Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Onnistu projektissa!

Kirjoitettu 20.10.13
Esseen kirjoittaja: Linda Heikkilä
Kirjapisteet: 1
Kirja: Onnistu projektissa
Kirjan kirjoittaja: Sami Kettunen
Kategoriat: Yleinen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Valitsin tämän kirjan luettavaksani, koska ajattelin tästä olevan paljonkin hyötyä, nyt kun olen haalarimerkkimyynnin uusi projektipäällikkö. Vaikka Tiimiakatemialla olenkin ollut jo kohta puolitoista vuotta, en ole vielä löytänyt itselleni sitä mielenkiintoista projektia, ja tämän takia en ole myöskään ollut projektipäällikkönä missään projektissa.

Nyt kun minä astuin tässä projektissa projektipäällikön saappaisiin, tunnen olevani aivan pihalla. Siksipä lähdin etsimään sovellettavaa teoriatietoa tästä kirjasta.

Kokemattomuus ei välttämättä tee henkilöstä huonoa projektipäällikköä. Hän voi olla hyvinkin tarkka ja tehokas, vaikka kokemusta puuttuukin. Kokemuksen kautta hänestä muotoutuu ajan kanssa loistava projektinvetäjä.”

Projektipäällikön 10 käskyä:

  1. Suunnittele projekti huolellisesti
  2. Dokumentoi kaikki sovitut asiat ja keskustelut. Huolehdi myös että dokumentit varmasti meneväti ihmisille, jotka tietoja tarvitsevat.
  3. Valvo projektin etenemistä ja huolehdi, että sinulle raportoidaan siitä täsmällisesti.
  4. Ole rehellinen ja avoin
  5. Tartu ongelmiin heti kun ne ilmenevät
  6. Jaa tehtäviä ja vaadi raportointia
  7. Uskalla kieltäytyä ja vaadi perusteluja
  8. Huolehdi projektiryhmän jaksamisesta. Valvo, että ryhmän sisäinen henki on hyvä
  9. Tee projektista riskianalyysi ja seuraa tarkasti, miten riskit kehittyvät. Näin pystyt ennakoimaan ongelmat ja ryhtyä toimenpiteisiin riskien eliminoitavaksi.
  10. Priorisoi töitä. Keskity oleellisiin tehtäviin, jotka edistävät parhaiten projektin tavoitteen saavuttamista. Opi kestämään tekemättömien töiden painetta

Kettusen luettelemat kymmenen käskyä ova melko itsestäänselviä, mutta näitä onkin hyvä nyt sitten pohtia oman projektin kannalta. Kohdassa 2 tajusin, että minun täytyy muistaa myös Mikon osuus asiassa. Hän kuitenkin ”omistaa” projektin ja verkkosivun yms. joten hänelle täytyy muistaa lähettää kk-raportteja mm. myynnin tuloksista. Näin oli sopimuksessakin sovittu, että hänet pidetään ajantasalla projektin tilanteesta.

Kohta 6 on tuottanut minulle eniten päänvaivaa tässä alussa. Minulle on ollut hyvin hankala miettiä, mitä kaikkia vastuualueita tässä projektissa on, kuinka laajoja ne voi olla, montako ihmistä tarvitsen projektiryhmääni ja niin edelleen. Enkä ole oikeastaan vieläkään osannut näitä miettiä loppuun asti, joka onkin stressaavaa. Haluan elvyttää tämän projektin maan tasalta taas takaisin ylös, mutta kun en tunnu saavan otetta vielä koko projektista, niin tuntuu, että hommat vaan siirtyy myöhemmäksi ja myöhemmäksi vaikka pitäisi jo toimia!

Projektiryhmää kasatessa tulee ottaa useampia asiota huomioon, kuten:

  • Ketkä ovat oikeat ihmiset projektin onnistuneen läpiviennin kannalta?
  • Montako ihmistä projektin kussakin vaiheessa tarvitaan?
  • Millaisella työpanoksella projektille resurtoitavat ihmiset voivat siihen osallistua?
  • Joudutaanko henkilöitä palkkaamaan yrityksen ulkopuolelta, voidaanko henkilöt ostaa joltain palveluyritykseltä tai onko saatavilla hyviä sopimussuhteisia ja tilapäisiä projektityöntekijöitä?

Näitä asioita olenkin yrittänyt miettiä, mutta hyvin hankalalta se on kyllä tuntunut. Tällä hetkellä meitä on projektiryhmässä vain kaksi ihmistä ja olenkin yrittäny miettiä mitkä meidän vastuualueitamme ovat ja tarvitsenko vielä kolmannen henkilön ryhmääni. Mikäli tarvitsen kolmannen ihmisen ryhmääni niin toivon, että saan hänet Idealekan sisältä eikä minun tarvitse ”palkata” jäsentä muusta tiimistä. Toisaalta, meidän tiimin jäsenillä tuntuu olevan aika paljon hommia nyt syksyllä, niin en ollenkaan osaa vielä sanoa onko kenelläkään aikaa tämmöiselle projektille. Mutta sehän selviää kyselemällä!

Kirjassa painotetaan sitä, että johtaakseen menestyvää projektia, täytyy projektipäällikön osata oman työn johtaminen. Omaa kalenteria tulee osata ja pystyä hallita, jotta pysytään aikataulussa. Myös erilaiset muistilistat tekemättömistä tehtävistä saattavat auttaa. Kun tällaisia tehtäviä kasaantuu monta, priorisointiin kannattaa käyttää seuraavanlaisia kysymyksiä:

  • Mikä tekemättömistä töistät on ehdottomasti saatava ensimmäisenä tehtyä?

    esim. työ jonka tekemättä jättäminen viivästyttää muiden töitä

  • Miksi kyseinen tehtävä on tehtävä ja kuka sen tekee parhaiten? Onko tehtävä sellainen, että sen voi tehdä vain projektipäällikkö vai voiko sen delegoida eteenpäin?
  • Miksi kyseinen tehtävä on saatava tehdyksi ja miten se auttaa projektin lopputulosta?

Minun mielestäni näitä kysymyksiä voi oikeastaan käyttää projektin ulkopuolellakin priorisoidessaan omaan kalenteriin asioita.

Hyväksi projektipäälliköksi tulee vain tekemällä ja epäonnistumisista oppimalla. Sen takia epäonnistumista ei tulisi pelätä, sillä yleensä se on vain myönteinen asia. Sillä tavalla oppii parhaiten. Miksi ja miten projekti sitten voi epäonnistua? Kettunen on kertonut kirjassaan 10 tärkeintä kohtaa, jotka voivat johtaa epäonnistumiseen:

  1. Projekti on huonosti tai puutteellisesti suunniteltu
  2. Projektin tavoite ja rajaukset ovat liian väljät
  3. Projektin henkilöstön osaaminen on puutteellista tai yhteistoiminta ei pelaa
  4. Projektin seuranta ja valvonta laiminlyödään
  5. Projektipäällikkö ei ole tarpeeksi vaativa
  6. Projektissa yritetään saada aikaiseksi liian paljon kerralla
  7. Asiakkaan vaatimukset ja tavoitteet projektille muuttuvat jatkuvasti
  8. Projektihenkilöstö vaihtuu kesken projektin
  9. Projektin riskejä ei ole listattu suunnitteluvaiheessa, eikä niihin ole varauduttu riittävästi etukäteen
  10. Projektin ympäristö muuttuu kesken projektin

Itse näkisin, että haalarimerkkiprojektissa voi tunnistaa nyt jo ainakin pari kohtaa tuolta listalta: kohta 2 ja kohta 8.

Projektille on luotu kyllä alussa tavoitteita, mutta uskoisin, että ne eivät ole kenelläkään kunnolla muistissa. Niinkuin ei minullakaan ollut. Piti katsoa projektisalkusta, mitäs me nyt ollaankaan kirjoitettu. Niitä aion selkiyttää ensin itselleni, ja sen jälkeen myös projektiryhmälleni, jotta kaikki kuljemme samojen tavoitteiden mukaisesti.

Kohta 8 on jo toteutunut projektissamme, mutta itse en näe sitä uhkana tai epäonnistumisen merkkinä. Päinvastoin. Jos projektiryhmästä saadaan nyt sitoutunut ja tehokas, niin sehän on pelkästään hyvä asia projektin onnistumisen kannalta.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!