Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Pidä projekti hallinnassa

Kirjoitettu 05.04.16
Esseen kirjoittaja: Ernesto Pylväläinen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Pidä projekti hallinnassa
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Pidä projekti hallinnassa

 

Mietin puolessa välissä kirjaa, että miksihän piti lainata varmaan kaikista vaikealukuisin (toivottavasti edes kattava) projektihallinnan kirja. Suurinta osaa kirjaa sai kyllä todenteolla pureskella tekstin viestiä kauan. Loppujen lopuksi kuitenkin muistiinpanoja kerratessani huomasin, että olen kyllä onnistunut nappaamaan erittäin hyviä pointteja kirjasta.

 

Projekti

Projekti on ryhmätyö, jossa joukko ihmisiä kootaan suorittamaan haluttua tehtävää. Jokaisella projektilla on alku ja loppu. Tämä avasi myös erittäin hyvin lauseen, ”Johtamisen suunnittelu tapahtuu tulevaisuuden päämäärästä -> nykyhetkeen.”

Jokaisella projektilla on haluttu lopputulos, jonka saavuttaminen on projektin tärkein tehtävä. Päämäärän saavutettaessa projekti päättyy.

Projektin aikana suoritetaan ja seurataan projektisuunnitelmaa ja etenemistä kohti haluttua lopputulosta.

Projektia käynnistäessä tulee laatia tämä projektisuunnitelma: Mitä tehdään ja milloin.

 

Projektina Kalteva Kaktus on kokenut ainakin kaksi suurta ja selvää elinkaarta. Ensimmäinen oli suunnittelutyö ja myyntipaikan rakennus. Toinen on tällä hetkellä käynnissä, eli yksinkertaistetusti myynti. Kun saamme myynnin suoritettua ja tehtyä loppusäädöt, niin projekti päättyy. Ensi kautena laadimme uudet tavoitteet ja projektisuunnitelman Kaltevan Kaktuksen osalta.

 

Yleisimmät ongelmat projektissa

-Ei olla hahmotettu varmaksi sitä onko kustannukset suuremmat kuin projektista tulevat hyödyt.

Kaltevassa Kaktuksessa olisi tullut hahmottaa tämä tarkemmin. Tehdä tarkempi suunnittelutyö, kuinka paljon projekti vie rahaa ja aikaa. Sekä mitkä tulevat olemaan projektista tulevat hyödyt.  Tähän suunnittelutyöhön on erittäin hyvä liittää esimotorola. Tätä kirjoittamalla taisin myös löytää todellisen merkityksen esimotorolalle. 😀

 

-Yhteinen näkemys asiakkaan kanssa.

Monestikko valmentaja on sparrannut projektia kysymällä, keitä ovat projektin asiakkaat? Kuinkahan monta kertaa on vastattu oma tiimiyritys? Tuskin kertaakaan. Projektit tehdään lähtökohtaisesti aina hyödyntämään jotain ”tilaajaa”. Esimerkiksi Kaltevan Kaktuksen osalla asiakkaana/tilaajana toimii Ideaosuuskunta Aito. Sen myös huomaa Aitossa käytävässä dialogissa. Monesti kysellään, miten projektit etenevät ja niitä pyritään sparraamaan kohti kovempia tuloksia. Lepsuiluun ei ainakaan ole varaa ja siitä tulee huutoa.

Oliko meillä yhteinäinen näkemys Aiton kanssa? Tilaajana toimi myös toisaalta Laajis. Kuinka meidän näkemys toimi?

Noh, Laajiksen kanssa näkemys oli suurinpiirtein sinnepäin sovittu. Eli petrattavaa ainakin olisi ollut. Aiton kanssa erimielisyyttä tuli Kaltevan Kaktuksen viemän ajan takia. Jouduttiin myös turvautumaan muiden Aitolaisten apuun. Tätä ei osattu ottaa huomioon riskejä mietittäessä. Laajiksen kanssa näkemys oli suurinpiirtein yhtenäinen ja toteutimme hyvin sen mistä puhuimme. Minun olisi kuitenkin tullut pitää Laajista paremmin ajantasalla, ja raportoida tekemisistämme.

 

-Projektin tavoitteet ja aikataulu on välttämättömät työkaulut ohjaamaan toimintaa ja tuomaan kontrollin tekemiseen.

Tähän mennessä en ole onnistunut käyttämään aikataulua ja tavotteita kunnolla. Ensi kerralla käytäntöön menee tavotteiden määrittely, aikataulun tekeminen tavotteisiin ja laaduntekijöiden tiedostajat ja niiden mittaus. Nämä tulee visualisoida ja laittaa esille, sekä niihin tulee palata ja päivittää ettei ne unohdu.

Projektin tärkeimpiä tehtäväalueita ja rooleja voidaan pilkkoa pienempiin tehtäviin ja rakentaa esimerkiksi jokaiselle omanlainen aikataulu ja tavoitteet. Projektisuunnitelman tavoitteena on kuvata miten haluttu lopputulos saadaan aikaiseksi.

 

-Vietinnän puute

Ihmisten johtamisen edellytys on vuorovaikutus. Ilman vuorovaikutusta et johda ketään. Johtajan tulee pitää luoda edellytykset yhteiselle vuorovaikutukselle. Vuorovaikutuksen tulee olla mahdollisimman paljon F2F. Viestinnän tulee olla tulosseurantaa ja aivan tavallista höpinää.

 

 

Hyvän viestinnän tipsit:

-F2F tehokkainta
-Enemmin liikaa viestintää kuin liian vähän
-Pidä viestit selkeinä.
-Panosta alkuun ja loppuun viestissäsi
-Koita herättää viestilläsi tunteita niin se jää mieleen paremmin.

 

 

Projektin käynnistys

 

Mitä asioita tulee huomioida projektia käynnistäessä?

  1. Mikä on projektin onnistumisen ihannekuva? Millä mittareilla onnistumista mitataan?
  2. Mitkä ovat tärkeimmät tavoitteet ja edellytykset onnistumiselle?
  3. Budjetin laatiminen.
  4. Ongelma-alueiden, sekä riskien hahmottaminen ja niiden ratkaisut.
  5. Aikataulun rakentaminen.
  6. Seurannan päivämäärien luominen, milloin tarkastellaan edistymistä.

 

Projektin alkuvaiheessa vaaditaan myös määrätietoisempaa johtamisotetta, jotta homma saadaan käyntiin. Kannattaa aloittaa helpoilla töillä niin projektin saa käyntiin. 🙂 Mitä enemmän vuorovaikutusta, sen paremmin pystytään syventymään projektiin. Alkuvaiheessa on tärkeää huolehtia vuorovaikutuksen määrästä.

Riskienhallintaan kannattaa miettiä mitkä riskit ovat tärkeimpiä eliminoitavaksi.

Pidän ylläolevaa listaa ohjenuorana seuraavassa johtamassani projektin käynnistyksessä. Tarkoituksena on, että jokainen kuudesta asiasta on käsitelty.

 

Projektin johtaminen

Kesken projektin projektin tulisi edetä hyvällä itseohjautuvuuden tasolla. Samalla myös alkaa projektiryhmän tiimiytyminen. Tiimiytymisestä onneksi itsellä on jo jonkin verran kokemusta, joten sen tarkemmin en siihen ota kantaa tässä esseessä. Tärkeää on kuitenkin ymmärtää tiimiytyksen tapahtuminen, ja sen läpi valmentaminen.

 

Projektin johtamisessa tällä hetkellä minun täytyy kehittyä: Strategian hallitsemisessa ja sen käytäntöön viennissä. Kaltsussa heitettiin monia hyviä ideoita, mutta niitä ei saatu vietyä käytäntöön.

Projektien tärkeimpien tavotteiden suhteen määritellyt roolit jäivät myös ainakin markkinoinnin kohdalta epäselväksi / toteuttamatta. Roolin vaatimuksille voidaan tehdä aikataulu ja sen aikataulun seuraaminen jää roolin vastuuhenkilölle.

Esimerkillä johtamisessa on myös parannettavaa. Ajoittain Kaltsussa en ollut esimerkiksi taloustilanteesta riittävän ajantasalla ja EN ainakaan pitänyt muita ajantasalla. Muistan tajunneeni jossain vaiheessa, että myös muut haluavat tuntea riittävän kontrollin tunteen projektissa. Myös muutamat asiat, joita sanoin hoitavani jäi tekemättä.

Olen myös vasta herännyt siihen miten paljon tärkeämpää yksilöiden hyvinvoinnista huolehtiminen projektissa on kuin asioiden strateginen johtaminen. Yksilöiden hyvinvointi ja itseohjautuvuus räjäyttää yrityksen menestykseen. Kaltsussa kulutti oikeastaan koko projektiryhmän burnikseen ja vei kaikkien ajan. Tälle olisi tullut löytää jotain ratkaisuja. Kun henkilökohtaiset hyvinvointimme oli käytetty loppuun, niin itseohjautuvuus laski. Tähän vaikuttaa lisäksi myös se, että havahduimme, ettei työstä tulla saamaan tänä vuonna rahallista korvausta.

 

Tiivistelmänä mitä asioita vien käytäntöön tulevissa projekteissani.

  1. SUUNNITTELU: Projektin käynnistyksen suunnitelmallisuus. Kartoitus siitä onko projektin hyödyt suuremmat kuin siihen käytettävät resurssit.
  2. KONTROLLI: Tavoitteiden määrittäminen, aikataulun luominen, sekä seurannan pitäminen. Johtajan roolissa kontrollin tunteen pitäminen yllä projektin edetessä. Mikäli asiat eivät suju haluamaan suuntaan niin nopea reagointi muutoksiin. Tämän lisäksi myös ”Projektin ympäristöön” panostaminen. Eli mihin laitetaan esimerkiksi tavoitteet ja aikataulu esille näkyviin.
  3. YKSILÖ: Yksilöiden johtaminen henkilöinä. Jokaisella on omat tarpeensa ja ne on löydettävä, sekä niitä kohti on sparrattava. Vastuulla on myös hyvä palkita. Yksilön johtajana kehittyminen vaatii sitä, että oikeasti kartoitan ja sparraan kohti heille sopivia tehtäviä. Myös yksilön hyvinvoinnista tulee huolehtia.

 

 

Ernesto Pylväläinen
Ernesto@aitoidea.fi
Ideaosuuskunta Aito, Tiimiakatemia

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!