Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Neuvottelutaito

Kirjoitettu 17.10.14
Esseen kirjoittaja: Linda Heikkilä
Kirjapisteet: 2
Kirja: Neuvottelutaito
Kirjan kirjoittaja: Matthias Schranner
Kategoriat: 9. YPK:n ulkopuoliset, 9.03. Yrittäjyys, 9.04. Johtaminen

Neuvottelutaito, 3.0 out of 5 based on 3 ratings
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 3.0/5 (3 votes cast)

Luin kirjan Neuvottelutaito, sillä olen koko syksyn tehnyt asiakaskontakointia asiakkaalleni. Työ ei varsinaisesti ole suoraa myyntityötä, mutta vaatii tietynlaista suostuttelu-ja vakuuttamistaitoja. Tosin nyt asiakas kysyi josko lähtisin tämän projektin jälkeen vetämään ihan myyntiryhmää yhdelle heidän tuotteelleen. Tämäkin voisi minua kiinnostaa. Tällaisten projektien takia ajattelin, että tästä kirjasta voisi olla jotain hyötyä. Luulen, että tästä voisi olla myös hyötyä uusiin asiakaskäynteihin.

Kirja perustuu Schrannerin laatimaan seitsemään neuvottelun sääntöön:

1. Analysoi neuvottelukumppaniasi

Tämä sääntö pätee niin uusissa asiakaskäynneissä kuin tutun ihmisen kanssa tapahtuvassa tulevassa neuvottelussa. Ennen neuvottelua tulee miettiä, mitä kantoja ja motiiveja toisella on?

Kanta = näkökanta, johon liittyy vaatimuksia ja väitteitä ja jota neuvottelukumppani edustaa ulospäin

Motiivi = kannasta riippumattomat asia, joita hän tarvitsee tai joista hän on huolissaan

Näiden ylläolevien sanojen määritteistä voimme jo päätellä, kumpaa tulisi itse neuvottelutilanteessa miettiä. Jos neuvottelutilanteessa pitää mielessä vain oman taikka toisen kannan, tulee helposti muotoiltua vaatimuksia joihin sisältyy tiettyjä rajoja. Neuvottelukumppanin motiivit taas ovat yleensä niitä, joihin halutaan ratkaisu ja joihin voi tarjota mahdollista hyötyä.

Neuvottelutilanteen kannalta on tärkeä ottaa neuvottelukumppanistaan ensin selvää ja miettiä sitten sellaisia asioita kuin, missä neuvottelu pidetään ja ketkä ovat oikeat ihmiset, jotka siihen tarvitaan.

Uusasiakashankinnassa eli esimerkiksi uusilla asiakaskäynneillä, en ole kyllä tosiaankaan ajatellut tällaisia asioita. Ehkä ainoa on se, että olen toki ottanut jonkin verran selvää yrityksestä mihin olen menossa, mutta itse ihmisestä jota olen ollut menossa tapaamaan, en ole tiennyt etukäteen juuri mitään. Olen toki myös miettinyt tavoitteita käynnille ja sitä, että mitä itse haluan sieltä ja mitä voin tarjota. En sen enempää ole miettinyt käyntiäni saati sitten materiaaleja mitä kannattaisi olla mukana yms. Tässä olisikin hyvä parannusehdotelma. Itselläni kun on muutenkin viimeiselle vuodelle ajatuksena, että haluan luoda verkostoa laajemmaksi, niin jo asiakaskäyntejä ja pelkkä ensimmäinen kontaktointi vaatii parantelemista.

2. Pyri tavoitteeseesi selkeällä strategialla

Kun omat ja neuvottelukumppanin motiivit ovat selvillä, täytyy laatia:

Tavoite = mitattavissa oleva tulos, joka määrätään tarkasti. Mikä on maksimitavoite? Mikä on minimitavoite?

Strategia = toimintatavan ensisijainen johtoajatus koko neuvotteluprosessissa. Johtaa motiiveista tavoitteisiin.

Taktiikka = strategian konkreettista toteutusta, koostuu yksittäisistä toimista.

Kirja esittelee neljä mahdollisuutta/tapaa strategian suunnitteluun:

  1. Painostaminen = painostamalla, haluat olla voittaja ja saavuttaa vain omat tavoitteet. Oman tavoitteen saavuttamisessa on yhdentekevää, mitä neuvottelukumppanille tapahtuu.
  2. Väistäminen = luovut vaatimuksesta, yhteistyöstä ja tyydyttävästä sopimuksesta. Pakenet konfliktia ja vältät kaikkea välienselvittelyä. Järkevää vain silloin, kun haluat lykätä vaatimuksia myöhempään, jolloin uskot pystyväsi selviytymään paremmin.
  3. Myöntyminen = osoitat valmiutesi kumppanuuteen. Luovut samalla osittain omista tavoitteistasi. Voi olla hyödyllinen sovinnolisuuden merkki.
  4. Kumppanuus = tekee molemmista voittajia, kummankin motiivit otetaan huomioon. Edellyttää toisen motiivien tuntemista sekä luottamusta.
  5. Kompromissi = teet osittain yhteistyötä, mutta et täysin. Tavoitteena saada aikaan puolittain tyydyttävä sopimus. Kumpikaan ei ole oikein tyytyväinen, mutta kumpikin voi elää sopimuksen kanssa.

Kirjan mukaan neuvottelun ammattilainen hallitsee kaikki yllämainitut strategiakeinot ja osaa käyttääkin niitä vakuuttavasti. Ennen neuvottelua tulee miettiä, millaisen suhteen haluaa neuvottelukumppaniin neuvottelun jälkeen? Kuinka henkilökohtainen suhde on neuvottelukumppaniin? Eri tilanteissa vaaditaan eri strategiakeinoja.

Itse en varmaan ainakaan vielä pitkään aikaan osaisi käyttää ainakaan painostamista yhtenä keinona. Olen sen verran mukavuudenhaluinen ja suoraan sanottuna kokematon näissä tilanteissa, että pyrin aina ensisijaisesti kumppanuuteen tai myöntymiseen.

Näitä itseasiassa käytän puhelinneuvotteluissakin. Pyrin siihen, että asiakas on ensisijaisesti tyytyväinen lopputulemaan.

3.Vakuuta oikeilla perusteilla

Esitä niin vähän perusteita kuin mahdollista”

Tämä jäi tästä kohdasta parhaiten mieleen. Itse olen jotenkin aina kuvitellut, että mitä enemmän perusteita sen parempi, jotta saadaan asiakas täysin vakuuttuneeksi. Mutta perusteluiden kanssa tulee varoa sitä, etteivät ne muodostu ydin puheenaiheeksi. Perusteluilla ei keskustella vaan nimenomaan vaan vakuutetaan toinen.

Puhu neuvottelukumppanisi kieltä”

Varsinkin akatemialaisille tämä on aika tärkeä juttu. Meillä on niin paljon erilaisia ja kummallisia termejä emmekä välttämättä aina muista, että suurin osa ei niitä ymmärrä. Asiakkaan luona kun ollaan, pitää muistaa keskustella siten, että asiakas ymmärtä täsyin. Näin emme myöskään luo avsiakkaalle epämukavaa tilannetta. Kirjan mukaan neuvotteluissa tulee aina välttää lyhenteitä, sivistyssanoja ja ammattikäsitteitä. Itse en ehkä tähän niin yhdy kun miettii esimerkiksi omia neuvottelujani joidenkin asiakkaiden kanssa. Minusta tämä riippuu täysin siitä, millainen suhde asiakkaaseen/neuvottelukumppaniin on. Joidenkin kanssa voi olla hyvinkin rento tunnelma, vaikka asiaa puhutaankin.

Sano vain se, mitä halusit sanoa”

Muista miettiä jo ennen neuvottelua, mitä haluat sanoa. Ja sano sitten vain se, mitä halusit sanoa. Näin pysytään asiassa ja neuvottelu pysyy lyhyenä ja ytimekkäänä. Tämä vaan on varmasti helpommin sanottu kuin tehty. Usein neuvottelutilanteessa tulee paljon uusia asioita mieleen riippuen keskustelun kulusta ja käytettävissä olevasta ajasta. Toki jos aikaa on 15minuuttia käydä läpi jokin tärkeä asia, niin ei sinä aleta turhia jauhamaan.

4. Ota neuvottelu johtoosi

Jokainen ihminen reagoi neuvottelussa eri tavalla stressiin. Sääntö numero 4 antaa ohjeita, mitä stressitilanteessa voi tehdä. Itse en jotenkin pystynyt hahmottamaan näitä keinoja vielä päässäni, koska niin stressaavaa tilannetta ei ole tullut vastaan, että olisin tarvinnut näitä menetelmiä. Siksipä en tästä luvusta oikein saanutkaan mitään irti vaan hyppään parin lainauksen jälkeen suosiolla sääntö numero viiteen.

Kun sinua vastaan hyökätään – älä reagoi”

Älä käsittele neuvottelukumppanisi toimintaa, vaan omaa reaktiotasi”

Luovuta ongelma toiselle”

5. Näytä valtasi

Jotta neuvottelutilanteessa saataisiin aikaan tyydyttävä ja pitkäkestoinen sopimus, tulee molempien neuvotteluosapuolien olla tasavertaisia. Kirjan mukaan itse kuitenkin usein aliarvioi oman valtansa ja yliarvioi neuvottelukumppanin vallan. Itse ainakin teen tätä valitettavasti vielä hyvin vahvasti. Tiedän, että tämä ajatusmaailma saa minut käyttäytymään sen mukaan ja vaikutan voimattomalta muiden silmissä, jolloin neuvotteluasema on huonoin mahdollinen. Vielä tiimissäkin näin tulee ajateltua ihan vain pelkän iän perusteella. VIELÄKIN. Vaikka on jo kolmas vuosi menossa. Minut on niin vahvasti kasvatettu kunnioittamaan minua vanhempia ihmisiä, oli se ikäero sitten 1 tai 10 vuotta. Tiimissä kaikki ovat tasavertaisia, mutta silti tulee joissain asioissa ajateltua, että minun on turha nuorempana ja tietämättömänä päteä tähän asiaan mitenkään. Ja tämä ajatus kulkee jatkuvasti pään sisällä. Miten sitten saisin asiakkaissa tämän käännytettyä? Siellä vasta tuleekin ajateltua, että mitäpä minä täällä olen mistään pätemässä kun vieressä istuu monta kymmentä vuotta toiminut kokenut yrittäjä. Toisaalta, olen yrittänyt työstää sitä ajatusta, että ihmiset tarvitsevat jatkuvasti uutta verkostoa ja uusia ideoita kehittyäkseen, joita taas tulee ulkopuolelta. Asiakkaiden luokse on turha mennä nöyristelemään.

6. Murra kaikki vastarinta

Älä voita häntä vastaa, voita hänet puolellesi.”

Osoita päättäväisyytesi, mutta älä aja neuvottelukumppaniasi nurkkaan.”

7. Pidä huolta sopimuksen noudattamisesta

Kun neuvottelun jälkeen syntyy sopimus, ei se ole minkään arvoinen, jollei sitä toteuteta. Siksipä sopimuksessa tulisikin tarkasti lukea, kenen on tehtävä mitäkin ja mitä siitä seuraa, jos sopimusta ei noudateta. Itse en muista, että olisin kirjoittanut sopimukseen, mitä siitä seuraa jos sopimusta ei noudateta. Sehän kyllä tietysti on yksi hyvin olennainen osa sopimusta. Jos toinen rikkoo sopimusta, niin tottakai siinä on jokin seuraamuskin.

 


Kirjassa oli hyviä pointteja, mitä tulee muistaa neuvottelutilanteissa ja jopa myös myyntitilanteissa, mutta en oikein saanut kamalan konkreettisia asioita tästä kirjasta irti. Jotenkin nämä kaikki pointit jäivät aika lailla vain ajatuksen tasolla päähän muhimaan.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!