Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Joona Takkula

Opas tiimiliiderille (7 ohjetta!)

Kirjoitettu 16.03.21
Esseen kirjoittaja: Joona Takkula
Kirjapisteet: 2
Kirja: Modernin johtajan käsikirja - Älä ole pomo
Kirjan kirjoittaja: Mika D. Rubanovitsch
Kategoriat: 1. Oppiminen, 2.2. Tiimityön taidot ja työkalut, 2.4. Tiimiliiderinä ja -valmentajana toimiminen, 4. Johtaminen, 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Moderni johtaminen on aiheena todella kiinnostava, sillä johtamisen on muututtava siinä missä myös liiketoiminnan muut osa-alueet kehittyy. Moni meistä on varmasti seurannut Diili 2021 -kilpailua, jonka uusi kausi starttasi muutama viikko sitten. Ohjelmaa seuratessa on ollut hauska huomata erilaisia johtamisen malleja, joita vaihtuvat projektijohtajat ovat saaneet esittää.

Nuori Taru näytti lempeää, kuuntelevaa ja avointa johtajuutta, joka otti kaikki projektiryhmäläiset mukaan. Kokeneempi Helena puolestaan on tehnyt jokaiselle selväksi sen, että hänen johtamistyylinsä on hierarkinen ja erittäin tiukka. Erään jakson päätteeksi moni Helenan projektiryhmässä olleista (nuoremmista) kilpailijoista vahvistikin sen, etteivät olleet ikinä nähneet sellaista johtajuutta, mitä projektijohtaja tässä tapauksessa esitti. Se kertoo, että samalla kun uudet sukupolvet hyppäävät mukaan työelämään, vaativat he erilaista, modernimpaa johtajuutta kuin se, mihin kokeneempi sukupolvi on viime vuosikymmenten aikana tottunut.

Sain toimia Gravin ensimmäisenä tiimiliiderinä vuonna 2019, jolloin aloitimme uran Tiimiakatemialla ja koko yritys sai alkunsa. Sen jälkeen olen saanut toimia vuokratiimiliiderinä Osuuskunta Kaukalle, jonka lisäksi uusimpien tiimien liiderit ovat pyytäneet minulta apua tehtävänsä aloittamiseen. “Mitä mun pitäis nyt sitten liiderinä tehdä?” ja “Mistä kaikesta liideri on vastuussa?” ovat yleisimpiä kysymyksiä, joita minulle on esitetty.

Halusin koota oppaan kaikille uusille tiimiliidereille, jotta heidän roolissa aloittaminen olisi helpompaa. Erityisesti tämä opas on osoitettu ensimmäisen vuoden tiimiliidereille.

Tässä oppaassa tulen esittelemään Mika D. Rubanovitschin kirjoittamassa kirjassa Modernin johtajan käsikirja: Älä ole pomo esiintyneitä johtajan ominaisuuksia ja oivalluksia. Sen lisäksi tulen sisällyttämään tähän asioita perustuen omiin kokemukseeni liiderinä olemisesta, sekä tuomaan esille ajatuksia minun ja Arttu Hietalan hostaamassa Johtamista ja kahvia -podcastissa vierailleilta johtajilta, joita olemme saaneet jututtaa. Jos haluat tutustua johtamisen jaksoihin tarkemmin, niin löydät ne Spotifysta & Suplasta.

Oppaan eri vaiheet eivät ole millään tavalla tärkeysjärjestyksessä, vaan ovat kaikki yhtä tärkeitä aiheita.

Tiimiliiderin opas

1. Opi tuntemaan itsesi

Ensinnäkin ole ylpeä johtotehtävästä, jonka olet itsellesi saanut. Tiimiliiderin tehtävä on haastava, mutta opettavainen tehtävä. Perusajatus liiderin tehtävästä eri vaiheiden aikana on seuraava; 1. vuonna tärkeintä on rakentaa tiimin luottamusta ja ryhmädynamiikkaa, 2. vuonna liiderin on ymmärrettävä tiimin kehittyminen ja sen vaiheet, ja 3. vuonna pääpaino täytyy liiderin johdolla olla jo liiketoiminnan vakiinnuttamisessa.

Liiderin tehtävänä sinun on aivan ensiksi pysähdyttävä ja vastattava muutamiin kysymyksiin koskien sinua itseäsi; kuka olet? millainen johtaja olet? millainen johtaja haluaisit tiimillesi olla? mitkä ovat vahvuutesi ja heikkoutesi ihmisenä? Ja ennen kaikkea, miksi haluat toimia tiimiliiderinä? Kun löydät vastaukset näihin kysymyksiin ja myönnät realiteetit itsellesi, olet päässyt jo hyvään alkuun.

Kukaan ei synny valmiina johtajana, eikä kukaan johtaja ole ikinä valmis. Johtajan ammatissa kehitys loppuu tyytyväisyyteen, ja usein liikaa tyytyväisyyttä seuraa myös tulosten heikkeneminen. Ole armollinen itsellesi.

2. Johda tiimiä esimerkillä

Sinä toimit nyt tiimin “käyntikorttina” muille tiimeille ja koko muulle talolle. Joukkueurheilussa on tapana sanoa, että joukkue on valmentajansa näköinen. Tätä sanontaa voidaan soveltaa myös Tiimiakatemialla, mutta tässä tapauksessa voidaan valmentajan tilalla puhua myös tiimiliideristä. Tiimiliideri on se, joka parhaimmillaan edustaa tiimiä sekä hyvässä, että pahassa. Hän on se, joka lopulta ottaa vastuun siitä, mitä tiimi on tehnyt tai jättänyt tekemättä.

“Jotta voit johtaa esimerkillä, sinun on tunnettava itsesi” – Lasse Kukkonen (ex-Leijonakapteeni)

Lasse Kukkonen oli vieraanamme Johtamista ja kahvia -podcastissa tammikuussa 2020. Lassen kanssa käydyistä keskusteluista jäi mieleen yksi oleellinen asia; “sinun on tunnettava itsesi, ennen kuin voit johtaa muita”. Moni varmasti tietää, miten Lasse tuli jääkiekkourallaan tunnetuksi periksiantamattomana ja joukkueelle pelaavana puolustajana, joka oli aina valmiina puolustamaan joukkuekavereitaan. Hän kertoi meille, ettei esimerkillä johtaminen hänenkään kohdallaan tapahtunut heti. Sitä ennen hänen oli tiedostettava omat vahvuudet ja myönnettävä omat heikkoudet. Lasse sanoi, ettei hän ikinä olisi voinut ylläpitää sellaista roolia, mitä hän ei olisi voinut omaksua.

Oleellisten faktojen ymmärtäminen ja oman persoonan tunteminen, sekä ajatus siitä, miksi tiimin keulakuvana haluaa toimia, auttaa pääsemään pitkälle.

3. Rakenna tiimin luottamusta

Luottamus on elementti, jota tiimin täytyy rakentaa ja kehittää jatkuvasti. Tiimiakatemialla etenkin ensimmäisen vuoden aikana on erityisen tärkeää, että luottamuksen rakentamiselle luodaan toimivat olosuhteet. Tiimiliiderin (ja muun johtoryhmän) tehtävänä on toimia laivakapteeneina viedessään tiimiä kohti tätä tavoitetta.

Koen, että tiimiliiderin on luontevinta toimia tässä tehtävässä. Tiimiliideri on pelaaja, joka ottaa koko joukkueen mukaan talkoisiin, mutta toimii itse moottorina, joka tiimiä kuljettaa.

Tyypillisesti ensimmäisen vuoden tiimiliidereiksi valikoituu sellaisia persoonia, jotka ovat jo sillä hetkellä tavoitteellisia, ulospäinsuuntautuneita ja sosiaalisia. Huolimatta siitä, valitaanko liideri äänestyksen perusteella monista vaihtoehdoista vai asettuuko hän itse ehdolle ainoana halukkaana kertoo usein siitä, että liiderillä on jokin ominaisuus, miksi hänet tehtävään halutaan, tai miksi hän itse ehdolle ylipäätään asettui.

Luottamusta rakentaessa tiimiliiderin (ja myös muiden tiimiläisten) on uskallettava puuttua epäkohtiin. Tiimi tulee kohtaamaan useita konfliktitilanteita, jotka on uskallettava ratkaista keskustelun avulla. Joskus nämä konfliktit purkautuvat juuri siitä syystä, ettei tiimiläiset vielä luota toisiinsa. Tiimiin voi syntyä kuppikuntia, jotka enemmän tai vähemmän puhuvat toisistaan paskaa ja arvostelevat toistensa tekemisiä toistensa selän takana. Tämä kaikki viestii epäluottamuksesta eli luottamuksen puutteesta, joka on yksi oleellisimmista tiimin toimintahäiriöistä (lähde: Patrick Lencioni, Viisi toimintahäiriötä tiimissä).

Uskalla siis puuttua epäkohtiin, joita huomaat. Tee kaikkesi sen eteen, että tiimin jäsenet oppivat tuntemaan toisensa ja kykenevä työskentelemään keskenään. Sinun tulee olla lojaali jokaiselle tiimiläiselle ja aidosti haluttava hyvää. Suosi avointa ja rakentavaa dialogia tiimin treeneissä ja muissa arjen tilanteissa. On selvää, että jokaisessa tiimissä on aluksi heitä, ketkä ovat hiljaisempia kuin toiset. Pyri saamaan heidät mukaan keskusteluun, kysy mielipidettä ja näytä tiimille esimerkkiä siitä, miten otat heidät mukaan päätöksiin.

Pyri lisäksi hankkimaan tiimille jokin yhteinen suoritushaaste. Kasaa projektiryhmä tai tee yhteistyötä johtoryhmän kanssa ja lähtekää hankkimaan projektia, johon voisitte osallistuttaa koko tiimin. Me Gravin kanssa teimme ensimmäisen projektin, jossa järjestimme myyntikoulutuksen eräälle Suomen tunnetuimmalle myyntikouluttajalle. Tämän lisäksi teimme projektin, jossa ajoimme autoilla satoja kilometrejä pitkin Suomea ja porasimme eräänlaisia tunnistelaattoja hevostalleilla sijaitseviin lantalavoihin.

Todella erilaisia – ja älytömän hauskoja – projekteja, mutta koko tiimi osallistui silloin näiden toteuttamiseen ja se auttoi meitä pääsemään hyvään alkuun, sillä niistä saimme yhteisen suoritushaasteen, jota kohti kulkea.

4. Viesti selkeästi

Kuten jokainen meistä tietää, niin viimeinen vuosi on ajanut ihmiset enemmän tai vähemmän etätöihin ja näin ollen pakottanut entistä enemmän meidät käyttämään erilaisia digitaalisia työkaluja. Se on mahdollistanut paljon, mutta tuonut myös uusia haasteita viestinnällisestä näkökulmasta. Viestejä vastaanotetaan jatkuvasti enemmän ja enemmän. Viestit löytävät kyllä perille, mutta kysymys on siinä, miten saat ihmiset sisäistämään viestit?

Luo yhdessä johtoryhmän kanssa strategia viestinnälle. Tähän strategiaan voi kuulua esimerkiksi viikkokirjeen luonti, mikä tarkoittaa, että laadit tiimille joka viikon alussa viestin, jossa kerrataan esimerkiksi tulevan viikon tapahtumat ja yhteiset menot. Uskallan puhua itseni lisäksi myös muiden puolesta, että ihmiset arvostavat ennakoitavuutta ja selkeyttä viestinnässä. Tämän vuoksi viikkokirje on oiva tapa viestiä asioista etukäteen ja nostaa esille vähintään ne kaikista oleellisimmat asiat, joista haluat viestiä. Sitä ennen tiimin tulee päättää kuitenkin kanava, jossa halutaan viestiä. Suosittelen keskittämään työasiat yhteen kanavaan (esimerkiksi Teams) ja vapaa-ajan kevyemmät asiat toiseen kanavaan (esimerkiksi Whatsapp). Näin viestintää voidaan pyrkiä pitämään selkeänä ja tarpeeksi jaoteltuna.

Yleisesti tiimiliideri on se, joka tietää asioista eniten. Etenkin ensimmäisenä vuonna tämä näkyy selkeästi, kun tiimin perustamiseen liittyviä asioita viedään eteenpäin ja allekirjoitetaan erinäisiä papereita. Oleellista on se, että tiimiliideri viestii näistä asioista myös muulle tiimille. Tällä haetaan sitä, että koko tiimi pysyy hommassa mukana, eikä kukaan putoa kärryiltä tiimin eri vaiheissa. Tiimiläiset haluavat tietää kaiken oleellisen tiedon ja tiimiliiderin rooli on toimia viestin kertojana parhaalla mahdollisella tavalla.

Yksi oleellinen asia myös, mikä liittyy viestintään on palautteenanto ja palautteen pyytäminen. Pyri heti alusta alkaen luomaan tiimiin kulttuuri, jossa palautetta annetaan jatkuvasti. Oli palaute sitten positiivista tai rakentavaa, niin se vie lopulta tiimin yksilöitä eteenpäin ja auttaa koko tiimiä kehittymään. Lisäksi muista kysyä palautetta myös omasta toiminnastasi. Kysy joko tiimiltä yleisesti tai jokaiselta erikseen, miten olet pärjännyt tehtävässäsi ja mitä he toivovat sinun tekevän toisin.

5. Määrittele tiimille arjen käytännöt

Tiimin ensimmäisenä vuonna oleellista on keskittyä luomaan toimivat käytännöt, jotka luovat rakenteita tiimin arkeen. Tiimiliideri ja muu johtoryhmä voi olla tässä tapauksessa moottori, joka ensimmäiseksi pohtii mahdollisista käytänteistä, joita ottaa käyttöön. Tiimiliiderin on kuitenkin hyvä muistaa, että vaikka monissa asioissa hänen on hyvä tehdä aloite ja viedä asioita eteenpäin, on tärkeää keskustella asioista myös koko tiimin kanssa ilman, että päätöksiä tehdään muiden tietämättä.

Arjen käytäntöjen luominen liittyy usein vahvasti myös tiimin pelisääntöihin, jotka on syytä luoda:

  • Onko tiimillä viikkopalaveri? Milloin?
  • Onko tiimillä sovittu työaika? Joustava työaika?
  • Mihin mennessä kululaskut on tehtävä?
  • Onko tiimillä jokin palkitsemisjärjestelmä? Palkintaanko viikoittain? Kuukausittain?

Kysymyksiä ja aiheita on monia, mutta tiimiliiderinä sinun kannattaa lähteä liikkeelle 1-2 asiasta, jotka hoidat ensin. Älä lähde suunnittelemaan kaikkea yhtä aikaa, sillä se tuskin tulee onnistumaan. Mieti, mitkä on juuri teidän tiimille ne asiat, jotka helpottavat ja ennen kaikkea selkeyttävät arkea? Onko ne esimerkiksi viikkopalaverit?

Me Gravilla olemme alusta alkaen pitäneet viikkopalavereita. Käytännössä viikkopalavereissa ollaan maanantai aamuisin kokoonnuttu ja käyty läpi tulevan viikon oleellisimmat aiheet. Ensimmäisenä vuonna viikkopalaverit läpivietiin niin, että niissä käytiin viikoittain läpi aiheet, kuten myynti, markkinointi, hallinto, talous, projektit jne. Palaverit oli selkeitä ja niiden jokainen osa-alue oli vastuutettu eri henkilöille. Esimerkiksi hall.pj Mia oli vastuussa hallinto-osiosta ja kertoi viikon alussa, mikäli siellä oli asioita, joita käydä läpi. Palaverit koituivat lopulta kuitenkin todella pitkiksi, noin 1,5-2 tunnin pituisiksi, eivätkä ne enää antaneet yhtä paljon kuin ottivat.

Nykyisin Gravin viikkopalaverit hoidetaan niin, että maanantai aamuna kokoonnumme ja ensin keskustelemme lyhyesti menneen viikonlopun kuulumisista. Sen jälkeen yleensä jokainen kertoo asioista, jotka on edessä tulevalla viikolla; onko edessä tapaamisia? mitä projekteja aikoo edistää? jne. Joskus viikkopalavereissa voi olla käsitteillä myös vaihtuvia aiheita, joista keskustellaan. Aiheet voivat liittyä esimerkiksi siihen, miten saisimme lisää asiakkaita tiimillemme tai miten kirjaesseiden tuottaminen saataisiin rutiininomaisemmaksi. Oleellinen muutos tänä päivänä on kuitenkin se, että viikkopalaveri kestää korkeintaan tunnin! Muista, korkeintaan tunnin!

6. Kokoa toimiva johtoryhmä

Tiimi tarvitsee toimivan johtoryhmän, joka koostuu tiimin jäsenistä, joilla on jokaisella vastuullaan oma rooli. Yleisimmin tiimi valitsee tiimiliiderin lisäksi markkinointipäällikön, talouspäällikön ja asiakkuuspäällikön. Olen kuullut, että jollain tiimillä on ollut sisällään myös virkistysvastaava. Se kertoo juurikin siitä, että jokainen tiimi saa itse päättää, mitä kaikki rooleja se toimiakseen tarvitsee.

Vaikka tiimi valitseekin yhdessä johtoryhmän kokonaisuudessaan, on yleisesti tiimiliideri vastuulla se, että johtoryhmä saadaan toimivaksi joukoksi. Tiimiliiderin vastuualueeseen voi kuulua mm. se, että johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti. Johtoryhmän palavereissa tiimiliideri voi johtaa keskustelua ja oma-aloitteisesti tuoda esille aiheita, joista halutaan keskustella.

Johtoryhmä on tiimiliiderin läheisin joukko, jonka kanssa se tekee yhteistyötä. Vuosien varrella tiimi tulee kohtaamaan aiheita ja asioita, joista sen pitää tehdä päätös. Joka kerta tiimi ei voi, eikä sen ehkä kannatakaan tehdä päätöstä yhdessä. Siihen syynä voi olla esimerkiksi se, että aihe on niin laaja, että on järkevämpää antaa johtoryhmän ensin tehdä “pohjatyö” keskustelulle ja vasta sen jälkeen tuoda asia koko tiimin eteen päätöstä varten. Joissain tilanteissa on syytä antaa valtaa enemmän johtoryhmälle, kuten esimerkiksi Gravi on tehnyt uusien investointipäätösten osalta. Se, että johtoryhmä päättää yhdessä investointien kohteista vapauttaa tiimin yhteistä aikaa muulle keskustelulle, mutta vaatii myös sen, että muu tiimi luottaa johtoryhmään ja sen tekemiin päätöksiin.

Älä tee kaikkea yksin! Sitä sinun ei tarvitse tehdä. Sen vuoksi ympärilläsi on tiimin muut johtorooleissa olevat henkilöt, jotta he voivat auttaa sinua. Opettele ja ennen kaikkea uskalla delegoida, ellet sitä jo tee. Anna vastuuta eteenpäin, mutta huolehdi, että asiat etenevät.

7. Ole lähellä

Kuuntele, kuuntele ja kuuntele. Ole läsnä tiimiläisille ja kuuntele heidän toiveitaan. Pyri aistimaan tilanteita, joissa kaikki ei ole hyvin. Jokainen kokee ajoittain hetkiä, jolloin esimerkiksi henkilökohtaisessa elämässä on haasteita, eikä energia riitä työn tekemiseen. Usein me ihmiset näissä tilanteissa sulkeudumme, emmekä avaa itse suuta kertoaksemme huolistamme. Paras tapa tulkita näitä tilanteita on, että keskustelet jokaisen kanssa.

Kuten podcast-vieraamme Lasse Kukkonen sanoi, nii sinun ei tarvitse olla paras saunakaveri jokaisen kanssa, jotta voit näyttää, että välität hänestä. Sinun ei tarvitse viettää vapaa-aikaa jokaisen tiimiläisen kanssa, jotta voit oppia hänestä. Tärkeintä on, että silloin kun olet läsnä, olet oikeasti läsnä ja aidosti kiinnostunut.

Kysy miten sulla menee? Onko kotona kaikki hyvin? Miten viikonloppu meni? Se, että osoitat aitoa kiinnostusta viestii koko tiimille siitä, että välität. Ja se kantaa sinua pitkälle, sillä niissä tilanteissa jokainen tuntee luottamusta, vaikkei sitä välttämättä aina sanoisikaan.

Vaikka tiimi ja koko Tiimiakatemia on ns. litteä organisaatio ilman perinteistä hierarkiaa ja selkeää valtajakaumaa, olet silti tiimillesi se, kenen halutaan tiimin toimintaa johtaa ja keneltä ohjeita halutaan kuulla. Olet se, kenen halutaan etukenossa vievän tätä tiimiä eteenpäin kannustaen ja ohjaten.

Ja muista, sinun ei tarvitse olla valmis johtaja. Kukaan ei ole valmis. Pääasia on, että olet halukas oppimaan ja olet rehellinen itsellesi.

Joona Takkula

Projektitoimisto Gravi

joona@gravi.fi

044 020 4789

Tagit: , , , , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!