Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Neuvottele onnistuneesti

Kirjoitettu 29.05.13
Esseen kirjoittaja: Niko Niemelä
Kirjapisteet: 3
Kirja: Neuvottele onnistuneesti
Kirjan kirjoittaja: G. Richard Shell
Kategoriat: 3. Yrittäjyys, 3.2. Yrittäjän taidot ja työkalut

Neuvottele onnistuneesti, 4.0 out of 5 based on 1 rating
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.0/5 (1 vote cast)

Neuvottelenko onnistuneesti?

Olen jo kerinnyt suorittaa elämäni aikana melko monta neuvottelutilannetta. Suurin osa toistaiseksi ovat olleet ”normaalin elämän” puolella mutta enenevissä määrin myös liike-elämän puolella. Isoin ongelma itselläni on ehkäpä ollut se että en ole tiedostanut kaikkia neuvottelun osa-alueita, jolloin en ole pystynyt omalla toiminnallani tähtäämään kohti omaa päämäärää. Neuvottelut eivät myöskään ole kovin onnistuneita silloin kun joudutaan päätymään kompromissiin. Se kertoo pitkälti myös siitä että oma maali ei ole ollut selkeä eikä tahtotila tarpeeksi kova. Hain kirjalta vastauksia neuvottelun eri rakenteisiin, miten niissä pitäisi toimia ja mitkä ovat selkeät avut siihen, että saat oman tahtosi parhaimmalla mahdollisella tavalla läpi.

Koppasin kirjasta neuvottelun kuusi peruspilaria, jotka ovat:

  1. Oma neuvottelutyyli
  2. Tavoitteet ja odotukset
  3. Yleiset mittapuut ja normit
  4. Ihmisten väliset suhteet
  5. Vastapuolen intressit
  6. Neuvotteluvoima

Nämä peruspilarit puran nyt omasta näkökulmasta auki.

Oma neuvottelutyyli

Oma tyyli on kaiken alku ja juuri. Ole oma itsesi, älä yritä olla mitään muuta. Jos yrität olla jotain muuta kuin mitä olet, se huomataan aivan varmasti ja silloin tilanne muodostuu teennäiseksi. Oma neuvottelutyyli muodostuu pitkälti omasta persoonasta. Persoonaa voi muuttaa tiettyyn rajaan asti mutta silti se on kaikista tärkein työkalu monessa muussakin asiassa kuin neuvottelutilanteissa. Neuvottelutyyliin kuuluu oman vaiston ja intuition hyödyntäminen. Jos oma vaisto ei ole hereillä, neuvottelun kulku vaikeutuu huomattavasti. Neuvottelutilannetta täytyy ”haistella” koko ajan ja tilanteen tasalla on oltava. Tietoa liikkuu koko ajan suuntaan ja toiseen ja niihin on pystyttävä tarttumaan. Oman neuvottelutyylin rakentamiseen tarvitaan neljä ominaisuutta: halu valmistautua, korkealle asetetut odotukset, kyky kuunnella kärsivällisesti ja sitoutuminen rehellisyyteen.

Olen itse melko vahva oman persoonan hyödyntäjä neuvottelutilanteissa. Koen että olemalla oma itseni, annan itsestäni juuri sen mitä osaan ja mitä olen. Pyrin aistimaan tilanteita mahdollisimman paljon ja tarttumaan niin sanotusti hetkeen. Yksi asia mitä en vielä hallitse, on olennaisen tiedon koppaamista tilanteessa ja sen hyödyntämistä. Kun kirjassa esitettiin neljä ominaisuutta, joita tarvitaan oman neuvottelutyylin rakentamiseen, huomasin, että teen niitä itse. Lisättävää on valmistautumisessa ja korkeiden odotuksien luomisessa. Tosin yksi iso onnistuminen neuvotteluissa on aivan lähimenneisyydestä. Kävin neuvottelemassa erään projektin tiimoilta paikallisessa yrityksessä yhteistyökuvioista. Valmistauduin hyvin. Pohjustin tilanteen omalta puolelta, asiakkaan puolelta sekä yrityksen puolelta. Olin asettanut itselleni tavoitteeksi saada sovittua yrityksen mukana olo projektissa ja sitä kohti tähtäsin. Neuvottelun aikana noudatin sääntöä, jonka mukaan neuvottelussa kuuntelemista täytyy tehdä enemmän kuin puhumista. Lisäksi olin rehellinen ja huomasin että sillä sain luotua luottamuksen ilmapiirin. Tällä kaavalla onnistuin! Fiilis oli mahtava.

Tavoitteet ja odotukset

Jokaisella neuvottelulla täytyy olla tavoite ja neuvottelijoilla täytyy olla odotuksia tilanteesta. Tavoitteiden täytyy olla konkreettisia, ylimalkaisten tavoitteiden asettaminen ei johda lopputulokseen. Päämäärään voi päästä vain tietoisesti tähtäämällä. Tavoitteita täytyy asettaa mutta se ei riitä. Toimenpiteet tavoitteeseen pääsemiseksi on tehtävä. Odotuksien täytyy olla isoja, jotta pääsee haluttuun lopputulokseen: ”Think big, and you´ll get it”. Tavoitteiden asettamiseen annettiin kirjassa viiden kohdan muistilista:

  1. Mieti tarkasti, mitä todella haluat
  2. Aseta optimistinen mutta perusteltu tavoite
  3. Täsmennä tavoitteesi
  4. Kirjaa tavoite ja sitoudu siihen
  5. Pidä kirjattu tavoite mukanasi neuvotteluihin mennessä

Vaikka ensimmäisessä kohdassa mainitsin asettaneeni tavoitteen neuvottelulle, koen että minulla on tässä eniten opittavaa. Ei ehkä siinä ettenkö asettaisi tavoitetta mutta sen kirkastaminen ja sitoutuminen ovat vielä harjoitusasteella. On selvää että ilman tavoitetta on aivan turha uskotella itselleen että neuvottelu päättyisi minkäänlaiseen lopputulokseen. Tavoitteet ovat mielestäni toimintaa ylläpitävä voima, jonka avulla neuvottelija pääsee tuloksiin.

Yleiset mittapuut ja normit

Tämä seikka on itselleni yksi haastavista asioista, joiden pitäisi olla neuvottelutilanteiden perusasioita. On todella vaikea päästä selville siitä mitä normistoa ja yleisiä mittapuita vastapuoli ajaa eteenpäin. Toki on olemassa yleiset, mielellään faktoihin perustuvat normit. Normit ja mittapuut näkyvät parhaiten siinä vaiheessa kun tulee keskustelua tuotteen hinnasta, eli aloitetaan ”tinkaaminen”. Normit ja mittapuut ovat ikään kuin pelisääntöjä, joita neuvottelijat noudattavat, faktoja, yleisiä olettamuksia ja käytäntöjä.

Kuten jo edellisessä kappaleessa mainitsin, tämä kohta on itselleni haastavin. Toki omaa toimintaa ohjaa monikin sääntö mutta en aina pääse tässä asiassa toisen pään sisälle. Pääseminen olisi tärkeää siinä mielessä että pystyisi selkeämmin väistämään mahdolliset kuopat, joita neuvottelutilanteissa monesti tulee. Se on myös mielestäni osa kohteliaisuutta ja kunnioitusta että havaitset minkä rajan yli vastapuoli ei ole valmis tulemaan. Omien pelisääntöjen noudattaminen muodostaa neuvottelijalle yleensä osan auktoriteettia. Jotta onnistut neuvottelussa, sinun on ylitettävä auktoriteetti.

Ihmisten väliset suhteet

Jätä jälkeesi hyvä nimi siltä varalta että palaat.”

Neuvotteluiden pääosaa esittävät ihmiset. Ihmiset ovat ihmisiä ja jokainen meistä on erilainen. Toiset tulevat toimeen paremmin ja toiset huonommin toisen ihmisen kanssa. Jotkut ajattelevat saman suuntaisesti, toiset eivät sinne päinkään. Tästä muodostuu neuvotteluiden hienous: se on ihmisten välinen taidon koettelemus. Onnistunut neuvottelu tarvitsee käytännössä yhden asian ihmisten välille, se on luottamus. Luottamuksen rakentaminen on toki tärkeä asia kaikessa elämän eri osa-alueilla. Kun neuvottelijat muodostavat tilanteeseen luottamuksen ilmapiirin ja osoittavat sitä toisilleen, on siinä loistava pohja pidempiaikaisellekin kumppanuudelle. Neuvottelu on myös vastavuoroisuutta. Osapuolten on tietyissä tilanteissa oltava valmiita tekemään myönnytyksiä toisen niin vaatiessa. Syvän luottamuksen vallitessa huomaa kuitenkin että systeemi toimii molempiin suuntiin. Ihmisten välisillä suhteilla on myös kompastuskiviä neuvottelutilanteissa. Näitä ovat muiden muassa ennenaikainen luottaminen, vastavuoroisuuden ansat ja hyvien ystävien väliset neuvottelut korkeilla panoksilla.

Minä itse neuvottelijana pyrin muodostamaan luottamuksen heti ensimmäisestä käden puristuksesta lähtien. Olen opetellut olemaan johdonmukainen neuvotteluissa, jotta en pomppisi asiayhteyksissä. Tämä siksi että jos asiayhteydet eivät ole johdonmukaisia, ajatuksen tietää silloin harhailevan ja epätietoisuus kasvaa. Ilman luottamusta ei vain yksinkertaisesti ole mahdollista päästä molempia osapuolia tyydyttävään lopputulokseen, näin asian koen. Kun luottamus pyritään luomaan heti neuvottelun alussa, sen muodostaminen helpottuu. Toki luottamusta rakennetaan niin pitkään kunnes se on täydellinen. Tässä ei pidä astua suden kuoppaan ja alkaa luottamaan sokeasti, ei, sitä en tarkoita.

Vastapuolen intressit

Tässä kohtaa tullaan siihen mitä olen kuullut omissa neuvottelutilanteissa nykyään todella paljon. Neljä kohtaa:

  1. Ota selville, kuka päättää
  2. Etsi yhteistä perustaa: mitä etua vastapuolelle on sinun tavoitteidesi edistämisessä?
  3. Tunnista sopimukseen pääsyä haittaavat tekijät
  4. Etsi kustannustehokkaita vaihtoehtoja, jotka ratkaisevat molempien tarpeet.

Kyllä, näin on. Liian usein oma vaihtoehto on se ainoa oikea. Ei suostuta uhraamaan aikaa sille tosiasialle että toisenkin osapuolen on jollakin muotoa hyödyttävä sopimuksesta. Enää nykyään ei hirveästi ole yhteistyökumppaniyrityksiä, jotka voisivat ilman vaatimuksia lahjoittaa rahaa toiselle yritykselle.

Vastapuolen hyötyjen miettimiseen, tai oikeastaan miettimättä jättämiseen, olen törmännyt jo liian monta kertaa. En onneksi enää viime aikoina. Loistava esimerkki oli erään projektin tiimoilta käyty neuvottelu paikallisen mediatalon kanssa. Valmistautuminen täysi nolla, lennosta ei pystytty heittämään yhtään mitään ja tulos, kuten arvata saattaa, no deal. Tästä sisuuntuneena menimme yritykseen toistamiseen, nyt pitkän listan kanssa, miten he hyötyvät yhteistyöstä kanssamme. Olimme varmoja että nyt lähtee. Vaan eipä lähtenyt. Pitkä analysointi, pallo heitettiin heille liian heppoisesti. Myöhemmin ajattelin tämän johtuvan siitä että emme osanneet tarpeeksi hyvin kiteyttää hyötyä. Siitä lähtien neuvotteluissa olen valmistautunut edes sen verran että hyödyt molemmin puolin on varmasti mietittynä!

Neuvotteluvoima

Neuvottelija, jolla on voimaa, esiintyy itsevarmana ja luottaa itseensä. Tässä ei tarkoiteta pelkästään fyysistä voimaa vaan juuri sitä toista. Neuvotteluihin voi käyttää monenlaista voimaa. Moni voimaa tuovista asioista on jotain konkreettista, osa taas abstraktia. Konkreettisia voimia ovat muiden muassa raha ja omistusosuudet. Abstraktimpia ovat esimerkiksi tieto, hyöty ja tarve. Neuvotteluissa tarvitaan voimaa, pelkät sanat eivät aina riitä (huom, en tarkoita tappelua). On myös tiedostettava se että sillä osapuolella, jolla on vähemmän menetettävää, on paremmat mahdollisuudet neuvotella itselleen sopivammat ehdot.

Itse olen huomannut neuvotteluvoiman olevan milloin mitäkin. Joskus jopa niin ihmeellisiä asioita etten edes vielä ymmärrä. Neuvottelutilanteissa itsessään en ole analysointia tekemään mutta myöhemmin on tullut oivalluksia siitä, minkälaista voimaa minuun käytettiin. Mielestäni silloin, kun voimaa pystyy käyttämään ilman että toinen osapuoli tajuaa, on onnistuttu hyvin. Voiman käyttöä minun itsenikin on opeteltava vielä pitkään.

Tämä kirja olisi pitänyt lukea jo kauan sitten. Kyseinen kirja on hyvä perusteos neuvottelutaitoa kehittävälle. Perusasiat kuntoon ja sen jälkeen voi soveltaa. Selkeästi itselleni nousi kolme asiaa mitä seuraavissa neuvotteluissa käytän:

  1. Ole rohkeasti oma itsesi, älä pelkää.
  2. Aisti tilannetta, ole tilanteen tasalla, käytä oikeanlaista voimaa
  3. Kirkasta neuvottelun tavoite ja hyödyt molemmille osapuolille

 

Niko Niemelä

niko.niemela@idealeka.fi

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!