Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projekti raiteille

Kirjoitettu 02.12.13
Esseen kirjoittaja: S. Pohtola
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tehosta projektityötä - Johda hanketta 80/20 - periaatteella
Kirjan kirjoittaja: Anttonen, Kyösti
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Kyösti Anttosen kirja ”Tehosta projektityötä – Johda hanketta 80/20 – periaatteella” tarttui kirjastosta mukaan koska minulle projektien haaliminen on suhteellisen helppoa, ainakin nyt tuntuu siltä. Mutta niiden saaminen käyntiin ja johtaminen fiksusti on vielä hakusessa.  Tavoitteenani oli siis oppia tämän kirjan avulla saamaan jotain uutta ja ihmeellistä projektityöhön ja sen johtamiseen, jotain sellaista joka tekisi siitä järkeenkäypää ja helpompaa. Osittain pääsin tavoitteeseen, mutta lukijan tulisi olla perillä tietojärjestelmistä, saadakseen kaiken teoksesta irti.

Anttosen teksti on asiatekstiä ja sen sulattelu vie jonkinverran aikaa, joten kirjaa on vaikea lukea vasemmalta oikealle, kannesta kanteen. Ja kirjassa painotetaankin, ettei tämä ole tarkoitus. Paremman hyödyn kirjasta saa, kun poimii mielenkiintoisimmat asiat ensin ja selailee kirjaa sieltä täältä, tarkentaa sitten niitä asioita syvällisemmin, jotka tuntuvat koskettavan omaa tekemistä. Tällätavoin pyrin lukemaan kirjan läpi ja havaitsin tekniikan toimivaksi.

Kirjassa tuodaan esille teoria, jonka nimi on 80/20 periaate. Sillä tarkoitetaan asioiden priorisointia sillä tavalla, että jotkin asiat ovat enemmän merkityksellisiä kuin toiset. Esimerkiksi 20 prosenttia syistä johtaa 80 prosenttiin seurauksista. Tätä teoriaa Anttonen suosittelee hyödyntämään projektityössä, jotta saadaan aikaan parempi tulos, kun pidetään kokonaisuus hallinnassa ja merkitykselliset asiat pääprioriteettina. Pienemmät asiat hoituvat sitten siinä mukana lähes itsestään. Huomasin tämän teorian heti käytännössä kirjaa lukiessa. Luin kirjaa pitäen tavoitteen mielessä ja kokonaiskuva hahmoteltuna, niin yksityiskohdat tarttuivat matkaan siinä sivussa.

Itse aion hyödyntää tätä periaatetta nykyisissä ja tulevissakin projekteissani. Tällähetkellä ongelmanani onkin nimen omaan informaatiotulva ja kokonaisuuden hahmottamisen vaikeus. Täytyy alkaa miettimään projektin kokonaisuutta aluksi mahdollisimman ylhäältä katsottuna, tarkentaa yksityiskohtia vasta sitten kun siihen on tarvetta. Todennäköisesti projekti myös etenee vauhdikkaammin, kun ei takerru jokaiseen pikkuseikkaan vaan keskittyy tärkeimpiin asioihin.

Kokonaiskuvan hallintaa on hyvä alkaa miettimään aluksi projektin kolmesta peruskriteeristä: Aika, raha ja lopputulos. Projektin suunnitteleminen helpottuu huomattavasti, kun muistaa huolehtia noista kolmesta tärkeästä osa-alueesta. Asiakas haluaa tietää projektistani, milloin hän saa millä hinnalla millaisen tuotoksen valmiiksi tehtynä. Itse en ole tähän mennessä tarkemmin suunnitellut näitäkään asioita paperille, kun on antanut vaan mennä ja katsonut mitä tuleman pitää, mutta olen kyllä havainnut ongelmia asioiden etenemisessä, johtuen ehkä juuri huonosta johtamisesta.

Kirjassa esitettiin yksi mielenkiintoinen hallintajärjestelmä projektityöhön, siinä projekti oli asetettu aika- ja asiajärjestykseen. Aikajärjestyksessä on viisi toimenpideluokkaa ja asiajärjestyksessä seitsemän johtotähteä, jotka kuvaavat asioiden huomioimista eri näkökannoilta.

Projektin viisi toimenpideluokkaa:

1.Käynnistys

2.Suunnittelu

3.Suoritus

4.Valvonta

5.Lopetus

Projektin seitsemän johtotähteä:

1.Päämäärä

2.Ihmiset

3.Keskittyminen

4.Vuorovaikutus

5.Muutokset

6.Ongelmat

7.Jatkuva parantaminen

 

Nämä kaksi ryhmää voidaan asettaa taulukkoon siten, että toinen on pystysarakkeella ja toinen vaakasarakkeella, jolloin jokaisen toimenpideluokan kohdalla voidaan laittaa vaikka raksit aina, kun kyseistä toimenpidettä (esim.Suunnittelu) on tarkasteltu jokaisen seitsemän johtotähden kannalta.  Tällä tavalla pystytään seuraamaan, onko toimenpiteet toteutettu siten, että asiat on otettu huomioon riittävän monelta näkökannalta.

Esimerkkinä, kun projektia ollaan käynnistämässä ja aletaan suunnitella toteuttavaa organisaatiota, niin laittaisin raksit kohtaan jossa kohtaa ”ihmiset” ja ”käynnistys”

Itse ajattelin kokeilla tätä hallintakeinoa ainakin jonkin projektin kohdalla, pääpointtina kuitenkin se, että kun nyt luin näistä asioista kirjasta, niin ne todennäköisemmin tulevat mieleeni projektin aloitus tai toteutusvaiheessa.

Yksi osa-alue projektisuunnittelussa, mikä itsellänikin takkuaa on aikataulutus ja projektin seuranta. Osaan kyllä laittaa kalenteriin tavoitteita ja päiviä, milloin asioita käydään läpi, mutta ongelmana on se, mitä silloin käydään läpi ja mitä siitä hyödytään? Kirja antoi yhden hyvän perustyökalun tähän ongelmaan.

”Mitä asioita agendalle”

1.Edellisen kokouksen pöytäkirja

2.Sovittujen tehtävien tilanne

3.Projektin tilanne

4.Riskit (esim swot analyysi)

5.Ongelmat (Luokiteltuna 1, 2 ja 3Lk ongelmiksi tärkeysjärjestyksessä)

Luulen, että tällä listalla pääsee jo aika pitkälle, kun puhutaan projektiryhmän keskeisen seurantapalaverin järjestämisestä. Näiden asioiden avulla pysyn kärryillä missä mennään, mikä menee hyvin ja mikä huonosti. Tämä mahdollistaa ongelmien paikantamisen ajoissa ja niihin pystyy puuttumaan ennenkuin se on myöhäistä.

Kokonaisuutena kirjasta jäi käteen omasta mielestä ihan tarpeeksi apuja projektityöhön, mutta koska se oli kirjoitettu lähinnä käyttäen tietojärjestelmäprojekteja  esimerkkeinä, niin osa asiasta meni ohi tietotaidon puutteen takia.

 

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!