Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Potkua projektinhallintaan

Kirjoitettu 19.05.16
Esseen kirjoittaja: Essi Järviö
Kirjapisteet: 4
Kirja: Onnistunut projekti, Projektinhallinan taito
Kirjan kirjoittaja: Monica Lööw, Scott Berkun
Kategoriat: 4.4. Johtamisen haasteet, 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Olen projektipäällikkönä Elosen markkinointiprojektissa ja tänä keväänä olen ollut myös Kotakahvilan projektiryhmässä ja Innovate Or Die Budapestin projektipäällikkönä. On siis aikakin tutustua projektinhallinan kirjallisuuteen. Tässä esseessä kerron oppeja kahdesta kirjasta: Monica Lööwin Onnistunut projekti ja Scott Berkunin Projektinhallinnan taito.

Projektipäällikön kyvyt

Lööw listaa kirjassaan projektipäällikön kykyjä, joihin minunkin siis pitäisi osata venyä:

  • käsitellä useita asioita samanaikaisesti
  • joustaa
  • innostaa muita
  • olla päättäväinen
  • osata sanoa ei
  • delegoimaan asioita

Osaanko näitä? Eniten kehitettävää on muiden innostamisessa. Jokainen osa-alue kehittyy koko ajan ja tulee oppeja. Kun tutkailen itseäni projektipäällikkönä, huomaan, että osaan kyllä delegoida, osaan sanoa ei ja useiden asioiden käsitteleminen samanaikaisestikin onnistuu, vaikka siinä onkin vielä vähän hakemista. Päättäväisyyttä puuttuu, mutta niin puuttuu monesti myös selkeä päämäärä, mitä kohti ollaan menossa. Toki projektin onnistuminen on aina päämäärä itsessään, mutta tavoitteet jäävät usein asettamatta tarpeeksi selkeästi.

Myös innostaminen jopa unohtuu monesti. Olen itse niin suorituskeskeinen tyyppi, että en tarvitse työntekoon paljoakaan hauskuutta. Selviän helposti minulle annetuista tehtävistä, vaikka ne eivät niin kovasti innostaisikaan. Helposti unohtuu, että muut eivät välttämättä ole samanlaisia. Tietysti projektia on hauskempaa tehdä, kun on siitä oikeasti innostunut. Innostamista pitää alkaa todenteolla harjoittelemaan. Projektipäällikön oma asenne ja mielentila vaikuttavat koko projektiryhmään. Siitä voisi olla hyvä aloittaa. Keskityn siis olemaan hyväntuulinen ja hoitamaan hommia rennon päättäväisellä otteella, jolloin sama rentous ja hyväntuulisuus leviää muihinkin. Myös kannustavat sanat voivat tehdä ihmeitä.

On mielenkiintoista tarkastella omaa johtamistyyliä. Lööw tarjoaa siihen seuraavanlaiset luokittelun:

  • Opastava johtamistyyli

Keskiössä ovat tehtävät ja niiden suorittaminen, säännöt ja käytänteet. Projektipäällikön ja muun projektiryhmän väliset suhteet jäävät toissijaisiksi.

  • Vakuuttava johtamistyyli

Sekä suoritettavat tehtävät, että projektiryhmän keskinäiset suhteet ovat johtamisen kohteina. Projektia ohjataan kohti onnistunutta tavoitteita ja projektiryhmää kannustetaan ja tuetaan.

  • Neuvotteleva johtamistyyli

Keskiössä Projektiryhmän ja projektipäällikön suhteet, ei niinkään suoritettavat tehtävät.

  • Delegoiva johtamistyyli

Johtaminen keskittyy vastuun ja valtuuksien jakamiseen, ei niinkään tehtävien suorittamiseen tai suhteisiin. Projektipäällikkö ja projektiryhmä sopivat yhdessä tavoitteen.

Omaa tyyliä on itse vaikea arvioida, ainakin tämän hetken tilannetta. Itse luokittelisin kuitenkin itseni opastavaksi tai delegoivaksi johtajaksi. Enemmän keskiössä on joka tapauksessa tehtävä kuin projektiryhmän väliset suhteet. Toisaalta tuntuu, ettei niistä tarvitse esimerkiksi Elosen projektia tehdessä niin paljon huomioida, koska projektia tehdään oman tiimin voimin ja tiimiläisten väliset suhteet ovat suhteellisen hyvässä kunnossa.

Tavoitteena olisi kuitenkin kehittää nimenomaan ihmissuhdetaitoja ja mennä kohti vakuuttavan johtamistyylin taitoja. Lööwin kirjasta löytyy onneksi myös työkaluja innostamisen ja motivoinnin kehittämiseen:

  • Kuuntele muiden ihmisten tarpeita ja eläydy niihin – ja muista, että tarpeet muuttuvat
  • Kuuntele, mikä työntekijöiden mielestä motivoi heitä
  • Rohkaise heitä miettimään, mitä he todella haluavat ja miten ja saavat työhönsä mielekkyyttä
  • Salli epäonnistuminen
  • Ole esiintymis- ja toimitavoissasi esimerkkinä
  • Palkitse työntekijöitä antamalla heille esimerkiksi ilmaisia varusteita, vapaa-ajan vaatteita, puhelinetuja, diplomi, vapaapäivä jne.

Välillä on vaikeaa kuulla muiden tarpeita, motivaation lähteitä. Heti projektin alussa, projektiryhmää muodostettaessa pitäisi käydä keskustelut siitä, millaista johtamista kukin tarvitsee ja mikä motivoi. Näitä tietoja johtajan tulisi käyttää työkaluina projektin edetessä ja toki jakaa myös omat tarpeensa ja asiat, joilla saa motivaation pidettyä korkealla. Mitä paremmin projektiryhmäläiset tuntevat toisensa, sitä helpompi porukkaa on johtaa. Tiimiakatemialla projektit usein lähtevät niin nopeasti käyntiin, että tällaiset keskustelut voivat tuntua turhilta. Onnistuneen johtamisen kannalta ne ovat kuitenkin tärkeitä. Ehkä ne voisi toteuttaa vaikka rennon illanvieton ja tutustumisen yhteydessä..?

Lopuksi vielä Berkunin Projektinhallinnan taito –kirjasta muutama hyvä työkalu projektipäällikön käyttöön.

Aikataulujen tarkoitus

Yksi projektinhallinan tärkeimpiä työkaluja on aikataulu. Ilman aikataulua ei oikeastaan voi olla edes projekteja, sillä projektilla on aina alku ja loppu. Aikataulu selkeyttää projektiryhmän toimintaa ja helpottaa johtamista. Itse olen kokenut, että aikataulu kannattaa yleensä laatia projektiryhmän kanssa yhdessä. Silloin siitä ollaan yhtä mieltä ja se on kaikille selkeä, ja kaikki pystyvät helpommin sitoutumaan siihen. Berkun listaa kolme aikataulun tärkeintä tarkoitusta:

  1. Sitoutuminen siihen, mitä tullaan tekemään.

Aikataulun kautta kaikki projektin osapuolet sitoutuvat projektiin ja sen eri vaiheisiin ja tehtäviin. Jotta mitään suunnitelmia voidaan tehdä, on aikataulun oltava tiedossa sekä projektiryhmällä, asiakkaalla, että muilla yhteistyökumppaneilla ja sidosryhmillä. Aikataulu on kuin ”sopimus” osapuolten välillä.

  1. Kannustaa kaikkia projektiin osallistuvia näkemään ponnistelunsa kokonaisuuden osana ja panostamaan siihen, että heidän osuutensa toimivat muiden kanssa

Aikataulun avulla voidaan varmistaa, että kaikkien tehtävät ja roolit toimivat yksiin muiden kanssa. Jokainen näkee aikataulun avulla myös itse oman roolinsa tärkeyden ja työmäärän. Aikataulu luo myös sosiaalista painetta pitää huolta omista tehtävistä ja suorittaa ne niin, että muutkin pysyvät omien tehtäviensä kanssa aikataulussa. Aikataulun muutoksista huolimatta ”sopimus” projektista säilyy.

  1. Antaa tiimille työkalun, jolla voi seurata edistymistä, ja jonka avulla työ voidaan osittaa hallittavissa oleviin palasiin.

Mitä pienempiin palasiin vastuut ja tehtävät pilkotaan, sitä helpompi on hahmottaa kokonaisuuksia ja työn määrää. Klassinen esimerkki omalta tiimiakatemiauralta on markkinointisuunnitelma, jonka itse kuvittelee joka kerta yksinkertaiseksi kokonaisuudeksi. Joka kerta eri projektien markkinointisuunnitelman aloittaminen on venynyt ja lopulta olen huomannut, että kokonaisuus pitää pilkkoa paljon pienempiin kokonaisuuksiin, että voi ylipäänsä ymmärtää, mitä on tekemässä. Kun on pilkkonut suunnitelman esimerkiksi kohderyhmiin, kanaviin ja pääviestiin, on jo paljon helpompi lähteä hahmottamaan, mitä kaikkea pitää tehdä.

Elosen projektissa aikataulu tehtiin jo heti projektin alussa, sillä asiakas vaati sitä. Kotakahvilaprojektissa aikataulun määrittivät hyvät ulkoilukelit. Tiimiakatemian synttäriprojektissa aikataulua ei oikeastaan ollut. Nämä kolme projektia ovat hyvin erilaisia, mutta niiden aikataulutusta pystyy silti vertailemaan. Elosen selkeä aikataulu on tehnyt johtamisen hyvin helpoksi. Aluksi aikataulu saattoi vain olla muilta vähän pimennossa, mutta heti kun sen julkaisi yhteiseen Drive-kansioon, se käytiin läpi treeneissä ja jokaisessa treenissä on vielä käyty seuraavan viikon aikataulu läpi erikseen, on johtaminen ollut sen suhteen helppoa.

Kotaprojektissa aikataulu oli hieman epävarma, sillä ei ollut tietoa, kuinka pitkään hyvä keli jatkuu. Se loi epävarmuutta ja hankaloitti hieman johtamista, varsinkin kun työntekijöiden motivaatio mennä töihin ei ollut mikään paras mahdollinen. Jos keli oli hiemankin pilvinen tai loskainen, tuli mieleen, onkohan järkevää laittaa epämotivoituneita työntekijöitä kodalle, jos asiakkaita ei tulekaan. Siihenkin keksittiin lopulta toimiva ratkaisu: jos asiakkaita ei ole parin ensimmäisen tunnin aikana, kodan saa laittaa kiinni, kunhan se ilmoitetaan selkeästi asiakkaille.

Tiimiakatemian synttäriprojektia leimasi ahdistuneisuus ja epävarmuus omasta roolista ja tehtävistä, kun minkäänlaista yhteistä aikataulua ei ollut tehty. Aikataulu siis on todellakin tärkeä osa projektijohtamista, jopa tärkein.

Aikataulun lisäksi toinen tärkeä projektinhallinnan työkalu on viestintä. Itse olen mielestäni selkeä viestijä, mutta välillä viestintäni saattaa olla kärkästä ja vähän sanelevaa. Olen kuitenkin oppinut olemaan olettamatta ja antamaan rakentavaa palautetta. Kohti parempia ihmissuhdetaitoja mennään näidenkin alla olevien kohtien avulla.

Viestinnän yleisimpiä ongelmia

  1. Olettaminen

Älä ikinä oleta mitään. Yleensä kaikki väärinkäsitykset johtuvat oletuksista. Tuplavarmista, että viestisi on mennyt perille, ja myös että olet ymmärtänyt toisen viestin oikein. Kysy aina jos jokin on epäselvää.

  1. Selkeyden puuttuminen

Mikään ei takaa, että muut ymmärtävät sanomisesi samalla tavalla kuin sinä itse. Ole tarkkana ja kuuntele muiden reaktioita. Jos havaitset epävarmuutta, epäselvyyttä, torjumista tai muuta kuin selvän ymmärryksen, kysy, ymmärsikö toinen. Jos sinua ei ymmärretä, älä syytä kuulijoita. Aina löytyy toinen keino sanoa asia niin, että kaikki ymmärtävät.

  1. Puuttuva kuunteleminen

Kuuntelemisen taito kehittyy jokaisella varmasti koko elin iän ajan. Jos ei kuuntele kunnolla vaan keskittyy muuhun, ei voi olla varma, että toisen viesti menee oikealla tavalla perille. Silloin ei myöskään voi kuunnella toisen reaktioita, ellei todella tunne toista. Kannattaa ajatella, että toisella voi olla sellaista tärkeää tietoa, mitä itseltä puuttuu.

  1. Saneleminen

Saneleminen on kaukana hyvästä viestinnästä ja etenkin kuuntelemisesta. Sanelija ei kuuntele kysymyksiä tai vastalauseita, vaan tyrmää ne ilkeästi. Anna aina aikaa kysymyksille ja uusille näkemyksille, se vie enemmän eteenpäin kuin tiukka saneleminen.

  1. Ongelmien epäyhteensopivuus

Joskus ongelmia ei ehdi käsitellä oikeissa tilanteissa ja niistä syntyvät negatiiviset tunteet tulevat esiin vasta jälkikäteen, ihan väärässä tilanteessa. Näin voi käydä esimerkiksi jos on ollut vaikka aamulla riitaa parisuhteessa ja kokee tulleensa loukatuksi. Ahdistus asiasta voi putkahtaa esiin vasta iltapäivän projektipalaverissa, jolloin mikään ei yhtäkkiä kiinnostakaan. Silloin projektipäällikön pitää ottaa selvää, eikä projekti oikeasti kiinnosta vai kiikastaako jostakin muusta. Tämä on hyvä tiedostaa myös itsessään, niin omia tunteitaan on helpompi hallita.

  1. Henkilökohtaiset hyökkäykset ”henkilöä vastaan”

Anna aina palautetta tekemisestä, älä persoonallisuudesta. Joskus henkilökemiat eivät vain kohtaa ja silloin tekee mieli antaa palautetta vääristäkin asioista. Pidä aina tiukka linja siinä, mitä arvostelet. Ei myöskään pidä hermostua, jos joku toimii eri tavalla kuin itse, vaan luottaa siihen, että homma tulee silti hoidettua. Bisnerassa henkilökohtaisilta hyökkäyksiltä on onneksi vältytty ja palautteen antaminen on koko ajan rakentavampaa.

  1. Pilkka, iva ja moite

Uudesta ideasta, epäonnistumisesta, omasta mielipiteestä tai omista tunteista kerrottaessa henkilö altistaa aina itsensä alttiiksi muiden arvostelulle. Moittivalla asenteella ei ratkota ongelmia eikä viedä mitään uutta ideaa eteenpäin. Sen sijaan pitää rohkaista puhumaan suoraan ja luottamaan kuulijoihin. Bisnerassa ehkä välillä näkyy hieman tällaista pilkkaa, ja välillä pikkumokien vastaan otto on ”Miksi annoit tämän tapahtua?”-tyylistä. Mielestäni ollaan kuitenkin menossa rakentavampaan suuntaan ja joka kerta keskustelu ja palaute ovat lopulta olleet rakentavaa ja reilua.

Loppuun vielä Scott Berkunin kirjasta otettu lainaus, jonka avulla jaksaa vastoinkäymistenkin läpi kohti onnistunutta projektia.

”Kaikki onnistuneet projektit ovat yksinkertaisesti joukko voitettavia vastoinkäymisiä. Vastoinkäymisten kohtaaminen ei ole poikkeuksellista vaan päinvastoin normaalia, ja tehtävänämme on voittaa ne. Meitä ei koetella todella silloin, kun vastoinkäymisiä ei ole ja onnistumme sen vuoksi, vaan silloin kun niitä on ja voitamme ne.”

Tagit: ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!