Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Nalle Puh ja johtamisen taito

Kirjoitettu 10.12.16
Esseen kirjoittaja: Minna Saukkonen
Kirjapisteet: 1
Kirja: Nalle Puh ja Johtamisen taito
Kirjan kirjoittaja: Roger E. Allen
Kategoriat: 4. Johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Nalle Puh ja johtamisen taito on Hyvin Mielenkiintoinen Kirja. On kekseliästä yhdistää teemoina nalle puh ja johtaminen ja samalla yksinkertaistaa johtamisen salat meidän kaikkien ymmärrettäväksi. Kirja on kirjoitettu todella sympaattisesti ja asiat on avattu selvästi nalle puhin seikkailuista kertovien esimerkkien avulla niin, että lapsikin ne ymmärtäisi. Kirjassa listataan heti alkumetreillä kuusi johtajan perustehtävää:

  1. Tavoitteiden asettaminen
  2. Organisointi
  3. Motivointi
  4. Kehittäminen
  5. Kommunikointi
  6. Seuranta ja analyysi

Kuulostaa hyvin selvältä ja yksinkertaiselta, mutta niin kuin Nalle Puhkin kirjassa, minuakin mietityttää ”miten” osio. Aion pureutua tarkemmin viidenteen kohtaan, kommunikointiin, sillä tämä teema tuntuu nousevan jatkuvasti esille tiimini projekteissa.

Kommunikointi on yksi tärkeimmistä osasista johtamisessa. Haasteita kommunikoinnissa huomaa lähes jokaisessa projektissa jossa olen ollut mukana. Monesti kommunikointi on liian vähäistä, emmekä ymmärrä tai hoksaa että kaikilla ei ole samoja tietoja kuin meillä itsellämme. Tämän vuoksi unohdamme selittää asiat auki selkeästi ja juurtajaksaen. Lisäksi usein on tullut jälkikäteen ilmi, että olemme luulleet ymmärtävämme toisiamme ja puhuvan samasta asiasta, mutta myöhemmin onkin tullut ilmi että olemme ymmärtäneet toisiamme väärin.

Esimerkkinä valmistujaisten projektiryhmä. Teimme teematreeneissä SCRUM taulukon valmistujaisten tehtävien kartoittamista varten. Minä, Aatu ja Milla olimme noissa treeneissä ja kävimme läpi SCRUMin toimintaperiaatteen. Ansku ei kuitenkaan ollut noissa treeneissä, eikä hänelle muistettu informoida tekemästämme SCRUMista. Myöhemmin projektipäällikkömme kehotti Anskua whatsapin välityksellä poimimaan itselleen tehtävän tuosta taulukosta, muttei kuitenkaan älynnyt varmistaa että tiesihän Ansku ylipäätään mikä on SCRUM, että olimme tehneet sellaisen ja että mistä sen löytää. Huomasin kuitenkin tuon seikan ja avasin asian Anskulle.

Onneksi meillä kaikilla on silti toivoa, sillä kommunikointia on helppo parantaa kiinnittämällä siihen huomiota. Kirjassa listataanTehokkaan Kommunikoinnin Säännöt, joista pidän todella paljon ja koen ne hyviksi käytännön vinkeiksi oman kommunikoinnin parantamiseen.

 

Tehokkaan Kommunikoinnin Säännöt:

  1. KOMMUNIKOIMINEN VAATII TIETOJEN VAIHTOA

Eli tarvitaan enemmän kuin yksi henkilö kommunikointiin. Tämä tarkoittaa sitä että kaikkien osapuolien tulee vaihtaa tietoa, ei niin että yksi vain kertoo muille asioita ja toiset kuuntelevat. Aina täytyy vähintään varmistaa että toiset ovat ymmärtäneet asian ja tietävät mitä heidän täytyy tehdä, sekä tekevät sen.

  1. KAIKKIEN VAIHDETTAVIEN TIETOJEN TULEE OLLA MAHDOLLISIMMAN SELKEITÄ JA TÄYDELLISIÄ

Jos jokin asia on mahdollista ymmärtää väärin, se todennäköisesti ymmärretään väärin. Yksi syy tähän on se että samat sanat ja ilmaukset tarkoittavat eri asioita meille. Sen vuoksi on tärkeää esittää asiansa hyvin selkeästi ja varmistaa, että kaikki ovat ymmärtäneet asian oiken.

  1. TIEDOLLA PITÄÄ OLLA MERKITYSTÄ SILLE JOKA SEN SAA

Jos meistä tuntuu, että tällä tiedolla ei ole minulle merkitystä, emme myöskään keskity kuuntelemaan. Ihmismieli on vilkas ja ajatukset tuppaavat tylsistyessä harhailemaan. Tämän vuoksi on tärkeää tehdä kaikille selväksi, miksi tieto on heille tärkeää ja merkityksellistä.

  1. VARMISTA AINA ETTÄ VIESTI ON YMMÄRRETTY

Osittain tätä käsiteltiinkin jo aiemmin. Aina tulee varmistaa että viestisi on ymmärretty, esimerkiksi niin että pyydetään toistamaan se mitä olet juuri kertonut, ja kuuntelemalla hyvin tarkasti. Jos huomaat ettei kaikkea ymmärretty oikein, kerrot mitä hän ei ymmärtänyt oikein ja korjaat väärän tiedon. Johtajan täytyy siis olla myös hyvä kuuntelija.

  1. TIEDOT VOI ANTAA MONELLA TAVALLA. MITÄ USEAMPIA TAPOJA KÄYTÄT, SEN SELKEÄMPÄÄ JA USKOTTAVAMPAA. VIESTIN TÄYTYY KUITENKIN OLLA KAIKILLA TAVOIN SAMA. ON OLENNAISEN TÄRKEÄÄ OLLA JOHDONMUKAINEN. MUISTA: TEOT PUHUVAT SELVEMPÄÄ KIELTÄ KUIN SANAT.

Tietoja voi antaa monella tapaa, esimerkiksi kertomalla, kirjoittamalla tai omalla käytöksellä. Tuo kolmas on johtajalle kaikista tärkein: jos oma käytös ei vastaa suullisesti annettua viestiä, vie se kokonaan merkityksen viestiltä. Jos johtaja kehottaa työntekijöitä pitämään työpisteensä kunnossa, mutta ei tee niin itse, työntekijät ajattelevat ettei siisteys ole niin tärkeää. Esimerkillä johtaminen on myös Tiimiakatemialla tärkein kaverijohtamisen keino. Teot puhuvat enemmän kuin sanat, ja tämän vuoksi johdonmukaisuus tekemisten ja sanomisten kanssa on tärkeää.

Tehtävässäni rekrypäällikkönä olen huomannut, miten tärkeää ja toisaalta haastavaa johtajan ja johdettavien välinen kommunikaatio on. Kuinka saada tehokkaasti viesti menemään kaikille perille, kun tapaamisia on vain kerran pari viikossa ja kaikki eivät välttämättä aina pääse paikalle? Rekryn johtamisessa olen yrittänyt pitää käytäntönä että teen aina muistiinpanoja tapaamisistamme, ja laitan sitten kuvan muistiinpanoista niille jotka ovat poissa. Jatkossa pyrin myös siihen, että jos yhtään epäröin että ymmärtävätkö kaikki niin käyn asiaa läpi niin kauan että kaikki varmasti ymmärtävät. Haastavaa projektiryhmämme kommunikoinnissa on ollut myös se, että meidän kaikkien tulisi viestiä selkeästi ja uskaltaa tuoda omat mielipiteemme esiin, jotta vuorovaikutus toimii. Olenkin yrittänyt kannustaa ihmisiä tuomaan omia ajatuksiaan esille, kun huomaan että joku näyttää mietteliäältä tai jos on muuten tullut tunne että joltakin jää jotain sanomatta.

Myös kesän jäätelöprojektissamme tuli huomattua, miten helposti väärinkäsityksiä syntyy. Käytimme whatsappia viestintävälineenä, emmekä oikeastaan tavanneet ollenkaan koko projektiryhmällä. Jos viestitään lähestulkoon vain kirjoittamalla, tulee helposti väärinymmärryksiä, esim minä koin usein Elinan viestit hyökkäävinä, vaikka omasta mielestään hän antoi suoraa asiallista palautetta. Tästä viisaampana haluankin pitää rekryprojektiryhmämme tapaamiset viikottaisina, jotta näämme toisiamme ja voimme keskustella asioista kasvotusten. Näin myös väärinkäsitysten määrä toivottavasti on pienempi. Hyvän viestinnän ylläpitäminen on haastavaa ja se vaatii paljon työtä. Toisaalta se koostuu pienistä teoista, joita toistetaan jatkuvasti.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!