Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Neuvotteluvalta

Kirjoitettu 27.10.13
Esseen kirjoittaja: Henri Tokee
Kirjapisteet: 3
Kirja: Neuvotteluvalta
Kirjan kirjoittaja: Sami Miettinen, Juhana Torkki
Kategoriat: 6.2. Myynnin ja markkinointiviestinnän taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Sami Miettisen ja Juhana Torkin kirja Neuvotteluvalta kertoo teorian ja esimerkkien avulla kuinka kasvaa huippuneuvottelijaksi. Kiinnostus neuvottelutaitojen harjaannuttamiseen heräsi kahdestakin syystä. Ensimmäiseksi asiakasviikkojen aikana asiakkaissa käydessä huomasi heti, että akatemia aikana tulee tarvitsemaan rutkasti neuvottelutaitoja niin isommissa kuin pienemmissäkin neuvottelutilanteissa. Toinen suuri syy tähän on tällä hetkellä käynnissä oleva projekti, jossa toimin rallin SM-sarjaa ajavan pikkuveljeni niin sanottuna managerina ja koetan hankkia hänelle yhteistyökumppaneita tukemaan hänen toimintaansa.

 

Sopivaa opastusta tähän etsiessäni törmäsin Neuvotteluvalta kirjaan ja päätin ottaa sen lukuun. Aluksi elin uskossa, että neuvottelutaitoja tarvitsee vain juuri neuvotteluun kohdistuvassa projektissa, kuten tässä mikä minulla on työn alla. Heti kirjan alkajaisiksi huomasin kuitenkin, että kokonaisuus on paljon paljon laajempi. En ollut tullut ajatelleeksi, että neuvottelutaitoja tarvitsee ehkä jopa huomaamattaan jokapäiväisessä arjessa. Kirjan alun lause ” elämässä ei saa ansionsa vaan neuvottelutaitonsa mukaan” kuvastaa hyvin neuvottelutaidon tärkeyttä. Yksinkertaiset asiat kuten uuden tietokoneen osto, auton korjaamolle vienti ja tiimin palaverit ovat tilanteita, jossa tarvitsee neuvottelutaitoja saadakseen haluamiaan tuloksia. Havahduttuani tähän koetin saada kirjasta mahdollisimman paljon oppia, jota voisin soveltaa niin projekteissa kuin siviilielämässäkin.

 

Kokonaisuutena neuvottelutaito on kirjassa jaettu neljään pääalueeseen, joita ovat valta, analyyttisyys, sosiaalisuus ja periaatteellisuus. Neuvottelu voi sujua hallitessasi jonkun näistä osa-alueista, mutta jos haluat huippuneuvottelijaksi pitää kaikkien neljän osa-alueen olla kunnossa. Seuraavassa pureudun tarkemmin näihin osa-alueisiin ja yritän kertoa mitä itse koin näissä tärkeinä ja mitä voisi napata taskuun tulevaisuuden varalle.

 

Valta

Valtapohjaisessa neuvottelussa neuvottelijan tärkein tavoite on usein omien tarpeiden/halujen tyydyttäminen. Pyritään saavuttamaan omat haluamansa edut miltei keinolla millä hyvänsä ajattelematta suuremmin toiselle neuvottelukumppanille koituvia etuja/haittoja. Valtapohjaisessa neuvottelussa koetetaan maksimoida sillä hetkellä saatavissa oleva hyöty. Tämä voi johtaa kuitenkin joskus siihen, ettei asiakkuussuhde välttämättä kanna hedelmää pitkässä juoksussa, vaikka sillä hetkellä saavutettu etu olisikin hyvä. Voisi kuvitella, että monet haluaisivat käyttää neuvotteluissa valtaa hyötyäkseen heti paljon, mutta valta ei kuitenkaan ole aina kaikkien ulottuvilla. Vallan lähtökohtana on nimittäin usein status, joka määräytyy usein ulkoisen aseman perusteella. Esimerkiksi itselläni ei olisi ollut minkäänlaista valtaa käytettävänä asiakasviikkojen ensimmäisillä käynneillä, sillä kokemukseni tällaisista tilanteissa oli lähes mitätön joten status neuvottelijana oli melko alhainen.

Vallan saamiseen on kuitenkin statuksen lisäksi toinenkin keino. Usein neuvotteluissa jompikumpi osapuolista on se, jolle sopimus on välttämätön tai se pitäisi saada nopeasti lyötyä lukkoon. Tällaisissa tapauksissa valta siirtyy enemmän statuksesta riippumatta sille osapuolella, jolle sopimus ei ole välttämätön tai sille ei ole mitään kiirettä. Esimerkiksi autoa ostaessa hintapolitiikasta neuvoteltaessa myyjällä on selvästi enemmän valtaa hinnan suhteen, mikäli auton ostajalla on pakottava tarve saada auto heti, mutta jos auton ostolla ei ole kiire ei myyjä pysty käyttämään valtaa samalla tavalla, vaan hinta voi olla huomattavasti alhaisempi.

Valta voidaan jakaa vielä erikseen suoraan ja epäsuoraan valtaan. Suoraa valtaa käyttävät usein ylemmät tahot ja korkeammassa asemassa olevat henkilöt. Suorassa vallassa ominaista on käyttää oma asemaansa hyväksi esimerkiksi palkitsemisella, varoituksilla, rangaistuksilla ja jopa uhkauksilla. Toisin sanoen tätä voidaan kuvata keppi tai porkkana ilmauksella. Johtoporras käyttää usein suoraa valtaa kertomalla alaisilleen, että näihin tavoitteisiin täytyy päästä tai muuten otetaan joku toinen tilalle. Suora valta kuulostaa melko raa’alta, mutta se on tehokas keino niille, joilla sen käyttöön on mahdollisuus. Negatiivisena asiana suorassa vallassa on se, että se herättää helposti närää ja kapinointia. Itse olen sitä mieltä, että suoran vallan käyttäminen ei useinkaan ole hyvä idea ja ainakin itse pyrin sitä välttämään, mikäli sen käyttöön olisi mahdollisuus. Tietenkin joissakin tapauksissa sen käyttö on suotavaa, mikäli kokee hyödyn olevan paljon haittaa suurempi, mutta näin ei aina valitettavasti ole.

Epäsuora valta puolestaan on inhimillistä vaikuttamista. Siinä ei käytetä uhkailuita tai muita tämäntapaisia keinoja vaan pyritään hiukan manipuloimaan ja löytämään porsaanreiät. Epäsuoran vallan keinoja on monia. Yksi niistä on vastavuoroisuus, jossa ajattelutapana on niin sanottu kiitollisuudenvelka. Usein myönnytyksiin vastataan myönnytyksillä ja lahjoihin lahjoilla eli ole hyvä muille muut ovat sinulle. Pyrin itse ottamaan käyttöön tätä mallia, sillä tämä ei vaadi välttämättä korkeaa asemaa vaan on myös aloittelevan tiimiyrittäjän ulottuvilla. Toinen mielestäni erittäin hyvä epäsuoran vallan keino on niin sanottu niukkuus. Käytännössä tämä tarkoittaa sellaisen ilmapiirin luomista, jossa toinen osapuoli saadaan ymmärtämään tai luulemaan, että sinun tarjoamasi palvelu tai tuote on ainoaa laadultaan tai, että sitä on saatava vain rajoitettu määrä. Esimerkiksi tarjotessamme tiimimme palveluita muille yritykselle tuomme usein esille, että meillä on paljon nuorta energiaa ja paljon uusia ideoita, mikä antaa kuvan, että tällaista saisi vain meiltä. Tätä pyrin käyttämään myös hakiessani yhteistyökumppaneita veljelleni. Pyrin tuomaan esille, että nyt on ainutlaatuinen tilaisuus olla tukemassa nuorta suomalaista lahjakkuutta, mikä ei ole ollut niin itsestäänselvyys viime vuosina. Erilaisia vallan muotoja on hyvä käyttää mikäli niitä osaa käyttää oikeaan aikaan oikeassa paikassa.

 

Analyyttisyys

Analyyttisessä neuvottelussa ei pyritä enää tyydyttämään vain omia tarpeita vaan ottamaan huomioon myös vastapuolen tarpeet reilun pelin hengessä. Kirjan ”kakkuesimerkin” mukaan analyyttisyydessä ei vallan tavoin pyritä jakamaan kakkua osiin vaan tehokkaasti kasvattamaan sitä niin, että lopussa molemmat hyötyvät enemmän kuin alkutilanteessa. Kyseessä on niin sanottu win-win tilanne nollasummapelin sijaan. Analyyttisessä neuvottelussa mennään näin ollen pidemmälle yhteistyöhön ja pyritään löytämään syvempiä ratkaisuja, jotka luultavasti ovat palkitsevia myös jatkoa ajatellen. Siinä pyritään löytämään ratkaisuita, mistä molemmat saavat mahdollisimman paljon hyötyä. Tästä syystä on erittäin tärkeä tutustua ennalta tulevaan neuvottelukumppaniin, jotta on edes jossain määrin kartalla siitä mitä vastapuoli mahdollisesti haluaisi. Näin välttyy itse neuvottelutilanteessa suurimmilta yllätyksiltä kun tietää ennakkoon mitä pitää ottaa huomioon. Itse pyrin usein tähän ajattelutapaan. Haluan tarkalleen tietää kenen kanssa neuvottelen ja mitä mahdollisia toiveita hänellä voisi olla. Palaan taas samaan veljeni rallin yhteistyökumppaneiden hankintaan, missä tämä pätee hyvin. Pitää ennalta tutustua mahdollisiin yhteistyökumppaneihin hyvin, sillä jos tietää edes hiukan mitä vastinetta toinen osapuoli sopimukselta haluaisi, on paljon helpompi päästä sellaiseen sopimukseen, joka loppupeleissä on kummallekin eduksi.

Toisen tarpeiden huomioonottaminen on analyyttisessä neuvottelutavassa tärkeää, mutta tietyissä tilanteissa on osattava sanoa ei. Tiettyyn pisteeseen asti kakkua pystyy kasvattamaan niin, että siitä hyötyvät kummatkin osapuolet, mutta väkisin jossain kohtaa tulee piste missä ei voi saavuttaa enempää ottamatta toiselta pois. Neuvottelut harvemmin ovat toisen tarpeiden huomioon ottamisesta huolimatta mitään hyväntekeväisyyttä vaan jokainen haluaa kuitenkin loppupeleissä itselleen edullisen sopimuksen. Analyyttisyys onkin neuvottelijan kykyä tunnistaa ja luoda hyödyllisin sopimusvaihtoehto. Tämä voi joskus tarkoittaa kieltäytymistä, mikäli tilanne näyttää itselle hyödyttömältä vaihtoehdolta. Kirjassa oleva Björn Wahlroosin lausahdus ”Ihmiset, jotka luulevat, että bisneksen juju on vahingoittaa kilpailijoita, eivät yleensä menesty. Bisneksen tarkoitus on löytää konsepti, jossa kilpailijakin säilyy hengissä mutta kilpailijalla ei ole syytä tuhota sinun bisneksiäsi.” kiteyttää ytimekkäästi sen mikä ero on vallalla ja analyyttisyydellä. Itse pidän analyyttistä tapaa tehokkaana ja hyvänä, sillä se tuo suhteille mielestäni jatkuvuutta ja uusia ulottuvuuksia.

Sosiaalisuus

Sosiaalisuus on myös tärkeä osa neuvotteluita. On tärkeää tuntea vastaneuvottelijan persoonallisuus ja hahmottaa hänen käyttäytymistään. Vastaneuvottelijaan pitää pystyä myös luomaan hyvä luottamus, sillä mikään neuvottelu ei tule onnistumaan jos neuvottelijoiden välillä on alusta asti havaittavissa luottamuspula. Itse pyrin paneutumaan tähän neuvoon. Vuosien varrella on tullut huomattua, että asioiden hoitaminen tilanteessa kun tilanteessa on vaikeaa, jos ei pysty luottamaan toiseen henkilöön. Luottamuksen synnyssä tärkeä tekijä on ensivaikutelma. Se korostuu vielä neuvotteluissa, joissa voidaan parhaissa tapauksissa puhua isoistakin rahasummista tai arvokkaista materiaaleista, tällöin kumppaneiden välillä pitää olla täysi luottamus.

Kirjassa sanotaan, että ei ole neuvottelutilanteita, joissa tunteet eivät olisi mukana. Tarkemmin mietittynä tämä on aivan totta. Jokaisessa neuvottelussa tulee ilon, tyytyväisyyden, vihan, pettymyksen tai pelon tunteita. Sosiaalisuus onkin neuvottelijan kykyä signaloida ja hallita tunteita sopimustilanteessa. Pitää pystyä näyttämään tunteensa silloin kun kokee sen olevan viisasta, mutta pystyä myös peittämään ne tarpeen vaatiessa. Tähän kirjasta löytyi kolme tärkeää kohtaa.

 

1. Opettele tunnistamaan oma tunneherkkyys ja hallitsemaan sitä

2. Opettele ymmärtämään toista osapuolta ja näkemään hänen persoonallisuustyyppinsä

3. Opettele viestimään taitavasti neuvottelupöydässä valitsemalla oikea viesti ja kuhunkin tilanteeseen sopiva viestintätyyli.

 

Viestintä on myös tärkeä osa sosiaalisuutta. Pitäisi itsekin enemmän paneutua siihen kuinka viestii eri tilanteissa. Viestintä ei ole ainoastaan suullista vaan eleet ja kehonkieli on tärkeä osa sitä. Eleet tuovat usein sanomaan erilaista painoarvoa ja vakuuttavuutta. Tämän takia kirjassa neuvotaan välttämään mahdollisimman paljon automatisoitunutta neuvottelua eli esimerkiksi internetin tai sähköpostien kautta tapahtuvaa neuvottelua, sillä siitä jäävät pois monet tärkeät elementit kuten luovuus ja kehon kautta aistittavissa oleva viestintä.

 

 

Periaatteellisuus

Sosiaalisuuden tavoin myös periaatteellisuudessa on osittain kyse luottamuksesta. On yleensä tapana, että luottamus saavutetaan hitaasti, mutta menetetään nopeasti. Luottamuksen saatuaan pitäisi aina pystyä pitämään siinä jatkumo, jolla saisi kerran hankitun luottamuksen pysymään mahdollisimman korkealla. Periaatteellisuus on myös nimensä mukaan sitä, miten tuoda neuvotteluissa esille omat periaatteensa. Pitää aina tarkasti miettiä, onko järkevää kieltäytyä jostain asioista vain sen takia, että se on vastoin periaatteita. Usein periaatteistaan hieman joustava henkilö saa neuvotteluissa etulyönti aseman, sillä pieni vastaantulo jossain asioissa saattaa pelastaa koko neuvottelun kariutumiselta. Joka asiassa periksi antaminen antaa kuitenkin vasta neuvottelijalle helposti tuuliviirimäisen kuvauksen itsestään. On siis löydettävä kultainen keskitie, jossa on valmis antamaan joskus periksi, mutta pitämään kuitenkin kiinni omista tavoitteistaan ja pääperiaatteista.

 

Kokonaisvaltaiseksi huippuneuvottelijaksi haluavan henkilön tarvitsee ottaa aina huomioon kaikki nämä neljä neuvottelun osa-aluetta. Alkuun pääsee pienemmälläkin osaamisella, mutta parhaaksi pääsemiseen vaaditaan kaiken tämän osaaminen. Kukaan ei ole syntyessään täydellinen neuvottelija vaan siihen kasvetaan kovan harjoittelun ja oppimisen kautta. Siihen koetan itsekin lähitulevaisuudessa pyrkiä.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!