Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Neuvotteluvalta

Kirjoitettu 05.01.13
Esseen kirjoittaja: Hanne Eskelinen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Neuvotteluvalta
Kirjan kirjoittaja: Sami Miettinen ja Juhana Torkki
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Neuvotteluvalta on kirja joka lupaa viedä lukijansa oppimisen tielle kohentamaan oma neuvottelutaitoaan. Kirja sai minut tajuamaan miten neuvottelua on oikeastaan joka päivä elämässä, arjessa siihen helposti turtuu, neuvottelee tajuamatta neuvottelevansa. Mielestäni neuvottelutaito korostuu Akatemialla, kun puhutaan asiakaskäynneistä, uusista asiakasprojekteista ja niiden rahallisesta korvauksesta. Kirjassa esitellään teoria, jonka mukaan neuvotteluun liittyy neljä osa-aluetta, jota huippuneuvottelija käyttää. Ne ovat valta, analyyttisyys, sosiaalisuus ja periaatteellisuus, tosin sanoen lihakset, aivot, sydän ja sielu.

Valta

Valtaan liittyy neuvottelijan status, jota voivat olla Alfa, Beeta ja Gamma – päätöksentekijä, asiantuntija ja statisti. Alfa on mielipidejohtaja. Osan alfoista tunnistaa tittelin perusteella, mutta työyhteisössä voi olla myös niin sanottuja piiloalfoja, mielipidejohtajia, jotka eivät kuitenkaan tunnusta mitään titteliä. Neuvotteluissa on tärkeää tunnistaa ketkä ovat alfoja, koska neuvottelun päätavoite on saavuttaa alfan luottamus ja pyrkiä vaikuttamaan hänen mielipiteeseensä. Beetat ovat puolestaan asiantuntijoiden, joiden puoleen käännytään, kun halutaan beetan tuntemaan aiheeseen mielipidettä. Omalla alallaan beetat ovat mielipidejohtajia ja alfojen päätökset perustuvat usein beetojen suosituksiin. Gammat ovat sivustaseuraajia, ihmisiä, jotka ovat neuvotteluissa usein hiljaa ja joilla ei näytä olevan selvää päämäärää neuvottelutilanteessa. Gammamaisen kuoren alta voi löytyä piiloalfa. Esimerkiksi japanilaisessa kulttuurissa pääneuvottelija on neuvottelujen aikana hiljaa.

Valta on joko suoraa tai epäsuoraa valtaa. Suora valta on rankaisemista ja palkitsemista. Olemme kokeilleet tiimissämme molempia tapoja ja kumpikaan ei oikein tunnu toimivan meille.  Epäsuoraa vallankäyttöä ovat vastavuoroisuus, jatkuvuusperiaate, sosiaalinen hyväksyntä, pitäminen, auktoriteetti ja niukkuus. Nämä vaikutuskeinot ovat monesti huomattavasti toimivampia kuin suoran vallan rankaiseminen ja palkitseminen. Huomasin kuinka itseäni motivoi toimintaa huomattavasti enemmän epäsuoratoiminta ja vastaavasti käytän sitä myös huomattavasti enemmän.

Neuvottelijalla on joko korkea tai matala status ja neuvottelut tulisi aloittaa sillä, että sovitellaan statukset samalle tasolle.  Onnistuneen neuvottelutuloksen saamiseksi on tärkeää oppia tuntemaan oma statuksensa ja oppia muuttamaan sitä neuvottelutilanteen mukaan. Oma statukseni vaihtuu paljon sen mukaan missä tilanteessa ollaan. Mielestäni Akatemialla tärkeimpiä neuvottelutilanteita ovat asiakaskäynnit ja siksi mietinkin omaa statustani asiakaskäynneillä ja tajusin, että luultavasti statukseni on liian matala. En osaa edes oman pääni sisällä arvostaa riittävästi työtä jota teen. Tiedän, etten osaa hinnoitella omaa työtäni ja siksi myös asiakaskäynneillä on äärettömän haastavaa toimia korkea statuksen mukaisesti. Pinkkuvuonna asiakaskäynnit menivät yleensä hyvin, kunnes piti alkaa puhumaan rahasta. Brasiliassa puolestaan en tuntenut kulttuuria niin hyvin kuin Henna ja Valtteri, mikä johti siihen, että olin asiakastapaamisilla usein hiljaisin, niin sanottu sivusta seuraaja. Brasiliassa on normaalia, että halutaan ensin tutustua ihmiseen, vaihtaa ajatuksia ja nähdä onko ihmisellä samanlainen arvomaailma kuin itsellä. Suomessa bisnes on huomattavasti suorempaa, mikä hämmentää itseäni todella paljon. Huomaan itsestäni, että tapa, jolla Brasiliassa toimitaan, on minulle luontaisempi tapa toimia kuin Suomessa. Kun tunnen toisen osapuolen, on myös helpompi nähdä, mitä hän haluaa yhteistyöltämme ja sen jälkeen on ainakin minulle huomattavasti helpompi pyrkiä näkemään kuinka voisimme molemmat saada mahdollisimman ison hyödyn irti yhteisestä tekemisestämme. Neuvottelijan valtaroolini uskon olevan yleensä lähinnä ”ystävä” –kategoriaa, jolle tyypillisiä piirteitä ovat keskusteleva, itseään alentava rooli, joka antaa tilaa ja kunnioitusta vastapuolelle ja perustuu ennemminkin tiedon hankintaan kuin tavoitteelliseen neuvotteluun.

Analyyttisyys

Tässä osa-alueessa on tärkeintä pyrkiä kasvattamaan kakkua, eli sopimusta. Ydintuotteen ympärille pitäisi pyrkiä tarjoamaan aina konkreettisen tuotteen ja laajennetun tuotteen ominaisuuksia. Näitä on hyvä miettiä jo ennen neuvottelua, mikä on helpompaa, jos pystyy eläytymään vastapuolen tarpeisiin.

Kirjan mukaan omalla neuvottelutyylillään pystyy vaikuttamaan paljon neuvottelujen lopputulokseen. Se mitä tulisi lähteä tavoittelemaan on yhteisvoitto. Neuvottelua tulisi analysoida eri näkökulmista ja pystyy neuvottelunkin aikana analysoimaan miltä sopimus toisen osapuolen vinkkelistä näyttää. Jos haetaan yhteisvoittoa on tärkeää ymmärtää, että kyse on luovasta kakun kasvattamisesta. Yhteisvoitto kaatuu useimmiten siihen, että toinen osapuoli väärinkäyttää yhteisiä tavoitteita, jolloin toiselle jää sopimuksesta huono maku suuhun. Itse koen juuri tämän vuoksi todella tärkeäksi tuntea hieman ihmisiä ennen kuin alan tekemään heidän kanssaan bisnestä. Kun tuntee ihmisen ja saavuttanut hänen luottamuksensa, harvemmin sitä halutaan menettää. Yhteisvoittoa tavoitellessa on tärkeää tiedostaa mitkä ovat omat tarpeet ja missä järjestyksessä ne tulevat.

Neuvottelijan analyyttisyyttä mittaa myös ajanhallinnan käyttöä ja kykyä sietää sitä, että 80% päätöksistä tehdään neuvottelun loppuajasta. Neuvottelijan on myös hyvä tiedostaa ”kenen puolella kello tikittää” ja valita oma neuvottelutaktiikkansa tämän mukaan. Jos vastapuolella on paineet saada sopimus aikaan, niin on hyvä itse käyttäytyä ja edetä tahallisen rauhallisesti.

Sosiaalisuus

Sosiaalisuus oli itselleni mielenkiintoisin osio tässä kirjassa ja kirjan mukaan se on myös kaikkein tärkein tekijä neuvottelujen onnistumisen kannalta. Jotta neuvottelussa voidaan onnistua, on todella tärkeää rakentaa hyvä neuvotteluilmapiiri ja luoda neuvottelujen toiselle osapuolelle fiilis, että ”tämä on hyvä tyyppi ja tämän kanssa haluan tehdä yhteistyötä”. Hyvä neuvotteluilmapiiri on monien pienien asioiden summa. Turhaa ei siis panosteta neuvotteluhuoneen soikeisiin pöytiin, kauniiseen kattaukseen tai laadukkaaseen ruokaan. Niillä luodaan hyvää neuvottelutunnelmaa ja loppupeleissä ne saattavat ollakin tiedostamattomasti asioita, jotka vaikuttavat toisen osapuolen päätöksiin.

”Sosiaalisuus on neuvottelijan kykyä signaloida ja hallita tunteita sopimustilanteessa.”

Sosiaalisiin taitoihin liittyy kolme askelmaa:

  1. Opettele tunnistamaan oma tunneherkkyytesi ja hallitsemaan sitä.
  2. Opettele ymmärtämään toista osapuolta ja näkemään hänen persoonallisuustyyppinsä.
  3. Opettele viestimään taitavasti neuvottelupöydässä valitsemalla oikea viesti ja kuhunkin tilanteeseen sopiva viestintätyyli.

Luin juuri Liisa Keltikangas-Järvisen kirjan liittyen sosiaalisuuteen ja sosiaalisiin taitoihin. Sosiaaliset taidot ovat opittavissa ja kehittyvät sitä mukaan kuinka paljon niitä harjoittaa. Vaikka olenkin tarkkaillut paljon omaa ja muiden käyttäytymistä, niin huomasin, että on vielä paljon opittavaa. Olen äärettömän tunnepitoinen ihminen ja juuri tunteiden kontrollointi tuo minulle suuria haasteita. Olen kokeillut muutaman kerran kirjassakin mainittua mielikuvaharjoituksen voimaa ja se tuntuu toimivan. Neuvottelujen onnistumisen kannalta minulle on siis äärimmäisen tärkeää käydä mielikuvaharjoituksena läpi neuvottelut ja sen onnistuminen. Omien tunteiden ymmärtämiseen liittyy kiinteästi myös oman stressitason tiedostaminen, kun stressitaso on liian alhainen tai korkea, niin suorituskyky laskee. Liian korkean stressin myötä myös ahdistuksen tunne nousee, mikä ei ole hyväksi neuvotteluille. Neuvotteluja varten täytyisi saada stressitaso oikealle tasolle, jolloin puhutaan eustressistä. Se parantaa suoritusta, auttaa keskittymään ja toimii positiivisena voimana. Itsetuntemuksen myötä pystyy kasvattamaan kykyä toimia tällä hyvällä stressitasolla, mikä on siis avainasemassa neuvottelujen onnistumisessa.

Kuinka sitten puolestaan pystyn ymmärtämään vastaneuvottelijaa neuvottelutilanteessa? Tärkeää on luottaa omaa intuitioonsa ja ensivaikutelmaansa sekä oppia lukemaan ihmistä pienistä käytöksen vivahteista. Kirjan mukaan kannattaa miettiä millainen persoonallisuustyyppi vastaneuvottelija on. Kirja esitellään neuvottelijan persoonallisuustyyppien nelikenttä. Pystyakseli muodostuu introvertista ja ekstrovertistä. Introvertti menettää energiaansa ihmisten seurassa kun taas ekstrovertti saa lisää energiaa ihmisistä. Ihmisen puheliaisuudesta ei kuitenkaan pysty neuvotteluissa suoraan sanomaan onko ihminen introvertti vai ekstrovertti, koska introverttikin saattaa ottaa neuvotteluissa puheliaan roolin ja ekstrovertti saattaa vaieta. Ekstrovertillä on neuvotteluissa aina enemmän valtaa kuin introvertilla ja hiljaisen ekstrovertin voisi luokitella piiloalfaksi. Taulukon vaaka-akselin muodostavat tehtäväkeskeisyys ja ihmiskeskeisyys. Neuvottelija, joka on tehtäväkeskeinen, on kiinnostunut tehtävien ratkaisemisesta kun taas ihmiskeskeinen on kiinnostunut rakentamaan sosiaalisia suhteita. Kirja esitetyssä taulukossa on siis neljä erilaista roolia:

  1. Analyytikko (introvertti ja tehtäväkeskeinen)
  2. Yhteistyökeskeinen (introvertti ja ihmiskeskeinen)
  3. Käytännöllinen (ekstrovertti ja tehtäväkeskeinen)
  4. Suhdetoimija (ekstrovertti ja ihmiskeskeinen)

Nämä ihmistyypit ovat erilaisia ja heidän kanssaan täytyy neuvotella eri tavalla. Esimerkiksi analyytikon kanssa neuvotellessa on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että neuvottelu etenee loogisesti, taustatietoa on saatavilla riittävästi eikä ihmissuhteita ja valtaa korosteta liikaa. Suhdetoimijan kanssa neuvotellessa on taas vältettävä kylmää tehtäväkeskeisyyttä ja annettava arvoa ihmissuhteille. Määrittelisin itseni joko suhdetoimijaksi tai käytännölliseksi tyypiksi. Karkeasti jaoteltuna suhdetoimija ja käytännöllinen tyyppi ovat statukseltaan alfoja. Analyytikko ja yhteistyökeskeinen ovat puolestaan beetoja tai piiloalfoja. Vastapuolen neuvottelijarooli vaikuttaa siihen miten hänelle viestitään.

Kirjassa esitellään teoria avoimista ja piilotetuista korteista. Ennen neuvottelujen alkamista on tärkeää miettiä, mitkä neuvottelukortit ovat avoimia vastapuolelle ja mitkä eivät. Neuvottelujen aikana on tärkeää muistaa, mitkä asiat kuuluvat mihinkin kategoriaan ja toisaalta on tärkeää osata tulkita oikein vastapuolen signaaleja. Vain pieni osa viestinnästä on kielellistä ja siksi neuvotteluissa on hyötyä kehonkielen tiedostamisesta ja sen vaikutuksista. Kirjassa kerrotaan kuinka tarjouksen esittämisen jälkeen pieni hätkähdys tai lievä päänpudistus viestii tarjouksen antajalle tiedostamattomasti tarjouksen hylkäämisestä ja saa epäilemään oman tarjouksen reiluutta. Viilipyttymäisyys puolestaan viestii sanattomasti hyväksymisestä. Olipa kyseessä huono tai hyvä tarjous, niin sanaton viestintä vaikuttaa siihen kuinka tarjouksen antaja omasta tarjouksestaan ajattelee.

Sanattoman viestinnän kanssa tulee olla varovainen, sillä luontevuus on kaiken A ja O neuvottelutilanteessa. Sanaton viestintä toimii parhaiten silloin kuin vastapuoli ei tietoisesti ajattele sanatonta viestintää eikä siis näe sen läpi. Yksittäisiä maneereja tärkeämpää on kuitenkin nähdä vastapuolen neuvottelijan kehonkielen muutokset neuvottelun aikana. Ensivaikutelma perustuu usein sanattomaan viestintää ja luo perustan kanssakäymiselle ja kumppanuudelle, joten siihen on hyvä paneutua ja tilannetta on hyvä miettiä etukäteen.

Neuvottelut eivät aina tapahdu suomalaisten kesken ja siksi kirjassa esitellään myös neuvotteluja kansainvälisen bisneksen kannalta. Kansainvälisessä bisneksessä menestys perustuu asiakkaan kulttuurin ja taustan ymmärtämiseen, mutta ennen kaikkea luottamukseen ja läheisiin ihmissuhteisiin. Huomasin tämän Brasiliassa, jossa ensimmäinen tapaaminen käytettiin usein vain tutustumiseen, hyvä merkki oli jos sovittiin uusi tapaaminen tai jos tavattu henkilö ohjasi toisen, päätösvaltaisen ihmisen puheille. Brasiliassa huomasimme, että siellä kaikki toimii todella paljon hitaammin ja tutustumisen jälkeenkin moni asia perustuu siihen pidätkö itse aktiivisesti yhteyttä. Aluksi oli haastavaa sopeutua tähän, mutta sen opittua on ollut todella haastavaa palata Suomeen, jossa bisnes rakentuu ennemminkin asiantuntijuuteen kuin ihmissuhteisiin.

Periaatteellisuus

”Periaatteellisuus on neuvottelijan kykyä saavuttaa pitkällä aikavälillä tavoitteensa.” Neuvottelijan neljäs osa-alue on periaatteellisuus, sielu, joka antaa kaikelle toiminnalle merkityksen. Periaatteellisuuteen on kolme näkökulmaa:

  1. Eettisyys on neuvottelujen katsomista pitkän aikavälin kumppanuutena.
  2. Maailman parantaminen alkaa itsestä. Ensimmäiset askeleet ovat vastuunotto ja omakohtainen kasvu. Tien päässä on nousu johtajaksi.
  3. Yksilön onnea ei voi irrottaa yhteisön onnellisuudesta.

Korkea luottamus johtaa yleensä pitkän aikavälin kumppanuuteen. On kuitenkin syytä miettiä miten tuota korkeaa luottamusta lähdetään rakentamaan. Suurien sopimusten taustalla on usein jo pitkään jatkunut, hyvin toiminut kumppanuus. Meidän Tiimiakatemialla tulisi muistaa, että oma panoksemme johonkin asiakkuuteen ja sen toimivuuteen toimii luottamuksen rakentamisena myös muille tiimiyrityksille Tiimiakatemialla. Luottamuksen takana on usein havainto, että vastapuolen käytöksessä on jatkuvuutta. Tämä luo turvallisuuden tunnetta, joka on luottamuksen perusta.

Mikä merkitys suosituksilla ja yhteisöillä on? Kun luottamus osapuolten välillä on riittävän korkea, kannattaa heidän puolin ja toisin kertoa siitä eteenpäin. Tällaisten suositusten kautta tulleet uudet asiakkaat ovat jo rakentaneet mielessään positiivista alkusaldoa. Puolestaan negatiivinen suositus on verkostossa paljon tuhoisampi kuin useampi positiivinen suositus. Mitä enemmän yrityksellä on asiakkaita, jotka suosittelevat yritystä positiivisessa mielessä, sitä enemmän yrityksellä on sosiaalista vaikutusvaltaa. Sosiaalisissa verkostoissa piilee kuitenkin myös heikkoutensa, ne ovat toimivia niin kauan kuin ihmiset niissä ovat toisilleen lojaaleja. Lojaalius ja ryhmähenki syntyvät samankaltaisuudesta ja yhteisistä tavoitteista.

Näistä neljästä osa-alueesta, eli vallasta, analyyttisyydestä, sosiaalisuudesta ja periaatteellisuudesta, rakentuu huippuneuvottelijan profiili. Kirjan luettuani ymmärrän paremmin miksi toiset menestyvät neuvotteluissaan paremmin kuin toiset. Omalla kohdallani muutosta täytyy tapahtua oman työn arvostamisessa, kyvyssä ymmärtää neuvottelijoiden erilaisia tavoitteita sekä sitä miten erilaisten ihmisten kanssa toimitaan. Kirjassa esitetään huippuneuvottelijan kuusi muistisääntöä:

  1. Elämässä et saa mitä ansaitset, saat mitä neuvottelet.
  2. Neuvottelu on prosessi, jossa tavoitellaan yhteistä tahtotilaa sopimuksen kautta.
  3. Valta on neuvottelijan kykyä saada haluamansa joko suoraan tai epäsuoraan.
  4. Analyyttisyys on neuvottelijan kykyä luoda ja tunnistaa hyödyllisin sopimusvaihtoehto.
  5. Sosiaalisuus on neuvottelijan kykyä signaloida ja hallita tunteita sopimustilanteessa.
  6. Periaatteellisuus on neuvottelijan kykyä saavuttaa pitkällä aikavälillä tavoitteensa.

Nämä on hyvä pitää mielessä ja tutkia kuinka nämä neljä ominaisuutta, valta, analyyttisyys, sosiaalisuus ja periaatteellisuus näkyvät omassa käytöksessä.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!