Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Onnistunut projekti

Kirjoitettu 04.01.13
Esseen kirjoittaja: Mika Autio
Kirjapisteet: 2
Kirja: Onnistunut projekti
Kirjan kirjoittaja: Monica Lööw
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tiimiyritys akatemialla on siitä omituinen juttu, että melkein kaikki minkä parissa askartelemme on projektityöskentelyä. Monica Lööwin sanoin projekti tarkoittaa seuraavaa:

”Ihmisresurssien, aineellisten ja rahallisten resurssien hyödyntämistä suunnitellusti ja organisoidusti. Projektissa käydään läpi hyvin jäsennelty prosessi, joka johtaa ideasta sen toteuttamiseen. Tarkoituksena on lyhentää aikaa ja kustannuksia, joita tarvitaan sekä laadullisesti että määrällisesti laadukkaan muutoksen aikaansaamiseksi”

Projektityöskentely tarkoittaa siis jotain tavallisesta työskentelystä poikkeavaa. Tiimiyrityksillä ei varsinkaan aluksi ole minkäänlaisia tavallisia työskentelykäytäntöjä. Siksipä projektiluontoinen työskentely on meillä päin ratkaisu, jolla ohjataan ihmisresurssit sohvalta ja facebookista ”asiakascasen” pariin. Olen ollut yli vuoden akatemialla. Jospa olisi hyvä aika selvittää mitä projekti tarkoittaa.

Projektin aloittaminen

Projekti syntyy tarpeesta, jota vastaamaan syntyy projekti -idea. Tästä eteenpäin homma voikin mennä sitten ketuilleen. Kun laivuria alettiin aikoinaan tekemään projektina, se aiheutti kuuluisia klikkejä tiimissä. Jotkut kokivat, että projekti/projektiryhmä muodostuivat ilman, että he saivat vaikuttaa asiaan. Näin kävi, koska kukaan ei tiennnyt miten projekti tulisi tuoda tiimille. Projektia tehtäessä voi havaita selviä vaiheita (katso alla oleva kaavio). Kun projekti ideasta hypätään suoraan toteuttamiseen jättää se helposti tiimiläisiin epämiellyttävän ”kuka tämän maksaa, milloin tällaista on päätetty, mitäköhän tämä minnulta vaatii” tunnettilan. Varsinkin jos kyseessä on projekti, joka vaatii investointeja ja aikaa. Tältä voitaisiin vältytä, jos tiimillä on selvät käytänteet projektin käynnistämistä koskien.

Janni -Pekka Olkkila Osuuskunta Innovasta on käynyt asiakaskäynnillä. Hän on löytänyt asiakkaan, joka on keksinyt vedettömän hanan. Asiakkaalla on kuitenkin kolmannen asteen puhelinkammo, eikä myynnistä tai markkinoinnista meinaa tulla mitään. Janni näkee, että tuotteella on potentiaalia, ja tästäpä aiheesta hän saa projekti -idean.

Projekti vastaisi asiakkaan tarpeeseen, koska nyt hän pystyy keskittymään tuotekehitykseen, eikä vastenmieliseen myyntiin tarvitse uhrata aikaa. Jannin tarpeisiin se vastaisi antamalla mahdollisuuden myyntityöhön, jossa Janni haluaisi kehittyä. Tällä myyntityöllä on mahdollista tienata rahaa, koska hanoja maailmassa riittää. Innovalla on ollut haasteena tasaisen kassavirran muodostaminen. Aktiivisella myyntityöllä tämä projekti voisi olla vastaus siihen.

Janni päättää tehdä projektiehdotuksen. Toisin sanottuna Janni kertoo treeneissä minkälaisesta asiakkaasta ja projektista on kyse, mitä osuuskunnan tarpeita tämä projekti vastaa, miten se vie kohti Innovan tavoitetta. Samalla käy ilmi se, onko osuuskunnan muilla jäsenillä tähän kiinnostusta. Osuuskunnasta nousee muutama kysymys tapausta koskien, jotka Janni joutuu selvittämään. Kiinnostusta löytyy kuitenkin sen verran, että Janni saa ympärilleen pienen tiimin.

Jannilla ja hänen tiimillään on hirveä hinku päästä aloittamaan projekti. Innova kuitenkin estelee: ”Onko tuotteella kysyntää?”, ”paljon projektilla on kuluja?”, ”paljon siitä on odotettavissa voittoa?”. He huomaavat, että nämä ovat todella hyviä kysymyksiä. Ennen sopimuksen tekoa asiakkaan kanssa Janni päättää toteuttaa ryhmänsä kanssa esiselvityksen. Mitkä ovat kulut, mitkä ovat voittoarviot, paljon menee tunteja ja onko kysyntää? Kun nämä on selvitetty on aika esitellä projekti Innovalle vielä kerran.

Projektisuunnitelma

Projektisuunnitelma on tienristeys. Siinä katsotaan kannattaako projektia toteuttaaa vai ei. Projektisuunnitelmaan on hyvä kuulua seuraavat osa -alueet:
1. Tausta, tarkoitus ja tavoitteet – Mitä tarvetta varten projekti on pyöräytetty käyntiin, mitä sillä yritetään saavuttaa. Tiimiakatemialla esimotorola vastaa näihin kysymyksiin hyvin.
2. Rajoitukset – Tehtävä kirkkaana mielessä. Projekti ei saa paisua yli äyräiden, tai siitä ei tule mitään.
3. Resurssisuunnitelma – Toisin sanottuna budjetti sekä tuloarvio. Mukana voi olla myös arvio paljon työ vaatii aikaa viikossa
4. Aikataulutus – Tässä kannattaa käyttää jotain apuvälinettä kuten Gant -kaaviota. Liitä aikataulutukseen milloin mikäkin projektin osa on tehty, välitavoitteet, mahdolliset kuluerät, markkinointiteot (kannattaa varautua siihen, että aikataulutus muuttuu aka. kusee)
5. Projektiorganisaatio – Kuka vastaa myynnistä, markkinoinnista ja kuka johtaa. LISÄKSI tässä vaiheessa pitää tuoda esille se, mitä vaaditaan tiimiltä.
6. Tiedottaminen – Miten varmistetaan, että haluamasi tieto menee perille? Kerro etukäteen miten aiot sitä lähettää.

Isossa projektissa kannattaa myös olla mukana swot eli riskianalyysi. Sen avulla voidaan miettiä ennakkoon projektin haasteita ja niihin ratkaisuja.

Janni esittelee tiiminsä kanssa tehdyn projektisuunnitelman. Suunnitelmasta löytyy esimotorola, joka vastaa kysymyksiin miksi projekti tehdään ja mitä sen kautta on tarkoitus oppia. Suunnitelmasta tulee ilmi se, mihin projekti keskittyy. Mukana on laskelmat ja arviot puhelinkuluista, bensakuluista ja onpa mukaan laitettu osuus myös markkinoinnille. Aikataulutuksesta on tehty Gant -Kaavio, johon on laitettu myyntitavoitteet välietappeina. Pienistä askeleista muodostuu kokonaistavoite. Projektiorganisaatio on jaettu seuraavasti: myyntivastaava, markkinointivastaava sekä projektipäällikkö. Mukana on lyhyt kuvaus miten projektiryhmä toimii. Projektiryhmä vaatii tiimiltä apua myyntipäivien muodossa silloin, jos projektin myyntitavoitteet meinaavat jäädä tavoitteistaan. Tiedottaminen ilmoitetaan hoituvan Innovan facebook-sivuilla sekä treenien check-in kierroksella.

Huolella suunniteltu projektisuunnitelma saa tiimin vakuutettua siihen, että projektia kannattaa lähteä toteuttamaan eteenpäin.

Projektien palaverit

Olen kuullut monesti valitusta tehottomista palavereista, jotka vievät aivan liikaa aikaa. Ei jää aikaa itse tekemiseen, koska kaikki aika menee suunnitteluun ja valmisteluun. Paradoksaalista kuin se onkin palaverit voidaan saada hyödyllisiksi, jos ne suunnitellaan ja valmistellaan. Palavereissa tulee aina käydä läpi mitä on tehty, ja onko sen kanssa ilmennyt ongelmia (ollaanko aikataulussa). Aiheet mitä palaverissä käydään pitää olla tiukasti rajattuna. Palaverin tavoite voi olla vaikka aikataulusta lipsuvan markkinointisuunnitelman korjaus. Ratkaisut mietitään yhdessä, jonka jälkeen jaetaan toteuttajat. Palaverit tulee pitää tiiviinä, jotta aikaa jäisi myös tekemiselle. Jos on jotain tietoa joka on hyvä tietää ennen palaveria vaadi, että siihen tutustutaan.

Projektijohto

Projektipäällikkkö huolehtii, että projekti pysyy aikataulussaan ja tavoitteissaan. Tärkeimpänä työkaluna projektipäälliköllä toimii Gant -kaavio tai jokin muu aikataulutus. Projektipäällikkö huolehtii, että jokainen projektiryhmän jäsen pääsee toteuttamaan itseään parhaalla mahdollisella tavalla. Projektipäälliköt usein ylityöllistävät itsensä. Projektipäällikön on huolehdittava, että kaikilla on saman verran tekemistä. Kun delegoit tehtäviä eteenpäin anna selvät ohjeet mitä tehtävällä haetaan. Delegoi päätöksenteko. Tämä on tehokas tapa motivoida. Muista juhlia saavutuksia.

Kun annat palautetta älä koskaan sano, että meidän mielestä. Mieluummin, että minun mielestä. Älä kritisoi ominaisuuksia vaan käyttäytymistä. Kerro miten se käyttäytyminen vaikuttaa. Palautteen pitää olla sellaista, että vastaanottaja kokee pystyvänsä muuttamaan sitä. Siksi käyttäytymisestä, ei ominaisuuksista.

Aloitin lukemaan kirjaa valmentajan suosituksesta. Lähdin etsimään vastausta kysymykseen mikä on projektisuunnitelma. Sain tähän vastauksen, mutta kuitenkin suurin kolaus kirjasta liityi projektin aloittamiseen. Sen voi tehdä huonosti. Lukemani pohjalta aion esittää tiimilleni jonkinlaisen käytänteen miten projekti jatkossa tuodaan/esitetään ja aloitetaan.

Top 3 opit:
1. Projektin aloittaminen
2. Projektisuunnitelma – mitä siihen kuuluu
3. Proijektipalaveri – valmistaudu niin takaat tehokkuuden

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!