Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projekti hallintaan

Kirjoitettu 13.04.14
Esseen kirjoittaja: Katri Rutanen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Projekti hallintaan
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 1. Oppiminen, 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Olen lukenut viime aikoina paljon johtamisen kirjoja ja nyt oli aika ottaa lukuun jotain muuta. Brand Store -projekti on minullesi tärkeä, silsä sen lisäksi että se on hyvä lypsylehmä, on siinä potentiaalia kasvuun ja kehitykseen. Viime aikoina ongelmia on tuossa projektissa ollut projektiryhmän hajanaisuus ja tehtävien toteutuminen. Toivon saavani tästä kirjasta neuvoja projektin johtamiseen ja toteuttamiseen.

Projektipäällikkö

”Projektipäällikkö on projektin operatiivinen johtaja, jolle kuuluu projektin päivittäisjohtaminen. Kiteytetysti hänen tehtävänään on saavuttaa asetetut tavoitteet annetuilla resursseilla. Projektipäällikkö delegoi toteutusvastuuta edelleen projektiryhmälle ja eri tehtävien vastuuhenkilöille – hän ei itse tee, vaan teettää. Vain hyvin pienissä projekteissa projektipäällikkö osallistuu suoranaisesti toteutusprosessin tehtäviin.”

Tällä hetkellä koen etten ole johtanut projektiamme parhaalla mahdollisella tavalla. Siihen on varmasti vaikuttanut monet asiat mutta tästä ei voi syyttää muuta kuin itseään. Olen keskittynyt liikaa tekemään esim. myyntiä jne, kun olisi pitänyt keskittyä johtamiseen. Projekti on todella pieni, joten on muistettava että myös minun tulee hoitaa käytännön asioita. Sakella ja Tomilla on ollut paljon menoja, ja näin ollen vastuu hommien tekemisestä on paljolti siirtynyt minulle ja Akulle. Minun olisi pitänyt ottaa tästä asiasta koppia aiemmin. Jos haluamme että myynti kasvaa ja homma kehittyy niin näin ei voida jatkaa.

Projektipäällikkönä huolehdin myös taloudesta. Koen että kun päivitän budjettia ahkerasti ja seuraan sitä, niin on helpompi reagoida muutoksiin ja puutteisiin. Budjetti on ollut minulle toimiva johtamisen työkalu. Projektin alussa teimme to do -listan joka toimi hyvin. Sitä oli helppo seurata ja tarkistella hoituvatko hommat. Nyt sellaista ei ole ollut ja osa jutuista laahaa ja unohtuu. Tarvitsisimmekin aikaa projektin suunnittelulle (mitä seuraavaksi, kuka tekee, mihin mennessä), jotta pääsisimme taas eteenpäin. Ja kuten olen jo aiemminkin maininnut, tarvitsemme muitakin kuin rahallisia tavoitteita joita seurata.

Kesällä en pysty olemaan tässä projektissa lähes ollenkaan mukana, sillä olen Myllytuvalla. Kesäksi onkin mietittävä, kuka projektia vetää ja huolehtii että tilaukset lähtevät ajallaan.

Projektikokoukset

Kirjassa kerrotaan että projektikokouksia tulisi olla 1-2 viikon välein ja ne saavat olla korkeintaan tunnin mittaisia. Meillä on ollut säännöllisesti kerran viikossa pieni miitti ja se on toiminut melko hyvin. Jos niitä ei olisi ollenkaan niin olisi aika hankalaa pitää hommaa ja porukkaa koossa. Olenkin miettinyt että pitäisikö myös hommien tekemiselle varata yhteistä aikaa, sillä tehtävämme liittyvät läheisesti toisiinsa. Kun yhdessä tehtäisiin asioita niin kaikki tietäisivät missä mennään.

”Yksittäisellä palaverilla pitää olla selkeä tavoite ja rajaus.”

Meidän palavereissa on yleensä jokin aihe, kuten myynti taikka markkinointi. Tavoitteellisia ne tosin eivät todellakaan ole. Tästä huomaa sen että joskus palaverin jälkeen ihmisille on jäänyt joitain asioita epäselviksi. Tästä lähtien projektipalaverit on siis suunniteltava paremmin.

Projektisuunnitelma

Projektisuunnitelmaa meillä ei tällä hetkellä ole. Luulenpa että edelleen roolit ja tehtävät ovat epäselviä porukalle, sillä ne eivät asiaankuuluvalla tavalla hoidu. Meiltä puuttuu edelleen kunnon tavoitteet, mielestäni pelkkä kuukausittainen liikevaihtotavoite ei riitä. Meidän on siis muodostettava tavoitteita ja tehtävä suunnitelmia miten niihin päästään. Kirjassa puhutaan käytettävyyskertoimista ynnä muista jutuista mutta ehkä vielä emme ole sillä levelillä että alkaisimme sellaisia mittaamaan. Ensin perusasiat kuntoon.

Kirjan malli projektisuunnitelmasta aiheuttaa epätoivon tunteen. Sanat ”käyttäjäorganisaatio” ja ”linjaorganisaatio” eivät houkuttele, eivät sitten ollenkaan. Eikä meidän projekti sellaisissa mittakaavoissa edes ole että tuota mallia kannattaisi täydellisesti toteuttaakaan.

Brand Storella on edessään paluu perusasioiden äärelle ja ihmisten resurssien tsekkaukseen.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!