olosuhteissa
Kirjan kirjoittaja: John Kotter ja Holger Rathgeberg
Kategoriat: 1.3. Oppivan organisaation ja tiimiyrityksen kehittämistyökalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

John Kotterin ja Holger Rathgeberin kirja Jäävuoremme sulaa: Muutos ja menestyminen kaikissa olosuhteissa, kertoo kuvitteellisen pingviinitarinan myötä, miten muutosprosessi etenee vaihe vaiheelta. Tarinassa pingviiniyhteisöä vaanii vaara heidän kotijäävuorensa sulamisesta. Jos he eivät toimi nopeasti, saattaa koko yhdyskunta kuolla. Kaikki lähtee liikkeelle yhden pingviinin huomaamasta jäävuoren halkeilusta. Hänen täytyy saada koko yhdyskunta tajuamaan, kuinka vakavasta asiasta on kyse. Yhdessä pingviinit rupeavat selvittämään, mitä pitäisi tehdä, jotta he eivät kuole sukupuuttoon. Vastaan tulee haasteita, joiden takia täytyy käyttää välillä luovuuttakin, jotta päästään päämäärään. Lopulta he ratkaisevat sulavan jäävuoren ongelman ja muuttavat totaalisesti perinteensä ja tapansa.

Kirjan sanoma

Tarina seuraa Kotterin kahdeksanvaiheista ohjelmaa organisaatiomuutoksessa. Muutoksen tekeminen alkaa siitä, että joku huomaa kehitettävän kohteen. Koko ajan tulee seurata, mitä ympärillään tapahtuu, jotta ongelmakohdat saadaan poistettua mahdollisimman nopeasti. Mitä enemmän ja isompia ongelmia on, sitä tehottomampaa toiminta on. Ongelmia on myös vaikeampi poistaa, eteenkin jos ne ovat juurtuneet syvälle ihmisten tapoihin. Siksi jokaisen tehtävä olisi välittää huomionsa muille yhteisön jäsenille. Kannattaa kumminkin miettiä tarkkaan, kenelle kertoo ensimmäisenä ja miten. Jos itsellä ei ole juurikaan vaikutusvaltaa, tulee ottaa yhteyttä asioista päättävään henkilöön. Näin vältytään voimakkaalta vastarinnalta. Päättävässä asemassa olevan henkilön tulee ilmoittaa koko yhteisölle asiasta, ja vakuuttaa mahdollisimman moni asian vakavuudesta. Asiaa selittäessä, ja mahdollisesti myös havainnollistaessa, tulee olla tukevat perusteet, miksi asialle täytyy tehdä jotakin. Mitä valmistuneempi ja asiantuntevampi vaikutelma tulee, sitä nopeammin asiat saadaan korjattua. Tämä saattaa vaatia aikaa ja useita kertoja tiedottamista, ennen kuin yhteisö rupeaa lämpenemään ajatuksesta. Tunteet jyräävät usein järjen, joten jos vain mahdollista, kannattaa vedota tunteisiin. Se on tehokkainta vaikuttamista. Pitää ottaa kumminkin huomioon asian ilmaisutapa, jotta vältytään paniikilta. Paniikki vain haittaa muutoksen edistymistä. Se tulee muistaa koko projektin ajan.

On tärkeää valita asiaa hoitavaan ryhmään eri osa-alueiden ammattilaisia sekä eri ikäisiä henkilöitä. Vaikka vanhemmilla ihmisillä on enemmän kokemusta, nuoremmilta saattaa tulla hyviä ideoita ratkaisuksi. Myös erilaiset taustat ovat tärkeä ottaa huomioon. Esimerkiksi kaupunkisuunnittelussa tulee ottaa huomioon lapsiperheet, vanhukset ja liiketiloissa olevat yritykset. Jos on vain mahdollista, millekään ryhmälle ei saa aiheuttaa haittaa. Tästä esimerkkinä pelkkien rappusten sijoittamista kävelykadulle. Niitä pitkin ei pääse esimerkiksi pyörätuolilla tai muillakaan pyörällisillä kulkuneuvoilla. Työryhmän tulee olla avoin, mutta kriittinen kaikille ideoille. Kaikkia täytyy kuunnella ja kaikki ideat tulee analysoida huolella. Tarkemmassa analysoinnissa saatetaan huomata, että aluksi huonolle tuntuva idea voikin olla hyvä vaihtoehto. Myös ideoiden kehittelyllä on iso vaikutus lopputulokseen. Tarkalla taustatutkimuksella on iso rooli ideoiden keksimisessä. Sieltä voi selvitä esimerkiksi, että jokin asia ei toiminutkaan jossakin toisessa paikassa, vaikka idea oli tuntunut loistavalta. Siten sitä ei kannata välttämättä kokeilla omassakaan yhteisössä. Muita yhteisöjä kannattaa siis kuunnella ja poimia toimivia tapoja omaan yhteisöön. Muulle yhteisölle täytyy käydä hyväksyttämässä työryhmän valittu ratkaisu, koska muutos vaikuttaa usein moniin ihmisiin. Kertominen tulee tapahtua selkeästi ja tilanteeseen sopivasti. Esimerkkejä kannattaa käyttää, sillä ne jäävät usein ihmisten mieleen ja ovat helposti ymmärrettävissä. Työryhmän tulee olla innostunut ideastaan, sillä innostus usein tarttuu ja idea vaikuttaa silloin paremmalta. Saattaa olla, että täytyy korostaa asian tärkeyttä, jos muu yhteisö ei halua tehdä asialle mitään.

Kun ongelmaa lähdetään ratkaisemaan, tulee väistämättä eteen joitakin hidasteita. Esimerkiksi lupa-asiat saattavat venyä odotettua pidemmäksi tai johonkin homman tekoon liittyy ongelma. Siksi työryhmää tarvitaan koko projektin ajan ja kaikkien täytyy olla joustavia. Kumminkin heti aluksi tulee miettiä mahdollisia ongelmatilanteita ja niihin ratkaisuja. Silloin ei mene aikaa hukkaan. Muutenkin projekti tulee aikatauluttaa ja kaikki turhat toiminnot tulee jättää pois. Ongelmaksi saattaa koitua myös muutokseen todella kielteisesti suhtautuvat ihmiset. Heidät pitää yrittää saada ainakin pois julistamasta muutoksen haittoja. Se vain hidastaa projektia ja muutosta sekä saattaa jopa keskeyttää sen. Silloin on enää vaikea saada yhteisöä uudelleen kannattamaan projektia.

Ihmiset tulee kouluttaa uusiin toimintatapoihin ja tehtäviin, jotta he pärjäävät uudessa tilanteessa. Silloin myös työ on tehokasta heti alusta alkaen. Kun osalla on intoa tehdä asioita päämäärää kohti, into saattaa tarttua myös muihin. Kun jokin tärkeä ja vaativa homma on hoidettu, kannattaa antaa jokin palkkio hyvästä työstä. Siten näillä henkilöillä pysyy motivaatio korkealla, jolloin hommat rullaavat hyvin loppuun asti. Kun muutosprosessi on meneillään, saatettaan huomata, että jotkin muutkin asiat toimivat tehottomasti. Jo projektin aikana näitä asioita voidaan parantaa, mutta viimeistään projektin jälkeen niihin kannattaa puuttua. Muutenkin jatkuva muutos on hyväksi, jotta asiat toimivat paremmin, tehokkaammin ja käytännöllisemmin. Jokaisesta projektista oppii jotakin uutta. Silloin jatkossa tulevat projektit sujuvat paremmin ja aikaa säästyy. Omista huomioista kannattaa kertoa muille, jotta muiden ei tarvitse käydä samaa pitkää prosessia läpi. Muutosta ei kannata eikä saa pelätä, vaan tulee ymmärtää, miten niissä edetään, ja opitaan tekemään yhteistyötä.

Kotterin ohjelman käyttö

Yleensä erilaisten työkalujen käyttö mielletään pelkkien isojen projektien välineiksi. Asia ei kumminkaan ole näin. Isoissa projekteissa Kotterin kahdeksanvaiheista ohjelmaa organisaatiomuutoksessa on kyllä helpompi käyttää, sillä kaikki kohdat ovat välttämättömiä. Pienemmissä muutoksissa taas täytyy soveltaa kohtia välillä paljonkin, ja jotkut kohdat voi ottaa suoraan poiskin. Ohjelmaa voi käyttää oikeastaan missä tahansa muutosprojektissa. Se toimii sekä isoissa että pienissä projekteissa, ja jopa omassa elämässä. Kun perhe esimerkiksi muuttaa, on hyvä kertoa asiasta hyvissä ajoin kaikille, ja suunnitella muutto hyvin. Silloin vältytään sekaannuksilta ja stressiltä. Työelämässä taas ohjelman avulla voidaan jakaa työtehtävät uudelleen tai lisätä yrityksen kasvua. Tällaisissa projekteissa pelkän organisoinnin ja projektin seurannan kannalta on välttämätöntä käyttää jonkinlaista työkalua apuna.

Omassa tiimissämme voisimme kokeilla ohjelmaa vaikkapa ihan käytännön asioiden parantamiseen. Voisimme harjoitella ohjelman avulla tiimityöskentelyä. Tiimimme pelisäännöt eivät ole aivan selvillä ja usein ajan käyttö ei ole tehokasta. Usein jopa treeneissä mennään vähän sivuraiteille ja on yleistä säätämistä. Joskus myös tulee puhuttua toisten päälle, jolloin joidenkin mielipiteet tai ideat saattavat jäädä huomiotta. Lisäksi myöhästely on eteenkin joidenkin kohdalla enemmän sääntö kuin poikkeus. Se viivyttää aloitusta, ja jotkut joutuvat silloin odottamaan. Tapaamisistakin myöhästely antaa huonon kuvan koko osuuskunnasta. Tietenkin tapoja on vaikea muuttaa, mutta ei se mahdotontakaan ole. Jokaisen täytyy sisäistää se ongelmaksi ja ruveta tietoisesti muuttamaan tapojaan.

Ensimmäisenä meidän pitäisi keskustella rauhassa tiimimme kanssa asiasta. Kaikkien pitäisi huomata, että asialle täytyy tehdä jotakin. Asia tuli jo aiemmin pikaisesti puheeksi ensimmäisessä synnytyksessä, joten ainakin osa on tiedostanut tiimityöskentelyssämme ongelmia. Välillä siitä puhutaan myös pienemmissä ryhmissä, mutta asiaa ei ole varsinaisesti otettu vielä käsittelyyn. On paljon muitakin asioita varmasti, jotka eivät toimi, joten alussa pitää myös kartoittaa, mitkä kaikki asiat ovat tärkeää saada kuntoon.

Koska tiimimme on suht pieni, meidän ei tarvitse valita erityistä työryhmää. Silti joitakin rooleja pitää jakaa, jotta homma sujuu hyvin. Ensinnäkin johtaja pitää olla, joka pitää projektin kasassa. Hänen tehtävänään on muistutella aikataulusta ja pitää keskustelu aiheessa. Myös päätösten tekoprosessista hän on vastuussa, jotta päätökset ovat demokraattisia. Lisäksi tiimin voisi jakaa vaikka kolmeen ryhmään, jotka ideoivat omia ajatuksiaan. Silloin saadaan kaikkien ääni paremmin kuuluviin, ja tulee enemmän ideoita ilmoille. Siinä vaiheessa on hyvä käyttää innovoinnin työkaluja, joihin en nyt paremmin syvenny.

Projekti alkaa siitä, että pienissä ryhmissä voisimme päättää, mitkä olisivat tärkeimmät kehityskohteet, ja alustavasti, mitä niille voisi tehdä. Tämän jälkeen yhdessä koko ryhmän kanssa kävisimme läpi, mitä kolmea kohdetta rupeaisimme kehittämään. Sitten rupeaisimme kehittämään niitä joko yhdessä tai pienissä ryhmissä. Jos teemme esimerkiksi tiimin pelisäännöt loppuun, sen voi tehdä yhdessä, koska varsinaista innovointia ei tarvita. Meidän pitäisi suunnitella tarkkaan, miten toimimme, jos joku ei toimi sääntöjen mukaan. Myös se täytyy sopia, kuinka nopeasti tulee seuraamuksia sääntöjen rikkomisesta. Muilta tiimeiltä voimme kysellä, miten he toimivat eri tilanteissa, mutta sama asia kannattaa silloin selvittää mahdollisimman monesta tiimistä. Silloin huomaamme, jos jokin asia ei toimi jossakin tiimissä ja miettiä, toimisiko se meillä. Erilaisilla persoonilla toimii eri asiat, joten meidän pitää vain keskustella rauhassa, mitä tapoja tiimimme kannattaa.

Kun olemme päättäneet tiimimme säännöt, meidän täytyy kirjoittaa ne kaikkien näkyville. Esimerkiksi ne voisi laittaa pöydällemme. Säännöistä täytyy myös pitää kiinni ja sovittuja seurauksia niiden rikkomisesta tulee laittaa käytäntöön. Jos sovimme esimerkiksi tietyn määrän myöhästymisistä ennen rangaistusta, niistä tulee pitää kirjaa. Esimerkiksi tiimiliideri tai treenien vetovastuussa oleva henkilö voisi kirjata myöhästymiset ja poissaolot yhteiseen tiedostoomme.

Mitä voimme jättää pois

Tässä sääntöesimerkissä voimme jättää työryhmän valitsemisen lisäksi edistyksen julistamisen ja perinteiden karsimisen pois. Jokaisen oma asia on olla kärryillä, missä vaiheessa projektia mennään. Jos joku putoaa pois, hänen täytyy itse selvittää, missä vaiheessa olemme. Voimme tietenkin välillä käydä läpi yhdessä, mikä on käsitelty ja mikä tulee seuraavaksi käsittelyyn. Onhan tärkeää organisoida ja kertoa tiimille, mitä tehdään, jotta kaikki eivät tee eri juttuja. Kuitenkin idea olisi, että jokainen huolehtii omista asioistaan, koska olemme aikuisia ihmisiä. Viimeistään nyt kaikkien tulisi oppia huolehtimaan itsestään. Perinteitä meidän tiimillemme ei ole vielä kerennyt tulemaan, koska emme ole työskennelleet yhdessä vielä kauaa. Siksi perinteistä ei ole vielä ongelmaa meille. Jatkossa pitää kuitenkin olla tarkkana, ettei tule mitään huonoja perinteitä. Tai jos tulee, niin heti jonkun huomattua hänen täytyy kertoa siitä muille. Siten ne eivät kerkeä niin paljoa juurtua, jotta niistä tulisi isoja ongelmia. Mitä aikaisemmin huonot asiat saa karsittua pois, sitä helpompaa niistä on päästä eroon.

Kiteytys

Tiimimme voi käyttää muutosteoriaa monissa asioissa. Päällimmäisenä minulle tuli vain mieleen nämä tiimimme toimintatavat. Eteenkin jatkossa, kun tiimillemme on syntyneet varsinaiset toimintatavat tai saamme projektiksemme muuttaa jotakin asiaa, tässä on hyviä ohjeita. Tiedottaminen on aina tärkein asia muutoksissa, sillä kaikkien tulee muuttaa omia tapojaan. Näistä yksilöistä syntyy yhteisö, joka muuttuu kuin itsestään, jos kaikki toimivat sovitulla tavalla. Isoissa projekteissa täytyy olla erityinen työryhmä, koska päättämisestä ei tule mitään, jos vaikka 100 henkilöä yrittää päästä sopuun tai edes saada kaikkien äänet kuuluviin. Työryhmän tulee valita eri osa-alueille sopivimmat henkilöt päättämään tai valvomaan toimintaa. Siten yhdellä henkilöllä ei ole liikaa tekemistä ja kaikki asiat tulee hoidettua tehokkaasti. Jos suurin osa hyväksyy muutoksen, se on aiheellinen ja mahdollinen toteuttaa. Vaikka jotkut kylväisivät negatiivisuutta yhteisöön, ei saa luovuttaa. Silloin muutos saadaan valmiiksi. Muutosprosessi muuttaa koko kulttuuria. Täytyy pitää huoli, että uuteen kulttuuriin ei tule epätoivottuja asioita, vaan ne täytyy saada heti pois

Tagit: , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!