Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Pidä Projekti Hallinassa

Kirjoitettu 16.12.14
Esseen kirjoittaja: John Blåfield
Kirjapisteet: 2
Kirja: Pidä Projekti Hallinassa
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Projektijohtaminen on melko oleellinen homma Tiimiakatemiassa. Melkein kaikki rahaa siäsääntuovat liiketoiminnan osa-alueita kutsutaan Tiimiakatemialla projekteiksi. Vain harvat lypsylehmä bisnekset ja pitkäaikaiset hommat ovat nimeltään jotain muuta kuin projekteja. Kai Ruuskan kirjassa Pidä Projekti Hallinassa, määritellään projekti kertaluontoiseksi prosessiksi, jossa on selkeä määrämpää ja loppumispäivämäärä. Toimivalle projektille ominaista on myös projektiin nimetty ydin ryhmä joka käyttää valta-osan ajastaan projektiin.

Tiimiakatemialla hyvin tyypillinen projekti tapahtuaman järjestäminen. Itse olin vastikään INTO:n kanssa järjestämässä Suonenjoen Joulumessuja. Tapahtuman järjestäminen on hyvä esimerkki projektista koska  siinä on todella selkeästi määriteltävä päämäärä ja loppumispäivämäärä. Tavoitteiden asettaminen on melko helppoa. Tavoitteiden kanssa pitää kuitenkin muistaa ettei lähe keulimaan. Me asetettiin aivan liian kovat tavoitteet suhteutettuna aikaan mikä meillä oli käytettävissä. Realistinen tavoite on helpompi saavuttaa ja näin ollen myös kannustavampi.

Suunnitelu oli tavoitteita vaille melko onnistunut Joulumessuprojektissa. Asetimme myynnille päivämäärät jolloin myyntiä tehtäisiin. Teimme myös markkinointisuunnitelman ja deadlinet materiaaleille. Suunnitelmia noudatettiin ja osallistuvuutta seurattiin. Olen työskennellyt Keskusairaalalla tietokonepäivitysprojektissa- Siellä projektin välitarkastukset olivat joka viikko ja ne toimivat hyvin.  Meidän tapahtumaprojektissa ei välikatsauksia tehty kunnolla. Koko homma alkoi pikkuhiljaa leviämään vähän enemmän käsiin. Välikatsauksilla tämä olisi voitu todenäköisesti estää.  Myyntipäivinä ei ilmaanuttu paikalle ihmisiä ja kellään ei ollut ajankohtaista tietoa projektin etenemisestä.

Projektin ensimmäisissä kokouksissa tulisi päättää että miten projektin väliset henkilöt kommunikoivat asioista. Yhteinen viestintäkanava on tärkeä. Me päätimme että facebook on hyvä viestintään ja basecamp tiedostojen säilyttämiseen. Yksi huomionarvoinen pointti mikä projektiryhmältä jäi sopimatta on INTO:n ulkopuolisen tahon eli joulumessujen toisen järjestävän tahon kanssa käytävän viestinnän sopiminen. Sovimme oman tiimin sisällä että kuka viestii ulostpäin, mutta emme sopineet ulkopuolisen kanssa että miten hänelle viestitään. Saimme projektin loputtua tästä palautetta. Kuulemma jokaiseen sähköpostiviestiin olisi pitänyt vastata että viesti on vastaanotettu ja asiaa käsitellään. Ilmeisesti toisessa päässä oltiin epävarmoja siitä että olimmeko täysillä mukana hommassa. Meidän olisi pitänyt selvittää meidän työsuunitelmat ja kysyä että miten edistymisestä tiedotetaan.

Projekti oli alunperin referenssi projektiksi tarkoitettu ja tuottoa ei odotettu mitään merkittäviä määriä. Siksi myynin edistämiseksi oli tärkeätä kehittää jotain kannustimia. Raha on huono kannustin, varsinkin kun rahaa ei voi luvata kovinkaan paljoa. Siksi kävin sijoittamissa limuihin ja karkkeihin. Kehitin hyvin yksinkertaisen myynin edistämistyökalun. Jokaisesta soitetusta puhelusta johon asiakas vastasi, sai karki. Jokaisesta myydystä messupaikasta sai ottaa limun. Soitteluun kyseinen kannusti todella paljon paremmin. Ehkä osittain siksi että osallistuville vaikutti siltä että järjestelyihin oli nähty enemmän vaivaa ja osittain siksi että ikävistä puheluista tuli paljon miellyttäviä kun tiesi saavansa karkin puhelun loppuun. Myynin tulokset eivät olleet mitään kovin huikeita. Siisä tulee mieleen että jos haluaa asettaa kannustimia, niin niiden pitää olla merkittäviä. Yksi limupullo ei ollut tarpeeksi merkittävä kannustin, jotta se toimisi ulkoisena motiivina.

Sitten kun projektin määränpää on saavutettu, tai deadline ylitetty. Mitä sitten tehdään. Projektin lopetus ei ole monelle mikään simppeli juttu. Tiimiakatemialla käytetään hyvää työkalua projektin lopettamiseen. Työkalu on nimeltään motorola. Motorolan tarkoitus on käydä läpi projektin tapahtumat muutamalla simppelillä apukysymyksellä. Motorola toimii mielestäni myös symboolisena loppuviivana projektille. Kun loppumotorola on tehty, on projekti oppimisen kannalta ohi. Motorolassa kysytään projektiryhmältä seuraavia kysymyksiä:

– Mikä meni hyvin?
– Mikä meni huonosti?
– Mitä opimme?
– Mitä viemme käytäntöön?

Näihin kysymyksiin vastaten saadaan hyvä loppuraportti projektisa. Huonosti menneen projektin jälkeen, ollaan voitu oppia vaikka kuinka paljon ja niitä oppeja voidaan viedä käytäntöön.

Projektin lopettamisessa on toinen symboolinen ja konkreetinen lopetuspiste. Projekti on todella loppu, kun projektista on saatu rahat ja kaikki laskelmat on laskettu loppuun.

 

John Blåfield
Tiimiyrittäjä
ideainto.fi

Tagit: , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!